Comment définir ses OKR ?

Intel et son invention du microprocesseur, Netflix pionnier en matière de streaming vidéo à la demande, Google et son moteur de recherche moderne… Nous pourrions vite nous imaginer que les entreprises florissantes en sont arrivées là grâce à leur idée phare. Pourtant, l’idée elle-même ne fait pas tout.

Mais alors, quel est l’élément capable de transformer une jeune entreprise ambitieuse en une société leader de son secteur d’activité ? En général, il ne s’agit pas de son idée de départ, mais de son exécution.

À titre d’exemple, si Google est aujourd’hui la référence en matière de recherche sur Internet, ce n’est pas parce que Larry Page et Sergey Brin ont soudainement eu l’idée du siècle. En réalité, chose intéressante, Google n’était que le 18e moteur de recherche à arriver sur le marché à l’heure où Internet n’en était qu’à ses débuts. Ce qui a permis à Google de surpasser ses concurrents, c’est la faculté qu’ont eue Larry Page et Sergey Brin à donner vie à leur mission, par une concentration et une transparence exceptionnelles.

Dans son analyse du succès de Google, Larry Page est parvenu à la conclusion que la méthodologie OKR d’Andy Grove a constitué un élément essentiel dans la réussite de son entreprise.

« Les OKR nous ont permis à plusieurs reprises de multiplier notre croissance par 10 », indique Larry Page dans le livre de John Doerr intitulé Mesurez ce qui compte. « Grâce à ces OKR, même des missions follement ambitieuses comme la nôtre, qui consiste à “organiser toute l’information du monde”, semblent réalisables. »

Est-ce vraiment utile de définir des objectifs ? La réponse est simple : oui. Les organisations qui suivent ce type de méthodologie constatent toutes une optimisation du déroulement de leurs projets et initiatives. En vous fixant des objectifs, vous perfectionnerez vos processus et transformerez d’excellentes idées en projets d’exception.

La mise en œuvre est délicate, mais elle n’en est pas pour autant compliquée. Vous devez simplement agir de façon cohérente et bien organisée, et vous impliquer au maximum. Nous allons vous expliquer comment concrétiser les objectifs et comment passer d’une idée intéressante à une pratique de management à long terme.

Étape 1 : établissement des règles propres à votre entreprise

La formule OKR est conçue pour offrir une grande flexibilité et pour s’adapter à la mission de chacun. Pourtant, de nombreuses organisations en font un cadre rigide et refusent de s’écarter de la méthodologie normative, une attitude qui peut les mener tout droit à la catastrophe.

Avant de mettre en place cette méthodologie et de définir des objectifs, nous vous conseillons d’établir des règles de base propres à votre entreprise. Ces règles définiront le fonctionnement des OKR pour vos équipes et votre organisation. Il y a trois éléments en particulier à prendre en compte : le rythme, le processus de suivi et la création des OKR.

• Le rythme : c’est la fréquence à laquelle vous définissez vos objectifs. D’après notre expérience, les objectifs annuels donnent les meilleurs résultats et peuvent devenir les fondements de votre stratégie. Toutefois, si votre organisation évolue rapidement, vous pouvez aussi définir des objectifs plus régulièrement, par exemple chaque semestre, trimestre ou même tous les mois.

• Le processus de suivi : il s’agit du calendrier établi pour évaluer et mettre à jour la progression. Une fois encore, chaque organisation trouvera le calendrier qui lui est adapté. Si vos objectifs sont ambitieux et longs à mettre en œuvre, un suivi bimensuel ou mensuel suffira certainement. Mais pour les objectifs plus faciles à atteindre et qui progressent plus rapidement, le suivi devrait se faire plus régulièrement.

• La création : il existe trois modèles de base — les modèles descendants ou « top-down » (les dirigeants définissent à la fois les objectifs et les résultats clés), ascendants ou « bottom-up » (les employés définissent à la fois les objectifs et les résultats clés) et hybrides (les dirigeants définissent les objectifs et les employés les résultats clés). Le choix du modèle qui vous conviendra le mieux sera fonction de la taille et de la structure de votre entreprise.

Étape 2 : création collective d’objectifs d’entreprise

Maintenant que vous avez établi les règles de base de votre programme, vous êtes prêt à mettre en place la structure dédiée au sein de votre organisation. Gardez à l’esprit que les OKR se rapportent aux objectifs et résultats clés, et que ces derniers doivent pouvoir être résumés en une simple phrase : je vais objectif, mesuré par résultat clé.

Commencez par déterminer ensemble les objectifs généraux de votre organisation. Ces objectifs seront les fondations de votre stratégie pour l’année suivante. Grâce à ces activités importantes et significatives, vous réussirez votre mission. Recueillez les suggestions des diverses parties prenantes de votre organisation et soumettez-les à une analyse détaillée menée par la direction.

Ceci étant, prenez garde à ne pas en faire trop, un problème récurrent lorsque plusieurs personnes échangent des points de vue différents lors d’une discussion, car vous pourriez alors vous retrouver avec un nombre d’objectifs beaucoup trop grand.

Quelques très bons exemples d’objectifs d’entreprise :

• Obtenir la plus faible empreinte carbone dans votre secteur

• Attirer de nouveaux clients

• Générer davantage de leads qualifiés

Le plus possible, faites en sorte que vos objectifs soient vérifiables et aisément mesurables. À la fin de votre cycle d’objectifs, vous devriez pouvoir déterminer avec certitude si chaque objectif est rempli ou non.

Étape 3 : création des résultats clés de l’entreprise

Une fois établis vos objectifs d’entreprise, vous devez déterminer comment suivre votre progression par rapport à ces derniers. C’est là qu’interviennent les résultats clés.

Vous souhaitez définir efficacement vos résultats clés ? Pensez à la méthode SMART.

L’acronyme SMART signifie…

• Spécifique : sur quoi travaillez-vous exactement ?

• Mesurable : comment allez-vous déterminer si vous avez atteint ou non vos résultats clés ?

• Atteignable : ces résultats clés peuvent-ils être raisonnablement atteints ? N’oubliez pas que tous les objectifs doivent être réalisables, même les plus ambitieux (en anglais « stretch goals »).

• Réaliste : étant donné les ressources et le temps dont vous disposez, est-il possible d’atteindre les résultats espérés ?

• Temporellement défini : avez-vous défini une chronologie claire ? Vos résultats clés sont-ils dotés d’une échéance précise ?

Vos résultats clés devraient aussi représenter un défi. Si vous êtes certain de les accomplir, c’est que la barre n’est pas placée assez haut. Comme toutes les autres entreprises qui font appel aux OKR, Asana suit les conseils de John Doerr, véritable maître en la matière, et vise à atteindre 70 % de ses résultats clés par période. Si ce taux est plus élevé que prévu, c’est que l’entreprise n’a pas fait preuve de suffisamment d’ambition au moment de planifier ses résultats clés.

Pour chaque résultat clé, assurez-vous que tout le monde est au clair quant à ce que signifie atteindre un objectif, l’atteindre en partie ou échouer. Pour une efficacité maximale, mesurez les résultats à la fin de la période initialement déterminée. Avoir une idée claire de ce que signifie le « succès » permettra à votre équipe de réajuster le processus de création des objectifs au fil du temps.

Étape 4 : définition des résultats clés d’équipe et individuels

Pour tirer le maximum de cette méthodologie, les objectifs de votre entreprise doivent être communiqués à toute l’organisation, et guider les activités des plus petites équipes et des employés.

Trop souvent, les entreprises définissent des objectifs au début du cycle, pour ne plus y revenir avant que le trimestre ou l’année se termine. Grave erreur ! Si vous ne trouvez pas le moyen de relier vos objectifs d’entreprise aux tâches quotidiennes, vous risquez de perdre de vue ce que vous souhaitiez réaliser et prendre la mauvaise direction. Selon la recherche, les employés qui visualisent clairement en quoi leur travail individuel contribue aux objectifs de l’entreprise sont deux fois plus motivés que leurs collègues.

Ainsi, pour atteindre des résultats concrets au sein de votre organisation, assurez-vous de relier les activités quotidiennes aux objectifs d’entreprise. Pour cela, une approche hybride conviendra parfaitement : les dirigeants fixeront les objectifs d’entreprise alors que les équipes définiront leurs propres résultats clés. Lorsque vous octroyez une grande autonomie à vos équipes, celles-ci sont plus à même de déterminer comment investir judicieusement leurs ressources et efforts pour obtenir les meilleurs résultats.

Étape 5 : suivi des objectifs

Une fois les objectifs et résultats clés de votre organisation définis, c’est le moment d’identifier les programmes et projets sur lesquels votre équipe et vous allez travailler pour les atteindre.

Les objectifs ont également pour avantage d’aider à gérer l’évolution des priorités au sein d’une organisation. En reliant vos objectifs aux activités associées en cours, vous pourrez plus facilement rendre compte de la progression par rapport aux objectifs et traiter les problèmes qui pourraient vous empêcher d’en atteindre un en particulier.

Associer les objectifs organisationnels aux activités quotidiennes permet aussi aux employés de rester impliqués dans leur travail. Tout le monde souhaite savoir que ce qu’il fait a de l’importance, et le mieux dans ce cas reste encore de montrer le lien entre le travail à réaliser et les objectifs à grande échelle. Une fois qu’ils visualisent la manière dont leurs activités quotidiennes s’intègrent à un contexte plus général, les employés ont toutes les cartes en main pour donner le meilleur d’eux-mêmes.

Assurez-vous de vérifier régulièrement votre progression par rapport aux objectifs. Au lieu de les définir dans une présentation ou une feuille de calcul, investissez dans une plateforme dédiée qui simplifiera la mise en liaison des objectifs d’entreprise et des résultats clés. Chaque équipe aura alors une compréhension parfaite de la façon dont son travail contribue à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Étape 6 : amélioration de vos processus

À la fin du cycle de planification, le travail n’est pas fini. Plutôt que de passer immédiatement au cycle suivant, et si votre équipe prenait le temps d’évaluer ses résultats ? Chacun doit prendre l’initiative d’évaluer les résultats clés dont il est responsable et d’en rédiger une courte note explicative.

Si jamais vous n’atteignez pas tous vos résultats clés, aucune inquiétude ! En réalité, les équipes qui atteignent tous leurs RC ont selon toute vraisemblance des objectifs qui ne sont pas assez ambitieux. Chez Asana, nous visons à atteindre environ 70 % de nos objectifs.

Maintenant que les employés ont évalué leurs résultats clés, les managers n’ont plus qu’à recueillir les résultats et à les intégrer à leurs objectifs. Encore un autre avantage offert par les OKR : la transparence. Nous conseillons donc aux managers d’évaluer leurs objectifs et de communiquer les résultats généraux au sein de toute l’organisation.

L’évaluation étant désormais terminée, vous pouvez vous pencher sur les échecs que vous avez rencontrés au cours de ce cycle et prendre note des points positifs. Ainsi, à l’avenir, vous pourrez miser sur vos forces et combler vos lacunes. Si vous êtes passés à côté de certains objectifs ou résultats clés, organisez des sessions de travail avec vos équipes pour y réfléchir et apprendre de vos erreurs.

De bons objectifs vous accompagnent sur le chemin du succès

Lorsque vous vous fixez des objectifs, vous ne devez en aucun cas vous contenter de vérifier en fin de cycle si vous les avez atteints ou non. Au contraire, par l’adoption de la méthodologie OKR, vous mettez en place tout un système de réflexion autour des objectifs, du lien entre activités quotidiennes et objectifs d’entreprise et, enfin, de la meilleure manière de coordonner et de donner vie à vos projets, aussi ambitieux soient-ils.