Las 10 mejores herramientas de automatización de la productividad con IA (y cómo integrarlas en tu empresa)

La eficiencia del trabajo cada día es más importante, sobre todo ahora que la IA y las herramientas de automatización de la productividad pueden ayudarnos mucho con tareas sencillas en la planificación de recursos empresariales (ERP). Ahorrar ese tiempo a cada empleado al gestionar bases de datos es vital, sobre todo para las pequeñas empresas.

En estos momentos de transformación digital, donde la inteligencia artificial puede hacer tanto por nosotros, tiene muy poco sentido que haya personal perdiendo el tiempo realizando labores que ya tienen un software para la automatización de flujos de trabajo. Será mejor que, en vez de ocuparse de algo que puede hacer un programa, pueda estar con otras tareas más importantes y que generan valor real en lo que respecta a la gestión integrada del proyecto.

Por eso, aquí te explicamos 10 de las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo y cómo la IA forma parte de ellas.

Clasificación de herramientas de automatización de la productividad

Dentro de las 10 herramientas de automatización del flujo de trabajo que vamos a mencionar, las hemos dividido en 4 apartados para entender mejor su clasificación, de qué tratan y en qué pueden ayudarte en la gestión de procesos de tu negocio.

1. Bitskout

2. Flowsana

3. Microsoft Office 365

4. Threads

5. AGAT

6. Canva

7. Asana para Salesforce

8. Hiver

9. Transcend

10. Zenefits

Gestión de proyectos y orquestación del trabajo

La gestión de proyectos es uno de los apartados donde la IA y las herramientas de automatización nos pueden ayudar a evitar cuellos de botella.

1. Bitskout: es una plataforma de software de automatización que ayuda a automatizar tareas repetitivas en herramientas como Trello mediante la integración de la IA y los famosos tableros Kanban, sin necesidad de conocer código ni contar con una gran experiencia en el sector.

2. Flowsana: herramienta para automatizar tareas empresariales y la gestión del tiempo. Gracias a su IA, uno puede calcular la duración de un proyecto, cambiar las fechas de vencimiento de las tareas y omitir los fines de semana en la asignación de tareas. 

Comunicación y colaboración interna

¿Existe algún bot virtual que pueda ayudarme en las reuniones? Por supuesto que sí, la comunicación y la colaboración internas son uno de los segmentos en los que más puede ayudar la IA con sus herramientas de automatización de la productividad.

3. Microsoft Office 365: en Asana se pueden integrar herramientas como Microsoft 365, uniendo la gestión de un proyecto con la comunicación específica del mismo. Aprovechando su automatización de procesos con IA, llamada Microsoft Power Automate, se forma el núcleo de comunicación interna perfecto para tu equipo, que también se integra con plataformas como Slack.

4. Threads: otra gran herramienta de comunicación interna utilizada en el mundo empresarial es Threads, que se puede potenciar al combinarla con la IA de Asana. Actúa como un foro interno de trabajo que ayuda a los equipos a informar, comentar y tomar decisiones a gran escala. Pasa de acumular emails en tu bandeja de entrada y convierte al instante cualquier conversación en una tarea concreta. 

5. AGAT: el asistente virtual de inteligencia artificial de AGAT se integra con Asana para crear y sincronizar automáticamente tareas a partir de reuniones de Microsoft Teams y Webex. Ayuda a resolver dudas y, en reuniones, a configurar tareas manuales rápidamente. 

Marketing, ventas y gestión de clientes (CRM)

¿Existe automatización de tareas con IA para el marketing? Sí, por supuesto, hay herramientas de automatización de la productividad necesarias para acortar procesos y tareas en todos los  tipos de marketing, en la proyección de ventas o como herramientas de comunicación y gestión de los clientes.

6. Canva: una de las plataformas de diseño gráfico más utilizadas y de alta facilidad de uso, gestionada mediante la automatización de procesos repetitivos con IA que ofrece Asana. Genera contenido visual en cuestión de segundos a partir de prompts, ideal para crear contenido para redes sociales. Su interfaz intuitiva permite sacar el mayor partido a la plataforma.

7. Asana para Salesforce: la integración de Asana con esta herramienta de ventas ayuda a conectar equipos de trabajo, sincronizar datos y automatizar procesos una vez cerrado un acuerdo.

8. Hiver: plataforma de automatización para gestionar de manera eficiente la atención y experiencia del cliente, automatizando respuestas o la resolución de problemas gracias a la IA que lleva integrada. 

Administración, finanzas y recursos humanos

En administración, finanzas y recursos humanos existen herramientas de automatización de procesos muy interesantes, con las que se puede mejorar la productividad aprovechando lo que la IA puede hacer de manera rápida y segura.

9. Transcend: a la hora de administrar y gestionar datos personales de manera segura, la aplicación Transcend resulta muy interesante. Esta puede utilizar la IA de Asana para automatización entre herramientas, como hojas e Excel, y eliminar procesos manuales tediosos o de una larga duración de tiempo.

10. Zenefits: una gran ayuda para el departamento de recursos humanos. Su inteligencia artificial favorece la eficiencia operativa para crear documentos de contratación o de cese de la actividad, y para gestionar todo el departamento en sí.

El nuevo papel de la IA: de automatizar tareas a colaborar con tu equipo

La inteligencia artificial ha llegado para quedarse. Y, en realidad, en todos los sectores, ha llegado para aportar escalabilidad empresarial. Sus múltiples opciones para mecanizar tareas, con herramientas de automatización de la productividad como las que ya hemos visto, reducen la carga de trabajo y pueden realizarse de manera correcta, evitando errores humanos.Es importante tener en cuenta que, según el estudio El estado de la IA en el trabajo realizado por el Work Innovation Lab de Asana, la carga de trabajo inmanejable ha llegado al 77 % en los últimos tiempos. Esto significa que los empleados están más saturados, pidiendo a gritos a alguien o algo que les ayude.

La IA cada vez va un paso más allá y, además de ayudar a automatizar, cada vez ofrece más a nivel colaborativo y creativo. Es capaz de generar en cuestión de segundos un vídeo a partir de un solo prompt o también imágenes, con aplicaciones como Canva, fusionadas con Asana.

Por último, destaca la interacción personal en la que puede aportar. La IA colabora a nivel de equipo como una más en el día a día, tomando apuntes en una reunión o poniendo en contacto a diferentes departamentos cuando es necesario en una venta.

Cómo elegir la herramienta adecuada para automatizar procesos de negocio

Si te estás preguntando “cómo elegir la herramienta adecuada para automatizar mi proceso de negocio”, no hay una respuesta correcta. La clave está en hacer un buen análisis de las necesidades de tu empresa o equipo y en la comparación con las herramientas de automatización de la productividad. 

Lo primero que hay que preguntarse es: ¿qué necesita automatizar mi empresa con IA? A partir de ahí, buscar las plataformas que mejor cumplan con esa intención. Recuerda que las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo para un sector pueden no serlo para otro.

Por ejemplo, si necesito que una IA me ayude a tener reuniones más eficientes, tome notas de lo que se diga y asigne tareas, además de poder ayudarme en el transcurso de las mismas, AGAT y su chatbot podrían ser la solución perfecta.

Consejos para una transición fluida hacia la automatización

Si buscas automatizar tareas empresariales pero todavía no has empezado, te dejamos una lista de consejos para crear tu propio árbol de decisiones en este apartado.

1. Busca y elige el software para la automatización de flujos de trabajo adecuado.

2. Define sus objetivos SMART de manera clara.

3. Comunica al equipo de trabajo qué y cómo se va a implementar.

4. Forma a los miembros del equipo para que sepan manejar desde el primer momento las herramientas de automatización de procesos elegidas.

5. Realiza pruebas antes de ponerlo en práctica.

6. Empieza con tareas pequeñas o de menor importancia.

7. Haz un monitoreo constante.

8. Avanza hacia nuevos objetivos o herramientas.

Es hora de avanzar (y aprovechar la IA) hacia la mejora de la productividad

Para cualquier empresa que quiera avanzar y aprovechar las posibilidades que nos da la tecnología, es imprescindible que implemente la automatización de tareas con IA.  

Ahora bien, ¿cuáles son las mejores herramientas de automatización de la productividad para equipos? Aunque aquí hemos destacado algunas de las 10 que consideramos más interesantes, depende un poco de qué necesitas. Es importante entender que no todas valen para lo mismo. Hay que encontrar las herramientas que más se adapten al negocio de cada uno, en función de unos objetivos claros y marcados previamente a su implementación.

Pero lo que sí debemos aprender como conclusión es que hay que implementar la automatización de la productividad en las empresas y fomentar la adopción de la IA, especialmente en los flujos de trabajo complejos. Siempre se puede mejorar la eficiencia de cada trabajador y avanzar conforme lo hace la tecnología.

No solo gestiones proyectos, domínalos y saca hueco para lo que de verdad importa.

Preguntas frecuentes sobre herramientas de automatización de la productividad

¿Necesito usar todas estas herramientas?

Absolutamente no. La idea es presentarte un abanico de las mejores opciones para cubrir diferentes necesidades. Tu "caja de herramientas" personal o de equipo puede variar. Empieza con las que resuelvan tus problemas más urgentes y expande a partir de ahí. La clave es la efectividad, no la cantidad.

¿Cuánto tiempo real se tarda en ver resultados?

Algunas herramientas, como Canva o Transcend, pueden ofrecer beneficios inmediatos en cuanto a enfoque y seguridad. Otras, como Asana o Zenefits, requieren una curva de aprendizaje inicial, pero los resultados en organización y eficiencia suelen ser notables en cuestión de semanas, especialmente si te comprometes a usarlas de forma consistente.

¿Son estas herramientas solo para grandes empresas o también para uso individual?

La gran mayoría de estas herramientas tienen versiones gratuitas o planes asequibles que son perfectos para uso individual. Incluso las herramientas de gestión de proyectos o CRM pueden ser increíblemente útiles para organizar proyectos personales, seguir metas o gestionar relaciones importantes en tu vida privada. ¡La productividad es universal!