6 consejos para eliminar los silos en tu empresa
Resumen
No es nada inusual que las grandes corporaciones tengan silos de información. El desafío está en encontrar la forma de acortar las diferencias para que los integrantes de equipos puedan colaborar con efectividad y reciban la información que necesitan. Descubre cómo eliminar los silos para incentivar la colaboración en equipo.
Las iniciativas de negocios más importantes son las que abarcan una gran variedad de departamentos. Pero en muchos casos, resulta complicado que diferentes departamentos trabajen juntos debido a que se producen silos que pasan inadvertidos. Cuando cada equipo trabaja con sus propias herramientas y sistemas, a los miembros de los distintos departamentos les resulta dificultoso saber dónde y cómo colaborar.
Para lograr mayor efectividad y agilidad, es fundamental que en los distintos departamentos se logre cierta uniformidad en la manera de pensar la colaboración con otros equipos y de evitar la formación de silos.
¿Qué son los silos en una empresa?
Un silo, en una empresa, se produce cuando una parte de tu compañía se aísla de las demás. Los silos, por lo general, se forman naturalmente cuando cada equipo desarrolla sus propios procesos y flujos de trabajo individuales. En los distintos departamentos, la información se guarda de diferentes maneras. Es el motivo por el que puede volverse complicado para los colaboradores de otros departamentos acceder a los datos que necesitan para trabajar todos juntos.
Eliminar los silos favorece las conexiones entre los empleados, ya que les permite comunicarse de la misma manera en toda la empresa.
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¿Por qué se producen los silos?
Por lo general, los silos se forman en función de las herramientas que usas y no por quienes las usan. La mayoría de las herramientas están organizadas con lo que llamamos: modelo de datos compartimentados (container data model). Es el modelo el que determina la manera en que la herramienta organiza y almacena la información. Básicamente, para que estas herramientas funcionen, debemos organizarlas en relaciones directas de uno a uno.
¿Qué es el modelo de datos compartimentados?
En un modelo de datos compartimentados las relaciones que se usan para organizar el trabajo de un proyecto son uno a uno. Esencialmente, se trata de un modelo de datos en el que una unidad de trabajo solamente se puede alojar en un único lugar. Por ejemplo, el equipo tiene una carpeta y el trabajo del equipo se guarda en esa carpeta. A este modelo de datos lo llamamos “modelo compartimentado” porque cada unidad de trabajo se guarda en un único “compartimiento” (o container). Y si bien es cierto que la implementación de este modelo es simple, no ofrece ninguna flexibilidad para trabajar con proyectos dinámicos ni con equipos interdisciplinarios.
En un modelo de datos compartimentados el flujo de información solamente se encuentra en un único lugar y es responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo encontrar dónde está alojada esa información. Si bien es cierto que este modelo container es la forma más común en que se organiza y almacena la información, no es propicio para compartir datos entre distintos equipos de forma colaborativa. El motivo del fracaso es que el trabajo no se lleva a cabo en forma de relaciones directas entre dos elementos, sino en relaciones de uno a varios elementos. Es decir, un dato de un trabajo colaborativo interdisciplinario tiene conexión con muchos equipos, con diferentes objetivos y diversos proyectos.
Los síntomas de los silos
Si notas que hay malentendidos o idas y vueltas constantes entre equipos que deben trabajar en colaboración, ten en cuenta que, probablemente, son indicadores de un problema mucho mayor. Si no les prestas atención, los silos pueden desencadenar inconvenientes cada vez más graves, como los siguientes:
Reuniones y actualizaciones de estado innecesarias: si los equipos no pueden acceder a la información que necesitan, siempre deben conectarse con alguien para obtenerla. Entonces, se recae en más reuniones que, en consecuencia, les quitan tiempo a los miembros del equipo para ocuparse de los trabajos realmente importantes que ayudan a cumplir los objetivos del negocio.
Trabajo duplicado: cuando los equipos colaborativos conformados por integrantes de distintos departamentos no se comunican de manera efectiva, existe la posibilidad de que ambos equipos estén haciendo el mismo trabajo. Lo que sería una pérdida total de tiempo, energía y recursos que podría costarle a tu empresa mucho dinero.
Competitividad entre equipos: aunque algo de competencia sana puede aumentar la productividad, la competitividad innecesaria puede provocar rivalidad entre equipos. Todo esto podría causar tensiones, conflictos y, en consecuencia, un ambiente de trabajo hostil.
Dificultad para escalar procesos: si continúan apareciendo obstáculos como consecuencia de los procesos individuales de cada equipo, es muy probable que sean los silos entre departamentos los que los están provocando. Si lo que quieres es adaptar los flujos de trabajo a otra escala, los equipos deberán trabajar en colaboración interdisciplinaria y apoyarse, para que todos tengan una visión unificada sobre una iniciativa específica.
6 maneras de eliminar los silos
Para romper con los silos hay que fomentar una colaboración interdisciplinaria más efectiva. A continuación, mostramos seis estrategias diferentes que nos ayudarán a eliminar los silos y a incentivar la colaboración dentro de la organización.
1. Adopta formas transparentes de comunicación
Cuando cada uno de los equipos usa su propio software, particularmente software desarrollado con un modelo de datos container, es casi imposible comunicarse entre distintos departamentos.
El primer paso para eliminar los silos organizacionales es la estandarización de formas de comunicación que muestren transparencia en toda la empresa. Al implementar tecnología estandarizada o herramientas de negocios integradas en los departamentos de la empresa, puedes garantizar que los miembros de cada equipo sepan cómo y por dónde comunicarse de manera efectiva.
Si todavía no lo has hecho, considera la posibilidad de implementar en toda la empresa tecnología que favorezca la transparencia en las comunicaciones. Usa la gestión de cambios para instruir a tu equipo acerca de las mejores prácticas y de cómo usar esta tecnología de manera efectiva en la compañía.
Si utilizas una herramienta centralizada en la que se documenten las decisiones clave y la información de contexto del proyecto, los miembros del equipo podrán consultar estos datos rápidamente cuando trabajen en los proyectos. Independientemente de que estés trabajando en el lanzamiento de una tecnología nueva, la estandarización de un proceso en herramientas que ya usas o en cualquier otra iniciativa, asegúrate de que los miembros de tu equipo sepan dónde encontrar la información que necesitan y cómo deben comunicarse con otros compañeros de trabajo en caso de que sea necesario. Si creas procesos tanto para las conversaciones en directo como para las asincrónicas, puedes reducir la cantidad de tiempo dedicado a reuniones y ocuparlo para aumentar la productividad.
Del mismo modo, busca tecnología que conecte proyectos y tareas individuales con objetivos corporativos globales y más amplios. Si compartes un objetivo general, evitas que los equipos por separado se centren demasiado en sus propias tareas en vez de enfocarse en el objetivo global.
2. Establece un sistema central de registros
Cuando cada equipo tiene su propia forma de trabajar, la información queda dispersa en distintas herramientas y documentos. En los proyectos desorganizados se pueden producir silos de datos, surgir problemas de comunicación y probablemente se pierda tiempo persiguiendo algún dato. La manera más fácil de evitar todos estos inconvenientes es mediante la implementación de un sistema central organizado de registros.
Cuando creas este sistema centralizado de registros, los equipos tienen la posibilidad de mirar hacia atrás, en proyectos anteriores, para apreciar de qué manera esos proyectos han progresado, cómo se han resuelto los problemas y de qué forma se tomaron algunas decisiones. Les brinda la posibilidad de usar proyectos anteriores como inspiración y de forma preventiva. Comienza por establecer tu propio sistema central de registros. Documenta cualquier tipo de decisión, discusión o conversación que se dé en torno a un proyecto dentro de este sitio centralizado. Una herramienta para gestión del trabajo como Asana te ayuda a ahorrarle tiempo al equipo, ya que sus integrantes no necesitan pedirse información entre sí, ni perder tiempo intentando perseguir algún dato ellos solos. Los distintos miembros del equipo pueden buscar información sin depender de nadie y usar proyectos anteriores como inspiración. Ya no hace falta contactar a otros compañeros de equipo.
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3. Estandariza las prácticas de comunicación
Establece prácticas estándares para tus equipos; como aquellas sobre cómo gestionar mejor las reuniones, y cómo enviar mensajes y compartir información con otros miembros del equipo. Es mucho más fácil para los miembros del equipo llegar a entenderse si todos utilizan las mismas pautas de comunicación. Una excelente forma de empezar es estableciendo planes de comunicación para los proyectos nuevos. En un plan de comunicación se detalla cómo se comunicará tu equipo mientras dure el proyecto. Incluye cómo y cuándo compartir información con las principales partes interesadas. La elaboración de un plan de comunicaciones es muy simple. Todo lo que tienes que hacer es decidir qué métodos de comunicación se aplicarán, alinear al equipo con respecto a la frecuencia de las comunicaciones, identificar a las principales partes interesadas y compartir tu plan de comunicación con todos los miembros del equipo.
4. Define cómo trabajarán juntos los miembros de equipos interdisciplinarios
Algunos proyectos (como los del lanzamiento de un producto) son iniciativas interdisciplinarias que no se repiten. Se trata de proyectos de duración limitada en los que participan muchos departamentos que trabajan juntos en pos de una iniciativa común. Aunque el trabajo mismo sea interdisciplinario, los equipos, en muchos casos, son más tradicionales y trabajan aislados, ya que el trabajo se segmenta según el tipo de tarea que se debe finalizar antes de una fecha específica. Es en estos casos que resulta particularmente importante que los equipos tradicionales no caigan en una mentalidad de aislamiento en silos.
Los equipos interdisciplinarios se crean para trabajar en iniciativas a largo plazo o con procesos continuos. Estos equipos pueden ser efectivos si tienes iniciativas continuas para las que se requiere una interacción interdisciplinaria frecuente; como en el caso de los equipos de deal desk (de mesa de negociaciones) o de gestión de adquisiciones. Los equipos interdisciplinarios pueden romper fácilmente con los silos de información si definen cómo colaborarán de manera conjunta creando juntos los procesos y flujos de trabajo.
5. De ser posible, literalmente, derriba barreras físicas
Si tu equipo trabaja en una oficina, analiza la posibilidad de quitar cualquier barrera física que esté particularmente dispuesta de forma que pueda obstruir las comunicaciones. Es decir, adopta espacios abiertos y agrega intencionalmente espacios propicios para momentos de colaboración, como los espacios comunitarios, no solo salas de conferencias. De este modo, favorecerás las comunicaciones más naturales de temas que surjan y ofrecerás una interacción cara a cara más orgánica. Tus compañeros de equipo se sentirán más cómodos juntos y mostrarán mejor predisposición a charlar con mayor libertad cuando tengan que hablar sobre temas importantes de trabajo.
6. Haz que pasen más tiempo juntos (fuera del trabajo)
Los integrantes de equipos interdisciplinarios pueden trabajar mejor si simplemente pasan más tiempo juntos fuera del trabajo. Almorzar, tomar un café o hacer caminatas breves para despejarse con regularidad son todas actividades que consolidan las relaciones entre colaboradores fuera de tu propio equipo. Todo esto ayudará a fortalecer los vínculos entre integrantes de distintos departamentos y generará una sensación de comunidad y camaradería dentro de tu equipo.
Elimina los silos para crear equipos más eficientes
Incentivar la colaboración interdisciplinaria te acerca un paso más a generar un grupo de trabajo más eficiente. Crea oportunidades para que los miembros del equipo se centren menos en las idas y vueltas de la gestión de proyectos y más en los trabajos importantes que deben hacer para cumplir sus objetivos.
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