Volver a la oficina: 7 formas de ayudar a tu equipo a tener éxito

Whitney VigeWhitney Vige14 de junio de 202210 min de lectura
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Resumen

Regresar a la oficina después de más de dos años de trabajar en casa es otro cambio significativo en nuestras vidas, y conlleva algunas oportunidades importantes. Aprende cómo implementar un exhaustivo plan para volver a la oficina que impulse la colaboración y la interacción, y ayude a tus empleados a lograr grandes resultados en la oficina en un mundo pospandémico.

La pandemia nos demostró que trabajar de forma remota tiene sus beneficios (¡ya no es necesario trasladarnos!), pero también tiene algunas desventajas. Según nuestra investigación, los empleados prefieren hacer trabajo calificado y asistir a reuniones con muchas personas desde casa. Para todo lo demás, eligen la oficina.

Y los trabajadores coinciden en este punto. A pesar de la migración al trabajo remoto, descubrimos que los empleados aún prefieren la oficina para las tareas que requieren de la colaboración con otros colegas. ¿La conclusión? Regresar a la oficina tiene grandes ventajas. Solo es cuestión de organizar la vuelta correctamente.

Al considerar si es el momento adecuado para volver a la oficina —y cómo hacerlo de manera segura—, es importante pensar en cómo traer de vuelta a los trabajadores de una forma que fomente la interacción y les permita aprovechar la flexibilidad del trabajo remoto que tanto les encanta. Echemos un vistazo a cómo puedes ayudar a tu equipo a realizar un excelente trabajo, juntos y separados.

7 consideraciones clave para volver a la oficina

A medida que la pandemia de COVID-19 llegó a todos lados en los primeros meses de 2020, la migración al trabajo remoto para el personal no esencial fue abrupta. Sin embargo, las iniciativas para regresar a alguna forma de trabajo en la oficina han sido menos generalizadas: mientras que algunas empresas implementaron políticas determinantes de regreso a la oficina, otras fueron menos estrictas con sus planes.

Aunque la investigación de Microsoft sugiere que se avecina un regreso a la oficina generalizado, el cuándo y el cómo están en duda. Sin embargo, el 50 % de los líderes dicen que su empresa exige o planea exigir que los empleados regresen a la oficina a tiempo completo en 2022.

Ya sea que estés planeando implementar una política de regreso a la oficina a tiempo completo o una política de trabajo híbrido, ambas opciones representan un gran cambio para los trabajadores. De hecho, los empleados en el mundo laboral posterior a la pandemia no dudan en vincular directamente su lealtad a la empresa con las opciones de trabajo remoto: Gallup reveló que el 54 % de los empleados que trabajan solo remoto y el 36 % de los empleados que trabajan de forma híbrida dijeron que buscarían un nuevo empleo si la empresa dejara de ofrecer opciones de trabajo remoto.

Pero regresar a la oficina también representa grandes oportunidades para las empresas y los empleados, especialmente en lo que respecta a aumentar la colaboración y la participación de los trabajadores después de dos años de trabajar de forma remota. Nuestra investigación demuestra que los empleados en realidad prefieren el trabajo híbrido al trabajo completamente remoto, ya que les brinda la oportunidad de socializar con colegas mientras aprovechan la flexibilidad y la capacidad de concentración que tienen en casa.

La verdad es que no hay un momento adecuado para volver a la oficina ni tampoco un proceso simple para hacerlo. Y si bien esto puede parecer abrumador, no tiene por qué serlo, ni para tu empresa ni para tus empleados. La clave es implementar una política que aborde las necesidades pospandémicas de los empleados, resuelva los desafíos comunes de trabajar en la oficina y facilite las oportunidades disponibles allí.

1. Haz que el regreso a la oficina tenga un propósito

Los trabajadores han hablado. Les encanta el trabajo híbrido. Nuestra investigación demuestra que, si bien los trabajadores prefieren realizar trabajos calificados en casa, eligen estar en la oficina para realizar tareas colaborativas, como incorporación, reuniones individuales, planificación de estrategias y capacitación y desarrollo. Además, los trabajadores ven la oficina como un lugar para relacionarse y socializar, y el 49 % dice que ve la oficina como un espacio más social que antes.

Para las empresas que buscan llevar a los empleados de vuelta a la oficina, esto significa que existe una oportunidad única para crear un horario de trabajo en la oficina eficaz y con un propósito, que fomente la colaboración y ayude a los equipos a trabajar juntos. Para comenzar, escucha los comentarios de tu personal sobre cómo prefiere trabajar y, luego, crea tu plan para volver a la oficina intencionalmente y asegúrate de que se conecte con los valores de la empresa y permita satisfacer las necesidades de los empleados.

Estas son algunas formas de hacer que tu plan para volver a la oficina tenga un propósito:

  • Relaciona los motivos para regresar a la oficina con los objetivos de negocios de tu organización para dar a los empleados una idea clara de por qué es importante regresar a la oficina y cómo influye en la estrategia más amplia de la empresa.

  • Escucha y responde los comentarios de los empleados sobre el regreso a la oficina. Incorpora diferentes formas de recibir comentarios, como formularios anónimos, actualizaciones semanales, reuniones generales y sesiones con los líderes donde puedan preguntar lo que sea.

  • Desarrolla una estrategia intencional para volver a la oficina al hacer preguntas sobre el propósito de regresar a la oficina; averigua si cada empleado necesita regresar por su puesto o por las funciones del equipo e identifica cuál es el factor que impulsa el plan.

  • Sé flexible con los planes para regresar a la oficina en función de las conversaciones con tus empleados.

2. Garantiza la seguridad de los empleados al volver a la oficina

La exposición a la COVID-19 sigue ocupando un lugar destacado en la lista de preocupaciones de los trabajadores sobre el regreso a la oficina. Según el Pew Research Center, el 42 % de los trabajadores, cuyos lugares de trabajo están actualmente abiertos, mencionaron la preocupación de estar expuestos al coronavirus como una de las principales razones por las que trabajan desde casa todo o la mayor parte del tiempo. Además, menos de la mitad de los trabajadores dicen estar muy satisfechos con las medidas que se tomaron en su lugar de trabajo para mantenerlos a salvo de la COVID-19.

Básicamente, a pesar de que las variantes actuales son menos graves, los trabajadores aún están preocupados por la posible exposición a la COVID-19 en la oficina. Hay algunas maneras en que puedes abordar estas inquietudes de tus empleados y recibirlos de manera segura en la oficina. Estas incluyen:

  • Desarrollar y comunicar protocolos de salud y seguridad en la oficina, como, por ejemplo, pautas de distanciamiento físico.

  • Pedir comentarios a los empleados sobre los protocolos de seguridad y hacer los cambios necesarios en el plan. 

  • Ser flexible y realista con tu enfoque de toma de decisiones y el cronograma de regreso a la oficina a medida que evolucionan las circunstancias.

  • Prestar atención a las leyes locales y la orientación con respecto a los mandatos y requisitos de vacunación.

  • Establecer y comunicar un plan de exposición y respuesta ante un caso positivo de COVID-19 en la oficina.

  • Ser flexible y crear excepciones para los trabajadores con inquietudes, como las personas inmunocomprometidas o aquellas con niños no vacunados.

3. Logra un equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Uno de los principales beneficios que surgieron de la migración al trabajo remoto fue un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ya que al recuperar el tiempo que antes dedicaban a prepararse por la mañana y a los largos viajes al trabajo, los empleados tenían más tiempo para sus familias y pasatiempos. De hecho, según el Pew Research Center, el 64 % de los empleados que actualmente trabajan desde casa al menos parte del tiempo debido a la pandemia dijeron que trabajar de forma remota facilitó el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

¿Las buenas noticias? El trabajo híbrido ofrece a los trabajadores estos beneficios al mismo tiempo que fomenta la colaboración y la interacción que solo el trabajo en la oficina puede brindar. Nuestra investigación reveló que la Generación Z y los millennials prefieren el trabajo híbrido porque equilibra el aspecto social de la oficina con el tiempo de concentración que tienen en casa. Esto sugiere que adoptar el trabajo híbrido podría ser la respuesta, ya que las empresas buscan equilibrar los beneficios de la oficina con las necesidades de los empleados.

Sigue leyendo y descubre cómo ayudar a tus empleados a mantener el equilibrio entre el trabajo y su vida personal cuando regresen a la oficina:

  • Facilita la vuelta de los empleados al trabajo en la oficina al comunicar el cronograma con suficiente anticipación y dedicar tiempo a la transición.

  • Ofrece opciones de trabajo flexible si es posible, como un horario de trabajo híbrido, días sincrónicos en la oficina y de trabajo desde casa, o la posibilidad de que los empleados definan sus horarios.

  • Implementa iniciativas de salud mental y bienestar, por ejemplo, organiza días dedicados a la salud mental, desarrolla un programa de asistencia para empleados, proporciona programas de desarrollo profesional y capacitación, u ofrece asistencia en nutrición y espacios para realizar actividad física en el lugar de trabajo.

  • Proporciona beneficios para facilitar la transición de regreso a la oficina, como un estipendio para traslados u opciones de comidas para combatir la inflación del almuerzo (lunchflation).

4. Define límites claros para el trabajo híbrido

Si bien los empleados afirman tener un mejor equilibrio general entre su vida personal y profesional gracias al trabajo remoto, también dicen que este último desdibujó los límites entre su trabajo y su vida hogareña, algo esperado cuando trabajas donde vives. Según nuestra investigación, el 37 % de los empleados dijo que sus días no tienen una hora clara de inicio o finalización, y el 35 % afirmó que pasó más tiempo revisando emails fuera del horario laboral este año en comparación con el año pasado.

Para algunos, es probable que estos límites borrosos continúen a medida que el trabajo remoto o híbrido se convierta en la norma, pero al crear tu plan de regreso a la oficina, intenta establecer divisiones claras entre el ámbito laboral y familiar. Estas son algunas formas de ayudar a tus empleados a establecer límites claros:

  • Define horas de inicio y finalización claras para la jornada laboral, de modo que sepan que no se espera que trabajen fuera de ese horario.

  • Deja un día sin reuniones para dar a los trabajadores tiempo libre para las tareas demandantes.

  • Anima a tus empleados a tomarse un tiempo libre, desconectarse verdaderamente y disfrutar.

  • Predica con el ejemplo. No envíes ni respondas emails fuera del horario laboral y aprovecha tus días de licencia con goce de sueldo.

5. Rediseña las interacciones en la oficina para lograr una mayor conexión entre los empleados

Al trabajar desde casa a tiempo completo, muchos empleados tenían más tiempo para ellos al comienzo y al final de cada día, pero esto también generó una desconexión con sus compañeros de trabajo. Entre el aumento de la fatiga de Zoom y la falta de interacciones naturales y espontáneas en la oficina, fue difícil mantener las relaciones laborales para los empleados que tuvieron que trabajar solo desde casa debido a la pandemia. De hecho, nuestra investigación reveló que el 41 % de los trabajadores se sienten más aislados cuando trabajan de forma remota.

Afortunadamente, regresar a la oficina a tiempo completo o de forma híbrida ayudará a restablecer y fomentar esta sensación de comunidad y conexión que ha disminuido en los últimos dos años. Es importante pensar detenidamente en los plazos para regresar a la oficina a fin de garantizar que los empleados no se sientan abrumados y no vuelvan a caer en los malos hábitos de oficina previos a la pandemia, como las reuniones improductivas.

Sigue estos consejos para facilitar las relaciones entre los empleados una vez que regresen a la oficina:

  • Planifica eventos de regreso a la oficina con los cuidados necesarios contra la COVID-19 para fomentar la colaboración y permitir que los nuevos miembros se conozcan con los demás. 

  • Programa la colaboración en persona con un propósito claro. Según nuestra investigación, los trabajadores prefieren asistir a grandes reuniones desde casa e ir la oficina para reuniones individuales, capacitaciones y tareas de desarrollo de estrategias. Piensa detenidamente en cómo programar las reuniones para asegurarte de que sean útiles y productivas.

  • Organiza reuniones informales, como una caminata, charlas de café u horas de oficina abiertas.

  • Fomenta o programa tareas sincrónicas en la oficina para los miembros de los mismos equipos.  

6. Modifica el espacio físico para satisfacer las nuevas necesidades de los empleados

Seamos claros: es momento de derribar los cubículos. Rediseñar los espacios de trabajo para crear ambientes acogedores que fomenten la colaboración y la productividad es imprescindible a medida que los empleados regresan a la oficina.

Los espacios que facilitan la colaboración y la comunicación, como las oficinas abiertas, las salas de conferencias equipadas con tecnologías de participación remota y las cómodas salas de descanso, son cada vez más populares. Del mismo modo, las comodidades que promueven el bienestar pueden ayudar a fomentar una sensación de comunidad en el lugar de trabajo.

Al mismo tiempo, es importante pensar en cómo colaborar de manera segura. Después de todo, trabajar en persona probablemente dará un poco de miedo después de dos años de hablar sobre la distancia social y el uso de mascarillas. Al modificar los espacios, piensa en las precauciones de seguridad que puedes implementar para que el personal se sienta seguro y apoyado.

Estas son algunas formas de reinventar la oficina para satisfacer las demandas actuales:

  • Pregunta a los empleados con qué mejoras en la oficina podrían trabajar mejor e intenta realizar estos cambios cuando sea posible. 

  • Facilita la colaboración al eliminar las barreras físicas y crear espacios de trabajo flexibles que promuevan la interacción. 

  • Rediseña las áreas de la oficina para promover las interacciones sociales, como las zonas de colaboración, los espacios de descanso y las áreas compartidas.

  • Proporciona nuevos espacios externos, es decir, áreas de trabajo que no sean ni el hogar ni una oficina tradicional. Estos pueden incluir carritos de café, espacios al aire libre, bibliotecas o áreas de descanso.

  • Toma precauciones de seguridad, por ejemplo, implementa un programa de limpieza estricto, garantiza un buen flujo de ventilación y respeta los límites de capacidad. 

  • Reorganiza el diseño de la oficina, si es necesario, para respetar el distanciamiento social. Por ejemplo, redistribuye los escritorios o deja algunos vacíos.

7. Invierte en tecnologías que mejoren la experiencia de trabajo híbrido

Desde ayudar a los empleados a mantenerse conectados hasta optimizar las prácticas de trabajo híbrido, como los escritorios compartidos, invertir en la tecnología adecuada es fundamental para implementar un plan exitoso de regreso a la oficina. Estas son algunas maneras de aprovechar la tecnología:

  • Incorpora un software para respaldar un modelo de trabajo híbrido, como herramientas de gestión de la capacidad de la oficina o de hoteling.

  • Actualiza tus herramientas de comunicación remota para facilitar la colaboración. Céntrate en tecnologías compatibles con el trabajo descentralizado, como las herramientas de gestión de documentos y para compartir archivos, así como los servicios en la nube.

  • Integra herramientas de flujos de trabajo y gestión de proyectos para aumentar la colaboración, optimizar las comunicaciones y mantener los proyectos encaminados, sin importar dónde estén tus empleados. 

  • Actualiza tus herramientas de comunicación remota, como el software de videoconferencias y las aplicaciones de comunicación.

  • Invierte en tecnologías que promuevan la salud y la seguridad, como controles de salud previos a la entrada, registro de invitados sin contacto, tecnologías habilitadas por voz y equipos de limpieza autónoma.

  • Actualiza los protocolos de ciberseguridad e implementa nuevas iniciativas de ciberseguridad diseñadas para reducir el riesgo que representa una fuerza laboral descentralizada.

Trabajar juntos —y separados— de forma eficiente es posible

Volver a la oficina después de más de dos años representa otro cambio significativo en la forma en que trabajamos y, si bien elaborar e implementar un plan de regreso a la oficina puede parecer abrumador, no tiene por qué serlo.

Las empresas que escuchan las necesidades de sus empleados e implementan procesos flexibles están mejor preparadas para tener éxito en el mundo posterior a la pandemia. Un plan eficaz de regreso a la oficina que tiene un propósito, es flexible y se centra en facilitar la colaboración aumentará la moral de los empleados, la sensación de comunidad y la participación de la fuerza laboral.

Ya sea que estés implementando un horario de trabajo híbrido sincrónico, permitiendo horarios más flexibles o pidiendo a tu equipo que regrese por completo a la oficina, necesitas una herramienta para optimizar la colaboración y centralizar las tareas. Con el software de gestión del trabajo puedes hacer exactamente eso. Coordina proyectos y mejora la visibilidad en toda tu organización, así estés en otra zona horaria o en una sala de conferencias al final del pasillo.

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