Productividad en la oficina: siete estrategias para mejorar el rendimiento de tu equipo

La productividad en la oficina se ha convertido en una prioridad estratégica para las organizaciones que buscan equilibrar el trabajo presencial, remoto e híbrido. Según el informe The State of AI at Work 2025 del Work Innovation Lab de Asana, el 70 % de los trabajadores del conocimiento ya usa inteligencia artificial de forma semanal, un salto significativo respecto al 52 % del año anterior. A pesar de esta adopción acelerada, los equipos siguen dedicando el 55 % de su tiempo a tareas operativas en lugar del trabajo cualificado para el que fueron contratados.

Tras la pandemia de COVID-19 y más de dos años de trabajar en casa, el mundo laboral se ha estabilizado en torno a modelos híbridos que combinan lo mejor del trabajo presencial y del trabajo remoto. Según nuestra investigación, los empleados prefieren realizar trabajo cualificado desde casa, pero eligen la oficina para las tareas que requieren colaboración directa con otros colegas. La investigación también muestra que los empleados valoran especialmente el trabajo híbrido porque equilibra la interacción social de la oficina con la concentración que ofrece el entorno doméstico.

La clave para mejorar la productividad en la oficina no es obligar a los equipos a volver a la presencialidad, sino diseñar una experiencia de trabajo presencial con un propósito claro. A continuación, te presentamos siete estrategias para lograrlo.

Cómo mejorar la productividad en la oficina: siete estrategias clave

Para ser más productivo en la oficina es necesario ir más allá de la simple presencialidad. Las empresas que logran resultados consistentes son aquellas que diseñan el trabajo presencial con intención, invierten en tecnología adecuada y escuchan las necesidades de sus equipos. Aunque la investigación de Microsoft indica que muchas organizaciones están reforzando sus políticas de trabajo presencial, los datos de Gallup revelan que más de un tercio de los empleados en modelo híbrido buscarían otro empleo si su empresa eliminara las opciones de trabajo flexible. Esto subraya la importancia de abordar la vuelta a la oficina con estrategia y empatía.

1. Haz que el regreso a la oficina tenga un propósito

Los trabajadores valoran el modelo híbrido. Les encanta el trabajo híbrido porque combina la flexibilidad del hogar con las ventajas de la interacción presencial. Nuestra investigación demuestra que, si bien los trabajadores prefieren realizar trabajos cualificados en casa, eligen estar en la oficina para tareas colaborativas como incorporación, reuniones individuales, planificación de estrategias y capacitación. Además, el 49 % dice que ve la oficina como un espacio más social que antes.

Para las empresas que buscan mejorar la productividad del equipo en la oficina, esto significa que existe una oportunidad para crear un horario de trabajo presencial eficaz y con un propósito claro, que fomente la colaboración y ayude a los equipos a trabajar juntos. Eso sí, las preocupaciones de los trabajadores sobre el regreso a la oficina son reales: según el Pew Research Center, muchos empleados valoran profundamente la flexibilidad que han ganado. Escucha los comentarios de tu personal sobre cómo prefiere trabajar y, luego, crea tu plan con intención, asegurándote de que se conecte con los valores de la empresa y satisfaga las necesidades del equipo.

Estas son algunas formas de hacer que tu plan para volver a la oficina tenga un propósito:

• Relaciona los motivos para trabajar en la oficina con los objetivos de negocios de tu organización para dar a los empleados una idea clara de por qué es importante el trabajo presencial y cómo influye en la estrategia más amplia de la empresa.

• Escucha y responde los comentarios de los empleados sobre el modelo de trabajo. Incorpora diferentes formas de recibir comentarios, como formularios anónimos, actualizaciones semanales, reuniones generales y sesiones con los líderes donde puedan preguntar lo que sea.

• Desarrolla una estrategia intencional para el trabajo presencial al hacer preguntas sobre el propósito de cada jornada en la oficina; averigua si cada empleado necesita estar presente por su puesto o por las funciones del equipo e identifica cuál es el factor que impulsa el plan.

• Sé flexible con los planes de trabajo presencial en función de las conversaciones con tus empleados.

2. Aprovecha la IA y las herramientas digitales para ser más productivo

La inteligencia artificial ha transformado la forma en que los equipos gestionan su trabajo diario. Según el informe The State of AI at Work, el 70 % de los trabajadores del conocimiento ya utiliza IA semanalmente, y los trabajadores emplean la IA en una media de 6,7 actividades laborales distintas. Sin embargo, los empleados siguen dedicando el 55 % de su tiempo a tareas operativas - buscar actualizaciones de estado, localizar información y gestionar los mecanismos del trabajo, en lugar de al trabajo cualificado.

Las organizaciones que integran la IA de forma estratégica obtienen ventajas significativas. Las empresas que escalan la IA con éxito (AI Scalers) son 2,5 veces más propensas a afirmar que la IA les ayuda a coordinar el trabajo de manera eficaz entre equipos. Además, el 91 % de sus empleados reporta mejoras de productividad, frente al 61 % en organizaciones que no escalan la IA. La clave no es simplemente adoptar herramientas, sino rediseñar los flujos de trabajo para eliminar las tareas repetitivas.

Estas son algunas formas de aprovechar la tecnología para mejorar la productividad en la oficina:

• Automatiza las tareas repetitivas con herramientas de gestión del trabajo como plataformas de gestión de proyectos que centralicen la información, asignen responsabilidades y reduzcan el tiempo dedicado a buscar actualizaciones de estado.

• Utiliza la IA para mejorar la coordinación entre equipos. Herramientas como los compañeros de IA (AI Teammates) pueden encargarse de tareas rutinarias mientras los miembros del equipo se concentran en el trabajo estratégico y creativo.

• Integra herramientas de gestión documental impulsadas por IA para que la información fluya entre equipos sin necesidad de reuniones innecesarias ni cadenas de correo interminables.

• Comunica con claridad las expectativas sobre el uso de herramientas digitales para que todos los miembros del equipo sepan dónde encontrar la información y cómo colaborar de forma eficiente, tanto en la oficina como en remoto.

Consejo profesional: Zoom ahorra 133 semanas de trabajo al año gracias a la automatización, la estandarización de procesos y la reducción de la alternancia entre herramientas con Asana. Además, logró una adopción de más del 90 % en su programa de gestión de dispositivos al centralizar los flujos de trabajo en una sola plataforma.

3. Logra un equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Uno de los principales beneficios del trabajo remoto ha sido un mejor equilibrio entre la vida profesional y personal. Al recuperar el tiempo de desplazamiento, los empleados disponen de más horas para sus familias y aficiones. De hecho, según el Pew Research Center, el 64 % de los empleados que trabajan desde casa al menos parte del tiempo afirman que el trabajo remoto facilita ese equilibrio.

El trabajo híbrido ofrece a los trabajadores estos beneficios al mismo tiempo que fomenta la colaboración y la interacción que solo el trabajo presencial puede brindar. Nuestra investigación reveló que la Generación Z y los millennials prefieren el modelo híbrido porque equilibra el aspecto social de la oficina con el tiempo de concentración que tienen en casa. Adoptar un modelo híbrido bien diseñado puede ser la respuesta para las empresas que buscan mejorar la productividad del equipo sin sacrificar el bienestar.

Sigue leyendo y descubre cómo ayudar a tus empleados a mantener el equilibrio cuando trabajan en la oficina:

• Facilita la transición de los empleados al trabajo presencial al comunicar el calendario con suficiente anticipación y dedicar tiempo a la adaptación.

• Ofrece opciones de trabajo flexible si es posible, como un horario de trabajo híbrido, días sincrónicos en la oficina y de trabajo desde casa, o la posibilidad de que los empleados definan sus horarios.

• Implementa iniciativas de salud mental y bienestar, por ejemplo, organiza días dedicados a la salud mental, desarrolla un programa de asistencia para empleados, proporciona programas de desarrollo profesional y capacitación, u ofrece espacios para realizar actividad física en el lugar de trabajo.

• Proporciona beneficios para facilitar el trabajo presencial, como un estipendio para traslados u opciones de comidas para combatir la inflación del almuerzo (lunchflation).

4. Define límites claros para el trabajo híbrido

Si bien los empleados afirman tener un mejor equilibrio entre su vida personal y profesional gracias al trabajo remoto, también dicen que este desdibujó los límites entre ambas esferas. Según nuestra investigación, el 37 % de los empleados señala que sus días no tienen una hora clara de inicio o finalización, y el 35 % afirma haber dedicado más tiempo a revisar correos electrónicos fuera del horario laboral en comparación con el año anterior.

Para mejorar la productividad del equipo en la oficina, es fundamental establecer divisiones claras entre el ámbito laboral y personal. Estas son algunas formas de ayudar a tus empleados a establecer límites claros:

• Define horas de inicio y finalización claras para la jornada laboral, de modo que los empleados sepan que no se espera que trabajen fuera de ese horario.

• Deja un día sin reuniones para dar a los trabajadores tiempo libre para las tareas que requieren concentración. Aplica técnicas de gestión del tiempo que ayuden a cada miembro a priorizar el trabajo cualificado.

• Anima a tus empleados a tomarse tiempo libre, desconectarse verdaderamente y disfrutar.

• Predica con el ejemplo. No envíes ni respondas correos electrónicos fuera del horario laboral y aprovecha tus días de descanso.

5. Rediseña las interacciones en la oficina para lograr una mayor conexión

Al trabajar desde casa a tiempo completo, muchos empleados tenían más tiempo para sí mismos, pero esto también generó una desconexión con sus compañeros. Entre la fatiga de las videoconferencias y la falta de interacciones espontáneas en la oficina, mantener las relaciones laborales se convirtió en un reto. De hecho, nuestra investigación reveló que el 41 % de los trabajadores se sienten más aislados al trabajar de forma remota.

Regresar a la oficina, ya sea a tiempo completo o de forma híbrida, ayuda a restablecer y fomentar la sensación de comunidad y conexión. Es importante planificar cuidadosamente la experiencia presencial para que los empleados no se sientan abrumados y no caigan en malos hábitos como las reuniones improductivas.

Sigue estos consejos para facilitar las relaciones entre los empleados en la oficina:

• Planifica eventos de equipo presenciales para fomentar la colaboración y permitir que los nuevos miembros se conozcan con los demás.

• Programa la colaboración presencial con un propósito claro. Según nuestra investigación, los trabajadores prefieren asistir a grandes reuniones desde casa e ir a la oficina para reuniones individuales, capacitaciones y tareas de desarrollo de estrategias. Piensa detenidamente en cómo programar las reuniones para asegurarte de que sean útiles y productivas.

• Organiza reuniones informales, como caminatas, charlas de café u horas de oficina abiertas.

• Fomenta que el programa realice tareas sincrónicas en la oficina para los miembros de los mismos equipos.

6. Modifica el espacio físico para satisfacer las nuevas necesidades

Rediseñar los espacios de trabajo para crear ambientes acogedores que fomenten la colaboración y la productividad en la oficina es imprescindible. Los espacios que facilitan la comunicación interna, como las oficinas abiertas, las salas de conferencias equipadas con tecnologías de participación remota y las cómodas salas de descanso, son cada vez más populares.

Del mismo modo, las comodidades que promueven el bienestar pueden ayudar a fomentar una sensación de comunidad en el lugar de trabajo. Al modificar los espacios, piensa en cómo facilitar la colaboración y, al mismo tiempo, ofrecer zonas de concentración para el trabajo individual.

Estas son algunas formas de reinventar la oficina para satisfacer las demandas actuales:

• Pregunta a los empleados con qué mejoras en la oficina podrían trabajar mejor e intenta realizar estos cambios cuando sea posible.

• Facilita la colaboración al eliminar las barreras físicas y crear espacios de trabajo flexibles que promuevan la interacción.

• Rediseña las áreas de la oficina para promover las interacciones sociales, como las zonas de colaboración, los espacios de descanso y las áreas compartidas.

• Proporciona nuevos espacios externos, es decir, áreas de trabajo que no sean ni el hogar ni una oficina tradicional. Estos pueden incluir carritos de café, espacios al aire libre, bibliotecas o áreas de descanso.

• Reorganiza el diseño de la oficina, si es necesario, para equilibrar los espacios de colaboración con las zonas de trabajo individual silencioso.

7. Invierte en tecnologías que mejoren la experiencia de trabajo híbrido

Desde ayudar a los empleados a mantenerse conectados hasta optimizar las prácticas de trabajo híbrido, invertir en la tecnología adecuada es fundamental para mejorar la productividad en la oficina. Según el informe The State of AI at Work 2025, las organizaciones que escalan la IA con éxito son un 133 % más propensas a rediseñar sus flujos de gestión de proyectos y un 118 % más propensas a rediseñar sus procesos de gestión de objetivos en comparación con el resto. Estas son algunas maneras de aprovechar la tecnología:

• Incorpora un software para respaldar un modelo de trabajo híbrido, como herramientas de gestión de la capacidad de la oficina o de reserva de escritorios compartidos.

• Actualiza tus herramientas de comunicación para facilitar la colaboración. Céntrate en tecnologías compatibles con el trabajo descentralizado, como las herramientas de gestión documental y para compartir archivos, así como los servicios en la nube.

• Integra herramientas de flujos de trabajo y gestión de proyectos para aumentar la colaboración, optimizar las comunicaciones y mantener los proyectos encaminados, sin importar dónde estén tus empleados.

• Adopta soluciones de IA para la gestión del trabajo que automaticen las tareas repetitivas, generen informes de estado y faciliten la coordinación entre equipos presenciales y remotos.

• Actualiza los protocolos de ciberseguridad e implementa nuevas iniciativas de ciberseguridad diseñadas para reducir el riesgo que representa una fuerza laboral descentralizada.

Tabla comparativa: modelos de trabajo y productividad

Elegir el modelo de trabajo adecuado es clave para maximizar la productividad del equipo. A continuación, comparamos las tres opciones principales:

Preguntas frecuentes sobre productividad en la oficina

Mejora la productividad de tu equipo con Asana

Mejorar la productividad en la oficina es posible cuando el trabajo presencial tiene un propósito claro, los equipos cuentan con las herramientas adecuadas y la organización escucha las necesidades de sus empleados. Las empresas que implementan estrategias flexibles y aprovechan la tecnología para eliminar las tareas repetitivas están mejor preparadas para aumentar la productividad, la moral del equipo y la sensación de comunidad de toda la organización.