La colaboración y la coordinación son diferentes: descubre cuándo usarlas

Más colaboración no siempre es mejor. De hecho, una investigación de The Work Innovation Lab, un grupo de expertos de Asana, muestra que demasiada colaboración puede frenar a los trabajadores. En una encuesta a más de 1500 trabajadores, el 29 % de los líderes dijeron que las expectativas puestas en los empleados para colaborar les impidieron finalizar su trabajo. 

Pero si bien demasiada colaboración es mala, los equipos aún deben trabajar juntos para alcanzar los objetivos de Business. La clave es incorporar una mejor coordinación para ahorrar tiempo en lugar de centrarse en la colaboración.

Coordinación: la hermana más eficiente de la colaboración

La coordinación permite que los equipos trabajen de forma independiente mediante el uso de marcos y formas de trabajo predefinidos. Por ejemplo, enviar una solicitud de diseño es un acto de coordinación. Ya existe un proceso establecido, que facilita el trabajo conjunto de los equipos. 

Por otro lado, la colaboración requiere mucho más tiempo. Implica desarrollar algo completamente nuevo y, a menudo, requiere que las partes interesadas hagan una lluvia de ideas, discutan posibles soluciones y decidan un camino a seguir. Para continuar con el ejemplo anterior, determinar el proceso óptimo para gestionar las solicitudes de diseño en toda la empresa es un acto de colaboración.

En pocas palabras, la colaboración requiere mucho tiempo y energía, y no siempre es necesaria. Al apoyarte en la coordinación, puedes liberar el tiempo que los empleados necesitan para concentrarse en su trabajo. 

Cuándo usar la colaboración y cuándo la coordinación: lecciones de empresas de alto rendimiento

Según una investigación de The Work Innovation Lab, las empresas de mayor rendimiento usan estratégicamente la coordinación para ciertas actividades y la colaboración para otras. Esto ayuda a evitar la temida sobrecarga colaborativa, cuando los equipos están empantanados con la comunicación de ida y vuelta, como actualizaciones de estado, asistencia a reuniones y respuesta a emails y mensajes. 

Así es como las principales empresas lo desglosan. 

Cuándo usar la coordinación 

The Work Innovation Lab descubrió que las empresas de mayor rendimiento tienden a confiar en la coordinación para actividades que se pueden especificar en gran medida por adelantado y realizar de forma independiente utilizando los procesos existentes. Esto incluye: 

• Transferencia de información

• Traspasos 

• Planificación de proyectos

• Toma de decisiones

Si bien puede parecer extraño usar la coordinación para la toma de decisiones, The Work Innovation Lab plantea la hipótesis de que las empresas de alto rendimiento confían en marcos de toma de decisiones como RACI y RAPID, que coordinan los roles de toma de decisiones y los especifican de antemano. 

Cuándo usar la colaboración

Entonces, ¿cuándo entra en juego la colaboración? Según la investigación, las empresas de alto rendimiento utilizan la colaboración para dos actividades muy importantes: la lluvia de ideas y la resolución de problemas. 

• Lluvia de ideas: el objetivo de la lluvia de ideas es producir algo nuevo. Cuando se hace correctamente, el proceso de lluvia de ideas produce ideas que una sola persona no podría haber tenido por su cuenta. Para que la lluvia de ideas funcione, se necesitan altos niveles de comunicación y colaboración entre los participantes. 

• Resolución de problemas: las investigaciones muestran que los equipos resuelven los problemas de manera más rápida y efectiva cuando son cognitivamente diversos. Y para aprovechar la diversidad cognitiva, los empleados deben sentirse psicológicamente seguros, capaces de expresar ideas sin temor a represalias o humillaciones. Al igual que la lluvia de ideas, fomentar este tipo de entorno también requiere altos niveles de comunicación y cooperación. 

Consejos para elegir el enfoque correcto

The Work Innovation Lab califica la colaboración como “costosa”, lo que significa que requiere mucha comunicación e interacción entre los empleados. Eso significa que vale la pena elegir cuidadosamente cuándo usar la colaboración y cuándo ahorrar recursos y usar la coordinación. 

A continuación, te presentamos algunas preguntas que puedes hacerte al tomar esa decisión. 

1. ¿Qué tipo de actividades laborales están involucradas? Si necesitas proponer nuevas ideas o procesos, es probable que se requiera colaboración. Pero para tareas más simples como transferencias y aprobaciones, la coordinación es una mejor opción. 

2. ¿Los componentes principales del trabajo se alinean perfectamente con los equipos o funciones existentes? Si hay alineación, apunta a la coordinación. Si no es así, es probable que sea necesaria la colaboración para garantizar que los equipos estén alineados con respecto a las expectativas, los procesos y las responsabilidades antes de comenzar.

3. ¿Necesitas un nuevo conjunto de objetivos compartidos o métricas de rendimiento para lograr resultados? Si se necesitan nuevos objetivos y métricas de rendimiento, tendrás que apoyarte en gran medida en la colaboración. Pero si puedes lograr resultados con los equipos, objetivos y métricas existentes, entonces debes centrarte en la coordinación. 

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Guía para ejecutivos sobre la colaboración de alto valor

En este manual respaldado por la investigación, obtén información sobre cuándo usar la colaboración frente a la coordinación (y por qué esa distinción es importante)

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