¿Qué es la toma de decisiones del tipo RAPID?

Es normal sentirse nervioso cuando tienes que tomar una decisión importante en el trabajo. Después de todo, nunca se sabe muy bien cómo saldrán las cosas. Por suerte, los marcos de  toma de decisiones basadas en datos pueden ayudar a disminuir esos nervios al asignar claramente roles y responsabilidades para cada decisión

Prueba la toma de decisiones del tipo RAPID, un marco que te ayuda a asignar miembros del equipo a roles específicos. RAPID es particularmente útil para tomar decisiones más grandes con muchas partes interesadas, porque cada parte interesada sabe qué tipo de comentarios se espera que proporcione. RAPID es el acrónimo de cinco roles, cada uno de los cuales es responsable de diferentes aspectos del proceso de toma de decisiones.

¿Qué es el modelo de toma de decisiones del tipo RAPID?

El modelo de toma de decisiones del tipo RAPID, desarrollado por Bain & Company, se utiliza para asignar roles clave a diferentes personas durante el proceso de toma de decisiones. RAPID es el acrónimo de los diferentes roles que cada persona puede desempeñar en el proceso de toma de decisiones. Significa lo siguiente:

• Recomend (recomendar)

• Agree (acordar)

• Perform (realizar)

• Input (aportar)

• Decide (decidir)

Ten en cuenta que el orden del acrónimo no suele coincidir con el orden de tu proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, te conviene recopilar el aporte (I) primero para la mayoría de las decisiones, aunque sea la cuarta letra de la lista. La cantidad de personas involucradas en tu decisión RAPID también variará. En equipos más pequeños, la misma persona podría desempeñar más de un rol. En las organizaciones más grandes, puede haber un equipo tigre completo para un rol. 

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Cuándo usar el marco RAPID

Irónicamente, el marco RAPID no pretende ser un proceso rápido. En cambio, el enfoque de RAPID es ayudarte a tomar decisiones clave de manera reflexiva y precisa, incluso si eso lleva un poco más de tiempo. Dicho esto, las decisiones RAPID tienden a tomar menos tiempo que un proceso de toma de decisiones desorganizado. Al asignar claramente roles y responsabilidades para cada parte interesada, estás comunicando exactamente qué tipo de comentarios pueden (y no pueden) aportar las partes interesadas. 

RAPID es un proceso reflexivo y constructivo, pero no está diseñado para todos los problemas. El proceso se presta naturalmente a problemas más complejos que requieren una gran cantidad de aportes de las partes interesadas .

En general, no necesitarás el marco RAPID para:

• Problemas sencillos.

• Decisiones urgentes.

• Decisiones que puede tomar una persona.

Gráficos de toma de decisiones RAPID vs. gráficos RACI

Tanto RAPID como RACI son marcos para ayudarte a determinar roles, pero son roles para diferentes escenarios. Los gráficos RACI te ayudan a determinar los roles para los proyectos, mientras que los roles RAPID generalmente se asignan para decisiones importantes.

• Gráficos RACI: se utilizan para definir los roles del proyecto con el fin de aclarar las responsabilidades de toma de decisiones en un proyecto específico. Son una forma de identificar en general los roles y responsabilidades de tu equipo de proyecto para cualquier tarea, hitoo entrega del proyecto. 

• RAPID: se utiliza para definir roles de individuos o grupos con el fin de tomar decisiones sobre temas complejos. A menudo, hay muchas partes interesadas involucradas y se necesitan muchos aportes cuando se utiliza RAPID.

Por ejemplo, un gráfico RACI podría determinar que un ingeniero es responsable del desarrollo de productos durante su vida laboral diaria. Luego, un marco RAPID puede asignar temporalmente al mismo ingeniero a un comité de contratación. 

Los 5 roles en la toma de decisiones de tipo RAPID

Los roles en RAPID se asignan a una sola persona o grupo de personas que manejan la toma de decisiones de una organización. Una persona puede tener varios roles, o puede haber varias personas en un rol. RAPID pretende ser flexible y al mismo tiempo proporcionar una estructura que priorice la buena toma de decisiones.

Esta estructura se apoya en los cinco roles de RAPID:

1. Recomendar (R)

El recomendador es similar a un líder de equipo porque tiene mucha influencia sobre cómo se lleva a cabo el proceso. El rol de recomendador es responsable de la propuesta y de gran parte del trabajo real que se dedica a la toma de decisiones. Debido a su influencia, el rol de recomendación puede ser ocupado por un individuo o un grupo de trabajo. 

Por ejemplo, supongamos que estás tratando de decidir si quieres actualizar tu software o no. El recomendador es responsable de crear una propuesta para el nuevo software y coordinar entre los otros roles para recopilar información relevante. 

2. Acordar (A)

Quienquiera que aterrice en el rol de “acordar” tiene bastante autoridad. Su trabajo es ayudar al recomendador a tomar la mejor decisión posible. Si bien todas las opiniones de las partes interesadas pueden tenerse en cuenta durante el proceso de decisión RAPID, debes tener en cuenta los aportes del acordador en la decisión final. No es necesario asignar un rol de acordador para cada decisión, solo para las más especializadas. 

Usando el ejemplo anterior, el acordador podría ser el desarrollador de software que te muestra el código exacto que debes usar para lograr una función sin errores. No es negociable: si no quieres errores en el software, debes tener en cuenta los aportes de tu desarrollador.

3. Realizar (P)

En el rol de realizador se es responsable de implementar cualquier decisión que se tome. Este es el último paso del proceso de toma de decisiones, pero aún así debes asignarlo por adelantado. De esta manera, se informa al realizador sobre todos los detalles, lo cual es importante en los procesos complejos. Al alinear al realizador antes de que sea necesario, puedes pasar más rápidamente de la ideación a la implementación.

Continuando con el ejemplo, es probable que el realizador sea el desarrollador de software que de hecho crea tu nuevo software. O podría ser el gerente de proyecto responsable de un equipo de desarrollo, que a su vez diseña el software.

4. Aportar (I)

Si bien está más abajo en el acrónimo, el rol de aportar normalmente es el primer rol del marco RAPID que asignarás. Por lo general, hay varias personas responsables de los aportes, incluidos expertos capacitados, partes interesadas y aquellos que se verán afectados por la decisión. La responsabilidad del rol de aportador es proporcionar toda la información y el asesoramiento a tener en cuenta a lo largo del proceso de toma de decisiones. Si bien es similar al acordador, el rol de aportador no tiene la última palabra. En cambio, simplemente presenta información.

Por ejemplo, un gerente de proyectos podría estar en el equipo de aportes y realizar diferentes análisis, como un análisis de costo-beneficio, para ayudar al tomador de decisiones a determinar si este es un proyecto viable. En este caso, un desarrollador de software también podría estar en el equipo de aportes para proporcionar información técnica relevante sobre lo que se necesitaría para crear un nuevo software.

5. Decidir (D)

En el rol de tomador de decisiones está la persona que toma la decisión final. Para tomar una decisión de alta calidad, debe comprender todos los ángulos del asunto, las concesiones entre las partes y conocer los impactos que la decisión tendrá en todos los involucrados. El tomador de decisiones debe tener en cuenta la información y las opiniones del acordador, aunque no necesariamente tiene que compartir su opinión. 

Para cerrar nuestro ejemplo, es probable que el tomador de decisiones sea de un equipo diferente (no de software) para que pueda revisar todos los datos relevantes de manera objetiva antes de decidir si se debe crear el nuevo software. Ten en cuenta que el tomador de decisiones no necesita estar en un puesto de liderazgo. De hecho, es útil asignar el rol de decidir a alguien que no sea un líder de equipo o ejecutivo de la empresa para reducir el sesgo en la toma de decisiones.

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Ejemplo de RAPID en la práctica

Echemos un vistazo a cómo podrías usar RAPID en tu trabajo diario. Por ejemplo, supongamos que eres parte del equipo responsable de los precios de los productos. Los precios son una gran decisión que afecta los ingresos, el crecimiento y el éxito inevitable de tu modelo de negocio. Si el precio de los productos es demasiado alto, puedes perder clientes. Pero si son demasiado bajos, estás perdiendo posibles ganancias.

Para encontrar ese punto óptimo, puedes usar RAPID para crear un grupo de personas que usarán datos y perspectivas alternativas para ayudarte a decidir cómo fijar el precio de tu producto. El uso de RAPID en este escenario garantiza que los diferentes equipos, expertos y partes interesadas sean parte de la decisión. Por otro lado, si intentas decidir cómo fijar el precio de tu producto sin usar RAPID, podrías terminar con un monto arbitrario que no maximiza las ganancias o, lo que es peor, ahuyenta a los clientes potenciales.

Beneficios de usar RAPID

Usar RAPID para la toma de decisiones es genial, ya que permite que diferentes partes interesadas participen en decisiones críticas. En lugar de depender únicamente de la junta directiva o del CEO para determinar el próximo curso de acción, cualquier persona en cualquier nivel puede opinar. 

Además, el marco RAPID te ayuda a lograr lo siguiente:

• Involucrar a más personas en las decisiones que los afectan directamente. Esta es una mejor forma de liderar que tomar decisiones sin la participación de tu equipo. 

• Aumentar la transparencia en el proceso de toma de decisiones. Si no estás de acuerdo, sabes con quién hablar y cómo hacer cambios.

• Distribuir el poder en una organización, así no siempre quienes están en los equipos directivos son quienes toman las decisiones.

• Incluir diferentes perspectivas para identificar diferentes oportunidades o desafíos. Cuanto más inclusivo sea tu RAPID, más perspectivas (y, en última instancia, soluciones) podrás analizar.

• Capacitar a todos en la organización para que tomen decisiones, lo que puede ayudarlos a aumentar su sensación de responsabilidad por el trabajo, sus roles y toda la organización. 

• Generar responsabilidad por las decisiones de todos los equipos e individuos, para que todos sepan cómo inciden en las decisiones de la empresa.

¿Qué debes tener en cuenta?

El método RAPID para la toma de decisiones es útil y eficaz, pero puede ser difícil de aplicar. Como cualquier cambio a gran escala, cuando usas RAPID por primera vez, muchas personas pueden no estar de acuerdo. Conocer y planificar estos posibles desafíos por adelantado puede ayudar a que la transición sea más fácil.

Descubre qué debes tener en cuenta:

• Diferencias de poder. RAPID hace evidente que ciertas personas pueden tener más poder que otras, lo que puede generar conflictos. Esto no es necesariamente algo malo: a veces es necesario redistribuir el poder. Pero puede ser incómodo. Si surgen conflictos cuando estás implementando RAPID, intenta usar estrategias de resolución de conflictos que lleguen a la raíz de los problemas y (con suerte) fortalezcan al equipo al final. 

• Nivel de control adecuado. Ser el responsable de la toma de decisiones puede ser entretenido. A veces, las personas no quieren renunciar a ese control ni ceder la toma de decisiones a otros. Tal vez creen que son las únicas personas que pueden tomar las decisiones correctas o quizá solo están acostumbradas a tener esa responsabilidad. En RAPID, tiene más sentido delegar la toma de decisiones a aquellas personas que normalmente no tienen esa responsabilidad para obtener resultados menos sesgados.

• Demasiada confianza en el liderazgo. Es fácil recurrir a los líderes para tomar decisiones. RAPID motiva a los equipos a cambiar quién es responsable de las decisiones, por lo que no siempre es un ejecutivo de alto nivel o una junta directiva. Pero primero, debes romper con la creencia de que los líderes son los únicos que pueden tomar decisiones.

Decisiones RAPID por sobre los resultados rápidos

Cuando quieres decidir qué camiseta usar, simplemente puedes cerrar los ojos y señalar. Pero cuando debes elegir qué rumbo tomar y las decisiones tendrán un impacto duradero en tu negocio, equipo o trabajo, el método RAPID puede ayudarte a tomar mejores decisiones que las que podrías tomar por tu cuenta. 

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