Las 9 mejores herramientas de software para planificación de proyectos

La planificación de proyectos es esencial para todas las iniciativas de negocios, desde pequeños proyectos de equipo hasta programas amplios para toda la empresa. Sin una forma efectiva de planificar el trabajo, las cosas se vuelven confusas. Los empleados no saben quién debe hacer qué ni para cuándo. Los cronogramas se retrasan. Los recursos se sobrecargan. El alcance del proyecto se extiende más allá del punto de viabilidad. 

Pero con el software de planificación de proyectos, no tiene por qué ser así. La herramienta adecuada puede ayudar a los empleados a organizar el trabajo desde la fase inicial de un proyecto hasta su entrega final, sin importar cuántas partes interesadas y equipos interdisciplinarios necesiten para trabajar.

¿Qué es el software de planificación de proyectos?

El software de planificación de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a coordinar y ejecutar iniciativas. Permite a los empleados organizar el trabajo, para que puedan planificar qué hacer y para cuándo. Idealmente, el software de planificación de proyectos debería ir más allá de la simple organización de un solo proyecto. También debería ayudar a cerrar la brecha entre los equipos, facilitando la colaboración de las partes interesadas interdisciplinarias en iniciativas críticas para el negocio. 

Beneficios del software de planificación de proyectos

El software de planificación de proyectos adecuado puede ayudar a las empresas a hacer más, más rápido. A continuación te contamos cómo: 

Crear un único sistema de registros

Mantén a las partes interesadas en sintonía desde el principio. Las aplicaciones de planificación de proyectos ayudan a los equipos a organizar toda la información del proyecto en una plataforma central, para que todas las partes interesadas puedan encontrar la información que necesitan. Las mejores soluciones promueven la claridad con funciones como: 

• Objetivos claros que vinculan cada proyecto con los objetivos generales de la empresa. 

• Integraciones que conectan la información de diferentes aplicaciones para que los miembros del equipo puedan acceder a la información del proyecto en un solo lugar. 

• Tareas con responsables y fechas de entrega, para que todos sepan de qué son responsables y para cuándo deben entregarlas.

• Dependencias que vinculan las tareas relacionadas, para que los equipos puedan finalizar el trabajo en el orden correcto.  

• Diferentes formas de visualizar proyectos y organizar información, como tableros Kanban, diagramas de Gantt, calendarios o listas de tareas. 

Optimiza los procesos

El software de planificación de proyectos ayuda a los equipos a dedicar menos tiempo a las tareas administrativas repetitivas y a la comunicación de ida y vuelta. Las mejores opciones ahorran tiempo con funciones como: 

• Automatizaciones que asignan, programan y clasifican el trabajo automáticamente. 

• Plantillas de proyectos para ayudar a los equipos a comenzar rápidamente y estandarizar los procesos en toda la organización. 

• Funciones simples de aprobaciones y verificación de tareas, para que las partes interesadas puedan ver, aprobar y proporcionar comentarios sobre el trabajo rápidamente. 

Adaptarse en tiempo real

Los proyectos no siempre salen según lo planeado. Un buen software de planificación de proyectos tiene funciones que ayudan a los equipos a anticipar los obstáculos y ajustar su enfoque sobre la marcha. Por ejemplo: 

• Paneles que dan seguimiento al progreso del proyecto en tiempo real, para que puedas ver si una iniciativa está retrasada y corregir el rumbo según sea necesario. 

• Herramientas de gestión de recursos para ayudar a los jefes a visualizar y ajustar la carga laboral del equipo. 

• Hitos del proyecto para identificar objetivos clave a lo largo del cronograma del proyecto. 

• Funcionalidad de actualización de estado, para que los equipos puedan comunicar fácilmente los cambios del proyecto. 

El mejor software de planificación de proyectos

¿Quieres empezar? Hemos recopilado las nueve mejores plataformas de planificación de proyectos para ti y tu Equipo.

Asana: ideal para empresas

La colaboración entre equipos es esencial para las empresas modernas, especialmente si los líderes quieren resolver los problemas de manera rápida y efectiva. De hecho, según Deloitte, el 83 % de las empresas aprovechan los equipos interdisciplinarios. 

Pero si bien la planificación interdisciplinaria de proyectos es importante para todas las empresas, es particularmente complicada en las organizaciones más grandes, donde los equipos tienden a trabajar de forma aislada en diferentes departamentos y jerarquías. Es por eso que las empresas necesitan una herramienta de gestión de proyectos que vaya más allá de la simple planificación. Las grandes empresas deben buscar un software que funcione en todos los equipos y facilite la colaboración interdisciplinaria, sin importar cuántas partes interesadas participen en cada iniciativa.

Con una gama de ofertas empresariales, Asana ayuda a las grandes organizaciones (y a las pequeñas) a ejecutar el trabajo de misión crítica. Con funciones como objetivos, automatizaciones y flujos de trabajo, puedes cerrar fácilmente la brecha entre los equipos, reducir el trabajo repetitivo y mantener a los empleados enfocados en lo que más importa para tu negocio. Además, Asana incluye funciones esenciales de seguridad, privacidad y cumplimiento para mantener tus datos seguros. 

Monday: ideal para pequeñas empresas

Las empresas más pequeñas no necesitan funciones de colaboración y seguridad tan avanzadas. Muchas pequeñas empresas aprecian la interfaz fácil de usar de Monday.com, que facilita los primeros pasos. Dicho esto, puedes encontrarte con obstáculos a medida que tu Equipo crece. 

Clickup: ideal para startups

La colorida interfaz de Clickup es divertida de adoptar y es la favorita de los equipos más pequeños y las startups con presupuestos ajustados. Si bien es fácil empezar a usarla, algunos usuarios informan que encuentran dificultades a medida que sus equipos se expanden y la colaboración interdisciplinaria se convierte en una prioridad.

Basecamp: ideal para la gestión de proyectos tradicional

Fundada en 1999, Basecamp fue una de las primeras herramientas de planificación de proyectos basadas en la web en el mercado. A los jefes de proyecto les gusta su sólida plataforma de mensajería, pero Basecamp puede parecer limitado si la adaptabilidad es tu prioridad. 

Zoho Projects: ideal para proyectos orientados a los detalles

Este software de gestión de tareas se centra en detalles como presupuestos, planillas de horas y seguimiento del tiempo. Es ideal para la planificación de proyectos específicos, pero las organizaciones más grandes pueden alcanzar un umbral para lo que es posible a medida que amplían la colaboración entre equipos. 

Jira: ideal para desarrolladores

Esta herramienta fue diseñada específicamente para el desarrollo de software, con funciones específicas de Agile como épicas, historias de usuario y sprints. Si bien Jira es excelente para metodologías ágiles como Scrum, puede no ser lo suficientemente flexible para los equipos de toda tu empresa. 

Wrike: ideal para equipos orientados al cliente

Con funciones y permisos de seguridad fáciles de usar, Wrike ayuda a los clientes y a los equipos internos a acceder a la información de forma segura. Eso significa que es útil para los equipos que priorizan el trabajo con socios externos, pero puede ser menos efectivo para gestionar el trabajo entre equipos.

Trello: ideal para los amantes de Kanban

Es posible que reconozcas a Trello por sus distintivos tableros Kanban, que los equipos más pequeños pueden usar para arrastrar y soltar tareas en diferentes etapas. Pero si tienes un equipo en crecimiento y necesitas una variedad de vistas de planificación de proyectos, existe el riesgo de que Trello te quede chico.

Smartsheet: ideal para los fanáticos de las hojas de cálculo

Smartsheet atrae a los equipos que viven y respiran hojas de cálculo. Ofrece más capacidades que Microsoft Excel, por ejemplo, funciones de seguimiento del tiempo y colaboración. Dado que no a todos los equipos les gusta trabajar en hojas de cálculo, es posible que esta herramienta no funcione bien en toda la organización. 

Integraciones para aumentar la eficiencia

Algunas herramientas funcionan mejor cuando se combinan con una opción de planificación de proyectos más sólida. Por ejemplo, los equipos a menudo usan varias aplicaciones para gestionar diferentes aspectos de la planificación de proyectos, como la mensajería instantánea, el almacenamiento de datos y más. Al integrar esas aplicaciones con el software de planificación de proyectos que elijas, puedes ayudar a los equipos a colaborar de manera más efectiva.

Las integraciones te permiten centralizar la información del proyecto en un solo lugar. Eso significa que los equipos interdisciplinarios aún tienen una fuente única de referencias, incluso cuando usan diferentes herramientas para hacer las cosas. 

Estas herramientas funcionan bien con el software de planificación de proyectos. Al integrarlas con la aplicación que elijas, puedes aumentar la eficiencia y ayudar a los equipos interdisciplinarios a trabajar juntos. 

Slack: mantente conectado

La mensajería instantánea puede ayudar a unir a los equipos, especialmente si trabajas de forma remota. Busca una herramienta de planificación de proyectos que se integre con Slack, para poder capturar detalles y acciones pendientes de los mensajes, asegurándote de que nada se pierda en el camino. 

Además de Slack, herramientas como Zoom y Microsoft Teams también pueden impulsar la conexión del equipo. Elegir un software de planificación de proyectos que se integre con estas aplicaciones puede ayudar a que las reuniones sean procesables, con tareas, acciones pendientes y transcripciones que se pueden buscar.  

Google Drive: colabora en documentos

Google Drive te permite almacenar, compartir y colaborar de manera segura en los archivos. Con funciones como comentarios y sugerencias, los equipos pueden trabajar juntos fácilmente en un solo documento, hoja de cálculo o presentación de Google. Para asegurarte de que los archivos no se pierdan y de recibir notificaciones cuando las partes interesadas dejen comentarios, busca una aplicación de planificación de proyectos que se integre de manera efectiva con Google Drive. 

Dropbox: almacena archivos grandes en la nube

Si trabajas con archivos grandes, Dropbox puede ayudarte. La aplicación ofrece almacenamiento seguro en la nube, para que los equipos puedan almacenar todo su contenido en un solo lugar y compartir archivos fácilmente con cualquier persona. Integrar Dropbox con tu herramienta de planificación de proyectos es imprescindible para mantener los archivos accesibles, de modo que las partes interesadas tengan una fuente única de referencias para la información del proyecto. 

Zapier: automatiza las tareas repetitivas

Zapier te ayuda a automatizar el trabajo sin escribir una sola línea de código. Esta herramienta te permite conectar tu plataforma de gestión de proyectos con otras herramientas de software, para que puedas automatizar el trabajo manual y repetitivo.��

Preguntas frecuentes sobre el software de planificación de proyectos

¿Qué software es mejor para la planificación de proyectos?

Asana es la mejor opción si trabajas en una empresa grande, quieres expandir tu equipo o valoras el trabajo interdisciplinario. Desde proyectos complejos hasta iniciativas para toda la empresa, Asana puede reducir el tiempo para finalizar un proyecto hasta en un 60 % y reducir los errores del proyecto hasta en un 90 %. Más del 80 % de las empresas Fortune 100* confían en el software, y los clientes empresariales globales, incluidos Amazon, Affirm, Japan Airlines y Sky, confían en Asana para gestionar sus iniciativas estratégicas. 

Asana ofrece más que simples funciones de planificación de proyectos y listas de pendientes. Es lo suficientemente flexible y personalizable como para usarse en toda la organización, ayuda a agilizar los flujos de trabajo entre equipos y proporciona un único sistema de registro para todo el trabajo. 

¿Cuál es la diferencia entre el software de planificación de proyectos y el software de gestión de proyectos? 

Fiel a su nombre, el software de planificación de proyectos ayuda a los equipos de proyectos a resolver los detalles clave de una iniciativa antes de que comience, como crear la hoja de ruta del proyecto, identificar las dependencias, planificar la asignación de recursos y desglosar los entregables finales. 

Por otro lado, el software de gestión de proyectos no solo ayuda a los equipos a planificar proyectos. También ofrece a los empleados una forma de supervisar y ajustar la estrategia a lo largo de una iniciativa. Por ejemplo, un software de gestión de proyectos eficaz debería ayudar a los equipos a dar seguimiento al progreso, comunicar actualizaciones sobre el estado del proyecto, identificar obstáculos y ajustar los recursos. 

Es mejor elegir un software que pueda hacer ambas cosas: planificar nuevos proyectos y ejecutarlos de principio a fin. 

¿Qué debo tener en cuenta al elegir una herramienta de colaboración? 

En lugar de invertir en un software para un caso de uso específico, busca una solución de gestión de proyectos que sea lo suficientemente flexible como para usarla en toda la empresa. Además de la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos, las aplicaciones de gestión de proyectos efectivas proporcionan un espacio de trabajo digital donde todo el equipo y la empresa pueden colaborar. 

Al evaluar un software nuevo, céntrate en lo siguiente: 

• Facilidad de adopción: si el software no es intuitivo, los equipos no lo adoptarán. Mira las demostraciones de productos o programa una sesión con el equipo de ventas de productos para familiarizarte con la interfaz de usuario del software, incluidas las aplicaciones web, de computadora y móviles. Asegúrate de que el software tenga una guía de usuario fácil de navegar. Lo ideal es que los equipos puedan empezar a usar la herramienta por su cuenta, sin una curva de aprendizaje empinada. 

• Retorno de la inversión (ROI): una nueva aplicación debería mejorar los resultados de tu empresa. Además de investigar los precios, busca informes independientes que cuantifiquen el ahorro de tiempo de diferentes herramientas de gestión del trabajo, como este informe de Nucleus Research. 

• Seguridad: es fundamental garantizar que la información de la empresa permanezca privada, incluso cuando los empleados trabajan en diferentes ubicaciones y zonas horarias. La seguridad de los datos es una función imprescindible. Investiga y asegúrate de que la herramienta cumpla con los estándares de seguridad requeridos por tu equipo de TI. 

• Casos de uso entre equipos: el software nuevo no debe contribuir a la expansión de la aplicación. En lugar de elegir una herramienta que solo puedas usar de forma limitada para un equipo específico, busca opciones que sean lo suficientemente flexibles como para cubrir una amplia gama de casos de uso. Idealmente, el software de colaboración debería agilizar los flujos de trabajo entre equipos, como la planificación de campañas y proyectos, el seguimiento de solicitudes de trabajo o la planificación estratégica.

• Seguimiento de la información: es difícil hacer las cosas cuando la información está dispersa en diferentes aplicaciones. Para resolver este problema, el software de planificación de proyectos debe crear un único sistema de registro para todo el trabajo, centralizando la información para que los empleados puedan encontrar lo que necesitan fácilmente. 

*Información según datos relevados el 7 de septiembre de 2022. Asana no se hace responsable de la actualización de esta cifra.