Acciones de tarea

Las tareas son la unidad básica de acción en Asana. Puedes crear tareas nuevas, duplicar las existentes, combinar dos tareas en una, imprimirlas o eliminarlas.

Los nombres de las tareas se muestran en el panel principal. Haz clic en cualquier tarea para ver sus detalles en el panel de detalles de la tarea.

Crear tareas

Crea tareas rápidamente anotándolas en una lista en el panel principal o usando nuestro atajo llamado ‘Agregado rápido’. También puedes crear tareas enviando un mensaje desde cualquier dirección de email que esté asociada a tu cuenta o mediante tus dispositivos iOS y Android.

Los nombres de las tareas suelen ser llamadas a la acción. La información más específica de estas se encuentra en la descripción, un campo editable en el panel de detalles de la tarea, y en los comentarios.

Crea tareas en una lista

Piensa que el panel principal de Asana es como un editor de texto. Crea y edita tareas escribiéndolas en dicho panel.

Para crear una tarea nueva:

  1. Selecciona cualquier tarea existente en el panel principal
  2. Presiona Enter en el teclado
  3. Escribe el nombre de la tarea

Una tarea se eliminará automáticamente si no la nombras. Si quieres tener una tarea vacía, simplemente agrega un espacio en el campo del título.

Agregar tareas en la vista de lista

Para agregar una tarea nueva en la vista de Lista:

Haz clic en el botón + Agregar tarea ubicado cerca de la parte superior del panel principal.

Utilizar Agregado rápido

Usa el botón de Agregado rápido para crear tareas fácilmente desde cualquier lugar de Asana.

Para crear una tarea con el botón de Agregado rápido:

  1. Haz clic en el botón de Agregado rápido en la barra superior
  2. Selecciona Tarea

Presiona las teclas TAB+Q de tu teclado para abrir la ventana de tarea de agregado rápido.

Nuevo: Agregado rápido

Desde la ventana de Agregado rápido de tareas puedes:

  1. Asignar un nombre a la tarea
  2. Asignar la tarea a un responsable
  3. Asociar la tarea a un proyecto
  4. Agregar una descripción de la tarea
  5. Cargar un archivo
  6. Definir una fecha de entrega
  7. Agregar colaboradores a la tarea

Los campos personalizados disponibles se mostrarán en tu menú de Agregado rápido cuando agregues la tarea a un proyecto que las utilice.

Permisos de la tarea

Obtén más información sobre los permisos de la tarea y su configuración en la sección de Permisos de la Guía.

Si olvidas asignar un responsable o proyecto a una tarea, se te asignará a ti por defecto para que puedas encontrarla fácilmente en tu lista de Mis tareas.

Acciones de la tarea

Para realizar una acción en una tarea:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos en el panel de detalles de la tarea y selecciona lo que desees del menú de acciones.

Desde allí, puedes hacer lo siguiente:

  1. Ingresar al modo de pantalla completa
  2. Agregar a un proyecto
  3. Marcar como hito
  4. Marcar como dependiente
  5. Agregar etiquetas
  6. Duplicar tarea
  7. Crear una tarea de seguimiento
  8. Transformar una tarea en pública
  9. Imprimir
  10. Acceder a acciones avanzadas

Duplicar tareas

Para duplicar una tarea:

  • Haz clic en el ícono de los tres puntos en el panel de detalles de la tarea
  • Selecciona Duplicar tarea
  • Identifica los componentes de la tarea que deseas ver en la tarea duplicada
  • Selecciona Crear tarea nueva

Solo puedes duplicar una tarea a la vez.

Combinar tareas duplicadas

Si una tarea es muy parecida a otra, puedes combinarlas en el panel de detalles de la tarea.

Para combinar una tarea duplicada:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en el panel de detalles de la tarea y selecciona Combinar tareas duplicadas
  2. Comienza a escribir el nombre de la tarea con la que la quieres combinar o selecciona una del menú desplegable
  3. Encuentra la tarea duplicada y haz clic en ella

Serás dirigido a la otra tarea (el proyecto se cargará en el panel principal) y verás la opción de deshacer en la parte superior del panel principal.

Las etiquetas, los colaboradores y los ‘me gusta’ de la tarea duplicada se agregarán a la tarea principal. La tarea duplicada se marcará como finalizada y verás la palabra [Duplicada] junto a su nombre.

Notificaremos la combinación de tareas a las siguientes personas mediante email (en caso de que tengan las notificaciones por email activadas) o en su bandeja de entrada de Asana:  

  • Los colaboradores de la tarea duplicada
  • El creador y el responsable de la tarea principal

Los archivos adjuntos de la tarea duplicada no se agregarán a la tarea principal.

Copia la URL de una tarea para compartirla fácilmente con tus compañeros de trabajo.

Para copiar el enlace de una tarea:

  1. Haz clic en el ícono Copiar enlace de la tarea en la parte superior del panel de la tarea

Convertir tareas en proyectos

Tarea a proyecto

Para convertir una tarea en un proyecto:

  • Haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en el panel de detalles de la tarea
  • Dirígete a Convertir a y selecciona Proyecto en el menú desplegable
  • Escribe el nombre del proyecto
  • Selecciona el equipo al que quieras agregar el proyecto
  • Selecciona si deseas crear un proyecto en blanco o usar una plantilla
  • Selecciona Convertir

En las organizaciones también puedes seleccionar el equipo en el que debe crearse el proyecto. Por defecto, el proyecto se creará en el mismo equipo que la tarea original.

Tu nuevo proyecto

Después de convertir una tarea en proyecto, muchos de sus detalles se traspasarán al proyecto nuevo:

Campo original:Campo nuevo:
Nombre de la tareaNombre del proyecto
Responsable de la tareaEncargado del proyecto
ColaboradoresColaboradoresLee más de la tareaMiembros del proyecto
SubtareasTareas madre

Además, se incluirá un enlace a la tarea original en la descripción del proyecto.

Los archivos y los comentarios de las tareas no se convertirán y permanecerán en la tarea original.

La tarea original

Se incluirá un enlace al nuevo proyecto en el panel derecho de la tarea original.

Permisos

Después de convertir una tarea en proyecto, el nuevo proyecto heredará los permisos de la tarea originales.

Una tarea que es privada para un grupo de miembros se convertirá en:

  • Un proyecto público en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía gratuita
  • Un proyecto privado de un grupo de miembros en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía Premium

Cómo agregar una tarea a un proyecto

Agregar tarea: paso 1

Para agregar una tarea a un proyecto:

  • Haz clic en el ícono de los tres puntos en el panel de detalles de la tarea
  • Coloca el cursor sobre Agregar a otro proyecto y haz clic allí
  • Ahora tendrás la opción de Agregar a un proyecto
  • Selecciona el proyecto al que quisieras agregar la tarea

También puedes usar el atajo del teclado Tab + P para agregarla a otro proyecto.

Desde los detalles de la tarea

Desde los detalles de la tarea:

  • Haz clic en el signo + en el panel de detalles de la tarea en la sección Proyectos
  • Coloca el cursor sobre Agregar esta tarea a un proyecto y haz clic allí
  • Aparecerá una lista con las opciones de proyectos entre los cuales podrás elegir

Imprimir una tarea

Tienes la opción de imprimir una tarea específica y sus detalles.

Para imprimir una tarea:

  1. haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en el panel derecho;
  2. selecciona Imprimir.

Aprende cómo imprimir una lista completa de tareas aquí.  

Modo de pantalla completa

Accede al modo de pantalla completa si quieres enfocarte en una sola tarea o realizar una presentación en una reunión.

Para pasar al modo de pantalla completa:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en el panel derecho
  2. Selecciona Pantalla completa

Eliminar tareas

Si creas una tarea por error o decides que es innecesaria, tienes la opción de eliminarla.

Hay dos maneras de eliminar una tarea:

  • Desde el panel principal: haz clic en la tarea deseada y presiona Tab+retroceso en el teclado.
  • Desde el panel de detalles de la tarea: haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Eliminar tarea en el menú desplegable.

Eliminar tarea

Para eliminar una tarea desde el panel de detalles de la tarea:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos ubicado en el panel de detalles de la tarea
  2. Selecciona Eliminar tarea

Vista de elementos eliminados

La vista de elementos eliminados le permite a la persona que creó o eliminó una tarea, subtarea o mensaje poder restaurarlo. Es similar a la papelera de reciclaje de tu computadora.

Para ver y restaurar elementos que hayas creado o eliminado:

  1. Haz clic en Mostrar más... en el menú lateral, debajo de Favoritos y selecciona Elementos eliminados
  2. Para restaurar una tarea eliminada, haz clic en el ícono de la papelera
  3. Para eliminar una tarea de forma permanente, haz clic en la tarea y luego, en Eliminar permanentemente en el panel de detalles de la tarea

Para buscar elementos eliminados, primero, deberás marcar el proyecto, equipo o portafolio como favorito. El motivo es que la vista de Elementos eliminados se encuentra dentro de la sección Favoritos, en el menú lateral.

Los elementos que elimines o crees se cargarán en el panel principal.

También podrás encontrar los mensajes eliminados en la vista de Elementos eliminados.

Elementos eliminados en la vista de búsqueda

Puedes incluir o excluir los elementos eliminados de cualquier [vista de Búsqueda] (https://asana.com/guide/help/fundamentals/search).

Para buscar elementos eliminados, primero crea una búsqueda avanzada, después:

  1. haz clic en + Agregar filtro; y
  2. selecciona Más información > Eliminado....

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