Acciones de tarea

Las tareas son la unidad básica de acción en Asana. Puedes crear nuevas tareas, duplicar las existentes, combinar dos tareas en una, imprimirlas o eliminarlas.

Los nombres de las tareas se muestran en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas . Haz clic en cualquier tarea para ver sus detalles en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas .

Crear Tareas

Crea tareas rápidamente anotándolas en una lista en el panel principal o usando un atajo llamado Agregado rápido. También puedes crear tareas enviando un mensaje desde cualquier dirección de email que esté asociada a tu cuenta o mediante tus dispositivos de iOSiOS La aplicación móvil de Anana disponible para dispositivos iOS. Lee mas y AndroidAndroid La aplicación móvil de Asana para dispositivos Android. Lee mas .

Los nombres de las tareas suelen ser llamadas a la acción. La información más específica de estas se encuentra en la descripción, un campo editable ubicado en el panel derecho. Y el diálogo, por su parte, se genera en los comentarios.

Anotar Tareas en una Lista

Piensa que el panel principal de Asana es como un editor de texto. Crea y edita tareas escribiéndolas en dicho panel.

Para crear una nueva tarea:

  1. selecciona una tarea existente en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas ;
  2. presiona Enter en tu teclado; y
  3. escribe el nombre de la tarea.

Botón Agregar Tarea en Vista de Lista

Para agregar una nueva tarea en la Vista de Lista:

Haz clic en el botón Agregar tarea ubicado cerca de la parte superior del panel principal.

Utilizar Agregado Rápido

Usa Agregado rápido para crear tareas fácilmente desde cualquier lugar de Asana.

Para crear una tarea usando el menú de Agregado rápido:

  1. haz clic en el botón + ubicado en la barra superiorbarra superior La barra superior aparece en la parte superior de Asana arriba del encabezado. Lee mas ; y
  2. selecciona Tarea.

Presiona las teclas TAB+Q de tu teclado para abrir la ventana de tarea en agregado rápido.

Nuevo Agregado rápido

Desde la ventana Agregado rápido de tarea, puedes:

  1. Nombrar la tarea
  2. AsignarAsignar La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas la tarea
  3. Asociar la tarea a un proyectoproyecto Los proyectos son listas de tareas. Lee mas
  4. Agregar una descripción de la tareadescripción de la tarea La descripción de la tarea es un campo de texto que permite a los usuarios agregar detalles y contexto a sus tareas. Lee mas
  5. Cargar un archivo adjuntoarchivo adjunto Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas
  6. Establecer una fecha de entregafecha de entrega La fecha en que debe entregarse una tarea o subtarea. Lee mas

Los campos personalizados disponibles se mostrarán en tu menú de Agregado rápido cuando agregues la tarea a un proyecto que las utilice.

Permisos de Tarea

Obtén más información sobre los permisos de tarea y su configuración en la sección de Permisos de la Guía.

Si olvidas asignar un responsable o proyecto a una tarea, se te asignará a ti por defecto para que puedas encontrarla fácilmente en tu lista de Mis tareas.

Acciones de tarea

Realiza una acción en una tarea haciendo clic en icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derecho y seleccionando una en el menú de acciones.

la opción Crear una tarea de seguimiento es una función Hack que debe ser activada en tus Ajustes de perfil.

Copiar Tareas

Para copiar una tarea:

  1. Haz clic en el icono de los tres puntos ubicado en el panel derecho
  2. Selecciona Copiar tarea

En la ventana de Copiar tarea:

  1. incluye los elementos de la tarea que quieres ver en la copia; y
  2. selecciona Crear nueva tarea.

Solo puedes duplicar una tarea a la vez.

Combinar Tareas

Si una tarea es muy parecida a otra, puedes combinarlas en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas .

Para combinar tareas:

  1. haz clic en el icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derecho y selecciona Combinar tareas duplicadas;
  2. escribe el nombre de la tarea con la que quieres combinar; y
  3. encuentra la tarea duplicada en los resultados y selecciona Combinar tareas.

Serás dirigido a la otra tarea (el proyecto se cargará en el panel principal) y verás la opción de deshacer en la parte superior del panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas .

Las etiquetasetiquetas Usa etiquetas para marcar tareas o agrupar tareas similares. Lee mas , los seguidores y los me gustame gusta Dar me gusta es una manera fácil de expresar entusiasmo por una tarea, indicar que estás de acuerdo con un comentario o expresar gratitud por la finalización de una tarea. Lee mas de la tarea duplicada se agregarán a la tarea principal. La tarea duplicada se marcará como completada y verás la palabra [Duplicada junto a su nombre.

Notificaremos la combinación de tareas a las siguientes personas mediante email (en caso de que tengan las notificaciones de email activadas) o a su Bandeja de entradaBandeja de entrada Mi bandeja de entrada muestra las actividades relacionadas con las tareas, los proyectos o las conversaciones que un usuario sigue. Lee mas :  

  • los seguidoresseguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea duplicada
  • el creador y el responsableresponsable La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas de la tarea principal

Los archivos adjuntos de la tarea duplicada no se agregarán a la tarea principal.

Copiar URL de Tareas

Copia el URL de una tarea para compartirla fácilmente con tus compañeros de trabajo.

Para copiar el URL de una tarea:

  1. Haz clic en el icono de los tres puntos ubicado en el panel derecho
  2. Selecciona Copiar URL de la tarea

Convertir Tareas en Proyectos

Para convertir una tarea en proyecto:

  1. haz clic en el icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas y
  2. selecciona Convertir a proyecto.

En la ventana de Convertir en proyecto:

  1. ingresa el nombre del proyecto; selecciona el EquipoEquipo Un equipo es un grupo de personas de una organización que trabajan juntas en varios proyectos. Lee mas en el que crearás el proyecto; indica qué campos quieres incluir; luego
  2. selecciona Convertir.

En Organizaciones también puedes seleccionar el Equipo en el que debe crearse el proyecto. Por defecto, el proyecto se creará en el mismo Equipo que la tarea original.

Tu nuevo proyecto

Después de convertir una tarea en proyecto, muchos de sus detalles se traspasarán al nuevo proyecto:

Campo original: Nuevo campo:
Nombre de tarea Nombre del proyecto
Descripción de la tareaDescripción de la tarea La descripción de la tarea es un campo de texto que permite a los usuarios agregar detalles y contexto a sus tareas. Lee mas Descripción del proyecto
ResponsableResponsable La persona responsable de la tarea o subtarea. Asana permite un responsable por tarea o subtarea. Lee mas de la tarea Encargado del proyectoEncargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas
SeguidoresSeguidores Agrega seguidores a cualquier tarea y recibirán notificaciones sobre las actualizaciones de la tarea. Lee mas de la tarea Miembros del proyectoMiembros del proyecto Una persona que tiene acceso a un proyecto y recibe notificaciones sobre el proyecto. Lee mas
SubtareasSubtareas Las subtareas dividen una tarea en partes más pequeñas. Las subtareas, al igual que las tareas, tienen responsables, fechas de entrega, comentarios y me gusta. Lee mas Tareas principales

Además, se incluirá un enlace a la tarea original en ladescripción del proyectodescripción del proyecto La descripción del proyecto es un lugar donde se presentan a los compañeros de equipo los objetivos y una descripción general de un proyecto. Lee mas .

Los archivos adjuntosarchivos adjuntos Un archivo que se adjunta a una tarea o conversación. Lee mas y los comentarioscomentarios Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas de la tarea no se traspasarán sino que permanecerán en la tarea original.

La tarea original

Se incluirá un enlace al nuevo proyecto en el panel derecho de la tarea original.

Permisos

Después de convertir una tarea en proyecto, el nuevo proyecto heredará los permisos de la tarea originales.

  • Una tarea públicatarea pública Una tarea pública está visible para todos los miembros del espacio de trabajo u organización. Lee mas se traspasará a un proyecto públicoproyecto público Los proyectos públicos están visibles para todos los miembros del equipo y del proyecto. Lee mas
  • Una tarea privadatarea privada Una tarea privada es visible solo para los seguidores de la tarea. Las tareas creadas en Mis tareas son privadas en forma predeterminada. Lee mas se traspasará a un proyecto privadoproyecto privado Los proyectos privados son visibles solo para los miembros del proyecto. Lee mas

Una tarea que es privada para un grupo de Miembros se traspasará:

  • a un proyecto público en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía gratuita
  • a un proyecto privado de un grupo de miembros en un espacio de trabajo, equipo u organización con membresía premium

Imprimir una Tarea

Tienes la opción de imprimir una tarea específica y sus detalles.

Para imprimir una tarea:

  1. haz clic en el icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derecho; y
  2. seleccionaImprimir.

Aprende cómo imprimir una lista completa de tareas aquí.  

Modo Pantalla Completa

Ingresa al modo de pantalla completa si quieres enfocarte en una sola tarea o realizar una presentación en una reunión.

Para ingresar al modo de pantalla completa:

  1. haz clic en el icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derecho; y
  2. selecciona Pantalla completa.

Eliminar Tareas

Si creas una tarea por error o decides que es innecesaria, tienes la opción de eliminarla.

Hay tres maneras de eliminar una tarea:

  • en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas , haz clic en/selecciona la tarea deseada y presiona Tab+Backspace en tu teclado
  • en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas , arrastra la tarea hacia el icono Tareas eliminadas
  • en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas , haz clic en el icono de los puntos suspensivos y selecciona Eliminar tarea en el menú desplegable

Para borrar una tarea desde el panel derecho:

  1. haz clic en el icono de los puntos suspensivos ubicado en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas y
  2. selecciona Eliminar tarea.

Vista de Elementos Eliminados

La vista de elementos eliminados le permite a la persona que creó o eliminó una tarea, subtarea o conversación poder restaurarla. Es similar al basurero o papelera de reciclaje de tu computador.

Para ver y restaurar elementos eliminados que hayas creado o eliminado:

  1. haz clic en Mostrar recientes y más… en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas ubicado cerca de tus favoritosfavoritos Los usuarios pueden marcar como favoritos proyectos, personas, etiquetas o vistas de búsqueda personalizadas para acceder fácilmente a estos en el menú lateral. Lee mas ; y luego
  2. haz clic en Elementos eliminados.

Los elementos que elimines o crees se cargarán en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas .

También podrás encontrar Conversaciones eliminadas en la vista de Elementos eliminados.

Recuperar

Para recuperar un elemento:

  1. selecciona Elementos eliminados en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas (es probable que tengas que hacer clic en Mostrar más… para encontrar esta opción);
  2. encuentra el elemento que quieres recuperar; y luego haz clic en el icono de la papelera.

Eliminar Para Siempre

Para eliminar un elemento de manera permanente:

  1. selecciona Elementos eliminados en el menú lateral (es probable que tengas que hacer clic en Mostrar más… para encontrar esta opción);
  2. encuentra el elemento y haz clic en su nombre en el panel principalpanel principal Cuando seleccionas un proyecto, etiqueta o persona, verás la lista de tareas relevante en el panel principal. Lee mas ; luego
  3. haz clic en el botón Eliminar para siempre ubicado en el panel derechopanel derecho El panel derecho contiene los detalles de una tarea o conversación. Lee mas .

Elementos Eliminados en Vista de Búsqueda

Puedes incluir o excluir los elementos eliminados desde cualquier Vista de búsquedaVista de búsqueda Una vista de búsqueda es una lista de tareas o conversaciones que cumplen los criterios que un usuario especifica en una búsqueda. Lee mas .

Para buscar o eliminar elementos, primero crea una Vista de búsqueda, después:

  1. haz clic en + Agregar filtro; y
  2. selecciona Más > Eliminados….

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.