¿Qué es una épica ágil? ¿Necesitas una?

No existe una solución única para la gestión de proyectos. Los métodos lineales, como la gestión de proyectos en cascada, hacen que los proyectos pasen por diferentes fases en un orden secuencial. Las metodologías ágiles de gestión de proyectos, como Kanban y Scrum, utilizan un proceso iterativo, lo que permite a los equipos adaptar y ajustar el proyecto a medida que trabajan.

Si ya has usado la metodología ágil, sabes que los proyectos ágiles se dividen en sprints, que son bloques de trabajo de 2 a 4 semanas. Antes de cada sprint, los miembros del equipo extraen tareas pendientes de un backlog del producto. Cada tarea pendiente individual se denomina historia de usuario.

Dentro de este sistema, puede suceder una de dos cosas:

1. La historia de usuario es demasiado grande para que una persona la maneje y debe dividirse en componentes más pequeños.

2. Las historias de usuario están relacionadas y contribuyen a un objetivo más amplio. 

En ambos casos, puedes usar épicas para organizar las historias de usuario y trabajar en componentes más fáciles de gestionar para cada sprint. 

¿Qué es una épica ágil?

Una épica es un gran cuerpo de trabajo, compuesto por tareas pendientes más pequeñas e historias de usuario, que tu equipo finaliza en varios sprints. Las épicas crean una jerarquía de trabajo, conectan las historias de usuario con los objetivos a largo plazo del proyecto y facilitan que tu equipo comprenda el impacto de cada sprint. 

¿Cómo encaja una épica en la gestión ágil?

Como todo el trabajo, las épicas en última instancia se conectan con tus objetivos generales de negocios. Analicémoslo, paso a paso, para ver cómo lo haces exactamente: 

1. Tu equipo establece objetivos anuales.

2. Esos objetivos anuales se dividen en grandes iniciativas (según el tamaño de tu equipo, podrías tener de 1 a 3 iniciativas por trimestre).

3. Cada iniciativa se compone de una variedad de épicas, los grandes cuerpos de trabajo dentro de la iniciativa.

4. Cada épica se divide en una historia de usuario.

5. Las historias de usuario se almacenan como elementos del backlog del producto.

Al usar épicas e iniciativas, puedes conectar claramente objetivos más amplios con historias de usuario individuales para que tu equipo siempre sepa por qué su trabajo es importante, similar al formato de la Pirámide de la claridad.

Veamos el lanzamiento de una actualización de producto como ejemplo. El resultado general es el lanzamiento, pero esto no brinda mucha información a quienes trabajan en el proyecto. Los miembros del equipo que miran este objetivo no saben cómo pueden lograrlo, es abrumador. Al dividir el proyecto en una hoja de ruta del producto y, más adelante, en épicas, puedes reducir esta sensación de agobio, aumentar la productividad y elevar la moral.

Los beneficios de usar épicas ágiles

Las épicas ágiles hacen que los proyectos avancen al convertir grandes cantidades de trabajo en tareas tangibles. Sin ellas, los proyectos corren el riesgo de estancarse y los equipos pueden agotarse al trabajar sin un final a la vista. 

Divide las grandes cargas de trabajo en tareas

Los grandes objetivos que creas como temas ágiles son excelentes guías de proyectos, pero no te ayudarán a realizar el trabajo. Necesitarás tareas más detalladas para eso. En los proyectos ágiles, estas tareas detalladas, conocidas como historias de usuario, se alojan en épicas. Al usar épicas, puedes dar seguimiento al progreso hacia tus objetivos a medida que los miembros del equipo finalizan las historias asignadas.  

Define el quién, el qué y el cuándo de los proyectos

Dividir las iniciativas en épicas te muestra cómo se hará el trabajo. Para cada épica, también enumerarás el propietario del producto, quién es responsable de la finalización, qué tareas están involucradas y una fecha límite. 

Proporcionar una descripción general a las partes interesadas

Las épicas agrupan las historias de usuario bajo un mismo paraguas. Cuando las partes interesadas externas e internas necesitan acceder a la información, ya sea una fecha límite o un informe de progreso, pueden simplemente verificar el progreso de tus épicas ágiles. Esto elimina la necesidad de reuniones de estado innecesarias e interrupciones diarias. 

Facilitar el seguimiento del trabajo

Las épicas tienen un límite de tiempo, lo que significa que tienen una fecha de inicio y de finalización del objetivo. A través de gráficos de trabajo pendiente y elementos visuales de informes, puedes usar una épica para dar seguimiento al progreso general del proyecto. 

Reducir la corrupción del alcance

Cuando desarrolles el plan del proyecto, determinarás el alcance del trabajo y los entregables. Pero los proyectos ágiles son flexibles, es uno de sus principales beneficios. Esto es ideal para inspirar la creatividad, pero no tanto para mantener el alcance inicial. Las épicas ayudan a prevenir la corrupción del alcance y el exceso de trabajo al definir tareas específicas.   

Aumentar la productividad

Los objetivos grandes y generales pueden parecer inalcanzables. Es difícil trabajar en algo cuando todavía es solo un concepto. Para avanzar en este tipo de objetivos, debes transformar el trabajo en algo alcanzable. Los equipos estarán más motivados para finalizar las épicas que si solo estuvieran persiguiendo iniciativas más grandes.

Ejemplo de épica ágil

Para comprender mejor cómo funcionan las épicas, veamos un ejemplo. 

Este año, estableciste un OKR para aumentar la satisfacción del cliente. Recibes comentarios de clientes que indican que algunos de tus clientes empresariales no están satisfechos con los informes visuales de tu producto. En lugar de solo ver porcentajes, quieren un aspecto más impresionante y profesional que puedan compartir con orgullo. Esta es información útil, pero es demasiado amplia para trabajar en ella tal como está. 

Objetivo: Aumentar la satisfacción del cliente en un 10 % este año.

Iniciativa: Mejoras del producto para el primer trimestre

Epica: crear un mejor panel de informes para que el usuario final pueda dar seguimiento al progreso dentro de la aplicación.

Historias de usuario: 

• Quiero tener un panel para generar informes, para poder ver rápidamente los datos.

• Quiero descargar informes para poder compartirlos con las partes interesadas.

• Quiero tener gráficos para mostrar el trabajo visualmente, de modo que pueda incluirlos en informes y presentaciones formales.

• Quiero agregar a todas las partes interesadas a mi panel, para que todos tengan acceso al progreso del proyecto.

Cómo crear una épica ágil

Cuando creas una épica ágil, debes abordarla desde una perspectiva estratégica. La épica guiará tu trabajo y tus tareas diarias. Debe ser lo suficientemente pequeña como para completarse (esta no es la etapa de ideación) y lo suficientemente específica como para que puedas medir su éxito. 

Paso 1: definir la épica

Para maximizar los beneficios de tus épicas, sigue estas mejores prácticas.  

1. Sigue los parámetros de los objetivos inteligentes. Haz que cada épica sea SMART: específica, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Cuando creas una épica, debes eliminar la ambigüedad y las generalizaciones. Los objetivos inteligentes hacen que las épicas sean específicas y detalladas, para que todos sepan exactamente qué esperar. 

2. Define cómo lo medirás. O, dicho de otra manera, ¿cómo sabrás cuándo el proyecto está terminado? Aquí es donde decides sobre resultados específicos, tanto cuantitativos como cualitativos. 

3. Usa un sistema para dar seguimiento e informar sobre el progreso. Asegúrate de crear épicas en un sistema donde puedas dar seguimiento e informar adecuadamente sobre el progreso y supervisar los trabajos pendientes. Al decidir qué usar, considera a las partes interesadas, tus prioridades y la capacidad productiva del equipo. Si prefieres tener una fuente de información centralizada donde todos tengan acceso al trabajo, por ejemplo, busca una herramienta o estructura que te permita hacerlo. 

4. Establece un marco de tiempo. Las épicas no deben ser demasiado largas ni demasiado cortas. La fecha límite puede cambiar, pero para incluir varios sprints, debes apuntar a entre 1 y 4 meses para cada épica. 

Paso 2: Divide tu épica en historias de usuario individuales

En última instancia, el objetivo de una épica es cerrar la brecha entre tus objetivos más grandes y tus historias de usuario más pequeñas. Recuerda: una historia de usuario es el resultado deseado de la épica enmarcada desde la perspectiva del usuario final.

Por ejemplo, digamos que la historia de usuario más grande que guía tu épica ágil es: “Como cliente, quiero disminuir la cantidad de tiempo que me lleva hacer lo que necesito en el producto”. Una pequeña historia de usuario podría ser: “Como cliente, quiero disminuir la cantidad de clics que se necesitan para llegar a mi panel personal”.

Paso 3: decidir cómo priorizar la épica

La mayoría de los equipos eligen un marco ágil debido a su flexibilidad. A medida que avances y dividas tus épicas ágiles en historias de usuario más pequeñas, recuerda que debe funcionar para tu Equipo. Estos desgloses son sugerencias, no reglas. Para determinar qué desglose debes usar, considera el tamaño de la épica, su nivel de prioridad y si tiene alguna dependencia.

Por flujo de trabajo

Para usar flujos de trabajo para tus épicas, deberás dividirlas en tareas. Estas tareas se utilizan para crear un flujo de trabajo, donde puedes agregar miembros del equipo asignados, fechas límite y dependencias según sea necesario. El principal beneficio de un flujo de trabajo es la funcionalidad, que permite a un jefe de proyecto delegar, distribuir y priorizar las tareas. Si usas una herramienta de gestión de proyectos, también podrás automatizar estas tareas del flujo de trabajo y conectar aplicaciones que respalden mejor tu trabajo.

Por cronograma

El tiempo es una forma sencilla de priorizar el trabajo. Te permite ver la épica como un todo y decidir si puede encajar en un sprint o si debes dividirla en varios sprints. Usa este sistema cuando necesites usar fechas límite para priorizar el trabajo. Para una mejor usabilidad, también puedes estructurar visualmente el cronograma como un diagrama de Gantt. 

Por rol

Algunas épicas están más definidas por los roles del equipo que por las tareas en sí. En este caso, la épica ágil se desglosará por rol y equipo. Estructurarás la épica en torno al Equipo que necesitas. Si estás trabajando en el lanzamiento de una función, el desglose de roles podría ser:

Épica en las metodologías ágiles: lanzamiento de una nueva función

• Rol: Ingeniería

  • Tareas

• Función: especialista en marketing de productos

  • Tareas

• Función: diseñador

  • Tareas

Haz que tu próximo proyecto sea épico

La gestión ágil de proyectos es una forma más flexible y adaptable de planificar el trabajo, y las épicas ágiles te ayudan a realizar ese trabajo. Ayudan a desmitificar el trabajo y aclarar todos los aspectos del proyecto, lo que mejora el flujo de trabajo con cada iteración del sprint. Con esta claridad y dirección, el equipo puede hacer el trabajo que mejor sabe hacer y avanzar en los proyectos con menos esfuerzo y más enfoque.