Plantilla para plan de proyecto ágil

Si creas tu proyecto ágil con una plantilla para planes de proyectos ágiles le puedes ahorrar al equipo mucho tiempo y esfuerzo por la coherencia que se mantiene en todas las iniciativas. Con unos pocos y simples pasos puedes crear tu propia plantilla para planes de proyectos ágiles.

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Las estrategias tradicionales de gestión de proyectos, por lo general, se plantean con una metodología lineal, de tipo cascada (waterfall). Sin embargo, esta estrategia no funciona tan bien en el caso de productos dinámicos como el desarrollo de software. En 2001, nació la metodología Agile (o ágil, como se la conoce) para ayudar a los equipos dinámicos que se mueven con rapidez a iterar sin demoras y a enfocarse más en las necesidades del cliente.

Afortunadamente, hay muchas herramientas diferentes de gestión de proyectos que se pueden usar para planificar un nuevo proyecto Agile. Una de esas herramientas es la plantilla para planes de proyectos ágiles.

¿Qué es la plantilla para plan de proyecto ágil?

La plantilla para planes de proyectos ágiles ofrece un marco de trabajo repetible que se puede personalizar y usar para cualquier proyecto en el que se aplique la metodología Agile. Con una plantilla para planes de proyectos ágiles el proceso de planificación se acelera y, además, te aseguras de que los proyectos del equipo tengan una organización uniforme.

Los planes de proyectos ágiles, por lo general, se organizan en tableros Kanban. En este formato, cada tarjeta Kanban representa una tarea que se debe realizar. La tarea atraviesa las distintas etapas que están representadas por las columnas del tablero Kanban.

¿Qué es la gestión de proyectos Agile?

Agile es una metodología común de gestión de proyectos que consiste en dividir proyectos grandes en fracciones de tiempo más pequeñas, comúnmente denominadas “sprints”. La gestión de proyectos ágiles es un proceso iterativo. Significa que después de cada sprint o iteración, el equipo se toma el tiempo necesario para reflexionar sobre cómo se pueden mejorar las cosas para el sprint siguiente.

Puedes usar la plantilla para planes de proyectos ágiles con cualquier tipo de metodología Agile, incluidas la gestión de proyectos Lean, Kanban o Scrum.

Cómo crear una plantilla para planes de proyectos ágiles

Por lo general, las plantillas para planes de proyectos ágiles se organizan en una de estas siguientes dos maneras: al estilo de un tablero Kanban o en un diagrama de Gantt. El tablero Kanban se usa más si quieres ver en qué etapas específicas se encuentran las tareas, mientras que el diagrama de Gantt es mejor para identificar el progreso del proyecto con una visión más lineal.

Antes de crear tu propia plantilla para planes de proyectos ágiles, observa tu proceso actual de planificación Agile. Identifica las etapas específicas por las que avanzan las tareas, qué información necesitan ver los encargados o propietarios de los productos o los gerentes del proyecto con solo echar un vistazo, y detecta los detalles específicos que requiere el equipo para finalizar una tarea.

Comúnmente, en los proyectos ágiles al trabajo se le da seguimiento sobre la marcha. Por lo tanto, es probable que te convenga organizar las tareas de la plantilla en etapas como las siguientes: Pendientes, En curso y Finalizadas. A las tareas de la sección “Pendientes”, por lo general, se las conoce como el trabajo pendiente o backlog del producto. También puedes personalizar la etapa “En curso” y adaptarla a las necesidades específicas de tu equipo. Por ejemplo, algunos equipos diferenciarán las fases de la determinación del alcance, las revisiones y el desarrollo.

El paso siguiente para crear tu plantilla para planes de proyectos ágiles consiste en identificar la información que debería incluirse en cada tarea que figura en el tablero Kanban, como los puntos de historia, las fechas de inicio y fin, y quién es el responsable. La mejor manera de lograrlo es con una plantilla para tarjetas Kanban.

Ventajas de usar una plantilla digital para el plan de un proyecto ágil

Los beneficios que brinda una plantilla para planes de proyectos ágiles son asombrosos, no solo para los gerentes de proyecto o propietarios del producto, sino para el equipo entero. A continuación, compartimos algunos de los motivos por los que te recomendamos crear una plantilla para planes de proyectos ágiles con una herramienta digital de gestión de proyectos:

  • Visualizas el proyecto con diferentes vistas. Si eres el propietario del producto, probablemente te resulte más sencillo ver el proyecto al estilo de un diagrama de Gantt para identificar rápidamente las dependencias de los entregables. Pero para quienes trabajan con las tareas, podría ser más fácil ver el proyecto como un tablero Kanban.

  • Automatizas la emisión de informes. Algunas herramientas digitales para la gestión de proyectos ofrecen la funcionalidad de crear cuadros y gráficos automáticamente; como por ejemplo, un gráfico burndown. Este tipo de facilidades les permitirá ahorrar tiempo a los gerentes y ayudará, por ejemplo, a que los integrantes de los equipos ágiles entiendan qué cantidad de trabajo debe finalizar el equipo de desarrollo antes de terminar un sprint.

  • Colaboras con los miembros del equipo del proyecto en tiempo real. Se acabaron los tiempos en que los documentos quedaban obsoletos y las hojas de cálculo absolutamente estancadas. Con una herramienta digital de gestión de proyectos, puedes ver el cronograma, las tareas y cualquier otra información del proyecto en tiempo real.

Funciones integradas

  • Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

  • Informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

  • Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

  • Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

Aplicaciones recomendadas

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

  • Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

  • ServiceNow. Reduce el trabajo manual de los equipos de TI con la automatización de la creación de tareas en Asana, y brinda visibilidad en ambas plataformas sobre el estado de los trabajos y el contexto, en tiempo real. Los equipos de servicio interno que usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar las consultas de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes en las que hay que trabajar fuera de ServiceNow, como responder a algún pedido de hardware o a alguna consulta sobre su paga. Esta integración facilita la conexión de ServiceNow con acciones y actualizaciones que se producen en Asana.

Preguntas frecuentes

¿Cómo crear una plantilla para planes de proyectos ágiles?

Si es la primera vez que creas una plantilla para planes de proyectos ágiles, observa los flujos de trabajo de tu equipo y analiza qué etapas debe atravesar una tarea hasta que se la considere finalizada. Cada paso debería ser una etapa específica de la plantilla. A partir de allí, piensa qué información debería ir en una tarjeta Kanban. Podrían ser las historias de usuarios, los puntos de historia y las fechas de entrega. Una vez que hayas determinado cuál es esa información, tendrás el esqueleto del plan de un proyecto ágil. Entonces, podrás guardarla como plantilla para usarla con los próximos proyectos.

¿Qué es la metodología Agile?

Un método Agile es un marco de gestión de proyectos en el que los proyectos se dividen en períodos más cortos; comúnmente, sprints de dos semanas. El objetivo de aplicar una metodología Agile es el de mantener un estilo de trabajo que permita cambiar rápido el rumbo de la estrategia si es necesario. En caso de que tu equipo necesitara cambiar el enfoque por algún motivo en particular, podrían orientarse sin mayores inconvenientes hacia una estrategia diferente, de ahí el nombre, “Agile” (o ágil).

¿Cómo implemento la metodología Agile en mi equipo?

Cuando esté todo listo para planificar el primer proyecto Agile, comienza por los objetivos de esa iniciativa. Determina una hoja de ruta del producto para darle forma a la estrategia que te ayudará a cumplir con esos objetivos. A partir de allí, comenzarás con la planificación de sprints y la implementación de las reuniones de actualización diaria o daily standups. Después del primer sprint, realiza una reunión retrospectiva y, a continuación, vuelve a iniciar el proceso.

¿Realmente debería usar una plantilla digital para el plan de un proyecto ágil?

¡Por supuesto que sí! La plantilla digital para el plan de un proyecto ágil facilita totalmente la creación de cualquier proyecto en el que pretendas trabajar con metodologías ágiles. Con unos pocos clics puedes tener el marco de trabajo específico para trabajar con Agile en tu equipo y todo listo para avanzar con el siguiente proyecto. Simplemente, agrega las tareas en el backlog y ya no hará falta nada más para poner en marcha tu proyecto ágil.

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