Plantilla para tarjetas Kanban

Kanban es una metodología de gestión de proyectos muy utilizada y que permite a los equipos equilibrar el trabajo que deben completar con la disponibilidad de cada miembro del equipo. La idea es que los miembros del equipo “extraigan” las tareas de una lista de trabajo pendiente o backlog y las trasladen por las etapas designadas del flujo de trabajo. Por lo general, los equipos implementan el método Kanban a través de tableros Kanban.

Si el tablero Kanban es un esqueleto, las tarjetas Kanban son los músculos. Estas tarjetas contienen toda la información que los desarrolladores necesitan para realizar una tarea. Si tu equipo busca crear un proceso Kanban más uniforme, crear una plantilla para tarjetas Kanban puede ayudar a acelerar los flujos de trabajo. Así es como funciona:

¿Qué es una plantilla para tarjetas Kanban?

En el método Kanban, cada tarea del proyecto se representa con una tarjeta que contiene toda la información relevante para esa tarea. Puede incluir una descripción general de la tarea, las fechas clave, las principales partes interesadas y el estado de la tarea. Una plantilla para tarjetas Kanban es un marco repetible que puedes copiar para crear fácilmente nuevas tareas a partir de una plantilla. 

Las plantillas para tarjetas Kanban no se limitan a la uniformidad, además garantizan que tu equipo reciba la información que necesita para poner en marcha su flujo de trabajo. Cuando toda la información necesaria se encuentra en el mismo lugar, los miembros del equipo pueden enfocarse en realizar la tarea, en lugar de rastrear los detalles que faltan.

Con una plantilla para tarjetas Kanban, los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente la información que necesitan para realizar una tarea. La uniformidad del formato garantiza que cada solicitud de tarea entrante tenga la misma información organizada de la misma manera.

Cómo crear una plantilla para tarjetas Kanban

Al crear tu plantilla para tarjetas Kanban, realiza una lluvia de ideas con tu equipo Scrum o los miembros del equipo Agile para identificar toda la información que puedan necesitar para completar una tarea correctamente en un tablero Kanban. Esto puede ayudar a prevenir cuellos de botella o demoras en el tiempo de producción al minimizar la necesidad de salir a buscar información.

Es importante que tu plantilla para tarjetas Kanban cuente con la información correcta. Estos son algunos ejemplos de lo que suele encontrarse en una tarjeta Kanban:

• Un nombre de tarea que indique una acción: cuando se comienza el nombre de la tarea con un verbo, se indica claramente la tarea que se debe realizar. Por ejemplo, “Agregar funcionalidad a la aplicación web” deja en claro qué tipo de trabajo se debe realizar para esta tarea a nivel general. 

• Fechas clave: según el flujo de trabajo de tu equipo, ciertas fechas son importantes para los gerentes de proyectos y para los desarrolladores. Por ejemplo, un gerente de proyectos necesita conocer la fecha de inicio de una tarea, mientras que un desarrollador necesita saber cuándo debe completarse.

• Encargado de la tarea: es el responsable individual de realizar la tarea. Si alguien tiene preguntas acerca de esta tarea específica, esta es la persona con la que debe comunicarse.

• Estado de la tarea: en el sistema Kanban, esto suele representarse por el lugar donde se encuentra la tarjeta en el tablero Kanban. Cada equipo tiene un flujo de trabajo único para el seguimiento del trabajo en curso, ya que es importante que todos conozcan las diferentes etapas del tablero Kanban de tu equipo.

También es importante que los gerentes de proyectos conozcan cierta información de la tarjeta Kanban. A continuación presentamos información opcional que puede proporcionar un contexto importante a los gerentes de proyectos:

• Prioridad de la tarea: esto es cuán importante es una tarea individual en comparación con las demás. La priorización de tareas puede ayudar a optimizar el tiempo de entrega para las tareas que lo necesitan. Además, facilita que tu equipo de desarrollo pueda decidir qué tareas completar primero.

• Puntos de historia: los puntos de historia son una forma de medir las tareas según la cantidad de tiempo o esfuerzo que lleva finalizarlas. Esta información es importante para la gestión de tareas; ayuda a un gerente de proyectos a evitar sobrecargar a su equipo con demasiado trabajo. 

• Proyecto o iniciativa global: algunos equipos tienen tareas de una variedad de proyectos diferentes en un tablero Kanban. Indicar a qué iniciativa pertenece cada tarjeta ayuda a brindar contexto para el desarrollador y mantiene la información organizada para las demás partes interesadas.

• Subtareas: algunas tareas pueden requerir suficiente trabajo por lo que es conveniente dividirlas en subtareas más pequeñas. Adjuntar estas tareas a una tarea madre te ayudará a mantener el trabajo organizado.

• Seguimiento del tiempo: si trabajas para una agencia, el seguimiento del tiempo es importante para la facturación de los clientes y para establecer los precios. 

Cómo usar una plantilla para tarjetas Kanban

Una vez que tu equipo identifique toda la información que necesitarán para finalizar una tarea en un tablero Kanban, puedes empezar a crear tu plantilla para tarjetas Kanban. La manera más fácil de hacerlo es mediante una herramienta de gestión de proyectos digital que te permita crear tareas a partir de una plantilla y acceder a la información en tiempo real.

Cuando creas una plantilla de tarjetas Kanban en un sistema de gestión de proyectos digital, puedes crear una nueva tarjeta Kanban rápida y fácilmente al duplicar la plantilla y completarla con la información relevante asociada con esa tarea.

Funciones integradas

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

Aplicaciones recomendadas

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

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