Zeiterfassungsvorlage

Die Zeiterfassung sollte sich nicht wie ein Vollzeitjob anfühlen. Für viele Teams ist das jedoch so. Wenn Zeitkarten in Papierform mühsam verwaltet, Tabellen per E-Mail versendet und Probleme bei der Gehaltsabrechnung gelöst werden müssen, geht es bei der Zeiterfassung oft mehr um die Korrektur von Fehlern als um die Erfassung von Stunden. Genau aus diesem Grund haben wir diese Vorlage für Zeiterfassungsbögen erstellt. Sie bietet Teams ein einfaches, wiederholbares System, das funktioniert.

Wir haben aus erster Hand gesehen, wie einfache Zeiterfassungsvorlagen die Arbeitsweise von Teams verändern können. Sie sparen Zeit, indem sie doppelte Einträge vermeiden und nicht mehr manuell überprüft werden müssen. Darüber hinaus schaffen Vorlagen Konsistenz in Ihren Workflows, wodurch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für jeden Zahlungszyklus zuverlässig und wiederholbar wird.

Wer profitiert von dieser Vorlage für Zeiterfassungsbögen?

Wir bei Asana wissen, wie manuelles Zeitmanagement zu einer Belastung werden kann, insbesondere wenn isolierte Zeiterfassungs-Apps, Excel-Tabellen und Google Docs verwendet werden. Wenn diese Tools nicht mit den Kernsystemen Ihres Teams verbunden sind, wird es schwieriger, einen vollständigen Überblick über die gesamten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden zu erhalten, geschweige denn Überstunden oder flexible Zeitpläne ohne zusätzliche Reibung zu verwalten.

Diese Zeiterfassungsvorlage wurde entwickelt, um den Prozess für alle zu vereinfachen, die Stunden genau und konsistent erfassen müssen. Sie eignet sich gut für:

• Kleine Unternehmen, die die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden nachverfolgen und die Gehaltsabrechnung ohne teure Zeiterfassungssoftware verwalten möchten.

• Freiberufler, die abrechenbare Stunden projekt- und kundenübergreifend erfassen.

• Personal- und Operations-Teams, die Anwesenheits-, Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen standardisieren.

• Projektmanager, die eine Projektzeiterfassung benötigen, um die Stunden nach Aufgaben oder Ergebnissen aufzuschlüsseln.

• Remote- oder Hybridteams, die einen klaren Überblick über Zeiteinträge für Compliance oder interne Nachverfolgung benötigen.

Die Verwendung dieser kostenlosen Vorlagen für Zeiterfassungsbögen reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass jede Stunde, von Mittagspausen bis hin zu Überstunden, genau aufgezeichnet wird.

Warum sollten Sie die Zeiterfassungsvorlagen von Asana verwenden?

Viele Teams verlassen sich auf Tabellenkalkulationen oder manuelle Nachverfolgung, die schnell zeitaufwendig und schwer zu verwalten werden können. Unsere Vorlage für Zeiterfassungsbögen ersetzt diesen Aufwand durch ein strukturiertes, digitales Arbeitszeiterfassungstool, das in Echtzeit aktualisiert wird und sich in Ihren Workflow integrieren lässt.

Teams wählen Asana-Zeiterfassungsvorlagen, wenn sie Folgendes benötigen:

• Vorlage für Zeiterfassungsbögen für Mitarbeitende: Standardisieren Sie, wie Ihr Team die Zeit protokolliert, Pausen erfasst und die Freistellung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich aufzeichnet. Diese benutzerfreundliche Vorlage ist ideal für interne Teams über Abteilungen oder Standorte hinweg.

• Vorlage für tägliche Zeiterfassungsbögen: Überwachen Sie den täglichen Fortschritt und die Verfügbarkeit für Rollen, die detaillierte Berichte erfordern. Ideal für Mitarbeitende, die nach Stunden bezahlt werden, oder Teams mit flexiblen Zeitplänen.

• Vorlage für zweiwöchentliche Zeiterfassungsbögen: Hilft Ihrem Team, den Zeitplan mit einem zweiwöchigen Zyklus einzuhalten, der die Überprüfung, Genehmigung und Einreichung von Zeiten vereinfacht.

• Vorlage für monatliche Zeiterfassungsbögen: Ideal für Auftragnehmer, Freiberufler oder kundenorientierte Teams, die monatlich abrechnen. Diese Vorlage unterstützt auch halbmonatliche Zeitpläne ohne zusätzliche Einrichtung.

Unabhängig davon, ob Sie Vollzeitmitarbeitende, Teilzeitmitarbeitende oder Auftragnehmer verwalten: passen sich diese kostenlosen Vorlagen für Zeiterfassungsbögen an Ihre Bedürfnisse an und skalieren mit Ihrem Unternehmen.

So verwenden Sie eine Zeiterfassungsvorlage

Beginnen Sie mit ein paar schnellen Schritten mit dieser einfachen Zeiterfassungsvorlage.

1. Duplizieren Sie das Vorlagenprojekt.

Öffnen Sie die Zeiterfassungsvorlage und benennen Sie sie basierend auf Ihrem Team oder Ihrem Zahlungszeitraum um. Zum Beispiel: „Mitarbeitenden-Zeiterfassungsbögen Mai 2025“ oder „Freiberufler-Stunden Q2“.

2. Passen Sie die Felder an Ihre Bedürfnisse an.

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu für:

• Einstempel- und Endzeiten

• Pausendauer (z. B. Mittagspausen)

• Stundensatz

• Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden

• Projektcodes oder Abteilungen

• Genehmigungsstatus und Name der prüfenden Person

3. Laden Sie Teammitglieder ein

Teilen Sie das Projekt mit Mitarbeitenden oder Beteiligten, damit diese ihre Zeiteinträge täglich oder wöchentlich eingeben können. Sie können Aufgaben nach Mitarbeitername oder Wochentag organisieren.

4. Automatisieren Sie wiederkehrende Zeiterfassungen.

Verwenden Sie Regeln, um die Vorlage für jeden Zahlungszeitraum zu duplizieren, Teammitglieder zu benachrichtigen oder die Personalabteilung zu benachrichtigen, wenn die Einreichungen abgeschlossen sind. Sie können auch Erinnerungen festlegen, um Zeiteinträge vor Ablauf der Frist zu überprüfen und zu genehmigen.

5. Erstellen Sie Zeitberichte.

Verwenden Sie Dashboards oder Exportoptionen, um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden und Kostenübersichten anzuzeigen. Filtern Sie nach Mitarbeitenden, Rollen oder Abteilungen, um die Nutzung der Zeit effektiver zu analysieren.

6. Überprüfen und archivieren Sie Zeiterfassungsbögen.

Sobald die Zeiterfassungsbögen genehmigt und verarbeitet wurden, verschieben Sie sie in einen abgeschlossenen Ordner oder archivieren Sie das Projekt für Audit- und Compliance-Anforderungen.

Asana-Funktionen für die Zeiterfassung

Die Funktionen in Asana helfen Ihnen, Routineaufgaben zu automatisieren und Ihre Workflows zu strukturieren. Nachfolgend finden Sie einige unserer Favoriten für Zeiterfassungsprojekte. Möchten Sie erleben, was alles möglich ist? Besuchen Sie unseren Funktions-Hub, um die vollständige Liste zu erhalten.

• Asana AI: Verwenden Sie Asana AI, um Projektaktualisierungen automatisch vorzuschlagen, überfällige Zeiteinträge hervorzuheben oder Trends in Arbeitsmustern aufzuzeigen.

• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Felder für Stundensätze, Pausenzeiten und Projektcodes hinzu, um die Zeiteinträge im gesamten Team zu standardisieren.

• Regeln: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Senden von Erinnerungen, um wöchentliche Zeiterfassungsbögen einzureichen, oder markieren Sie fehlende Einträge.

• Dashboards: Visualisieren Sie reguläre Arbeitszeiten und verfolgen Sie Trends sofort über Teams, Rollen oder Zeiträume hinweg.

• Formulare: Sammeln Sie Zeiterfassungsdaten von Auftragnehmern oder Teams ohne direkten Asana-Zugriff mithilfe eines einfachen Formulars, das mit dem Projekt verknüpft ist.

• Zeitleistenansicht: Sehen Sie sich Zeiteinträge über Tage oder Wochen hinweg an, um einen klaren Überblick über Arbeitsbelastungen und Zahlungszeiträume zu erhalten.

• Genehmigungen: Fügen Sie Überprüfungsschritte und Genehmigungsaufgaben hinzu, um die eingereichten Zeiterfassungsbögen vor der Verarbeitung zu validieren.

Empfohlene Integrationen für Zeiterfassungsbögen

Asana-App-Integrationen helfen Ihrem Zeiterfassungsprojekt, sich mit den übrigen Tools zu verbinden, sodass Sie nicht zwischen Apps kopieren und einfügen oder Daten an anderer Stelle neu erstellen müssen. Hier sind einige unserer wichtigsten Integrationen, um Zeit zu sparen und Ihren Workflow für Zeiterfassungsbögen zu vereinfachen.

• Clockify: Synchronisieren Sie Clockify, um die Zeit in Echtzeit zu erfassen und Stunden in Ihr Asana-Projekt für die Zeiterfassung zu übertragen.

• Everhour: Verbinden Sie Everhour mit Asana, um die Zeit direkt aus Aufgaben zu protokollieren und detaillierte Zeitberichte mit minimalem Aufwand zu erstellen.

• taskbill.io: Verwenden Sie taskbill.io, um abrechenbare Stunden in Asana zu verfolgen und automatisch Kundenrechnungen basierend auf der Fertigstellung der Aufgabe zu erstellen.

• Memtime: Analysieren Sie mit der intelligenten Aufschlüsselung von produktiver und nicht produktiver Arbeit von Memetime, wie die Zeit in Asana-Projekten verbringen.

• Tick: Halten Sie Projekte im Rahmen des Budgets, indem Sie Tick integrieren, das die Zeit pro Aufgabe verfolgt und bei der Prognose zukünftiger Projektkosten hilft.

• Harvest: Protokollieren Sie die Zeit und verwalten Sie die Teamkapazität mit den detaillierten Berichts- und Rechnungsfunktionen von Harvest, die direkt mit Ihren Asana-Projekten synchronisiert werden.

• Toggl Track: Verwenden Sie Toggl Track, um Timer innerhalb von Asana-Aufgaben zu starten und zu stoppen, wodurch die Zeiterfassung in Echtzeit einfach und flexibel wird.

• Zerotime: Erfassen Sie die Arbeitszeit in Asana automatisch mit der passiven Zeiterfassung von Zerotime. Es sind keine Start-/Stopp-Schaltflächen erforderlich.

• Dropbox: Hängen Sie gescannte Zeitkarten oder druckbare Zeiterfassungsvorlagen aus Dropbox zur Archivierung oder für Audits an.

• Google Tabellen: Exportieren Sie Zeiteinträge direkt in Google Sheets für Backups, Gehaltsabrechnungen oder die Rechnungsstellung.

FAQs zu Zeiterfassungsvorlagen