Kalendervorlage für E-Mail-Marketing

Das richtige Timing ist das A und O – das gilt besonders für Marketinginhalte wie E-Mails. Der Zeitpunkt des Versands kann dabei ebenso entscheidend sein, wie der Inhalt selbst. Senden Sie eine E-Mail zu früh, riskieren Sie, einen potenziellen Kunden zu verscheuchen oder eine Ankündigung Ihres Unternehmens zu teilen, die noch unter Verschluss gehalten werden sollte. Sind Sie allerdings zu spät dran, könnten Ihnen wichtige Gelegenheiten durch die Lappen gehen.

Aus diesem Grund sollte Ihre E-Mail-Marketingstrategie einen gut organisierten Zeitplan umfassen. Mit einem Kalender für Ihr E-Mail-Marketing können Sie den Versand Ihrer E-Mails nämlich vorab planen. Größere Unternehmen, in denen viele verschiedene Teams E-Mails verschicken, benötigen eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle E-Mails teamübergreifend im gesamten Unternehmen auf dieselbe Weise geplant werden. Und genau dafür eignet sich eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing.

Was ist eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing?

Eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing ist ein wiederverwendbarer Kalender, in dem der Versand von Marketing-E-Mails organisiert und geplant wird. In vielen Unternehmen gibt es spezifische Teams für das E-Mail-Marketing, aber üblicherweise sind sie nicht die einzigen im Unternehmen, die Marketing-E-Mails aussenden. Auch Social-Media-, Content-Marketing- und Produktteams erstellen oft eigene E-Mail-Marketingkampagnen. Wenn Sie hier für Transparenz sorgen möchten, egal, wer E-Mails verschickt, dann brauchen Sie einen Kalender, aus dem klar hervorgeht, wer was wann sendet. Auf diese Weise erkennen Sie mögliche Überschneidungen und können Aussendungen über das gesamte Unternehmen hinweg koordinieren. So verhindern Sie, dass E-Mails zu früh, zu spät oder mit zu großem Abstand verschickt werden.

Mithilfe einer Vorlage stellen Sie sicher, dass der Kalender für das E-Mail-Marketing immer auf dieselbe Weise geplant wird, ganz gleich, welches Team die Vorlage nutzt. Und wenn Sie eine Vorlage verwenden, die auch abteilungsübergreifend einfach geteilt werden kann, ermöglichen Sie allen einen einfachen Überblick über anstehende E-Mail-Kampagnen. Das erleichtert auch die Koordination von Themen, Designs und Einführungen, da sie so verhindern, dass verschiedene Teams gleichzeitig mehrere E-Mails verschicken und Ihre Kunden möglicherweise damit überhäufen. 

Sehen wir uns das am besten an einem Beispiel an. Nehmen wir dazu an, dass Sie eine eCommerce-Firma haben und eine E-Mail-Kampagne für den Black Friday planen. Sie können die Kalendervorlage für E-Mail-Marketing nutzen, um die E-Mails zur Black-Friday-Kampagne teamübergreifend zu koordinieren. So stellen Sie sicher, dass jede E-Mail zum richtigen Zeitpunkt verschickt wird und die Botschaft in allen E-Mails einheitlich bleibt.

Benötigen Sie eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing?

Versenden Sie E-Mails? Dann lautet die Antwort: Ja, Sie benötigen eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing. Beinahe jedes digitale Marketingprogramm umfasst heutzutage E-Mail-Marketing als Teil der übergeordneten Marketingstrategie. Genau aus diesem Grund ist es auch so wichtig, einen kohärenten Zeitplan für das Versenden von E-Mails zu haben. Generell sollte jede Person in Ihrem Unternehmen anhand der Vorlage ihren eigenen Kalender für E-Mail-Marketing erstellen können.

Standardisierte Kalender sind ganz besonders hilfreich, wenn in Ihrem Unternehmen viele verschiedene Personen und Teams gleichzeitig E-Mails aussenden, die womöglich alle an dieselben Empfänger gehen. Selbst wenn Sie die Art des Inhalts ändern und E-Mails an unterschiedliche Listen senden, riskieren Sie ohne einen Kalender, dass E-Mails doppelt versendet werden oder Ihre Kunden schlichtweg zugemüllt werden. Und wir alle wissen: Niemand möchte von einem Unternehmen drei E-Mails zum selben Thema bekommen. Eine Kalendervorlage für E-Mail-Marketing regt jedes Team, das mit dem Versand von E-Mails zu tun hat, dazu an, seinen eignen Kalender dafür zu erstellen, damit jeder schnell und einfach einsehen kann, wer was zu welcher Zeit verschickt.

Einsatzbereiche für Ihre fertige Kalendervorlage für E-Mail-Marketing:

• E-Mail-Workflows standardisieren und optimieren: Erstellen Sie Ihre Vorlage als Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Ihre Teammitglieder genau nachvollziehen können, wie sie ihre eigenen Kalender für das E-Mail-Marketing aufbauen sollten.

• Mit anderen Teammitgliedern teilen: Teilen Sie Ihre Vorlage mit allen Personen, die für den Versand von E-Mails zuständig sind. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass es keine thematischen Überschneidungen gibt und Ihr Zielpublikum nicht den Eindruck bekommt, übermäßig viele E-Mails von Ihnen zu erhalten.

• Strukturieren eines spezifischen E-Mail-Kampagnentyps: Geben Sie vor, wie bestimmte E-Mail-Kampagnen geplant werden sollen. Hierfür können Sie z. B. eine produktspezifische Kalendervorlage für E-Mail-Marketing erstellen, die dann für neue Produkteinführungen genutzt werden kann. 

Die Vorteile einer digitalen Kalendervorlage für E-Mail-Marketing

Je nachdem, in welcher Software Sie Ihre Vorlage erstellen, kann sie sehr flexibel und anpassbar sein. Sehen wir uns das am besten genauer an...

In einem dynamischen Tool, wie beispielsweise einer Projektmanagement-Software, können Sie mit Ihrer Kalendervorlage...

• Den Zeitplan für Ihre E-Mail-Inhalte organisieren, damit all Ihre Kampagnen nach Plan verlaufen.

• Ihren Beteiligten einen guten Überblick über Ihren aktuellen Kalender für das E-Mail-Marketing bieten.

• Wichtige Kennzahlen speichern, um den Erfolg Ihrer E-Mails zu bestimmen. Denken Sie zum Beispiel an Öffnungsraten oder die Click Through Rate (CTR).

In einem statischen Tool, wie Excel oder Google Tabellen, können Sie mit Ihrer Kalendervorlage für E-Mail-Marketing...

• Nicht von Automatisierungen profitieren oder sich auch nicht einfach mit anderen Teams austauschen. 

• Beteiligte nicht in Echtzeit über wichtige Kennzahlen wie Conversions oder Abmelderaten informieren.

Was gehört in Ihre Kalendervorlage für E-Mail-Marketing?

Sie können die Kalendervorlage für E-Mail-Marketing als weiteres Tool zu Ihren bestehenden Marketing-Werkzeugen hinzufügen und zum Beispiel parallel zu einer Vorlage für Inhaltskalender oder einer Vorlage für einen Social-Media-Kalender nutzen. Ein zielführender Kalender für E-Mail-Marketing muss auch nicht komplex sein, wichtig ist, dass Ihr Team gut damit arbeiten kann. Es gibt ein paar grundlegende Details, die die Vorlage jedenfalls umfassen sollte: 

• Kampagne: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie bestimmte Kampagnen mit größeren Marketingvorhaben verknüpfen möchten.

• Verantwortliche Person: Direkt im Kalender wird bei jeder E-Mail, Kampagne oder Aufgabe angezeigt, wer dafür zuständig ist.

• Wichtige Daten: Hier können Sie Fälligkeitsdaten für Aufgaben (z. B. wann der Text für eine E-Mail fertig sein muss) und das jeweilige Versanddatum von E-Mails angeben. 

• E-Mail-Liste: Wenn Sie mit verschiedenen E-Mail-Listen arbeiten, können Sie hier erfassen, an welche eine bestimmte E-Mail gesendet wird.

• Inhalt: An dieser Stelle können Sie die gesamten Inhalte für E-Mails sammeln, einschließlich Betreff und Textkörper. Wenn Sie den E-Mail-Kalender etwas übersichtlicher gestalten möchten, haben Sie die Möglichkeit, hier einen Link zu den Dokumenten mit den entsprechenden Inhalten einzufügen.

• A/B-Tests: Überprüfen Sie den Erfolg Ihrer E-Mails, indem Sie A/B-Tests in Ihrem Kalender nachverfolgen.

• Kennzahlen: Behalten Sie die Zustell- und Öffnungsrate, Click Through Rates und weitere Daten im Blick, die für die Analyse und Berichterstattung Ihrer E-Mails wichtig sind. 

• Ziele: Geben Sie hier das spezifische Marketingziel, das Geschäftsvorhaben oder die Strategie für das Content-Marketing, zu dem/der die jeweilige E-Mail einen Beitrag leisten soll. 

Diese Integrationen und Apps können Sie in Kombination mit Ihrer Vorlage verwenden

Nutzen Sie das große Potenzial von Asana in vollem Umfang und profitieren Sie bei Ihrer Projektarbeit von den innovativen Funktionen und App-Integrationen der Plattform.

Enthaltene Funktionen

• Kalenderansicht. Die Kalenderansicht ist eine Projektansicht, mit der Sie alle geplanten und vergangenen Aufgaben in einem Kalenderformat ansehen können. So haben Sie genau im Blick, woran gerade gearbeitet wird und welche Fristen anstehen. Informieren Sie Beteiligte ebenso über das jeweilige Fälligkeitsdatum von einzelnen Aufgaben wie über den gesamten Verlauf der geplanten Projektarbeit. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, klicken Sie auf eine Aufgabe, um die benutzerdefinierten Felder, Abhängigkeiten, Unteraufgaben und mehr zu sehen.

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit den jeweiligen Maßnahmen verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind. Auf diese Weise sehen die Teammitglieder immer, worauf sie hinarbeiten. Leider werden in vielen Unternehmen die Zielvorgaben und die dafür erforderlichen Arbeitsschritte immer noch separat erfasst und dargestellt. Wir empfehlen, Ihre Team- und Unternehmensziele mit den damit verbundenen Arbeitsschritten zu verknüpfen, denn so geben Sie den Teammitgliedern einen Echtzeit-Überblick darüber, wie ihre Arbeit zum Erfolg des gesamten Teams – und Unternehmens – beiträgt. Außerdem erhalten Teams damit eine bessere Entscheidungsgrundlage und sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensmission zuträglich sind, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Salesforce. Beseitigen Sie Engpässe, indem Sie Ihren Vertriebs-, Customer-Success- und Serviceteams die Möglichkeit geben, direkt mit ihren Support-Teams in Asana zu kommunizieren. Fügen Sie Anhänge hinzu und erstellen Sie umsetzbare und nachverfolgbare Aufgaben für die Pre-Sales-Anforderungen Ihrer Kunden. Mithilfe der Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit weiteren beteiligten Teams in Asana vernetzen und somit hervorragende Kundenerlebnisse ermöglichen.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeit oder eine Designanfrage von einem Partner, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Vorgängen verknüpft ist. 

FAQs