Was ist die PRINCE2-Projektmanagement-Methode?

Wussten Sie, dass es eine Projektmanagement-Methode gibt, die in über 150 Ländern praktiziert wird? Mit über einer Million zertifizierter Fachkräfte ist PRINCE2 eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Formulare des Projektmanagements.

Was ist PRINCE2?

PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methode, die Organisation und Kontrolle in den Vordergrund stellt. Das Akronym PRINCE steht für „PRojects IN Controlled Environments“ (Projekte in kontrollierten Umgebungen). Dieses Projektmanagement-Framework ist linear und prozessorientiert und konzentriert sich darauf, Initiativen durch vordefinierte Phasen zu führen. PRINCE2 umfasst auch grundlegende Projektmanagementprinzipien wie die Beschreibung Ihres Projektumfangs und Budgets, was es zu einer guten Option für Anfänger macht.

Die Geschichte von PRINCE2

Diese Projektmanagement-Methode wurde erstmals 1989 von der Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) eingeführt. Sie basierte ursprünglich auf einer von der Regierung des Vereinigten Königreichs verwendeten Methodik, die als Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT) bekannt ist. Die britische Regierung nutzte PROMPT in erster Linie für Informationssystemprojekte. 

PRINCE2 begann als PRINCE, und diese erste Iteration konzentrierte sich auf die Verwaltung von IT-Projekten. In den 1990er Jahren erkannten Manager, dass die Techniken von PRINCE auf jede Art von Projekt angewendet werden konnten, nicht nur auf die IT. Nach einer Überarbeitung, um jegliche Erwähnung von IT-spezifischem Fachjargon zu entfernen, wurde PRINCE2 im Jahr 1996 eingeführt.

Vorteile des PRINCE2-Projektmanagements

Es gibt einen Grund, warum die PRINCE2-Methode eine der beliebtesten Formulare des Projektmanagements weltweit ist. Deshalb entscheiden sich so viele Teams für PRINCE2, um erfolgreiche Projekte durchzuführen.

PRINCE2 ist eine hoch anerkannte Form des Projektmanagements

Es gibt Millionen von PRINCE2-Anwendern auf der ganzen Welt. Die PRINCE2-Methode wird vom Project Management Institute (PMI) als kompatible Methodik mit dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) und der Project Management Professional (PMP®) Zertifizierung anerkannt. 

Es gibt mehrere Schulungen und verschiedene PRINCE2-Zertifizierungen, die Sie absolvieren können, um mehr über die PRINCE2-Projektmanagementmethode zu erfahren. Wenn Sie speziell Projektmanager werden möchten, kann das Erlernen des PRINCE2-Prozesses und der Erhalt einer Zertifizierung Ihre Karriere langfristig unterstützen.

PRINCE2 ist eine gute Methode für Anfänger

Wenn Ihr Team noch nie eine Projektmanagement-Methode verwendet hat, ist PRINCE2 ein guter Ausgangspunkt. Da es einen einfachen, aber definierten Prozess gibt, hat Ihr Team klare Schritte zu befolgen, auch wenn es noch nie einen Projektmanagementprozess implementiert hat.

PRINCE2 ist auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Teammitglieder zu schulen. Die klaren Prinzipien und Phasen können Ihrem Team helfen, wichtige Projektmanagement-Kompetenzen wie Projektplanung, Zeitmanagement und Kommunikation zu erlernen. Diese Fähigkeiten sind nicht nur für PRINCE2 wichtig, sondern gelten für alle Projektmanagementmethoden. Wenn Ihr Team also jemals entscheidet, dass PRINCE2 nicht das Richtige für es ist, haben Ihre Teammitglieder dennoch nützliche Fähigkeiten erlernt, die sie auf jedes Projekt anwenden können.

Wenn Ihr Team darüber nachdenkt, eine Form von Agile zu verwenden, ist PRINCE2 Agile ein guter Ausgangspunkt. PRINCE2 Agile baut auf den Grundlagen des Standard-PRINCE2-Prozesses auf und wendet diese mit der Agile-Methode an.

PRINCE2 ist extrem flexibel

Während die ursprüngliche PRINCE-Technik für die IT entwickelt wurde, wurde PRINCE2 für jede Art von Projekt in jeder Branche entwickelt. Eines der Grundprinzipien von PRINCE2 ist, dass es als Framework und nicht als festgelegte Regeln verwendet werden soll. Es ist für Sie gedacht, um es an die Bedürfnisse Ihres Projekts anzupassen.

Die PRINCE2-Methodik funktioniert hervorragend mit Work Management-Software. Die prozessorientierte Struktur in Kombination mit Software macht es Ihrem Team leicht, klare Aufgaben mit bestimmten Terminen und Verantwortlichen zu erstellen. Teammitglieder, Stakeholder und das Project Board können schnell einsteigen und den Projektfortschritt asynchron verfolgen. Durch die Verwendung eines kollaborativen Arbeitsbereichs verfügt Ihr Team stets über aktuelle Informationen über Ihren Projektstatus und alle wichtigen Updates.

PRINCE2-Projektrollen

Einer der Hauptvorteile der PRINCE2-Methode ist die Klarheit. Einige Projektmanagementmethoden haben lockerere Richtlinien, aber jedes Teammitglied, das PRINCE2 verwendet, hat eine klare und festgelegte Rolle. Diese Rollen haben ihre eigenen spezifischen Erwartungen und Verantwortlichkeiten. Hier sind einige wichtige Rollen, die Sie in einem PRINCE2-Projekt sehen werden.

• Projektmanager: Die Hauptperson, die für die Projektplanung, die Durchführung des Projekts und den Fortschritt des Projekts verantwortlich ist. 

• Teammanager: Wenn Ihr Team sehr groß ist, kann es einen Teammanager geben, der den Projektmanager unterstützt. Ein Teammanager hilft bei der Überwachung der Produktion von Einträgen und verwaltet auch die Zeit und das Arbeitspensum jedes Teammitglieds.

• Kunde: Der Kunde ist die Person, die das endgültige Projektergebnis erhält. Dies kann ein externer Kunde, ein Auftragnehmer oder ein internes Team sein. Beispielsweise arbeitet Ihr IT-Team möglicherweise daran, einen besseren Einführungsprozess zu entwickeln. Die Endkunden sind in diesem Fall Personalverantwortliche und neue Mitarbeiter.

• Teammitglieder: Dies sind die Personen, die für die Erstellung des endgültigen Ergebnisses verantwortlich sind. Da PRINCE2 eine solche prozessorientierte Methodik ist, ist es wichtig, jedem Teammitglied bestimmte Rollen zuzuweisen. Wie Sie Aufgaben delegieren, liegt im Ermessen des Projektmanagers oder Teamleiters.

• Projektboard: Eine Gruppe von Personen, die wichtige Entscheidungen für Ihr Projekt treffen. In der Regel setzt sich das Projektboard aus Führungskräften und in einigen Fällen aus Endkunden zusammen.

6 wichtige Aspekte eines PRINCE2-Projekts

Jedes PRINCE2-Projekt hat diese sechs Merkmale, die der Projektmanager während des Projektfortschritts verfolgt. Einige von ihnen verweisen direkt auf die wichtigsten PRINCE2-Prinzipien (die wir im nächsten Abschnitt erläutern), während andere nur wichtige Informationen für Ihr Team sind, die es im Laufe des Projekts kennen sollte. Hier sind sechs Aspekte, die Sie in jedem PRINCE2-Projekt finden werden.

1. Projektumfang: Hier wird klar dargelegt, auf welche Ziele, Fristen und Projektergebnisse Ihr Projekt hinarbeitet.

2. Kosten: Dies ist der Betrag, den Ihr Projekt kosten wird. Das Ziel ist es, diese so genau wie möglich zu berechnen, um zu verhindern, dass Sie Ihr Projektbudget überschreiten. 

3. Zeitrahmen: Dies ist die Zeit, die Ihr Projekt in Anspruch nehmen wird. PRINCE2-Projekte haben in der Regel eine festgelegte Frist, die vom Projektboard festgelegt wird. Zeitskalen helfen Teammitgliedern, indem sie ihnen einen geschätzten Zeitrahmen für die Erledigung der einzelnen Aufgaben geben. 

4. Risiko: Jedes Projekt birgt ein Risiko, weil wir nicht alles kontrollieren können. Ein Teil von PRINCE2 umfasst die Einrichtung eines Risikomanagementprozesses, um proaktiv zu identifizieren, welchen Risiken Ihr Team ausgesetzt sein könnte, und um Probleme zu minimieren.

5. Qualität: In PRINCE2 ist es notwendig, ein Qualitätsregister zu erstellen, oder etwas, das die Produktionsstandards für alle Arbeitsergebnisse klar definiert. Dies stellt sicher, dass das endgültige Ergebnis den höchsten Standards Ihres Teams entspricht und die Erwartungen der Kunden erfüllt.

6. Nutzen: PRINCE2 verlangt, dass jedes Projekt eine klare Business-Rechtfertigung hat. Dies ähnelt einer Projektcharta, aber die Anforderungen hängen alle davon ab, was Ihr Projektboard sehen möchte, bevor es das Projekt genehmigt.

Die 7 Phasen eines PRINCE2-Projekts

Zusätzlich zu den sieben Grundsätzen von PRINCE2 gibt es auch sieben Phasen, die Ihr Team von der Projektinitiierung bis zum Projektabschluss begleiten. 

• Projektstart: Das Projektteam legt einen Projektplan mit einem Projektmandat vor, das einen groben Überblick über die Anforderungen des Projekts gibt. Dies gibt eine allgemeine Vorstellung von dem Projekt und definiert den Business Case klar. Nach der Genehmigung (oft durch das Projektboard) erstellt das Projektteam ein detaillierteres Projekt-Briefing.

• Anleitung: Das Projektboard überprüft die Projekt-Briefings und entscheidet, was das Team benötigt, um voranzukommen. Dies könnte bedeuten, dass einige Aspekte des Projekt-Briefings geändert werden müssen, um Ressourcen oder Zeit zu berücksichtigen.

• Initiieren eines Projekts: Das Projektboard wählt einen Projektmanager aus, der einen noch detaillierteren Projektplan erstellt und leitet. Dazu gehören die Ausgangswerte für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen. Das Projekt kann offiziell beginnen, sobald das Projektboard den vom Projektmanager erstellten Projektplan vollständig genehmigt hat. 

• Kontrolle: In dieser Phase unterteilt der Projektmanager Teile des Projekts, um sie überschaubarer zu machen. Diese kleineren Teile werden dann an einzelne Teammitglieder delegiert, die sie bearbeiten und abschließen.

• Verwaltung der Produktbereitstellung: Der Projektmanager stellt sicher, dass das Projekt reibungslos verläuft und dass die Ergebnisse der im Qualitätsregister festgelegten Qualität entsprechen. Das Projektboard überprüft dann die Ergebnisse und entscheidet, ob die Arbeit genehmigt werden soll oder ob Änderungen oder zusätzliche Arbeiten für das Projekt erforderlich sind.

• Verwaltung von Phasenübergängen: Am Ende jeder Phase führt das Projektboard eine Überprüfung durch, um zu entscheiden, ob das Projekt fortgesetzt werden soll oder ob das Team das Projekt abbrechen sollte. 

• Abschluss: Der Projektmanager schließt alle endgültigen Dokumentationen, Ergebnisse und Berichte ab, bevor er den Lebenszyklus dieses Projekts vollständig beendet.

PRINCE2-Zertifizierungen für Fachkräfte

Sie müssen keine Projektmanagement-Zertifizierung haben, um PRINCE2 in Ihrem Team zu verwenden. Allerdings gibt es einige Schulungen und Prüfungsoptionen, die Ihnen helfen können, Ihre Kenntnisse in der Methodik zu verbessern und nachzuweisen. 

• PRINCE2 Foundation-Prüfung: Misst die Fähigkeiten auf Foundation-Ebene, um zu zeigen, ob Sie als informiertes Mitglied eines PRINCE2-Projektmanagementteams agieren können. 

• PRINCE2 Practitioner-Prüfung: Misst, ob Sie PRINCE2 auf die Durchführung und Verwaltung eines einfachen Projekts anwenden können. 

• PRINCE2 Agile Foundation-Prüfung: Misst, ob Sie als informiertes Mitglied eines Projektmanagement-Teams agieren können und verstehen, wie PRINCE2 mit agilen Konzepten wie Scrum und Kanban funktioniert. 

• PRINCE2 Agile Practitioner-Prüfung: Misst, ob Sie agile Methoden auf die Verwaltung Ihrer eigenen PRINCE2-Projekte anwenden können. 

Wenn Sie sich für eine PRINCE2-Schulung oder eine PRINCE2-Prüfung auf Foundation- und Practitioner-Ebene entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass diese von einer akkreditierten Schulungsorganisation angeboten wird. Überprüfen Sie außerdem, ob sich Ihre professionelle Zertifizierungsschulung auf die neueste Version von PRINCE2 konzentriert – zum Beispiel die 6. Ausgabe von PRINCE2.