Für uns ist es das, was uns in Verbindung hält. Es gibt uns einen klaren Überblick über das Geschehen und ermöglicht es uns, zu wachsen und die Kontrolle zu behalten. Eine Person erledigt jetzt 600 Rechnungen, während zuvor 2–3 Personen 200–300 Rechnungen erledigt haben. Wir brauchen nur eine Person, und wir können es nicht nur besser machen, sondern jetzt machen wir auch viel mehr.

Peter Cheok, Geschäftsführer

Asana für Operations

Koordination komplexer Dienstleistungen im großen Maßstab

Das Operations-Team von OneO2Plants koordiniert komplexe Projekte mit mehreren Beteiligten, die sich auf Pflanzenmietverträge, Wartungspläne, Landschaftsgestaltung, Event-Bepflanzung und die Verwaltung von Dienstleistern für Unternehmens-, Gastgewerbe- und Einzelhandelskunden in Singapur erstrecken. Das Team verwaltet wiederkehrende Serviceverträge, projektbasierte Installationen und die Beschaffung von mehr als 600 monatlichen Anbietern, darunter KMUs und Lieferanten aus dem Ausland. Ihre Arbeit wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit, die Servicequalität und die Business-Margen aus, insbesondere bei hochkarätigen Aufträgen wie der F1 Singapore Grand Prix-Partnerschaft.

Um die Ausführung zu optimieren und die Koordination zu verbessern, zentralisierte OneO2Plants die Abläufe in Asana. Das Team verwaltet nun gleichzeitig laufende Projekte, Workflows für Dienstleister und die Bereitstellung wiederkehrender Dienstleistungen an einem Ort, mit klarer Verantwortlichkeit und Echtzeit-Transparenz über die gesamte Arbeit hinweg.

Zentralisiertes Projektmanagement verbessert die Transparenz und Koordination

• Funktionsübergreifende Landschaftsbauprojekte werden in Asana verwaltet, von der ersten Beratung über die Installation bis hin zur laufenden Wartung, wodurch eine klare, durchgängige Übersicht über jedes Projekt entsteht.

• Zeitleisten, Abhängigkeiten und Ergebnisse sind für alle Beteiligten sichtbar, wodurch die teamübergreifende Koordination verbessert wird

• Da die gesamte Arbeit an einem Ort erfasst wird, dient Asana als einzige Informationsquelle für den Betrieb und ermöglicht es der Führung, die Kontrolle und Transparenz zu behalten, während das Unternehmen wächst. 

Strukturierte Erfassung ersetzt Ad-hoc-Koordination

• Asana-Formulare standardisieren die Art und Weise, wie Anfragen teamübergreifend eingereicht werden, und erfassen im Voraus den richtigen Kontext, damit die Arbeit schneller und konsistenter vorangehen kann.

• Eingereichte Formulare leiten Aufgaben automatisch über regelbasierte Workflows an die richtigen Verantwortlichen weiter, wodurch manuelle Übergaben entfallen.

• Die gesamte Dokumentation befindet sich an einem Ort, was es einfacher macht, Anfragen zu validieren, zu überprüfen und zu genehmigen, selbst wenn das Volumen zunimmt.

Erweiterung der Kapazität ohne erhöhten Personalaufwand

• Die Personalzuweisung für parallele Projekte, Wartungsverträge und Installationen wird zentral in Asana verwaltet, sodass in Echtzeit Transparenz für die Planung und Anpassung besteht.

• Die Transparenz auf Portfolio-Ebene macht es einfacher, proaktiv für saisonale Spitzenzeiten zu planen und sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind.

• Da die gesamte Arbeit in Asana erfasst und zugewiesen wird, können Manager das Arbeitspensum neu ausbalancieren, Engpässe frühzeitig erkennen und die Servicequalität aufrechterhalten, ohne reaktiv neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.