RACI-matrismall

Varje dag fattar vi hundratals beslut. På jobbet behöver besluten ofta fattas snabbt. Annars kan projektleveranser (och i slutändan företagets övergripande mål) påverkas av förseningar eller bristande kommunikation. Det är därför det är så viktigt att veta vem som ansvarar för vad – vem som har beslutanderätt, vem man ska prata med för att få mer information och vem som behöver ge ett slutgiltigt godkännande.

En RACI-matris hjälper dig att definiera de roller som är involverade i beslutsprocessen och klargöra vem som är involverad i vilka delar av projektet innan det börjar. Det hjälper dig att få intressenter att engagera sig på ett tidigt stadium och när jobbet verkligen kommer igång är det tydligt vem som är ansvarig för varje aspekt. Kort sagt, RACI-diagram förenklar och förtydligar projektroller – och en RACI-matrismall uppmuntrar varje team att använda dem.

Vad är en RACI-matris?

En RACI-matris är ett sätt att definiera ett projektteams roller och ansvarsområden för en projektleverans. RACI är en akronym för dessa projektroller och står för:

• R = Utförare (responsible): Den person som leder (eller ansvarar för) en specifik projektuppgift. Det är viktigt att det bara finns en utförare för varje uppgift – flera utförare för en uppgift kan leda till projektförseningar (medan de väntar på varandras beslut) och förvirra intressenter som inte vet vart de ska vända sig med frågor.

• A = Huvudansvarig (accountable): Den huvudansvariga övervakar att uppgiften slutförs. Med andra ord, ser till att jobbet blir gjort. För att minska förvirringen finns det vanligtvis bara en huvudansvarig per uppgift. 

• C = Konsulterad (consulted): Den eller de personer som granskar och godkänner arbetet innan det går vidare eller märks som slutfört.

• I = Informerad (informed): Informerade intressenter måste hållas uppdaterade om projektets framsteg, men de behöver inte nödvändigtvis vara involverade i arbetet. Genom att se till att projektets intressenter alltid är informerade får du inte bara det första godkännandet utan skapar också en slutprodukt som alla är nöjda med.

RACI-modellen är särskilt fördelaktig för större organisationer med många tvärfunktionella team och viktiga intressenter. Men den är också användbar för små team där medarbetarna har många olika roller samtidigt. Dessutom uppmuntrar RACI de olika teammedlemmarna att komma med synpunkter, vilket kan bidra till att man hittar lösningar på mer komplexa problem. 

Vad är en RACI-matrismall?

En RACI-matrismall är ett ifyllbart utkast med din organisations RACI-matris. Den kallas även RACI-diagrammall och kan användas till att effektivisera företagets RACI-matriser. Du kanske inte behöver ett RACI-diagram för varje leverans, men om du arbetar med ett stort program eller i en organisation där RACI rutinmässigt används för att arbeta med olika typer av projekt, kan en mall hjälpa. Att skapa en RACI-matris för din organisation gör det lättare för teamen att använda en konsekvent RACI-modell för sina projekt, vilket minskar förvirring och ökar effektiviteten i hela företaget. 

Fördelarna med att använda en RACI-matrismall

Det finns många fördelar med att använda en RACI-matrismall, men den viktigaste är att den tillhandahåller ett standardiserat RACI-diagramexempel för din organisation. Med andra ord gör en RACI-matrismall det lättare för teamen att skapa egna RACI-diagram, vilket gör det mer troligt att de kommer att använda en RACI.

Och det är viktigt. När du tydliggör vem som ansvarar för en uppgift får varje anställd möjlighet att ta sig an sin roll och samarbeta mer effektivt. Det resulterar i mer motiverade medarbetare, vilket leder till bättre resultat. Kort sagt låter din RACI-matrismall dig åstadkomma mer, med mindre.

För program eller organisationer med många komplexa projekt och leveranser säkerställer användningen av en mall att RACI-modellen används konsekvent. Om den används konsekvent får alla bättre insyn i vem som gör vad för varje milstolpe och uppgift i ett projekt. Eftersom RACI-formatet är detsamma över hela företaget vet man alltid hur den används i andra team, även om de tillhör olika avdelningar. En enhetlig användning undviker missförstånd och gör att varje anställd bättre kopplas till sina individuella uppgifter.

Använda en RACI-matrismall

Ta en titt på din projektplan innan du använder RACI-matrismallen för att avgöra vilka projektleveranser som behöver ett RACI-diagram. Skapa en ny RACI-matris från din mall och en lista med uppgifter för varje leverans. Om det är användbart kan du lägga till avsnitt eller milstolpar för att dela upp uppgiftslistan i projektfaser. Om du till exempel arbetar med tillverkning kan dina faser vara start, utveckling och slut, förproduktion, produktion och efterproduktion. 

Tilldela sedan RACI-roller för varje specifik uppgift. Lägg till kolumner för att spåra projektets förlopp och uppdatera det i realtid. Skapa din mall i ett projekthanteringsverktyg om du vill maximera funktionaliteten. På så sätt kan du uppdatera intressenter asynkront, hålla färre statusmöten och ge ledningen och alla andra i teamet mer tid för sitt arbete.

När RACI-matrismallen är klar kan du dela den med team och avdelningar. En av de främsta fördelarna med att använda en mall är att det skapar mer samstämmighet, så försäkra dig om att alla som behöver får tillgång till den. Inkludera ytterligare information som hjälper intressenter att tydligt hitta den information de behöver eller få kontakt med personer om de vill ställa frågor. För att få större engagemang kan du lyfta fram de roller som är ämnesexperter, för att visa att du har definierat varje RACI-roll noggrant. 

Integreringar för Asana-mallar

Använd dessa funktioner och integreringar när du vill utforma en RACI-matrismall i Asana som bäst passar ditt teams behov.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgifternas titlar och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutföra en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Tidslinevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett och samma ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att ni kan nå alla mål i tid.

Appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Miro. Anslut Miro och Asana för att effektivisera arbetsflöden och få en helhetsbild av varje projekt, allt på ett och samma ställe. Bädda in Miro-tavlor i projektsammanfattningar i Asana så att teammedlemmar kan interagera, visa, kommentera eller redigera direkt från Asana. Bifoga en befintlig eller ny Miro-tavla till vilken Asana-uppgift som helst och bjud automatiskt in medarbetare för att visa, kommentera eller redigera tavlan. 

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

Vanliga frågor