Kunskapshantering

Institutionell kunskap är ovärderlig, men vi behandlar den inte alltid på det sättet. Det är oftast lättare att bara göra vårt arbete utan att skriva ner hur vi gör det. Och vem läser egentligen processdokument? 

Teammedlemmar använder inte processdokument varje dag. Men när de behöver dem är de viktiga – och att inte ha dem kan verkligen skada teamet. Att proaktivt fånga upp kunskap förhindrar framtida kunskapsluckor. Sanningen är att utan en gemensam informationskälla, processer och guider är det svårare för våra kollegor att få sitt arbete gjort. 

Kunskapshantering hjälper dig att organisera kunskap för ditt team, dina avdelningar och specifika uppgifter. För att det ska fungera måste alla hantera kunskap på samma sätt. Det gör det enkelt för alla team, särskilt tvärfunktionella team, att hitta det de behöver – och det är här en mall för kunskapshantering kommer in i bilden.

Vad är kunskapshantering?

Kunskapshantering är processen för att samla in, organisera, lagra och distribuera information. System för kunskapshantering erbjuder ett sätt att dra full nytta av all den individuella kunskap som ditt företag använder. Det gör det lättare att dela kunskap, så att man kan identifiera upprepade misstag och leta efter lösningar som redan har utvecklats.

När allt är organiserat i en kunskapsbas kan du enkelt se hur du har gjort saker tidigare, vad som fungerade, vad som inte fungerade och alla motsvarande mätvärden. Det är till hjälp för strategisk planering, eftersom man kan använda det man redan vet för att planera för framtiden. Du kan till exempel använda de historiska uppgifterna i din kunskapsbas för att påverka hur du skapar en framtida översikt. 

Kunskapshanteringsprocesser måste vara välstrukturerade och samordnade för att fungera, vilket är mycket enklare att göra när du använder mallar.

Kunskapshanteringsmallar

Mallar för kunskapshantering gör det möjligt att samla in och granska viktig information. Genom att skapa en mall och formatera processen för kunskapshantering kan du vara säker på att informationen organiseras på samma sätt oavsett vem som övervakar den. Det minskar risken för att en teammedlem utelämnar viktig information som du vill ska inkluderas och säkerställer att teamet upprätthåller ett konsekvent arbetsflöde.

Om du till exempel har en kunskapshanteringsprocess för företagets budgetar och planering kan du spara den som en mall. På så sätt glömmer inte en teammedlem att inkludera viktig information eller steg när hen använder mallen för kunskapshantering för det kommande kvartalet. Utbildare och lärare kan använda en liknande metod genom att använda en färdig mall för lektionsplaner för att organisera mål, tidslinjer och material i ett konsekvent, repeterbart format.

Kom ihåg att inkludera punkter utöver själva budgeten, till exempel din process för ändringshantering om du överskrider budgeten eller en artikel om hur man felsöker ditt budgethanteringssystem.

Behöver man en mall för kunskapshantering?

Nästan alla team kan dra nytta av en mall för kunskapshantering, men det gäller särskilt i större organisationer och team. Det beror på att det i större företag ofta finns många olika personer och team som ansvarar för processer. Att skapa mallar för dessa processer säkerställer att alla dessa olika individer arbetar på samma sätt, vilket ger konsekventa resultat. 

En mall för kunskapshantering formaterar processen. På så sätt kan du, oavsett vem som övervakar den, samla in och lagra information på exakt samma sätt över olika avdelningar, eller till och med i hela företaget. Mallen för kunskapshantering fungerar som en steg-för-steg-guide som beskriver de nödvändiga punkterna för en framgångsrik process. Om du till exempel behöver vissa kunskapsbasartiklar som ingår i varje avsnitt med vanliga frågor om IT kan du inkludera dem i din mall. 

Sammantaget förenklar en mall kunskapsdelning så att du kan se hur arbetet utförs, vad som fungerar (så att du kan låna eller kopiera metoderna) och vad som kan förbättras. Dessutom är kunskapshantering tvärfunktionell i sig– du bygger ofta upp en kunskapsbas för att hjälpa andra team och individer att få åtkomst till din information. Digitala mallar för kunskapshantering som är inbyggda i en programvara för projekthantering har dessutom fördelen att de är enklare att dela, använda och komma åt för olika team.

Skapa en mall för kunskapshantering

Din mall för kunskapshantering guidar användarna genom din kunskapshanteringsprocess. Det gör det till en självbetjäningsprocess – om de vill veta hur man skapar en kunskapsbas har de alla instruktioner och steg i mallen. 

När du skapar en mall bör du ta med avsnitt för varje kunskapsområde som du vill inkludera. Du kan till exempel skapa avsnitt för:

• Relevanta resursdokument: Om du använder en projekthanteringsplattform kan du skapa uppgifter för varje resurs och bifoga dokumentet direkt till varje uppgift. Det minskar tiden och insatsen som människor måste lägga på att söka efter relevant information.

• Teamspecifika processer: Du kan till exempel länka till eller lista processen för kundfeedback för kundsupportteamet. Det kan fungera som en central referenskälla för alla teamets processer.

• Avsnitt för vanliga frågor: Vanliga frågor kan hjälpa till att svara på vanliga frågor, så att teamet inte behöver svara på samma sak om och om igen. Det är särskilt användbart för IT-team eller andra team som ofta arbetar med andra team och avdelningar.

• Kontaktavsnitt: Inkludera teammedlemmar som är ansvariga för specifika uppgifter, så att du vet vem du ska kontakta för relaterade frågor.

Hantera kunskap med Asana

Kunskapshantering kräver samordning. Det är därför många använder ett projekthanteringsverktyg för att organisera sin information – så att de snabbt och enkelt kan dela allt, med vem som helst, när de behöver.

Med Asana kan du:

• Tilldela uppgifterna för varje avsnitt till den person som ansvarar för beslutsfattandet. Om till exempel mallen för kunskapshantering är avsedd för teknikteamet kan du skapa ett avsnitt för att introducera nyanställda i teamet och tilldela uppgifterna till relevanta medlemmar i personalavdelningen, personalchefer och introduktionsmentorer.

• Samordna arbetet mellan team genom att enkelt lägga till olika medlemmar i delade projekt och portfolior.

• När du har skisserat dina avsnitt kan du skapa relaterade uppgifter och underuppgifter med riktlinjer och processer.

• Skapa mallen en gång och använd den för alltid med ett snabbt klick på knappen ”kopiera”.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna innan publiceringen, kan underuppgifter vara till hjälp. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare klarhet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

Vanliga frågor