Метод контроля завершения этапов: как предотвратить риски проекта

Процесс Stage Gate предотвращает риски проекта, устанавливая области для анализа на каждом этапе жизненного цикла проекта. Чаще всего он используется при разработке продуктов, чтобы гарантировать их наилучшее качество перед запуском. Вы будете создавать этапы между фазами проекта, и каждый этап определяет критерии, которым должен соответствовать проект, чтобы двигаться дальше. Эта методология помогает избежать ошибок на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы повысить шансы на его успех. 

Что такое процесс контроля завершения этапов в управлении проектами?

Методология Stage Gate, также известная как Phase Gate, позволяет улучшить результаты проекта и предотвратить риски за счёт добавления контрольных точек или областей для проверки в план проекта. Этот фреймворк чаще всего используется для разработки продуктов, но он полезен для любого сложного проекта.

Процесс разбивает проекты на этапы, а контрольные точки между этапами служат контрольными пунктами. При использовании этого фреймворка вы будете разбивать задачи по проекту на этапы, основываясь на важных вехах. Затем определяются предварительные условия для каждого этапа. Прежде чем переходить к следующему этапу, убедитесь, что ваш проект соответствует этим требованиям.

Цель процесса Stage Gate — улучшить процесс принятия решений и результаты проекта. Если вы не заметите ошибки в проекте на ранней стадии, они могут накапливаться и становиться труднее исправлять. Но если вы будете часто сверяться с планом проекта по мере его выполнения, то будете видеть ошибки более чётко и сможете устранять их сразу. Наличие нескольких контрольных точек также обеспечивает ясность, поскольку участники команды совместно работают над выполнением заданий по проекту.

Когда использовать процесс Stage Gate

Метод stage-gate чаще всего используется для улучшения процесса разработки продукта. Проекты по разработке продуктов часто являются крупными проектами с участием межфункциональных команд. Метод stage-gate упрощает проект, предоставляя контрольные пункты, чтобы все участники были в курсе дела. Этот процесс можно использовать при разработке продуктов или при работе над другими сложными инициативами, такими как обновление веб-сайта или маркетинговая кампания.

​​Используйте процесс «Stage Gate»:

• С кросс-функциональной командой

• С большой удалённой командой

• При работе над сложным проектом 

Типы проектов, в которых можно использовать процесс Stage Gate:

• Разработка новых продуктов

• Общекорпоративные инициативы, такие как маркетинговая кампания или пересмотр процесса.

Если вы работаете с кросс-функциональной командой, процесс «стадия-шлюз» может улучшить совместную работу. Контрольные точки помогают участникам команды доверять друг другу и чувствовать себя уверенно в своей работе, поскольку они знают, что другие команды уже решили проблемы, связанные с проектом. Если вы работаете удалённо, этот процесс также может упростить общение внутри команды и сократить количество вопросов и проблем, с которыми вы сталкиваетесь.

6 этапов процесса Stage Gate

Процесс Stage Gate состоит из шести различных этапов, начиная с нуля. Каждый этап представляет собой область разработки. Разделите хронологию проекта и соответствующие задания на эти этапы, чтобы план проекта имел логическую последовательность.

Этап 0. Открытие 

Этап открытия предназначен для формирования идеи проекта. Соберите результаты исследований и проведите коллективное обсуждение, чтобы определить, чего вы пытаетесь достичь.

Этап 1. Объём работ

Когда у вас будет чёткая идея, можно переходить к следующему этапу — определению объёма работ. Определите требования к проекту, заинтересованные стороны и цели проекта.

Этап 2. Бизнес-кейс 

Затем вы создадите бизнес-кейс, чтобы закрепить план проекта, и используете исследования для обоснования целей проекта.

Этап 3. Разработка

На этапе разработки ваши идеи воплощаются в жизнь. Именно на этом этапе ваша команда создаёт ожидаемые результаты, такие как продукт, отчёт или кампания.

Этап 4. Тестирование и проверка

При разработке продукта протестируйте его, чтобы убедиться, что он соответствует целям проекта и отраслевым стандартам. Если же речь идёт о проектах, не связанных с созданием продукта, используйте этот этап для доведения результатов до совершенства. Прежде чем завершить работу, найдите области, которые можно улучшить. 

Этап 5. Запуск

Последний этап включает в себя запуск продукта или отправку результатов ключевым заинтересованным сторонам.

Между этими этапами будут контрольные точки. Они помогают вам продвигаться по каждому этапу проекта, подтверждая выполнимость и точность предыдущего этапа.

Пять точек принятия решения в процессе Stage Gate

Контрольные точки в процессе Stage Gate зависят от того, что вы сделали на предыдущем этапе. Например, нулевой этап — это открытие, поэтому первый контрольный пункт будет посвящён проверке качества идеи проекта. Таким образом, вы не будете продвигать идею, которая не является жизнеспособной.

Шлюз 1. Качество идеи

Проверьте качество и жизнеспособность идеи вашего проекта.

Шлюз 2. Анализ выполнения

Убедитесь, что цели и требования проекта реалистичны для задуманной идеи.

Шлюз 3. Business-обоснование

Оцените логичность своего бизнес-кейса и проверьте эффективность соответствующего плана действий.

Шлюз 4. Обзор плана действий

Определите, правильно ли вы выполнили все пункты своего плана действий.

Шлюз 5. Проверка перед запуском

Проверьте качество и точность результатов перед началом процесса запуска.

Три задания в рамках каждого этапа

Для каждого этапа у вас будет три задания:

1. Определите требования к тому, что нужно для продвижения проекта. 

2. Установите критерии, по которым вы будете измерять успех проекта. 

3. Завершите каждый этап, создав возможные результаты. 

Используйте следующие вопросы для управления процессом:

Какие требования необходимы для продвижения проекта?

• Какой конечный продукт мы хотим получить?

• Вехи

Какие критерии мы можем использовать для определения успешности проекта?

• Стратегическая реализуемость

• Продукт и конкурентное преимущество

• Привлекательность рынка

• Техническая осуществимость

• Ключевые компетенции

• Финансовый риск и вознаграждение

Каковы возможные результаты этапа?

• «Продолжать»: проект достаточно жизнеспособен, чтобы его реализовывать.

• Отмена: проект нецелесообразно реализовывать.

• Приостановка: проект приостановлен, но может быть продолжен при определённых условиях.

• Переработка: проект нуждается в дальнейшей корректировке, чтобы двигаться дальше.

Это стандартные этапы и критерии процесса, но вы можете настроить их в соответствии с планом своего проекта. Например, если вы создаёте кампанию по запуску продукта, то ваши критерии могут сместиться в сторону цифровых показателей, а не показателей, ориентированных на продукт.

Шаблон процесса с этапами и контрольными точками

Ниже приводится пример процесса с поэтапным планированием и промежуточными этапами, где каждый этап и промежуточный этап помечены. Прежде чем перейти к следующему этапу, проект должен пройти все контрольные точки.

Используйте приведённый ниже шаблон, чтобы заполнить процесс для вашей следующей инновации продукта или маркетинговой стратегии.

Преимущества использования процесса Stage Gate

Метод стадий-этапов может повысить эффективность запуска проекта или продукта, гарантируя, что конечные результаты будут соответствовать ожиданиям. 

Другие преимущества процесса Stage Gate:

• Снижение рисков: проверка проекта на каждом этапе снижает риски, поскольку вы можете быстро выявлять проблемы и решать их по мере их возникновения.

• Повышение производительности команды: участники команды могут выполнять свою работу наилучшим образом, когда знают, что их проект не содержит ошибок и находится на пути к успеху.

• Улучшение результатов проекта: тщательный анализ проекта позволяет добиться первоклассных результатов.

• Оптимизированная командная работа: участникам команды проще работать вместе, когда у них есть ясность в отношении хода выполнения проекта.