Что такое матричная организация и как она работает?

Как дать своим командам возможность быстро выполнять комплексные проекты, не увязая в проверках и подтверждениях с заинтересованными лицами? Ответом на этот вопрос может стать организационная структура. В большинстве рабочих сред существует система подчинённости, чтобы у всех была ясность в отношении полномочий, связанных с принятием решений. 

В иерархической структуре организации генеральный директор находится на самом верху. Прямо под ним находятся операционный и финансовый директора. Далее под руководителями высшего звена находятся руководители отделов, а следом за ними — менеджеры проектов.

Матричная организация отличается от этой классической структуры тем, что участники команды подчиняются как менеджеру проекта, так и руководителю отдела. Далее в этой статье мы рассмотрим, что такое матричная организация и как её можно использовать в комплексных проектах. 

Что такое матричная организация?

Матричная организация — это рабочая структура, в рамках которой команда подчиняется нескольким руководителям. В матричной организации участники команды (которые могут работать как в офисе, так и удалённо) подчиняются менеджеру проекта, а также главе своего отдела. Такая структура управления позволяет компании создавать новые продукты и услуги без перестройки работы команды.

Как работают матричные организации?

Матричные организации имеют две или более структуры управленческой подчинённости. Поначалу в этом можно легко запутаться, однако у команды обычно есть основной руководитель, который находится в своём отделе. 

Подчинённость руководителю отдела функционирует аналогично традиционной структуре работы. Например, участники команды, работающие в отделе ИТ, подчиняются руководителю отдела ИТ. Он, в свою очередь, подчиняется вице-президенту своего подразделения. В конечном итоге все отношения подчинённости ведут к генеральному директору. 

Отличие матричной структуры заключается в том, что участники команды также подчиняются менеджерам проектов. Проекты часто требуют участия сотрудников разных отделов, таких как отделы ИТ, маркетинга и финансов, поэтому есть смысл на каждый проект назначать отдельного руководителя. 

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию

Типы матричного управления

Существует три типа матричного управления, каждый из которых наделяет менеджера проекта большими или меньшими полномочиями. Указанные типы управления можно представить в виде шкалы, на одном конце которой находится менеджер проекта, а на другом — руководитель отдела. 

Слабая матрица

В слабой матрице менеджер проекта обладает наименьшими полномочиями, связанными с принятием решений, по сравнению с другими типами матричного управления. Когда полномочия менеджера проекта в отношении проекта ограничены, матрица становится слабой, поскольку бюджет и сроки проекта находятся в ведении руководителя отдела. Создание плана обмена информацией может предотвратить потерю коммуникаций в слабой матрице. 

Сбалансированная матрица

В сбалансированной матрице руководитель подразделения и менеджер проекта обладают равными полномочиями, и участники команды подчиняются обоим. Это позволяет поддерживать открытый обмен информацией между всеми, кто занимает руководящие должности, и обеспечивает беспрепятственное выполнение проекта. 

Сильная матрица

В сильной матрице менеджер проекта обладает максимальным объёмом полномочий, связанных с принятием решений по проекту, а полномочия руководителя отдела в большей степени ограничены. Это приводит к формированию сильной организационной структуры, поскольку за проект всецело отвечает его менеджер. Руководитель отдела может наблюдать за проектом, но не принимает ключевых решений.

Преимущества матричной организационной структуры

Матричная организационная структура сложнее иерархической, но у неё много преимуществ. К их числу среди прочих относятся чёткие задачи проекта, эффективное использование ресурсов, свободный обмен информацией и обучение менеджеров проекта. 

Чёткие задачи проекта

Матричная организационная структура может обеспечить более высокую ясность в отношении задач проекта. Когда ваша команда отчитывается о проделанной работе как перед менеджером проекта, так и перед руководителем отдела, закрепление целей проекта имеет решающее значение. Когда менеджер проекта ощущает поддержку со стороны других руководителей высшего звена, организация проекта становится приоритетной.

Сценарий. Допустим, ваша команда работает над проектом по разработке приложения. Поскольку вы используете матричную структуру, ИТ-разработчики подчиняются вам (как менеджеру проекта) и руководителю отдела ИТ. Задача проекта — создать приложение для поиска ключевых слов, которое маркетологи смогут использовать на мобильных устройствах. Когда руководитель отдела ИТ и менеджер проекта доносят до ИТ-разработчиков чёткую задачу проекта, ход работы над приложением ускоряется. 

Эффективное использование ресурсов

Матричная структура позволяет эффективно использовать ресурсы, поскольку в состав команд входят специалисты из разных отделов. Это позволяет снизить накладные расходы и сократить время, необходимое для завершенный проекта. В иерархической структуре, где каждая команда подчиняется только одному руководителю, на одну команду приходится меньше менеджеров. Таким командам может потребоваться больше времени для создания одного ожидаемого результата проекта, так как в их составе нет специалистов разной направленности.

Сценарий. В команду, создающую приложение для поиска ключевых слов, могут входить специалисты из отделов ИТ, финансов и маркетинга. Когда эти участники команды успешно отчитываются перед руководителями своих отделов и менеджером проекта, они повышают производительность команды, экономят время и делают проект более эффективным. 

Матричная команда снижает затраты, потому что без объединённой группы специалистов компаниям с началом разработки нового продукта или услуги пришлось бы реструктурировать команды и, возможно, нанимать новых сотрудников. 

Свободный обмен информацией

Работа в матричной структуре создаёт свободный поток информации между командами, поскольку команда подчиняется нескольким руководителям. В то время как в иерархической системе участники команды должны помнить о необходимости передавать информацию, в матричной структуре наличие информационного потока является обязательным условием. Предоставление информации нескольким лидерам может показаться утомительным, однако при наличии правильной системы управления проектами это не требует от команды практически никакой дополнительной работы. 

Сценарий. Если бы команда разработчиков приложения для поиска ключевых слов отчитывалась только перед менеджером проекта, то информация об исправлении отдельно ошибки могла бы затеряться. Однако о передаче информации руководителю отдела ИТ легко помнить, когда это является частью матричного процесса. 

Обучение менеджеров проекта

Уникальная структура матричной организации наделяет менеджеров проекта большим объёмом ответственности. Менеджеры проектов должны вести свою команду на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эта структура бросает вызов менеджерам проектов и позволяет подготовить тех, кто хочет стать межфункциональными руководителями в других отделах.

Сценарий. В ходе проекта ваша команда сталкивается с необходимостью исправить некоторые ошибки и сдвинуть хронологию проекта. Как менеджер проекта вы обязаны успешно решать все проблемы в тесном взаимодействии с руководителем отдела ИТ. При этом вы обнаруживаете личный интерес к сфере ИТ и потенциальную возможность карьерного роста в будущем. 

Поддержание состава команды

Матричная организация может похвастаться отличными показателями поддержания состава команды. Так как специалисты размещаются компактно, команда продукта сохраняет силу. Эти сотрудники работают под руководством лидеров функциональных подразделений, а затем назначаются менеджерам проектов. Одни и те же специалисты зачастую предпочитают работать вместе, а это может повысить результативность проектов. 

Сценарий. Во время работы над проектом приложения для анализа ключевых слов проектная команда состоит из различных специалистов в области ИТ, маркетинга и финансов, поскольку все они понимают тонкости создания приложений для пользователей смартфонов. Эта команда специалистов, скорее всего, будет выполнять совместную работу над многими проектами в будущем.

Недостатки матричной организационной структуры

Как и иерархическая структура подчинённости, матричная организация также обладает своими недостатками. Большинство из них связано с тем, что эта структура является комплексной. У таких структур есть преимущества, когда они работают, но при этом есть и потенциал вызвать конфликт и превратить работу в хаос.

Комплексный стиль подчинённости

Сложность матричной организации может быть недостатком, поскольку команды могут не знать, перед кем и когда отчитываться. Несмотря на то, что матричная организация призвана приносить пользу командам, она также может усложнить проекты и запутать общий ход их выполнения. 

Решение. Лучший способ предотвратить сбои в отчётности — проследить за тем, чтобы каждый участник матрицы понимал, перед кем и каким образом отчитываться. Использование интуитивно понятной платформы управления проектами, которая облегчает работу между командами, может сделать матричную структуру менее комплексной. 

Медленное время отклика

Сложность матрицы может привести к медленному времени отклика, а это, в свою очередь, — к задержке выполнения проектов. Медленное время отклика происходит из-за необходимости сообщать информацию нескольким людям. Вовлечение большего количества людей — это хорошо, но, с другой стороны, передача информации большему количеству людей требует времени. 

Решение. Использование системы управления проектами решит проблему медленного времени отклика при матричной структуре. Будучи центральным источником достоверной информации, Asana может предотвратить дублирование работы и повысить чёткость среди команд и руководства. 

Противоречивые указания

Противоречивые указания возникают, если менеджер проекта и руководитель отдела не находятся на одной волне. Несмотря на то, что матричная структура призвана стимулировать командную работу, она может в зависимости от личностей участников привести к противоположному результату. 

Решение. Чтобы избегать противоречивых указаний, создайте систему, позволяющую руководителям напрямую взаимодействовать друг с другом. Тогда участники команды смогут избежать ощущения, что они заблудились в гуще событий, если руководители будут согласовывать цели проекта и оставаться на одной волне.

Возможные трения

Основное различие между матричной и иерархической структурой заключается в том, что в матричной структуре команда подчиняется двум руководителям. Это делает матричную организацию более комплексной и возлагает большую ответственность на участников команды. Наличие двух руководителей может дать команде больше обратной связи и инструкций, но может и привести к возникновению трений.

Решение. Для предотвращения возможных трений необходимо, чтобы руководитель отдела и менеджер проекта обменивались информацией. Выбор между руководителями при возникновении конфликта не должен входить в обязанности команды. Руководители могут предотвратить трения при личной встрече или через виртуальные системы, с самого начала установив чёткие задачи проекта и работая вместе над созданием успешного продукта. 

Жонглирование приоритетами

Команде может быть трудно распределять приоритеты в матричной структуре, если руководители не работают вместе. Если руководитель подразделения считает свои задачи самыми важными, а менеджер проекта — свои, команде будет трудно понять, кому из них отдать предпочтение. 

Решение. Когда у сотрудников возникают проблемы с определением приоритетности задач из-за недопонимания между руководителями, именно руководители должны обсудить задачи команды и определить, что должно быть сделано в первую очередь. Большинство проблем, которые могут возникнуть в рамках матричной структуры, можно решить с помощью тесного сотруд��ичества, обмена информацией и ясности между командами. 

Улучшайте матричную структуру с помощью инструментов для управления проектами

Использование инструментов для управления проектами — лучший способ заставить матричную структуру работать хорошо. Благодаря управлению проектами менеджер проекта и руководитель отдела могут согласовать цели проекта, совместно планировать работу и создать чёткую линию обмена информацией. Когда все эти элементы на месте, команда получает ясность, необходимую для эффективной работы и выполнения задач проекта.

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию