Modelo de diagrama de Gantt

O que é um modelo de diagrama de Gantt?

Os modelos de diagrama de Gantt dão à sua equipe uma forma de visualizar cada tarefa do projeto dentro de um determinado cronograma. Eles são particularmente úteis para mostrar as suas tarefas de trabalho e o tempo atribuído para cada uma. Os modelos são documentos de gestão do projeto reutilizáveis que você pode usar para mostrar rapidamente todos os detalhes do projeto e os seus prazos, incluindo listas de tarefas, funções atribuídas e dependências. 

Em suma, os modelos de diagrama de Gantt são uma representação visual do plano de projeto com um cronograma claramente definido, em vez de um plano de projeto muito detalhado e altamente descritivo mas sem datas de início ou fim confirmadas. Devido ao seu formato acessível, os diagramas de Gantt dão aos principais interessados uma perspectiva rápida do status e detalhes do projeto. Com o seu modelo de diagrama de Gantt, você pode repassar novas informações do projeto aos principais interessados sempre que precisarem.

Como criar um modelo de diagrama de Gantt

Para criar o seu próprio modelo, leve em consideração o caso de uso e a complexidade dos seus projetos típicos. Ele servirá como agendamento de projeto ou fonte de informação em tempo real após o início do trabalho? Dependendo da sua necessidade, você poderá incluir mais ou menos detalhes. Por exemplo, se você usá-lo como agendamento de projeto, concentre-se em criar formas de atribuir tarefas e delegar o trabalho; mas, se ele servir de fonte de informação sobre o projeto, esquematize a forma como a sua equipe anexará documentos e seguirá os processos. Muitas vezes, você vai utilizá-lo para ambos os casos. 

Após determinar como você usará o modelo, comece o processo de desenvolvimento:

• Faça um levantamento dos elementos que você precisa mapear e monitorar em um projeto. Estes serão os aportes, e convém incluir um espaço para cada categoria nos seus modelos. Comparados a outros projetos, os complexos demandarão o preenchimento de mais informações, como datas de início, datas de término, tarefas independentes e dependentes, marcos, funções, subtarefas e descrições.

• Reúna informações e recursos relevantes. Anexe planilhas recorrentes, roteiros relevantes, documentos, resultados de análises, painéis de relatórios, metas, funções atribuídas e processos.

• Preencha os dados em um núcleo central de informações, por exemplo um software de gestão de projetos. Lembre-se de incluir dependências e funções recorrentes. Por exemplo, se o orçamento é administrado sempre pelo mesmo membro da equipe, você pode atribuir a esse indivíduo os entregáveis do orçamento no seu modelo. Quanto mais bem pensado for o modelo, menos trabalho você terá quando chegar a hora de lançar o próximo projeto.

• Adicione integrações e aplicativos para respaldar o seu trabalho. Caso use uma ferramenta de gestão de projetos, você pode anexar as suas planilhas Google, quadros Kanban e referências (como tutoriais de PowerPoint) ao cronograma do projeto.

Em projetos mais complexos, uma simples planilha não oferece opções de personalização suficientes. Convém cogitar o uso de um software de gestão de projetos com mais funcionalidades (por exemplo, uma ferramenta que sirva para manipular dados e preencher informações em um espaço acessível a todos os principais interessados).

Como usar o modelo de diagrama de Gantt para planejar projetos

A criação do modelo é a parte mais demorada, contudo, depois, você só precisará replicá-lo e preencher os espaços em branco. Como qualquer recurso de gestão de projetos, o seu modelo de diagrama de Gantt terá vantagens e limitações. Algumas destas dependerão da ferramenta em uso. Se alguma vez você viu ou usou modelos de diagrama de Gantt numa planilha, já sabe o trabalho manual e demorado que isso pode acarretar. Contudo, se você criar o modelo numa ferramenta dinâmica, poderá fazer atualizações e ver as alterações em tempo real. Por exemplo:

O seu modelo de diagrama de Gantt pode…

• Conceder a todos os principais interessados uma visão rápida e abrangente do seu projeto.

• Manter o seu projeto em dia com prazos fáceis de consultar e claramente definidos.

• Reduzir a confusão e os mal-entendidos.

• Automatizar os processos mediante dependências e uma personalização eficaz, particularmente quando elaborado com um software altamente funcional.

O seu modelo de diagrama de Gantt não pode…

• Ser ajustado com a mesma facilidade com que você o criou, caso tenha sido desenvolvido em um formato não dinâmico. Observação: para evitar isto, crie o modelo de diagrama de Gantt com um software de gestão de projetos.

• Substituir a gestão de projetos, depois que o projeto for iniciado. Os modelos de diagrama de Gantt são mais úteis durante a etapa de planejamento do projeto. 

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

Perguntas frequentes