Modelo de termo de abertura de equipe: um roteiro para o sucesso da equipe (com exemplos)

A sua equipe é como peças de dominó cuidadosamente posicionadas. Você pode misturar e combinar conjuntos de habilidades para criar algo especial, mas, quando uma pessoa vacila, todos sentem. As equipes precisam de sinergia positiva para enfrentar os desafios e alcançar ótimos resultados. Uma forma de despertar a sinergia é com um termo de abertura de equipe.

Os estatutos de equipe são uma referência comum que mostra à equipe que o todo é maior do que o indivíduo. Neste artigo, aprenda a criar um termo de abertura de equipe para estabelecer uma visão compartilhada e um núcleo de referência para a sua equipe.

O que é um termo de abertura de equipe?

Um termo de abertura de equipe é um esboço visual do que a sua equipe representa e de como ela opera. Ao criar um documento de metas, estratégias e processos compartilhados, a equipe pode iniciar cada projeto com uma frente unida. Os estatutos de equipe são um processo colaborativo e podem servir como um ponto central de referência. Um termo de abertura de equipe:

• Atribui responsabilidades aos membros da equipe;

• fornece um documento de processo personalizado para a equipe;

• estabelece uma visão compartilhada para o sucesso do projeto;

• melhora a comunicação entre os membros da equipe;

• garante que todos os membros da equipe entendam os ideais da equipe.

Além dos benefícios internos, os termos de abertura de equipe podem mostrar o propósito da sua equipe para o restante da empresa. Além de declarar explicitamente o propósito da equipe em uma seção do documento, você também permitirá que outras pessoas entendam como a equipe opera coletivamente ao ler o documento na íntegra. 

O que está incluído em um termo de abertura de equipe?

​​Antes de aprender a criar um termo de abertura de equipe, confira os elementos básicos de um modelo de termo de abertura de equipe. Você pode formatar o modelo de contrato de equipe de diversas maneiras, desde um mapa mental até um fluxograma.

• Missão e objetivos: indique o propósito da sua equipe e o que vocês buscam realizar coletivamente. 

• Funções e responsabilidades: liste as funções e responsabilidades dos membros da equipe para que todos possam analisar as expectativas deles e dos outros.

• Orçamento e recursos: explique como a sua equipe determinará os orçamentos dos projetos e alocará os recursos. Liste todas as regras gerais para gerir as finanças dos projetos.

• Processos de trabalho: forneça uma visão geral passo a passo dos fluxos de trabalho dos projetos da equipe e assegure que todos os membros da equipe entendam esse processo.

• Avaliação de desempenho: explique como a equipe medirá o sucesso do projeto em termos objetivos e subjetivos.

• Normas de comunicação: identifique como e onde os membros da equipe devem se comunicar e se a comunicação deve mudar com base na sua discussão.

• Regras e resolução de conflitos: liste as regras básicas de como os membros da equipe trabalharão juntos e ofereça estratégias para resolver conflitos quando eles surgirem.

• Assinaturas: forneça um espaço para os membros da equipe assinarem o documento e estabelecer a responsabilidade pelas informações apresentadas e acordadas.

Como criar um termo de abertura de equipe

Como gerente, você provavelmente saberá quais informações deseja incluir em cada seção do termo de abertura, mas a colaboração da equipe também é importante ao redigir o documento. Ao envolver os membros da equipe durante todo o processo, você pode criar em conjunto um termo de abertura de equipe que todos se orgulhem de usar. Experimente seguir as etapas abaixo.

1. Indique o propósito da sua equipe

Embora a sua equipe possa trabalhar em vários projetos, é provável que haja um projeto maior que descreva o seu trabalho. Considere esta pergunta para começar a elaborar o termo de abertura da equipe: Como a nossa equipe trabalha dentro da empresa? Isso ajudará a definir o propósito da equipe. 

Dica: coloque o propósito da equipe na seção do termo de abertura dedicada à missão e aos objetivos. Encontrar uma maneira criativa de declarar o propósito pode ser uma oportunidade de fortalecer os laços da equipe. Peça à equipe para debater o propósito da equipe e anote todas as ideias. Em seguida, tente resumir o propósito da equipe em uma frase, como uma declaração de missão formal para a equipe. Algumas equipes também chamam isso de “estrela-guia”.

2. Descreva a estrutura da equipe

Começando com o cargo de maior hierarquia na equipe, detalhe a estrutura da equipe e liste as responsabilidades associadas a cada função. Esta seção ajudará a reforçar a função de cada membro da equipe, além de servir como referência para ajudar os membros da equipe a entender no que os seus colegas de trabalho trabalham. 

Esta seção também é particularmente útil para a colaboração entre equipes. Dependendo do tamanho da equipe e do tempo de serviço de cada membro, talvez nem todos saibam quais são as responsabilidades dos outros. Ao compartilhar as funções e responsabilidades de todos no termo de abertura de equipe, você cria um núcleo de referência que os membros da equipe podem acessar se tiverem alguma dúvida. Então, à medida que as coisas mudam, você pode facilmente atualizar esta seção se as funções mudarem ou novos membros da equipe entrarem.

Dica: para detalhar a estrutura da equipe de forma colaborativa, considere transformar esta seção do termo de abertura de equipe em uma atividade de fortalecimento da equipe. Reúna os membros da equipe, virtual ou pessoalmente, e desafie todos a aprender os nomes, funções e responsabilidades uns dos outros.

3. Discuta as estratégias de orçamento e recursos

Os orçamentos e recursos dos projetos podem ser difíceis de garantir, gerir e alocar. Ter uma seção dedicada às estratégias de gestão de custos pode ajudar os membros da equipe durante o planejamento do projeto e em situações de controle de mudanças. 

Algumas estratégias que você pode usar incluem:

• criar uma proposta de orçamento detalhada durante o planejamento do projeto;

• alocar recursos assim que você souber com o que precisa trabalhar;

• reduzir os custos sempre e onde for possível;

• prever as mudanças do projeto antes que ocorram.

Se os membros da equipe souberem como prever os custos e mantê-los baixos, terão mais chances de manter os principais interessados satisfeitos.

Dica: a principal meta desta seção é documentar os processos gerais para lidar com os orçamentos dos projetos e garantir que todos estejam na mesma página. Ao conduzir essa conversa com a equipe, dê aos membros a oportunidade de contribuir.

4. Explique o fluxo de trabalho do projeto

​​Um fluxo de trabalho é um processo de ponta a ponta que ajuda as equipes a atingirem suas metas, conectando as pessoas certas ao dados necessários no momento correto. Após configurado, um fluxo de trabalho ajuda a organizar as informações de modo que, além de compreensíveis, elas também sejam reiteráveis.

Todo fluxo de trabalho de projeto começa com uma fase de planejamento de projeto padrão, que inclui as sete etapas a seguir:

1. Definir as metas e os objetivos do projeto

2. estabelecer métricas de sucesso;

3. Definir os participantes e as suas funções

4. Definir o orçamento

5. Alinhar os marcos e os entregáveis

6. definir o cronograma e o calendário;

7. compartilhar o seu plano de comunicação.

Embora cada projeto possa variar ligeiramente com base em características únicas, você deve ter um processo geral para criar entregas e alcançar o sucesso do projeto. 

Dica: a sua equipe pode ter mais de um fluxo de trabalho, dependendo de quantos programas ou fuxos de trabalho você gerencia. Para cada fluxo de trabalho importante, certifique-se de que os membros da equipe entendam o processo geral, bem como a quem recorrer para perguntas específicas. 

5. Defina a sua versão do sucesso

A equipe deve ter uma maneira geral de medir o sucesso do projeto. É uma boa ideia usar uma combinação de formas objetivas e subjetivas para definir o sucesso. Dessa forma, a equipe não entrará em uma rotina de desenvolvimento de projetos sem considerar todas as perspectivas. 

Para desenvolver as definições específicas de sucesso da sua equipe, considere as seguintes perguntas:

• Você define o sucesso do projeto comparando o resultado do projeto com os objetivos iniciais? 

• Você usa o feedback dos participantes ou clientes para medir o sucesso? 

• Você tem uma visão mais ampla do sucesso com base no propósito da sua equipe?

Dica: certifique-se de que as suas metas, mesmo as subjetivas, sigam a metodologia SMART. SMART significa específico, mensurável, alcançável, realista e com prazo determinado. 

5. Estabeleça formas padrão de comunicação

A comunicação da equipe é crucial para o sucesso do projeto, mas não há uma abordagem única para se comunicar com os membros da equipe. Embora as reuniões presenciais ou virtuais possam ser adequadas para certos tipos de comunicação da equipe, manter um registro escrito também pode ser benéfico para as discussões do projeto, permitindo que os detalhes sejam facilmente lembrados e revisados quando necessário.

Para estabelecer as formas padrão de comunicação da sua equipe, faça perguntas como:

• Como os membros da equipe devem se comunicar ao discutir projetos? 

• Como os membros da equipe devem se comunicar sobre assuntos internos? 

• Onde os membros da equipe devem se comunicar com os clientes, ou devem repassar as informações a você para que você possa lidar com a comunicação com o cliente?

Dica: ao padronizar a comunicação da equipe, reserve algum tempo para discutir a forma como a equipe se comunica atualmente. Tente identificar as áreas em que você deseja melhorar e use-as como pontos de partida para o termo de abertura da equipe.

6. Estabeleça regras básicas e etapas de resolução de conflitos

É inevitável que a sua equipe tenha discordâncias. Na verdade, a discordância é um sinal de forte colaboração, porque significa que os membros da equipe se sentem à vontade para compartilhar as suas opiniões sinceras e serem eles mesmos. No entanto, embora a discordância em si não seja uma coisa ruim, é fundamental estabelecer um conjunto básico de valores e regras fundamentais da equipe para evitar que as discordâncias aumentem. 

As regras da equipe não precisam ser extensas; elas só precisam ser coisas que a sua equipe valoriza. Trabalhe com os membros da equipe para debater os valores mais importantes da equipe e criar uma série de regras básicas. 

Exemplos de regras básicas em um estatuto de equipe:

• tratar a todos com respeito;

• Sempre assumir uma intenção positiva.

• tratar clientes, colegas de trabalho e gestores igualmente;

• comemorar as conquistas uns dos outros;

• Apenas críticas construtivas.

• Praticar a escuta ativa.

Com um conjunto simples de regras básicas, você pode evitar conflitos e falhas de comunicação. Se ocorrerem conflitos, ter estratégias de resolução de conflitos no termo de abertura de equipe pode ajudar os membros a seguir em frente.

Exemplos de estratégias de resolução de conflitos em um termo de abertura de equipe:

• não deixar que os problemas se agravem;

• diferenciar intenção e impacto;

• discutir os conflitos abertamente;

• encontrar soluções em conjunto.

Dica: transforme esta seção do termo de abertura de equipe em uma atividade colaborativa, encenando situações desafiadoras em que as regras básicas podem ser quebradas. Pratique estratégias de resolução de conflitos para encontrar um terreno comum e considere usar um modelo de acordo de parceria para formalizar como a equipe lidará com disputas e responsabilidades. Como a maioria das habilidades sociocomportamentais, a resolução de conflitos leva tempo, mas praticando juntos, todos podem melhorar.

7. Revise e aprove

Todos na equipe devem estar alinhados sobre o que incluir no termo de abertura. Compartilhe o documento digitalmente com um software de gestão do trabalho, como a Asana, para permitir que outras pessoas acessem o documento e vejam quando você fez alterações.

Dica: para manter a unidade da equipe e garantir que todos permaneçam em sintonia, redistribua o termo de abertura da equipe a cada trimestre e peça aos membros da equipe que o revisem. Em seguida, você pode realizar uma reunião e convidar todos a sugerir ou propor melhorias, garantindo que o documento permaneça atualizado.

Modelo de termo de abertura de equipe (e exemplos)

Aqui, você verá um exemplo de termo de abertura de equipe para uma equipe de marketing. Ele permite que os membros da equipe visualizem cada seção sem precisar percorrer grandes quantidades de texto. Este formato também facilita a localização e a atualização de informações conforme necessário. 

O termo de abertura da sua equipe provavelmente terá mais detalhes do que este exemplo, mas ainda pode ser facilmente compreendido e acessado. Experimente o nosso modelo de termo de abertura de equipe gratuito abaixo para começar.

Esclareça as suas metas com um termo de abertura de equipe

É preciso mais do que química natural para criar sinergia na equipe. Equipes eficazes defendem os seus valores fundamentais e colaboram na tomada de decisões. Um termo de abertura de equipe pode garantir que todos permaneçam em sintonia com os processos e o propósito da equipe. 

Ao integrar o termo de abertura de equipe a um software de gestão do trabalho como a Asana, a sua equipe poderá mostrar o quanto pode alcançar em conjunto.