Modelo de termo de abertura de equipe: um roteiro para o sucesso da equipe (com exemplos)

A sua equipe é como peças de dominó cuidadosamente posicionadas. Você pode misturar e combinar conjuntos de habilidades para construir algo especial, mas quando uma pessoa vacila, todos sentem. As equipes precisam de sinergia positiva para enfrentar desafios e alcançar ótimos resultados. Uma maneira de estimular a sinergia é com um termo de abertura de equipe.

As cartas de equipe são uma referência comum que mostra à equipe que o todo é maior do que o indivíduo. Neste artigo, aprenda a criar um termo de abertura de equipe para estabelecer uma visão compartilhada e um núcleo de referência para a sua equipe.

O que é um termo de abertura de equipe?

Um termo de abertura de equipe é um esboço visual do que a sua equipe representa e como ela opera. Ao criar um documento de metas, estratégias e processos compartilhados, a equipe pode iniciar cada projeto em uma frente unida. Os atos constitutivos de equipe são um processo colaborativo e podem servir como uma fonte central de informações. Um termo de abertura de equipe:

• Atribui responsabilidades aos membros da equipe

• Fornece um documento de processo personalizado para a equipe

• Estabelece uma visão compartilhada para o sucesso do projeto

• Melhora a comunicação entre os membros da equipe

• Garante que todos os membros da equipe entendam os ideais da equipe

Além dos benefícios internos, os estatutos da equipe podem mostrar o propósito da sua equipe para o restante da empresa. Além de declarar explicitamente o propósito da equipe em uma seção do documento, ao ler o documento na íntegra, os outros entenderão como a equipe opera coletivamente. 

O que está incluído em um termo de abertura de equipe?

​​Antes de aprender a criar um termo de abertura de equipe, confira os elementos básicos de um modelo desse documento. Você pode formatar o seu modelo de várias maneiras, desde um mapa mental até um fluxograma.

• Missão e objetivos: indique o propósito da equipe e o que vocês buscam realizar coletivamente. 

• Funções e responsabilidades: liste as funções e responsabilidades dos membros da equipe para que todos possam revisar as expectativas deles e dos outros.

• Orçamento e recursos: explique como a equipe determinará os orçamentos e alocará os recursos do projeto. Liste todas as regras universais para gerir as finanças do projeto.

• Processos de trabalho: apresente uma visão geral passo a passo dos fluxos de trabalho do projeto da sua equipe e certifique-se de que todos os membros da equipe entendam esse processo.

• Avaliação de desempenho: explique como a equipe medirá o sucesso do projeto em termos objetivos e subjetivos.

• Normas de comunicação: identifique como e onde os membros da equipe devem se comunicar e se a comunicação deve mudar com base na sua discussão.

• Regras e resolução de conflitos: liste as regras básicas de como os membros da equipe trabalharão juntos e ofereça estratégias para resolver conflitos quando eles surgirem.

• Assinaturas: forneça uma área para os membros da equipe assinarem o documento e estabeleçam a responsabilidade pelas informações apresentadas e acordadas.

Como criar um estatuto da equipe

Como gerente, você provavelmente saberá quais informações incluir em cada seção do estatuto da equipe, mas a colaboração da equipe também é importante ao redigir o documento. Ao envolver os membros da equipe em todo o processo, vocês podem criar em conjunto um estatuto que todos se orgulhem de usar. Experimente as etapas abaixo para guiar você ao longo do caminho.

1. Indique o propósito da equipe

Embora a sua equipe possa trabalhar em vários projetos, é provável que haja um programa maior que descreva o seu trabalho. Considere esta pergunta para começar o seu estatuto: como a nossa equipe trabalha dentro da empresa? Isso ajudará a definir o propósito da equipe. 

Dica: coloque o propósito da equipe na seção do estatuto dedicada à missão e aos objetivos. Encontrar uma maneira criativa de declarar o propósito pode ser uma oportunidade de união para a equipe. Peça à equipe para debater o propósito da equipe e anotar todas as ideias. Em seguida, tente resumir o propósito da equipe a uma frase, como uma declaração de missão formal. Algumas equipes também chamam isso de “estrela-guia”.

2. Defina a estrutura da equipe

Começando pela função de maior hierarquia na equipe, detalhe a estrutura da equipe e liste as responsabilidades associadas a cada função. Esta seção ajudará a reforçar a função de cada membro da equipe, além de servir como referência para que todos entendam no que os colegas trabalham. 

Esta seção também é particularmente útil para a colaboração entre equipes. Dependendo do tamanho da equipe e do tempo de serviço de cada membro, talvez nem todos estejam familiarizados com as funções dos outros. Ao compartilhar as funções e responsabilidades de todos no termo de abertura da equipe, você cria um núcleo de referência que os membros da equipe podem acessar se tiverem alguma dúvida. Então, à medida que as coisas mudam, você pode atualizar facilmente esta seção se as funções mudarem ou se novos membros da equipe se juntarem.

Dica: para detalhar a estrutura da equipe de forma colaborativa, considere transformar esta seção do termo de abertura em uma atividade de consolidação da equipe. Reúna os membros da equipe, virtual ou pessoalmente, e desafie todos a aprender os nomes, funções e responsabilidades associadas uns dos outros.

3. Discuta estratégias de orçamento e recursos

Os orçamentos e recursos do projeto podem ser difíceis de garantir, gerir e alocar. Ter uma seção dedicada às estratégias de gestão de custos pode ajudar os membros da equipe durante o planejamento do projeto e em situações de controle de mudanças. 

Algumas estratégias que você pode usar incluem:

• Criar uma proposta de orçamento detalhada durante o planejamento do projeto.

• Alocar recursos assim que você souber com o que precisa trabalhar

• Reduzir os custos sempre que possível.

• Antecipar as mudanças do projeto antes que ocorram.

Se os membros da equipe souberem como prever os custos e mantê-los baixos, terão mais chances de manter as partes interessadas satisfeitas.

Dica: a meta principal desta seção é documentar os processos gerais para lidar com os orçamentos dos projetos e garantir que todos estejam em sintonia. Ao conduzir esta discussão com a equipe, certifique-se de dar aos membros a oportunidade de contribuir.

4. Explique o fluxo de trabalho do projeto

​​Um fluxo de trabalho é um processo de ponta a ponta que ajuda as equipes a atingirem suas metas, conectando as pessoas certas aos dados necessários no momento correto. Após configurado, um fluxo de trabalho ajuda a organizar as informações de modo que, além de compreensíveis, elas também sejam reiteráveis.

Todo fluxo de trabalho de projeto começa com uma fase de planejamento padrão, que inclui as sete etapas a seguir:

1. Definir as metas e os objetivos do projeto

2. Definir métricas de sucesso

3. Definir os participantes e as suas funções

4. Definir o orçamento

5. Alinhar os marcos e os entregáveis

6. Definir o cronograma e o calendário

7. Compartilhar o seu plano de comunicação

Embora cada projeto possa variar ligeiramente com base em características únicas, você deve ter um processo geral para criar entregáveis e alcançar o sucesso do projeto. 

Dica: a sua equipe pode ter mais de um fluxo de trabalho, dependendo de quantos programas ou fuxos de trabalho você gerencia. Para cada fluxo de trabalho importante, certifique-se de que os membros da equipe entendam o processo geral, bem como a quem recorrer para perguntas específicas. 

5. Defina a sua versão do sucesso

A equipe deve ter uma maneira geral de medir o sucesso do projeto. É uma boa ideia usar uma mistura de maneiras objetivas e subjetivas para definir o sucesso. Dessa forma, a equipe não cairá na rotina de desenvolver projetos sem considerar todas as perspectivas primeiro. 

Para desenvolver a(s) definição(ões) específica(s) de sucesso da sua equipe, considere as seguintes perguntas:

• Você define o sucesso do projeto comparando o resultado do projeto com os objetivos iniciais? 

• Você usa o feedback das partes interessadas ou dos clientes para medir o sucesso? 

• Você tem uma visão mais ampla do sucesso com base no propósito da sua equipe?

Dica: certifique-se de que as suas metas, mesmo as subjetivas, sigam a metodologia SMART. SMART significa específico, mensurável, alcançável, realista e com prazos definidos. 

5. Estabeleça formas padrão de comunicação

A comunicação da equipe é crucial para o sucesso do projeto, mas não há uma abordagem única para se comunicar com os membros da equipe. Embora as reuniões presenciais ou virtuais possam ser adequadas para certos tipos de comunicação em equipe, manter um registro escrito também pode ser benéfico para as discussões do projeto, permitindo que os detalhes sejam facilmente lembrados e revisitados quando necessário.

Para estabelecer as formas padrão de comunicação da sua equipe, faça perguntas como:

• Como os membros da equipe devem se comunicar ao discutir projetos? 

• Como os membros da equipe devem se comunicar sobre assuntos internos? 

• Onde os membros da equipe devem se comunicar com os clientes, ou devem repassar as informações a você para que você possa lidar com a comunicação com o cliente?

Dica: ao padronizar a comunicação da equipe, dedique algum tempo para discutir a forma como ela se comunica atualmente. Tente identificar as áreas em que você deseja melhorar e use-as como pontos de partida para o estatuto da equipe.

6. Defina regras básicas e etapas de resolução de conflitos

É inevitável que haja discordâncias na equipe. Na verdade, a discordância é um sinal de forte colaboração, porque significa que os membros da equipe se sentem à vontade para compartilhar suas opiniões honestas e serem eles mesmos. No entanto, embora a discordância em si não seja algo ruim, é fundamental estabelecer um conjunto básico de valores e regras básicas da equipe para evitar que as divergências se intensifiquem. 

As regras da equipe não precisam ser extensas; elas só precisam ser coisas que a sua equipe valoriza. Trabalhe com os membros da equipe para debater os valores mais importantes da equipe e criar uma série de regras básicas. 

Exemplos de regras básicas em um estatuto da equipe incluem:

• Trate todos com respeito.

• Sempre assumir uma intenção positiva.

• Trate clientes, colegas de trabalho e gestores da mesma forma.

• Celebrar as conquistas uns dos outros.

• Apenas críticas construtivas.

• Pratique a escuta ativa.

Com um conjunto simples de regras básicas, você pode evitar conflitos e falhas de comunicação. Se ocorrerem conflitos, ter estratégias de resolução de conflitos no estatuto da equipe pode ajudar os membros a seguir em frente.

Exemplos de estratégias de resolução de conflitos em um estatuto da equipe incluem:

• Não deixe que os problemas se agravem.

• Diferencie a intenção do impacto.

• Discuta os conflitos abertamente.

• Encontre soluções em conjunto.

Dica: transforme esta seção do estatuto da equipe em uma atividade colaborativa, encenando situações desafiadoras em que as regras básicas podem ser quebradas. Pratique estratégias de resolução de conflitos para encontrar um terreno comum e considere usar um modelo de acordo de parceria para formalizar como a equipe lidará com disputas e responsabilidades. Como a maioria das habilidades sociocomportamentais, a resolução de conflitos leva tempo, mas praticar em conjunto ajuda todos a melhorar.

7. Revise e aprove

Todos na equipe devem estar em sintonia sobre o que incluir no estatuto da equipe. Compartilhe o documento digitalmente com um software de gestão do trabalho como a Asana para permitir que outras pessoas acessem o documento e vejam quando você fez alterações.

Dica: para manter a unidade da equipe e garantir que todos permaneçam em sintonia, redistribua o estatuto da equipe a cada trimestre e peça aos membros da equipe que o revisem. Em seguida, você pode realizar uma reunião e convidar todos a sugerir ou propor melhorias, garantindo que o documento permaneça atualizado.

Modelo de termo de abertura da equipe (e exemplos)

Aqui, você verá um exemplo de um estatuto de equipe para uma equipe de marketing. O nosso modelo de termo de abertura de equipe ajuda as equipes a visualizar cada seção sem precisar percorrer longos blocos de texto. Experimente o modelo! Ele facilita a localização e a atualização de informações quando necessário.

O estatuto da sua equipe provavelmente terá mais detalhes do que este exemplo, mas ainda pode ser facilmente compreensível e acessível. Experimente o nosso modelo gratuito de estatuto da equipe abaixo para começar.

Esclareça as suas metas com um termo de abertura de equipe

É preciso mais do que química natural para criar sinergia na equipe. Equipes eficazes defendem seus valores fundamentais e colaboram na tomada de decisões. Um estatuto da equipe pode garantir que todos permaneçam em sintonia com os processos e o propósito da equipe. 

Ao integrar o termo de abertura da equipe a um software de gestão do trabalho como a Asana, a sua equipe pode mostrar o quanto pode alcançar em conjunto.