A microgestão está atrapalhando o seu progresso?

Os líderes bem-sucedidos têm algo em comum: eles confiam nas pessoas para realizar o trabalho, pois é impossível fazerem tudo sozinhos, não importa o quão produtivos sejam.

Os líderes adotam a microgestão para controlar a realização das tarefas quando têm dificuldade em confiar nos outros. É difícil aprender a desapegar e delegar, mas essas são habilidades essenciais para o crescimento e aprimoramento da equipe, bem como do próprio líder.

O que é microgestão?

É um estilo de gestão que envolve alto nível de controle sobre as atividades diárias dos funcionários. Os microgestores tentam controlar e monitorar tudo pessoalmente, em vez de delegar totalmente as responsabilidades para a equipe. Eles frequentemente retêm todo o poder de decisão, independentemente do tamanho dessas decisões. 

Microgestão vs. macrogestão

A microgestão e a macrogestão estão em polos opostos. Um estilo de gestão se concentra nos pequenos detalhes, enquanto o outro olha para o quadro geral. 

Os microgestores são muito específicos em relação a como e quando o trabalho deve ser realizado, buscando a perfeição em todos os estágios de um processo. Por outro lado, os macrogestores se concentram nos resultados amplos, não nas minúcias. Em vez de se envolver em cada passo do processo, eles delegam responsabilidades e capacitam os membros da equipe a decidir por conta própria como realizar as tarefas.

Microgestão de curto vs. longo prazo

A microgestão pode ser útil no curto prazo, particularmente durante o treinamento de novos funcionários ou no controle de assuntos de alto risco. Por exemplo, é normal que a supervisão e o apoio sejam intensivos durante a integração, para que os membros da equipe adquiram uma noção sólida das suas responsabilidades. Do mesmo modo, é útil que alguém tenha controle total durante situações de alto risco, tais como a demolição de um edifício por uma equipe de construção civil.

No entanto, apesar de a microgestão ser útil no curto prazo, ela é problemática como estratégia de longo prazo. Se quiser que os novos funcionários sejam empoderados e independentes, você deverá abrir mão do controle e confiar neles para executar suas funções de maneira adequada. Do mesmo modo, quando todas as situações são tratadas como críticas à missão, o resultado é mais demora para a conclusão dos projetos e a impossibilidade de sua ampliação.

Por que se faz a microgestão?

A microgestão é uma armadilha na qual é fácil cair, mesmo para quem tem boas intenções. É normal desejar uma sensação de controle, especialmente quando se tem medo de cometer erros e se busca a perfeição em tudo o que se faz. Abrir mão do controle e confiar na equipe para que faça as próprias escolhas é difícil, mas é quase sempre o melhor a fazer para promover o crescimento dos funcionários. 

A microgestão é realizada por diversas razões. A seguir, descrevemos algumas das mais comuns:

• Perfeccionismo: os perfeccionistas têm padrões altos e frequentemente querem que tudo seja realizado de um modo muito específico. Os erros são geralmente intoleráveis para eles e, por isso, a delegação de tarefas pode ser bastante difícil, pois costuma envolver erros. 

• Pouca experiência em gestão: quando colaboradores são promovidos sem o apoio e treinamento suficientes, eles tendem a se manter envolvidos nas tarefas com que se sentem mais confortáveis. Pode ser difícil abrir mão das responsabilidades anteriores e se concentrar no quadro geral. 

• Gestão de membros de equipe pouco qualificados: quando a equipe é pouco qualificada, os gestores podem recorrer à microgestão para assegurar que o trabalho seja feito da forma correta. O treinamento de funcionários com baixa qualificação é difícil e exige bastante esforço prévio. No entanto, esse investimento pode poupar bastante tempo no longo prazo.  

Os efeitos de longo prazo da microgestão

Há uma razão para a palavra microgestão adquirir uma conotação negativa. Pesquisas mostram que a microgestão é uma das três principais razões pelas quais os funcionários pedem demissão. Quando usada por longos períodos, ela demonstra falta de confiança e desempodera os funcionários, não deixando espaço nem para a criatividade da equipe, nem para a capacidade de resolver problemas e ganhar confiança no próprio trabalho. Quando o trabalho é constantemente fiscalizado, os funcionários frequentemente sentem mais estresse no ambiente de trabalho, esgotamento psicológico e baixa moral. Com o tempo, os membros da equipe podem perder tanta confiança que se tornam dependentes da microgestão. 

A microgestão persistente também é prejudicial para os gestores. Quando as equipes e projetos crescem, é difícil para os gestores manter o mesmo nível de supervisão, resultando em sobrecarga de trabalho e, eventualmente, esgotamento psicológico. Como a microgestão não é facilmente dimensionável, ela pode gerar gargalos e impedir que as equipes atinjam todo o seu potencial. 

Em última análise, é importante ter em mente que um gestor deve ser um orientador, eliminar obstáculos e tomar decisões estratégicas de alto nível. Ele deve fornecer os recursos e o apoio necessários para que os funcionários se sintam empoderados e, como consequência, a equipe possa resolver pequenos detalhes por conta própria. Quando a preocupação em relação aos pequenos detalhes é excessiva, torna-se difícil concentrar na estratégia mais ampla. 

Sinais indicativos da microgestão

A microgestão pode se manifestar de maneiras diferentes. A seguir, apresentamos alguns sinais indicativos caso suspeite que você, o seu gerente ou um membro da equipe possa estar praticando a microgestão:

• Dificuldade para delegar tarefas

• Retomar o trabalho delegado quando se cometem erros

• Focar nos pequenos detalhes, em vez de no quadro geral

• Necessidade de ser consultado(a) em todas as decisões

• Desconsiderar as opiniões ou a experiência dos colegas

• Atitude muito normativa em relação à abordagem das tarefas

• Necessidade de participar em todos os assuntos ou de receber cópia de todas as mensagens

• Solicitar frequente atualizações, relatórios de status ou comunicações

• Gastar tempo excessivamente na correção ou avaliação do trabalho dos colegas

• Exigir padrões irrealistas

• Pôr ênfase constante no que deve ser melhorado ou alterado, em vez de manifestar aprovação.

Sete maneiras de prevenir a microgestão

A microgestão é difícil de enfrentar, mas é possível executar diversas etapas concretas para reduzir e prevenir a sua ocorrência na equipe. Veja como a seguir:

1. Pratique a delegação de responsabilidades

Delegar é difícil, particularmente para gestores e líderes iniciantes. Pode ser difícil entregar tarefas importantes a outras pessoas quando nos sentimos responsáveis por um trabalho bem feito. No final das contas, quem merece mais confiança para que algo seja feito da maneira correta? No entanto, a delegação é uma habilidade essencial para todos os gestores, assim como o desapego. Você é apenas um indivíduo e precisa contar com as habilidades e a experiência da equipe para que o trabalho seja realizado. 

Se a delegação de trabalho deixa você desconfortável, pratique primeiro a delegação de pequenas tarefas, antes de realizar projetos maiores. Isso promove a confiança e permite que os membros da equipe desenvolvam as suas habilidades com o tempo. Tenha em mente que é necessário ter paciência. A construção das suas habilidades de delegação leva tempo, e é normal que os membros da equipe demorem mais do que você para realizar o trabalho delegado.

2. Aceite os erros

A microgestão geralmente resulta do perfeccionismo de gestores que tentam supervisionar tudo para evitar erros. Na realidade, cometer erros não é algo a se temer, pois é o modo como aprendemos, crescemos e nos aprimoramos. Pagamos um preço alto quando tentamos ser perfeitos sempre, tanto em relação à saúde mental, quanto ao tempo necessário para concluir os entregáveis. De fato, pesquisas sugerem que esse tipo de perfeccionismo extremo aumenta o risco de esgotamento psicológico, insatisfação no trabalho e depressão. 

É importante para os gestores aceitar que os erros fazem parte do processo de delegação. Em vez de microgerir com o objetivo de evitar erros, eles devem fornecer aos funcionários as ferramentas necessárias para resolvê-los por conta própria. Ao permitir que os membros da equipe cometam e solucionem os próprios erros, você os ajudará a adquirir o conhecimento e a confiança necessários para lidar com problemas mais complexos no futuro.

3. Esclareça as responsabilidades

A microgestão costuma ocorrer quando os limites e as responsabilidades não são claros. Quando as responsabilidades dos funcionários e dos gestores são mal definidas, é difícil se responsabilizar pelas tarefas e se sentir capaz de tomar as suas próprias decisões.

A seguir, apresentamos algumas estratégias para o esclarecimento das responsabilidades da sua equipe:

• Registre as funções e responsabilidades de cada membro da equipe. Comunique essas responsabilidades de forma clara durante a contratação e a integração, mantendo um diálogo aberto para assegurar que os membros da equipe continuem cientes da sua função.

• Crie um gráfico RACI para descrever quem é o responsável, o prestador de contas, os consultados e os informados em relação a um projeto específico. 

• Distribua o poder de tomada de decisões. Deixe que os funcionários tomem as decisões finais em áreas específicas. Por exemplo, na Asana, capacitamos os funcionários com a criação de áreas de responsabilidade (AoR, na sigla em inglês). Para cada área da empresa, como comunicações internas, recursos humanos ou operações de marketing, é designado um responsável pela AoR. O responsável pela AoR continua a receber feedback dos demais participantes, mas a decisão final é sua, caso as opiniões sejam divergentes ou quando não houver uma resposta clara para o assunto. 

4. Use metas para se concentrar no quadro mais amplo

As metas definem exatamente para onde a equipe deve ir. Elas fornecem o resultado concreto no qual mirar, de maneira que o foco esteja no que realmente é importante, e não na microgestão dos pequenos detalhes.

As metas têm a qualidade de fornecer controle sobre o trabalho realizado pela equipe, sem a necessidade de microgestão. É possível usar as metas para esclarecer de modo preciso o que se deseja que os funcionários alcancem, mas abrindo espaço para que o façam por conta própria. Com a definição de metas mensuráveis, você torna os membros da equipe mais responsáveis e, deste modo, pode confiar no seu progresso em direção aos objetivos importantes.

Não sabe por onde começar? Se você nunca definiu metas, confira os nossos recursos relacionados às metas SMART, aos objetivos e principais resultados (OKRs) e aos principais indicadores de desempenho (KPIs). 

5. Crie um processo sólido de integração

O processo de integração de funcionários é uma abordagem estruturada para receber os novos contratados da equipe e fazer com que comecem no ritmo adequado. Quando realizada corretamente, a integração fornece aos funcionários as ferramentas e a informação necessárias para o sucesso na sua nova função. Este é o momento no qual os integrantes da equipe recebem apoio adicional para que possam cometer erros, fazer perguntas e se sentir à vontade com as suas responsabilidades. 

A integração exige um grande esforço prévio, mas ajuda a prevenir a microgestão futura. Com um processo de integração robusto, os gestores podem confiar na capacidade dos funcionários de enfrentar os desafios futuros por si mesmos ou de pedir ajuda quando necessário. Os gestores não precisam verificar constantemente o trabalho porque os novos contratados já aprenderam a realizá-lo da maneira correta.

6. Incorpore dias sem reuniões

De acordo com uma pesquisa do ano de 2022, a introdução de dias sem reuniões, ou seja, dias específicos durante os quais as reuniões são proibidas, pode reduzir significativamente a microgestão e o estresse. Observou-se que embora as interações de boa qualidade sejam fundamentais para a promoção de confiança na equipe, as reuniões constantes não são a melhor maneira de atingir esse objetivo. É melhor abrir espaço para os funcionários trabalharem no seu próprio ritmo e colaborarem com outros colegas, de maneira que se sintam confortáveis, em vez de forçar essas interações por meio de reuniões. 

A definição de dias sem reuniões requer confiança dos gestores na autonomia dos subordinados. Portanto, esta é uma excelente maneira de praticar a abertura do espaço necessário para os funcionários realizarem o seu trabalho de melhor qualidade, em vez de microgerir e verificar constantemente o que estão fazendo.

7. Desenvolva a confiança

No seu cerne, o problema da microgestão revolve em torno da confiança necessária à delegação bem-sucedida de tarefas e à concessão de espaço para que os funcionários possam realizar o seu trabalho. Deste modo, prevenir a microgestão requer a construção de uma cultura no ambiente de trabalho que seja positiva e que priorize a confiança entre os membros da equipe. 

O desenvolvimento de confiança leva tempo, mas ela pode ser alcançada. Veja a seguir por onde começar:

• Pratique a vulnerabilidade enquanto líder e exponha as suas inseguranças. 

• Favoreça o companheirismo por meio de jogos de promoção do trabalho em equipe. 

• Desenvolva as suas próprias habilidades de inteligência emocional para promover relacionamentos mais sólidos e a empatia pela equipe. 

• Pratique o ouvir de forma ativa para demonstrar aos membros da equipe que você realmente se importa com as opiniões deles. 

• Aprenda a dar e receber críticas construtivas com êxito.  

A microgestão não pode ser dimensionada

Se você deseja crescer e dimensionar a equipe, a microgestão não é um estilo de liderançaeficaz. Esse estilo de gestão pode funcionar no curto prazo, mas com o tempo gera gargalos e insatisfação dos funcionários. O principal é que a microgestão se concentra nos detalhes, desviando o foco das metas mais amplas e importantes. 

Em vez de microgerir, concentre-se na construção de processos sólidos que esclareçam qual membro da equipe é responsável pelo quê e para quando. Desta maneira, não será necessário avaliar e monitorar constantemente a execução das tarefas. Em vez disso, você pode colocar os processos em funcionamento e confiar na equipe para a realização do trabalho.