Análise de processos corporativos (BPA) explicada

Muitos de nós temos rotinas repetitivas nos nossos dias de trabalho. Na gestão de projetos, podemos ter uma série de etapas para cada nova solicitação de projeto. Ou uma sequência para delegar e atribuir itens. Esses são os nossos processos, grupos de tarefas em sequências específicas que compõem os fluxos de trabalho recorrentes. Quando bem feito, o processo de negócios deve servir como um guia, mostrando aos funcionários como operar e criar de uma forma que beneficie tanto a empresa quanto o seu próprio trabalho.

Mas eles não são uma ferramenta do tipo “defina e esqueça”. Com o tempo, os processos podem falhar ou ficar desatualizados. É necessário revisá-los e analisá-los rotineiramente para determinar se ainda são eficazes. Se não estiverem, procure oportunidades para melhorá-los. Essas revisões, ou análises de processos corporativos, são altamente benéficas para a sua empresa. Análises de processos corporativos bem-sucedidas podem gerar mais receita, estimular o crescimento e agilizar as operações de negócios. 

O que é a análise de processos corporativos (BPA)?

A análise de processos corporativos, ou BPA, é um método projetado para ajudar você a revisar os seus processos. Processos são grupos repetíveis de tarefas ou etapas em um fluxo de trabalho que produzem um determinado resultado. Por exemplo, você pode ter um processo de integração para novos contratados ou um processo para revisar as metas trimestrais. Há também processos de business mais amplos, como os processos de tomada de decisão usados nas sessões de planejamento. 

As análises de processos de negócio se enquadram na gestão de processos corporativos, que engloba a análise dos processos da sua empresa, a sua manutenção e a sua melhoria. Na análise de processos corporativos, um analista de negócios revisa os processos existentes e determina se eles ainda são eficazes ou se chegou a hora de atualizá-los.

Análise de processos de negócios vs. análise de negócios

O principal diferencial entre uma análise de processos e uma análise de negócios é que a primeira se concentra exclusivamente nos processos, enquanto a segunda analisa o seu negócio como um todo. 

Por exemplo, se você quiser atualizar o processo de monitoramento das finanças, precisará de uma APA. O analista de Business analisaria as etapas e ações que a equipe realiza para monitorar orçamentos, compras e receitas. Se, no entanto, você estiver mais interessado em determinar a lucratividade do negócio, usaria uma análise de negócios completa para revisar as suas finanças.

Por que realizar uma análise de processos corporativos?

As análises de processos de negócios podem ter um grande impacto no seu negócio. Análises robustas vão além das entradas e saídas para determinar os valores centrais dos seus processos e mostrar onde há oportunidades de melhoria. 

Entre os muitos benefícios, as análises de processos de negócios podem ajudar a:

• Identificar lacunas: as análises de processos de negócio mostram os elos ausentes nas operações mais importantes. Muitas vezes, elas afetam diretamente os seus resultados, especialmente quando você está analisando processos de contratação, faturamento ou fechamento de negócios.

• Descrever todos os recursos disponíveis: se você não tem certeza de quando dizer não a um novo projeto, uma análise de processos de negócio pode ajudar. Ela descreve todos os recursos disponíveis para cada processo de que você precisa, de forma semelhante ao planejamento de capacidade. Dessa forma, você conhece a sua capacidade e disponibilidade para o trabalho adicional.

• Criar novos processos que se alinhem à cultura e ao clima atuais: às vezes, as mudanças culturais ou ambientais afetam significativamente os processos da sua empresa. Veja a pandemia de COVID-19. Primeiro, as equipes tiveram que determinar como gerir uma equipe remota e, em seguida, como retornar ao escritório com segurança, com muitas idas e vindas no meio do caminho. Os PNAs ajudam a criar um processo totalmente novo quando o clima atual exige.

• Reduzir redundâncias, ineficiências e gargalos: de acordo com a nossa pesquisa, o trabalhador do conhecimento médio gastou 129 horas em trabalho duplicado em 2021. Isso é um desperdício! As análises de processos de negócio ajudam a aprimorar o processo para reduzir ou eliminar o trabalho duplicado. Ao mostrar oportunidades para adicionar modelos reutilizáveis ou contar com a automatização, você pode reduzir a organização para o trabalho.

• Melhorar a adoção pelos funcionários: quanto melhores forem os seus processos, mais pessoas os usarão. Ao analisar rotineiramente os seus processos, você faz duas coisas: mostra aos seus funcionários que se importa com a forma como eles trabalham e torna os fluxos de trabalho mais eficientes.

• Criar um fluxo de processo melhor: em última análise, o seu processo deve continuar mudando com o seu trabalho. As análises de processos de negócio criam um modelo de processo melhor para os seus processos, o que é uma maneira complicada de dizer que elas facilitam a criação de mudanças e atualizações de rotina em tempo real.

As cinco etapas da análise de processos corporativos

Implementar um ciclo de análise de processos corporativos na sua equipe exigirá alguns ajustes. Lembre-se de que a maioria das análises de processos de negócio não será gerida diretamente por você, a menos que seja um analista de negócios. É provável que você precise contratar alguém para fazer isso ou, dependendo das suas necessidades, criar uma função interna dedicada para supervisionar. Independentemente de como você implementa a análise de processos de negócio na sua empresa, ao seguir estas cinco etapas, você pode construir uma base sólida para que elas se consolidem e cresçam.

1. Analise como os seus processos se encaixam no panorama geral

Todos os seus processos devem levar a iniciativas e metas de negócios maiores. Os processos são o “como” do seu negócio — é assim que alcançamos as nossas Metas. Mas eles devem se conectar ao seu “porquê”. Por exemplo, se a declaração de visão da sua empresa é dar a todos no mundo acesso mais fácil à saúde, todos os processos que você criar devem apoiar isso. 

O primeiro passo da sua análise será revisar os processos existentes e ver como eles se encaixam nos fluxos de trabalho, departamentos e, em última análise, nas metas de longo prazo que apoiam a missão da sua empresa.

2. Colete informações sobre o que está acontecendo agora

Esta é a fase de coleta de dados. Antes de analisar os seus processos, você precisa saber exatamente como eles funcionam. A melhor maneira de fazer isso é conversando com as pessoas que mais os usam. Entreviste as principais partes interessadas, crie pesquisas e analise os indicadores-chave de desempenho e as métricas associadas. Esta etapa levará um pouco mais de tempo do que as outras, mas vale a pena entender completamente o processo antes de fazer qualquer alteração. 

Por exemplo, se você estiver analisando como a equipe de produto avalia e classifica os backlogs de produtos, convém entrevistar os desenvolvedores responsáveis por eles. Você também deve analisar os principais indicadores de desempenho dos processos atuais, como quantos itens permanecem no backlog após a conclusão de um sprint ágil. 

3. Analise e mapeie os dados

Agora é hora da análise. Nesta etapa, você deve compilar todos os seus dados, incluindo:

• Todas as etapas do processo

• Diagramas de processos relevantes

• Membros da equipe associados

• Métricas de sucesso e indicadores-chave de desempenho (KPIs) atuais

Você pode usar o mapeamento de processos de negócios para criar um layout visual dos seus processos e fluxos de trabalho para facilitar a sua análise. O mapeamento de processos ajuda a criar um fluxograma ou outro mapa visual das sequências e etapas atuais para que você possa visualizar melhor os processos. Nesse layout, é mais fácil identificar padrões e lacunas no fluxo do processo. 

4. Identifique oportunidades de melhoria

Durante a etapa de análise, você identificará redundâncias e lacunas. Estas são as principais áreas de melhoria. Por exemplo, digamos que a sua análise mostre que os desenvolvedores estão gastando três dias planejando um backlog de sprint. Com base em entrevistas com as partes interessadas e na análise dos cronogramas das reuniões, você percebe que os diferentes fusos horários estão causando o atraso. Nesse caso, novas opções de tecnologia que promovam a comunicação assíncrona facilitariam a comunicação da equipe e reduziriam o tempo gasto com ela.  

5. Faça alterações

A melhoria dos processos de negócios (BPI) é onde você toma medidas sobre tudo o que aprendeu. Após a sua APA, você usará as MPA para adaptar e fazer alterações nos seus processos com foco no aumento da lucratividade. Uma BPA é o seu guia de descoberta, mostrando as entradas e saídas dos seus processos de negócios. A última etapa é usar todas essas informações para implementar mudanças que melhorem esses processos ou ajudem a criar novos.  

Como realizar uma análise de processos corporativos?

O analista de negócios que você contratar para as suas BPAs provavelmente terá os seus próprios métodos e ferramentas de análise de processos corporativos preferidas, mas aqui estão algumas das mais comuns:

• Análise de causa raiz: use esta análise para identificar a base dos seus processos e garantir que ela se conecte às metas mais amplas da sua empresa.

• Análise SWOT: SWOT é uma sigla inglesa que significa forças, oportunidades, fraquezas e ameaças (FOFA). Esta pode ser uma análise útil porque fornece informações sobre o sucesso dos seus processos e onde eles podem melhorar.

• Análise de lacunas: mostra o que está faltando nos seus processos em comparação com as metas maiores da empresa.

Quais ferramentas usar para uma análise de processos corporativos?

Para realizar uma análise de processos de negócio, você precisa de uma ferramenta eficaz que possa manter todos os seus dados em um núcleo de referência. Isso funciona melhor em uma ferramenta de gestão de projetos, onde você pode automatizar tarefas, gerar relatórios e enviar atualizações de status instantaneamente. Isso garante que todas as partes interessadas possam ver a análise de processos de negócio acontecendo em tempo real e que ela funcione de acordo com todas as suas automatizações de processos de negócio. 

Quando usar a análise de processos corporativos?

A maioria dos processos de negócios se beneficia da melhoria contínua, mas há situações em que uma análise de processos de negócios é mais útil do que outras. 

A análise de processos corporativos é mais útil:

• Para processos mais antigos e potencialmente desatualizados.

• Quando você percebe uma queda na produtividade ou alta rotatividade em determinadas áreas.

• Ao lançar um novo produto ou estrutura de equipe para determinar se é viável a longo prazo.

O herói desconhecido das suas operações de negócios

As análises de processos de negócios espiam os bastidores das operações do seu negócio. Elas mostram como você, a sua equipe e a sua empresa trabalham. Essas informações são uma mina de ouro de possibilidades: use os resultados da sua análise de processos de negócios para aumentar a produtividade e melhorar os fluxos de trabalho. E quem sabe, a sua próxima grande estratégia de crescimento pode estar nos seus processos atuais.