O que é fluxo de processo? E como você pode visualizá-lo

Você está procurando uma maneira de melhorar o processo de execução do trabalho? Revisitar o fluxo do processo pode ser a solução. 

Um fluxo de processo é uma série de etapas pelas quais você e a sua equipe passam para atingir a Meta. Visualizar os fluxos de processo pode ajudar a descobrir redundâncias, tarefas repetitivas e gargalos.

Você pode visualizar os fluxos de processo usando cronogramas ou diagramas de fluxo de trabalho. Saiba mais sobre a origem dos fluxos de processo, o que são diagramas de fluxo de processo e como usá-los para melhorar a eficiência da sua equipe. 

O que é o fluxo de processos?

Um fluxo de processo é uma forma de visualizar cada etapa subsequente pela qual a sua equipe passa ao trabalhar em direção a uma Meta. Ao visualizar essas etapas em um diagrama ou fluxograma, todos podem entender facilmente em que ordem devem concluir as tarefas.

Melhorar os processos é fundamental para realizar trabalhos de maior impacto com mais rapidez. Hoje, os trabalhadores do conhecimento perdem mais de 25 % dos seus prazos a cada semana, e processos pouco claros são um dos principais fatores que contribuem para isso. Ao esclarecer quem está fazendo o quê e quais são os prazos, você pode capacitar a equipe a entender o contexto do trabalho e executar as tarefas com mais eficiência.

Exemplo de fluxo de processo

Independentemente da descrição do seu cargo, há um fluxo de processo simples com o qual todos estão familiarizados: solicitar folgas. Este processo é bastante linear e um ótimo exemplo de como você pode visualizar uma ordem subsequente de tarefas:

• Etapa 1: você solicita a sua folga remunerada.

• Etapa 2: o seu gerente analisa a sua solicitação.

• Etapa 3: o seu gerente decide se aprovará ou não a sua solicitação.

• Passo 4: você recebe um e-mail sobre a decisão do seu gerente.

• Etapa 5: a sua solicitação é aprovada ou negada.

Idealmente, fluxos de processo como o acima são acessíveis a todos. Dessa forma, a equipe sabe onde encontrar fluxos de processo para todos os tipos de fluxo de trabalho e pode consultar essas informações ao trabalhar em processos novos ou desconhecidos.  

Qual é a finalidade de um fluxo de processo?

Os fluxos de processo são mais do que gráficos úteis. São uma ferramenta incrivelmente útil na gestão de projetos, que você pode usar para analisar, otimizar e padronizar processos novos e cotidianos. 

Aqui estão quatro maneiras pelas quais os fluxos de processo podem impactar positivamente a forma como você administra o seu Business:

Planejar e documentar processos

Processos pouco claros levam a membros da equipe desmotivados, baixa moral e tarefas que acabam ficando por fazer. Em vez disso, o mapeamento do processo dá à sua equipe uma melhor compreensão de como os processos de negócios fluem. Se os membros da equipe tiverem dúvidas sobre com quem devem entrar em contato ou o que acontece a seguir no projeto, eles podem consultar um núcleo de referência confiável.

• Por exemplo: em vez de fazer com que a equipe acompanhe o progresso em diferentes lugares, mapeie o processo em um local centralizado. Use um software de gestão do trabalho para agilizar as tarefas e o progresso da sua equipe.

Padronize os processos

Os fluxogramas de processo são uma ótima ferramenta para padronizar ou simplificar processos. Em vez de reinventar a roda sempre que iniciar um novo projeto ou perder tempo criando um novo fluxo de processo, a sua equipe pode consultar o fluxo de processo padronizado e segui-lo. Isso evita que a equipe perca tarefas ou assuma riscos desnecessários.

• Por exemplo: como no exemplo anterior de solicitação de folga remunerada, criar um diagrama ou fluxograma que explique um processo padronizado tornará muito mais fácil para a equipe entender o que está acontecendo. Quando eles virem o panorama geral, provavelmente se sentirão mais valorizados e menos estressados com o processo.

Analise os processos para otimização

Ao mapear o fluxo do processo, você pode perceber que há redundâncias ou tarefas repetitivas que podem ser omitidas. Você também pode descobrir riscos de processo que pode comunicar à sua equipe para que ela esteja ciente deles. Isso melhorará a eficiência e a eficácia dos seus processos.

• Por exemplo: digamos que, ao revisar um novo fluxo de processo, uma parte interessada perceba que você pode pular uma etapa no processo de comunicação. Você pode reduzir o tempo do seu cronograma omitindo essa etapa e otimizando o fluxo do processo.

Aumente a responsabilidade da sua equipe

Quando todos na sua equipe sabem exatamente quais são as suas tarefas e quando elas devem ser concluídas, o processo pode fluir sem interrupções. Um bom diagrama de fluxo de processo também dá aos membros da equipe uma visão clara de quaisquer dependências importantes do projeto, restrições de recursos ou datas de conclusão que precisam ser consideradas.

• Por exemplo: se você estiver criando um artigo para o seu blog sem um fluxo de processo, poderá se deparar com obstáculos. Talvez a sua equipe não consiga concluir o trabalho a tempo ou tenha problemas de comunicação. Se você definir e visualizar claramente o processo, todos saberão quando é a sua vez e quem contatar se faltarem ativos.

Os fluxogramas de processo são geralmente usados para mapear processos simples. 

O que é um diagrama de fluxo de processos (PFD, na sigla inglesa)?

Um diagrama de fluxo de processo é uma maneira de visualizar o fluxo do seu processo. Dependendo do tipo de fluxo de processo que você está representando, você pode chamá-los de fluxogramas de cima para baixo, diagramas de fluxo esquemáticos ou fluxogramas de processo.

Qual é a origem do diagrama de fluxo de processo?

O diagrama de fluxo de processos (PFD, na sigla inglesa) foi introduzido pela primeira vez por Frank Gilbreth, Sr., engenheiro industrial e especialista em eficiência. A Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos (ASME) adotou o conceito na década de 1920. 

Hoje, os fluxos de processo ainda são usados na engenharia química e de processos, mas também são ferramentas populares na manufatura e nos negócios (onde muitas vezes são chamados de fluxo de processos de negócios, ou BPF).

Para visualizar o fluxo do seu processo, você pode usar uma série de símbolos e notações que definem e detalham cada tarefa. A Organização Internacional de Normalização (ISO) criou os símbolos de PFD mais conhecidos. Embora algumas empresas usem seus próprios símbolos, o uso de símbolos padronizados facilita muito que todos sigam o fluxograma do processo sem mais instruções.

Se você tem curiosidade sobre os diferentes tipos de fluxogramas e símbolos, leia o nosso artigo sobre os tipos de fluxogramas, símbolos e como lê-los. 

Cinco etapas para documentar o fluxo de processos de Business

Você pode criar fluxogramas de processos de negócios ou diagramas de fluxo de trabalho em cinco etapas simples:

• Etapa 1: selecione o tipo de diagrama. Dependendo da complexidade do seu processo, você pode criar um diagrama de fluxo de processo simples ou escolher uma visualização mais complexa, como o diagrama de raia.

• Passo 2: determine os pontos inicial e final. Indique quais ações desencadeiam o início e o fim do seu processo para que você possa comunicar efetivamente essas etapas aos colegas de equipe ou às partes interessadas.

• Etapa 3: reúna as informações necessárias. Conecte-se com a equipe e as partes interessadas para reunir os detalhes e as aprovações necessários para criar o diagrama. Descubra que tipo de entregas estão associadas a cada etapa para que você possa definir o tempo que a equipe precisa para concluir as tarefas.

• Etapa 4: elimine as ineficiências. Analise o diagrama para descobrir quaisquer redundâncias ou tarefas repetitivas que possam atrasar a equipe ou causar gargalos. 

• Etapa 5: crie o diagrama. Agora você pode projetar o seu processo de negócios ou diagrama de fluxo de trabalho. Mapeie-os no tipo de diagrama escolhido na etapa um e, em seguida, revise-o com a equipe e as partes interessadas para garantir que tudo esteja correto. 

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