Szablon wykresu projektu

Wykresy projektów pomagają zwizualizować wszystkie elementy składowe nawet najbardziej złożonych projektów. Dowiedz się, jak utworzyć szablon wykresu projektu, aby śledzić wszystkie produkty końcowe i kamienie milowe w jednym miejscu.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

timeline iconOś czasudependency iconZależnościmilestone iconKamienie milowefield-add iconPola niestandardowe

Recommended apps

Logo Google Workspace
Google Workspace
Dropbox
Dropbox
logo hubspot
Hubspot
Logo aplikacji Lucidchart
Lucidchart

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin
[Interfejs użytkownika produktu] Przykład wprowadzenia nowego produktu na rynek (oś czasu)

Cele, budżety, kamienie milowe, plany komunikacji... rozpoczęcie nowego projektu może wydawać się przytłaczającym zadaniem nawet dla najbardziej doświadczonych kierowników projektów. 

Na szczęście nie musisz za każdym razem rozpoczynać wszystkiego od nowa. Szablon wykresu projektu stanowi schemat dla każdej nowej inicjatywy, więc nie musisz martwić się, że pominiesz ważne kroki, narażając projekt na ryzyko.  

Czym jest wykres projektu?

Wykres projektu to narzędzie do wizualizacji planu projektu. W jednym miejscu pokazuje całą pracę do wykonania oraz poszczególne produkty końcowe na ogólnej osi czasu projektu. Wykres projektu zazwyczaj ma formę poziomego wykresu słupkowego i jest również zwany wykresem Gantta

Wykres projektu wykorzystuje paski zadań do zmapowania dat rozpoczęcia i terminów realizacji każdego produktu końcowego projektu, a linie łączące pomagają wizualizować zależności zadań. Wykres ten może również zawierać kluczowe kamienie milowe projektu, a także członków zespołu odpowiedzialnych za każde zadanie. 

Czym jest szablon wykresu projektu?

Szablon wykresu projektu (inaczej szablon wykresu Gantta) to narzędzie do wielokrotnego użytku, które umożliwia szybkie utworzenie wykresu projektu dla każdej nowej inicjatywy. Zapewnia schemat wszystkich kroków potrzebnych do pomyślnego zaplanowania, wykonania i dostarczenia projektu. Oznacza to, że nie musisz za każdym razem rozpoczynać wszystkiego od nowa ani martwić się, że pominiesz kluczowe kroki. Jedyne, co musisz zrobić to wstawić w nim określone informacje dotyczące bieżącego projektu. 

Korzyści z cyfrowego szablonu wykresu projektu

Jeśli jesteś kierownikiem projektu i musisz śledzić produkty końcowe projektu, arkusz kalkulacyjny może okazać się niewystarczający. Potrzebujesz dynamicznego dokumentu, który aktualizuje się, gdy Twój zespół wykonuje zadania, aby każdy mógł monitorować postęp prac w czasie.

Utworzenie cyfrowego szablonu wykresu projektu pozwala spędzać mniej czasu na aktualizowaniu dokumentacji, a więcej na wykonywaniu faktycznej pracy, aby osiągnąć cele projektu. A dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami nie musisz tworzyć osobno planu projektu i wykresu projektu – jest to jeden i ten sam dokument wizualizowany na różne sposoby.

W przeciwieństwie do statycznego dokumentu, utworzenie cyfrowego szablonu wykresu projektu w narzędziu do zarządzania projektami umożliwi Ci: 

  • Wizualizację planu projektu i przechowywanie informacji o projekcie w jednym miejscu.

  • Zmianę układu wykresu oraz aktualizację dat wykonania i statusów, jeśli Twoje priorytety się zmienią. 

  • Śledzenie postępów w realizacji projektu w czasie rzeczywistym. 

  • Łatwe udostępnianie harmonogramu, statusu i produktów końcowych projektu interesariuszom.

  • Uniknięcie powielania pracy, ponieważ wykres projektu może służyć również jako plan projektu. 

  • Współpracę nad produktami końcowymi projektu w tym samym miejscu, w którym je śledzisz. 

  • Upewnienie się, że nie pominiesz kluczowych etapów projektu. 

  • Dołączanie odpowiednich dokumentów, obrazów lub arkuszy kalkulacyjnych. 

[Interfejs użytkownika produktu] Przykład projektu do zarządzania kampanią marketingową (oś czasu)

Co powinien zawierać szablon wykresu projektu

Efektywny szablon wykresu projektu jest łatwy w użyciu dla interesariuszy i zawiera wiele informacji kontekstowych. Najlepiej, jeśli szablon wykresu projektu umożliwia interesariuszom kliknięcie każdego zadania i dostęp do bardziej szczegółowych informacji w razie potrzeby. Dzięki temu wykres jest nie tylko sposobem na wizualizację zadań, ale również staje się centralnym źródłem wiedzy, w którym każdy może uzyskać dostęp do kluczowych informacji o projekcie.

Jak utworzyć szablon wykresu projektu:   

  • Podziel szablon wykresu projektu na sekcje dla każdego etapu projektu – inicjacja projektu, planowanie, realizacja, wyniki i zamknięcie projektu. Zapewni to interesariuszom szybki wgląd w to, na jakim etapie znajduje się projekt. Ponadto pomoże to Twojemu zespołowi zrozumieć różne etapy projektu i upewnić się, że przeznaczają wystarczająco dużo czasu na każdy z nich. 

  • Wstępnie zapisz standardowe zadania, które chcesz uwzględnić w każdym projekcie, ale zostaw miejsce na dodatkowe produkty końcowe. Szablon wykresu projektu powinien określać kluczowe kroki do wykonania, takie jak utworzenie briefu projektu i zdefiniowanie celów projektu. W ten sposób możesz go wykorzystać jako przewodnik dla przyszłych projektów. Ponieważ każdy projekt jest inny, członkowie zespołu mogą w razie potrzeby dodawać dodatkowe produkty końcowe podczas korzystania z szablonu. 

  • Wyznacz zależności między zadaniami. Zależności to zadania, które są uzależnione od wykonania innych. Uwzględnienie ich w szablonie ułatwia planowanie zadań we właściwej kolejności – dzięki czemu możesz uniknąć wąskich gardeł i upewnić się, że Twój zespół ma zasoby potrzebne do rozpoczęcia każdego zadania. 

  • Utwórz kamienie milowe dla ważnych wydarzeń, takich jak spotkania inaugurujące projekt czy dni premiery produktów. Kamienie milowe służą Twojemu zespołowi jako punkty kontrolne w procesie zarządzania projektami, wskazujące ukończenie fazy działań albo początek nowej fazy działań w ramach projektu.  

[Interfejs użytkownika produktu] Przykładowy projekt zarządzania wydarzeniem (oś czasu)

Zintegrowane funkcje

  • Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

  • Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

  • Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o tempie realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

  • Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

  • Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

  • Hubspot. Automatycznie twórz zadania w Asanie za pomocą HubSpot Workflows. Używając HubSpot Workflows możesz wykorzystać wszystkie dane klientów w HubSpot CRM w celu tworzenia zautomatyzowanych procesów. Integracja ta umożliwia płynne przekazywanie zadań pomiędzy zespołami, na przykład w przypadku zamknięcia transakcji lub zgłoszeń w HubSpot.

  • Lucidchart. Integracja Lucidchart + Asana umożliwia płynne osadzanie diagramów, schematów blokowych, map procesów i modeli szkieletowych bezpośrednio w Twoim projekcie w Asanie. Teraz możesz uzyskać ważny kontekst dotyczący projektów dokładnie tam, gdzie go potrzebujesz: w Asanie. Rezultat: zespoły mają łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych informacji podczas pracy, bez konieczności przełączania się między aplikacjami.

Często zadawane pytania

Czy potrzebuję szablonu wykresu projektu?

Wykres projektu to przydatne narzędzie do wizualizacji listy zadań i osi czasu dla całego projektu. Ułatwia tworzenie odpowiednich wykresów projektu dla każdego nowego przedsięwzięcia, dzięki czemu zawsze możesz wykonać te same kroki. Oznacza to, że Ty i Twoi interesariusze zawsze macie do dyspozycji ustandaryzowany harmonogram, dzięki czemu nie musicie się martwić o pominięcie ważnych kroków, takich jak zatwierdzanie, testowanie czy przekazanie. Ułatwia to współpracę i koordynację działań interesariuszy, a jednocześnie pozwala upewnić się, że ​​wszystkie projekty Twojego zespołu spełniają te same standardy jakości.

Co powinien zawierać szablon wykresu projektu?

Szablon wykresu projektu będzie stanowić schemat dla każdego nowego projektu, więc powinien zawierać ustandaryzowane kroki do wykonania. Na przykład możesz ustawić kroki dla kluczowych zadań, takich jak wyznaczanie celów, analiza interesariuszy, zatwierdzenia czy testowanie. Ponadto szablon powinien zawierać miejsce na konkretne produkty końcowe każdej nowej inicjatywy.

Jak utworzyć szablon wykresu projektu?

Zacznij od podstawy szablonu wykresu projektu – wyznaczenia standardowego zestawu kroków do wykonania w każdym projekcie. Możesz podzielić zadania na kategorie zgodnie z etapem projektu (np. inicjacja, planowanie, wdrożenie i realizacja), aby zadbać o właściwą organizację. Następnie zaplanuj każde zadanie projektu na osi czasu zgodnie z jego datą rozpoczęcia i zakończenia. Możesz także uwzględnić miejsce do śledzenia dodatkowych informacji, takich jak zależności, kamienie milowe lub właściciele zadań.

Jak korzystać z szablonu wykresu projektu?

Za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt, zduplikuj szablon wykresu projektu i wypełnij szczegóły dotyczące konkretnej inicjatywy. Dodaj określone produkty końcowe projektu, zaktualizuj daty wykonania zadań i wyznacz wszelkie zależności między zadaniami. Możesz również ustawić kluczowych interesariuszy projektu, aby upewnić się, że wszyscy mają te same informacje na temat terminów, produktów końcowych i właścicieli zadań.

Jaka jest różnica między wykresem projektu a wykresem Gantta?

Wykres projektu i wykres Gantta to dwa terminy opisujące dokładnie to samo narzędzie do wizualizacji planu projektu, z tą różnicą, że wykres projektu można wyświetlać na różne sposoby, a wykres Gantta ma zawsze formę poziomego lub skumulowanego wykresu słupkowego. Kierownicy projektów tworzyli (i nadal tworzą) wykresy Gantta za pomocą programu Microsoft Excel, Arkuszy Google lub prezentacji PowerPoint. Jednak nowoczesne oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala szybko zwizualizować produkty końcowe projektu w postaci wykresu Gantta, bez konieczności tworzenia go osobno.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę