Przewodnik lidera po radzeniu sobie z wypaleniem

Przyp. edytora: ten artykuł został pierwotnie opublikowany w Quartz.

Ekstremalny stres jest obecnie zbyt częstym elementem pracy. W ubiegłym roku 71% pracowników przynajmniej raz doświadczyło wypalenia. Ponadto liczba pracowników oceniających swoje zdrowie psychiczne jako słabe lub bardzo słabe wzrosła z 5% do 18%, a 42% badanych oceniło poziom stresu jako wysoki lub bardzo wysoki. Ten wzrost poziomu stresu i presji jest wyraźną oznaką obecnych czasów.

W tej samej ankiecie, stanowiącej część raportu Asana „Indeks anatomii pracy 2021”, prawie połowa respondentów podała przepracowanie jako główny czynnik przyczyniający się do wypalenia. Mówiąc inaczej, przyczyna tkwi w samym biurze (lub w Zoomie). Jeśli dodamy do tego wydarzenia z 2020 roku – globalną pandemię, kluczowe wybory w Stanach Zjednoczonych oraz ogólnoświatowe rozliczenie z systemowym rasizmem i antyczarnoskością – to wręcz cud, że ktokolwiek jest w stanie przyjść do pracy.

Przepracowanie dotyka nie tylko poszczególnych pracowników; wraz ze wzrostem wyczerpania spada zaangażowanie i całe firmy odczuwają ten spadek. Mimo to menedżerowie mogą wprowadzić wiele zmian, które pomogą ograniczyć wypalenie i stres, zwiększyć przejrzystość i poprawić koncentrację pracowników, a także zapewnić firmom odporność.

1. Zapewnij przestrzeń do wypowiedzi

Menedżerowie muszą aktywnie komunikować się z pracownikami, tworząc otwarty dialog, w którym wszystkie strony czują się komfortowo, dzieląc się swoimi doświadczeniami. Platformy do przekazywania informacji zwrotnych, takie jak spotkania jeden na jeden i sesje pytań i odpowiedzi, dają pracownikom przestrzeń do dzielenia się cennymi informacjami z kierownikami, którzy mogą następnie wykorzystać te statystyki do kształtowania kultury organizacyjnej i zapobiegania wypaleniu.

Płynna komunikacja pozwala również na elastyczność w innych obszarach. Bądź otwarty na różne style i praktyki pracy, takie jak metoda Pomodoro czy sprinty skupienia. Inicjuj i wprowadzaj te praktyki oraz dbaj o równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym, zwłaszcza jeśli pracownicy w Twojej firmie pracują z domu. Zachęcaj pracowników do wyznaczania i komunikowania swoich granic, szanuj je i dbaj o to, aby inni robili to samo.

2. Wyjaśnij wszystko

Elastyczność działa tylko wtedy, gdy panuje przejrzystość. Obecnie co tydzień nie dotrzymuje się 26% terminów, głównie z powodu nierealistycznych oczekiwań lub niejasnych procesów. Aby uniknąć tych pułapek, menedżerowie muszą poświęcić czas na wcześniejsze opracowanie konkretnych instrukcji lub wytycznych dotyczących projektów. Powinni również być przygotowani na to, aby przydzielać pracownikom określone zadania i usuwać wszelkie niedociągnięcia. Dzięki temu zespoły będą mogły od razu zabrać się do pracy i utrzymać wysoką produktywność, a także uniknąć przeoczenia ważnych zadań.

Jeśli jakieś zadanie mimo wszystko umknie uwadze – co zdarza się każdemu – to do menedżerów należy zadbanie o to, aby je odzyskać lub przynajmniej je zasygnalizować. W tym celu menedżerowie muszą ściśle monitorować projekty, nie popadając przy tym w pułapkę mikrozarządzania. To delikatna równowaga, ale narzędzia takie jak platformy do zarządzania pracą oraz otwarty dialog pozwalają menedżerom śledzić obciążenie zespołu i w razie potrzeby interweniować, udostępniać statystyki lub koordynować pracę.

3. Promuj autonomię

Liderzy muszą dać pracownikom kontrolę nad tym, w jaki sposób wykonują swoją pracę. Chociaż spójność w całym zespole nadal ma kluczowe znaczenie, zapewnienie pracownikom autonomii to zdrowe podejście, które eliminuje główne przyczyny wypalenia i stanowi element szerszego modelu wymagań-kontroli-wsparcia, który menedżerowie mogą stosować na poziomie jednostki, zespołu i firmy.

Podstawowe zasady tego modelu polegają na zmniejszeniu wymagań stawianych poszczególnym osobom, zapewnieniu im większej kontroli nad ich zadaniami oraz zwiększeniu wsparcia, które pozwala im wykonywać pracę. Redukcja wymagań może oznaczać ograniczenie zakresu niektórych ról, które zaczęły obejmować zbyt wiele obowiązków. Zwiększenie kontroli może polegać na umożliwieniu pracy w elastycznych godzinach lub zapewnieniu całkowitego czasu wolnego. Zwiększenie wsparcia to coś więcej niż tylko zdjęcie z kogoś jednego zadania: czy Twoi pracownicy potrzebują pomocy w opłaceniu opieki nad dzieckiem? Czy potrzebują przestrzeni, aby dać upust swoim frustracjom? Można wdrożyć i dostosować jeden lub więcej z tych elementów – wymagania, wsparcie lub kontrolę – tak, aby jak najlepiej pasowały do kontekstu Twojej firmy.

Kolejnym kluczowym sposobem na zapewnienie wsparcia jest ponowne przemyślenie kwestii odpoczynku. Przeciętny pracownik wiedzy przesypia mniej niż siedem godzin każdej nocy, a następnie budzi się i następnego dnia robi to samo. Od liderów zależy określenie oczekiwań i danie przykładu, że priorytetem jest czas wolny od pracy. Zachęcaj pracowników do całkowitego odłączenia się od pracy poza godzinami pracy, egzekwuj minimalny wymiar urlopu i daj pracownikom możliwość wylogowania się po zakończeniu pracy.

4. Minimalizuj czynniki rozpraszające uwagę

Czy kiedykolwiek miałeś(-aś) problemy z wykonywaniem pracy, ponieważ rozpraszała Cię… praca? Indeks anatomii pracy pokazuje, że „czynności okołozadaniowe” – komunikowanie się w sprawach związanych z zadaniami, wyszukiwanie informacji, przełączanie między aplikacjami, zarządzanie zmieniającymi się priorytetami i monitorowanie statusu projektów – zajmują 60% dnia pracy pracownika. Pracownicy poświęcają mniej niż połowę dnia na wykwalifikowaną pracę i strategiczne zadania, do których zostali zatrudnieni. Jak do tego doszło?

Zastanów się, z ilu aplikacji i platform korzystasz do pracy w ciągu dnia: poczty e-mail, komunikatorów internetowych, arkuszy kalkulacyjnych, Kalendarza. Poruszanie się po nich, a także śledzenie przechowywanych i udostępnianych informacji, przypomina niekończący się bieg w kołowrotku dla chomika. Kompleksowe, intuicyjne i sprawne narzędzia, takie jak Asana, pozwalają usprawnić procesy zarządzania pracą w Twoim zespole, eliminując znaczną część bezproduktywnych zajęć.

Pomoże to również zarówno menedżerom, jak i pracownikom raz na zawsze obalić mit wielozadaniowości. W naszych bieżących czasach, kiedy to pośpiech jest idealizowany, to, co tradycyjnie chwalono jako wielozadaniowość, w rzeczywistości jest po prostu nieefektywnym przełączaniem się między zadaniami – procesem, który dodatkowo pogarsza się, gdy mamy otwarte wszystkie aplikacje jednocześnie. Wielozadaniowość często prowadzi do powielania pracy, niedotrzymywania terminów i frustracji. Zamiast tego menedżerowie mogą wyznaczyć czas przeznaczony na pracę bez rozpraszania uwagi i zaplanować spotkania oraz korespondencję poza tym wyznaczonym przedziałem czasowym.

5. Zajmij się syndromem oszusta

Niemal dwie trzecie badanych doświadczyło syndromu oszusta – postaci chronicznego zwątpienia w siebie, które może sprawiać, że pracownicy czują się nieadekwatni, niezależnie od ich osiągnięć lub umiejętności. Jeśli Twoi pracownicy nie czują, że mogą w pozytywny sposób przyczynić się do sukcesu Twojej firmy, a także do własnego sukcesu, w końcu przestaną się starać.

Walka z syndromem oszusta rozpoczyna się w momencie, gdy pracownik dołącza do Twojej firmy, i powinna być częścią planu działania każdego menedżera, zwłaszcza w kontekście COVID-19: blisko 80% nowo zatrudnionych pracowników, którzy rozpoczęli pracę w dobie pandemii, doświadczyło syndromu oszusta w porównaniu do 57% sprzed 2020 r. Być może wynika to z faktu, że praca zdalna znacznie ogranicza możliwości wspólnego spędzania czasu, świętowania sukcesów i budowania poczucia wspólnoty wśród współpracowników. Wspólnym obowiązkiem firmy, działu HR, zespołów, a przede wszystkim menedżerów jest zadbanie o to, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani od pierwszego dnia. Włączenie nowych pracowników do zespołu i stworzenie przestrzeni, w której czują się pewnie i swobodnie, wyrażając swoje pomysły, dzieląc się tym, kim są, i podejmując wyzwania, motywuje ich do wykonywania swojej pracy w jak najlepszy sposób.

Nawet pracownicy, którzy są w firmie od dłuższego czasu, mogą doświadczać syndromu oszusta, szczególnie rodzice dzieci przebywających w domu (67%), dlatego te działania należy podejmować przez cały czas. Przypominaj pracownikom o ich wartości i wybitnych zdolnościach, doceniając ich sukcesy, zarówno publicznie, jak i prywatnie. Nie muszą to być celebracje w dosłownym znaczeniu (w końcu nadal utrzymujemy dystans społeczny), ale docenianie sukcesów pracowników – zarówno przed nimi samymi, jak i przed innymi – daje nie tylko danemu pracownikowi, ale także innym członkom zespołu odwagę i pewność siebie, aby nadal robić postępy.

Aby uzyskać więcej informacji na temat analiz dotyczących zarządzania pracą i planów działania, zapoznaj się z pełną wersją raportu Indeks anatomii pracy 2021.