De 20 beste grafieken voor projectmanagement om je voortgang te visualiseren

Of het nu je functietitel is of niet, een projectmanager zijn betekent manieren vinden om werk effectiever uit te voeren. Voor teams die zich bezighouden met sprints of iteratief werk, kan het visualiseren van taken helpen om de communicatie te stroomlijnen en transparantie te creëren. 

Projectbeheergrafieken helpen bij het oplossen van problemen door teamleden te helpen taken te visualiseren en te begrijpen hoe dat werk verband houdt met grotere bedrijfsdoelen. Van Gantt-grafieken tot stroomdiagrammen, er zijn veel verschillende soorten grafieken om uit te kiezen. Deze kunnen grafieken omvatten voor planning en resourcing, zoals Gantt-grafieken, WBS en CPM, uitvoering zoals Kanban en tijdlijnen, en rapportage zoals een staafdiagram en burndown-grafiek. 

We hebben 20 van de meest effectieve projectbeheergrafieken in elk van deze categorieën samengesteld en uiteengezet hoe elk van hen je team ten goede kan komen en je kan helpen je doelen te bereiken.

Soorten projectbeheergrafieken

Projectbeheer omvat een reeks taken en verantwoordelijkheden en maakt als zodanig gebruik van verschillende grafiektypen om aan verschillende vereisten en fasen binnen een project te voldoen. Elk type projectbeheergrafiek biedt een duidelijk perspectief om projectmanagers te helpen bij het visualiseren, plannen en communiceren van de belangrijkste aspecten van hun projecten.

Het kiezen van de beste projectbeheergrafiek hangt af van factoren zoals de reikwijdte van het project, de fase van de levenscyclus en het soort informatie dat aan belanghebbenden moet worden gecommuniceerd. 

Topgrafieken voor projectbeheer voor planning en middelen

Een veel voorkomende misvatting in projectbeheer is dat projectgrafieken alleen nuttig zijn voor rapportage. Sommige van de meest waardevolle projectgrafieken zijn zelfs die welke je helpen projecten te plannen en je team op succes voor te bereiden. 

Het gebruik van projectgrafieken voor planning en resourcing kan je team op alle niveaus ten goede komen: 

• Individuele medewerkers hebben een duidelijke manier om aankomend werk te visualiseren.

• Teamleiders kunnen ervoor zorgen dat ze genoeg middelen hebben om hun doelen op tijd te bereiken.

Betrokkenheid en buy-in van belanghebbenden worden vergroot omdat ze een overzicht in vogelvlucht krijgen van het werk dat nog moet komen.

Bekijk de top negen projectbeheergrafieken voor planning en middelen: 

1. Gantt-grafieken

Een Gantt-grafiek is een horizontale staafdiagram die wordt gebruikt om de planning van een project te illustreren door taken in de tijd te visualiseren. In deze grafiek vertegenwoordigt elke balk een taak of initiatief, en de lengte van de balk bepaalt hoe lang de taak of het initiatief zou moeten duren. Gebruik Gantt-grafieken om de tijdlijn, taken en doelen binnen een bepaald project te visualiseren. 

Hoewel hij niet de oorspronkelijke uitvinder was, werden Gantt-grafieken populair dankzij Henry Gantt in de jaren 1910. Gantt-grafieken hebben een lange weg afgelegd sinds hun oorspronkelijke gebruik van het registreren van fabrieksuren. Tegenwoordig worden ze gebruikt om de voortgang van projecten in realtime bij te houden, taakafhankelijkheden te visualiseren en belangrijke mijlpalen weer te geven. 

Geschikt voor: Teams die hun projectplan visueel in kaart willen brengen, zodat ze afhankelijke taken kunnen coördineren en hun deadlines op tijd kunnen halen. Gantt-grafieken zijn nuttig voor het plannen en inplannen van projecten van begin tot eind. 

2. Werkverdelingsstructuren (WBS)

Een werkverdelingsstructuur is een methode die wordt gebruikt om projectactiviteiten visueel op te splitsen in kleinere eenheden. Jij en je projectteam kunnen een WBS gebruiken om de vereiste deliverables en afhankelijkheden te visualiseren en tegelijkertijd de communicatie te stroomlijnen.

Er zijn drie niveaus binnen een WBS, waaronder bovenliggende taken, afhankelijkheden en sub-afhankelijkheden. Deze niveaus splitsen taken op in hun eenvoudigste vorm en tonen het werk dat nodig is om de bovenliggende taak te voltooien. Probeer een werkverdelingsstructuursjabloon om dit raamwerk in actie te brengen bij je volgende complexe project.

Geschikt voor: Teams die aan complexe projecten werken en taken in kleine stukjes willen opsplitsen. Een WBS helpt om afhankelijkheden te visualiseren en taken te koppelen aan grotere doelen. 

3. Kritieke-padmethode (CPM)

Een kritiek pad is de langste reeks activiteiten die je team op tijd moet voltooien om het hele project te voltooien. De kritieke-padmethode is een techniek die wordt gebruikt om de hoeveelheid tijd te identificeren die elk van deze activiteiten vereist. 

Aangezien vertragingen in kritieke taken het hele project kunnen beïnvloeden, helpt de kritieke-padmethode om een betere toewijzing van middelen te vergemakkelijken en knelpunten te voorkomen. Zodra je het kritieke pad hebt geïdentificeerd, kun je taken plannen met voldoende tijd om ervoor te zorgen dat je team de projectdeliverables op tijd kan voltooien. 

Geschikt voor: Teams die een project in de meest efficiënte tijdlijn willen voltooien. Dit type projectbeheerdiagram helpt bij het plannen van deliverables en projectvervaldata. 

4. PERT-grafieken

PERT staat voor Program Evaluation and Review Technique. Een PERT-grafiek is een tool dat gebruikt wordt om taken binnen een project te plannen, te organiseren en in kaart te brengen. Je kunt het gebruiken om een visuele voorstelling van de tijdlijn van een project te krijgen die de afzonderlijke taken opsplitst.

Het doel van een PERT-grafiek is om beter te begrijpen hoe je taken met elkaar kunt verbinden, waardoor je een duidelijk beeld krijgt van afhankelijkheden. Je kunt deze projectbeheergrafiek gebruiken om de vereiste middelen te evalueren en de taakduur en teamtoewijzing in te schatten.

Geschikt voor: Teams die werken aan een project met complexe sub-afhankelijkheden. Een PERT-grafiek helpt om middelen nauwkeurig toe te wijzen en deadlines op schema te houden. 

5. Stroomdiagrammen

Een stroomdiagram is een diagram dat de stappen, reeksen en beslissingen van een workflow illustreert. Je kunt een stroomdiagram gebruiken om belangrijke stappen in een proces te plannen, te visualiseren en te documenteren. 

Een stroomdiagram kan verschillende visualisatietools bevatten, zoals een PERT-grafiek of een swimlane-diagram. Je kunt een stroomdiagram voor verschillende doeleinden gebruiken, waaronder het vereenvoudigen van complexe workflows, het organiseren van taken en het identificeren van knelpunten. 

Geschikt voor: Teams die moeite hebben om knelpunten op te lossen en taken georganiseerd te houden. Een stroomdiagram maakt het gemakkelijk om projectproblemen en -oplossingen te visualiseren. 

6. Netwerkdiagrammen

Een netwerkdiagram bestaat uit vakjes en pijlen om taken weer te geven en te visualiseren of ze kritisch zijn of niet. Het is een van de vele tools voor het nivelleren van middelen die worden gebruikt om projectdatums aan te passen en beschikbare middelen te meten. 

Gebruik een netwerkdiagram om de chronologie en planning van projecttaken in kaart te brengen.  Plan de duur van projecten en houd de voortgang onderweg bij met behulp van een netwerkdiagram.  

Geschikt voor: Teams die moeite hebben om projecten op schema te houden en prioriteit te geven aan deliverables. Een netwerkdiagram helpt om kritieke taken te prioriteren. 

7. Matrixdiagrammen

Een matrixdiagram helpt je de relatie tussen gegevenssets, functies en projectelementen te begrijpen. Je kunt dit diagram gebruiken om problemen te identificeren, middelen toe te wijzen en kansen binnen een project te beoordelen. 

Er zijn verschillende matrixdiagrammen, waaronder L-vormige, Y-vormige, C-vormige, T-vormige en X-vormige. Analyseer het doel en de datapunten van je project om het juiste diagram voor je team te bepalen. 

Geschikt voor: Teams die aan data-gerichte projecten werken en hulp nodig hebben bij het koppelen van taken aan doelen. Een matrixdiagram helpt je team de relatie tussen gegevens en doelen te begrijpen. 

8. Oorzaak- en gevolgdiagram

De oorzaak-en-gevolg-grafiek is instrumenteel in brainstormsessies, vooral wanneer teams potentiële oorzaken van een specifiek probleem of probleem binnen een project identificeren en ontleden. Deze projectbeheergrafiek helpt bij het identificeren van onderliggende factoren die mogelijk niet direct duidelijk zijn.

Met oorzaak-en-gevolg-grafieken kunnen teamleden een diepgaande analyse uitvoeren door projectvariabelen en hun potentiële effecten visueel te markeren. Het is een nuttig hulpmiddel om ingewikkelde problemen op te splitsen in beter beheersbare delen, waardoor een rigoureuze blik op elk onderdeel en hoe het het project beïnvloedt, mogelijk wordt.

Geschikt voor: Teams die te maken hebben met complexe problemen, vooral in projecten waar het vaststellen en begrijpen van de hoofdoorzaken cruciaal is voor succesvolle oplossingen en projectsucces.

9. SWOT-analysegrafiek

Een SWOT-analysegrafiek beoordeelt de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van een project. Bij het werken aan agile projecten is dit soort overzicht vooral belangrijk om met goede strategieën en slimme keuzes te komen.

Met deze projectbeheergrafiek kunnen teams hun doelstellingen afstemmen op interne sterke en zwakke punten, evenals externe kansen en bedreigingen. Dit helpt hen hun positie te begrijpen in het licht van projectuitdagingen en veranderingen in de markt.

Geschikt voor: Agile-teams die hun strategieën willen aanpassen en omdraaien als reactie op veranderende projectdynamiek en externe factoren.

Projectbeheergrafieken die het beste zijn voor uitvoering

Zodra je klaar bent met het planningsproces, gebruik je projectgrafieken om je werk uit te voeren. Houd precies bij wie wat doet, wanneer en waarom. Houd je team op schema met een centrale informatiebron en houd ze in realtime op de hoogte van eventuele wijzigingen. 

Laten we eens kijken naar de zes beste projectbeheergrafieken voor het uitvoeren van werk: 

10. Kanbanborden

Kanbanborden zijn een manier om werk te visualiseren dat gedaan moet worden, vooral wanneer het werk door fasen gaat. Je hebt deze misschien wel eens gemaakt van plakbriefjes of op een whiteboard gezien.

Virtuele Kanbanbord-tools zijn meer dynamische takenbeheertools - ze stellen je in staat om de voortgang van het werk in verschillende fasen in realtime bij te houden. Hoewel deze fasen van team tot team verschillen, kunnen jouw fasen Nieuw, Gereed, In behandeling, Opstellen, Vasthouden en Voltooid zijn.

Geschikt voor: Teams die continue verbetering omarmen en liever in opeenvolgende fasen werken met duidelijke deliverables. Deze projectbeheergrafiek helpt om de fasen binnen een project te visualiseren. 

11. Pareto-grafieken

Het Pareto-principe stelt dat voor veel uitkomsten ruwweg 80% van de gevolgen voortkomt uit 20% van de oorzaken. Gebruik een Pareto-grafiek om projecttaken te visualiseren op basis van deze 80/20-regel. Het is een uitstekende tool voor gegevensvisualisatie die meestal elementen van een staafdiagram en een lijngrafiek combineert, waarbij individuele taken worden weergegeven als balken op de verticale as en hun cumulatieve impact wordt weergegeven door een lijngrafiek op de horizontale as. 

Je kunt dit type projectbeheerdiagram gebruiken om prioriteiten te identificeren en de beste beslissingen voor je team te nemen. Bedenk welke taken de grootste impact zullen hebben met slechts 20% van de tijd van je team. Dit helpt om kleinere taken af te stemmen op grotere doelen en geeft je team een duidelijke richting. 

Geschikt voor: Teams die een zware werklast hebben en hulp nodig hebben bij het prioriteren van projecten. Een Pareto-grafiek helpt om taken te organiseren op prioriteit, zodat je de grootste impact kunt maken. 

12. RACI-tabel

Door rollen en verantwoordelijkheden binnen projectteams te schetsen, moedigt de RACI-tabel verantwoordelijkheid en transparantie aan. Het categoriseert elk teamlid als responsible, accountable, consulted, of informed voor elke taak. Door de verantwoordelijkheid voor het werk te definiëren, zorgt een RACI-tabel ervoor dat elk teamlid zich bewust is van zijn individuele verantwoordelijkheden en de eisen die aan hem worden gesteld.

Deze grafiek voor projectbeheer is bijzonder effectief in het minimaliseren van misverstanden en het waarborgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten gedurende de levenscyclus van het project.

Geschikt voor: Projecten met meerdere belanghebbenden profiteren van deze aanpak omdat het de communicatie vereenvoudigt, rollen en verantwoordelijkheden verduidelijkt en de mogelijkheid van dubbele of over het hoofd geziene taken vermindert.

13. Projecttijdlijnen

Een projecttijdlijn helpt je op schema te blijven, zodat je je deadlines kunt halen. Breng de voortgang van het project in kaart en koppel kleinere taken aan grotere bedrijfsdoelen met een projecttijdlijn. 

Om te beginnen maak je een projecttijdlijn door je takenlijst op te stellen, de duur van elk initiatief in te schatten en afhankelijkheden in kaart te brengen. Zodra je tijdlijn er is, deel je deze met alle belanghebbenden van je project, zodat ze realtime inzicht hebben in je initiatieven en deadlines, evenals alle wijzigingen die je onderweg aanbrengt. 

Geschikt voor: Teams die op schema willen blijven met krappe deadlines. Projecttijdlijnen helpen bij het visualiseren van het werk dat nodig is om de doelen te bereiken. 

14. Visgraatdiagrammen

Gebruik een visgraatdiagram (Ishikawa) om problemen of knelpunten binnen een project weer te geven. Dit type diagram wordt ook wel een oorzaak-en-gevolg-grafiek genoemd. In een visgraatdiagram vertegenwoordigt de kop van de vis het probleem of knelpunt dat je probeert op te lossen, terwijl de ribben verschillende categorieën en bijbehorende taken vertegenwoordigen. 

Je kunt een visgraatdiagram gebruiken om oplossingen voor problemen met de hoofdoorzaak op te lossen met de hulp van je teamleden. Voorbeelden van problemen zijn een gebrek aan middelen en onjuiste projectgegevens. 

Geschikt voor: Teams die moeite hebben om projectproblemen in realtime op te lossen. Het visgraatdiagram helpt problemen te verbinden met mogelijke oplossingen, zodat je de volgende beste stappen kunt identificeren. 

15. Controlekaarten

Een controlegrafiek is een manier om projectwijzigingen te visualiseren. Je kunt een controlekaart gebruiken om te begrijpen hoe lang het duurt om taken te voltooien in vergelijking met de toegewezen middelen. Dit geeft je een waarheidsgetrouw beeld van de voortgang van het project in de loop van de tijd. 

Om een controlekaart te maken, begin je met het bepalen van een boven- en ondergrens - zoals taakduur of aantal middelen - om ingestelde mijlpalen weer te geven. Grillige veranderingen die deze limieten overschrijden, symboliseren drastische schommelingen. Zodra je die schommelingen met je controlekaart hebt geïdentificeerd, kun je ze snel aanpakken en oplossen.

Geschikt voor: Teams die worstelen met het oplossen van problemen die projecten laten ontsporen of uitstellen. Dit type projectbeheergrafiek helpt je op schema te blijven met de toegewezen middelen.

Projectbeheergrafieken om te gebruiken voor rapportage

Een cruciaal, maar soms over het hoofd gezien onderdeel van projectbeheer is het rapporteren over werk zodra het is voltooid. Het is geweldig als je in staat bent om je projectdoelen te bereiken, maar zonder een manier om over je werk te rapporteren, kan je team niet leren van je successen of fouten. 

Effectieve projectgrafieken voor rapportage geven je de kans om waardevolle lessen uit je project te leren en die lessen in de toekomst toe te passen. 

Om aan de slag te gaan, kun je deze vijf soorten projectbeheergrafieken voor rapportage bekijken:

16. Staafgrafieken

Een staafdiagram is een traditionele benadering van het visualiseren van projectgegevens. Het doel van een staafdiagram is om projectvariabelen te meten op basis van mijlpalen. Met zijn eenvoudige formaat en veelzijdige componenten is het geen wonder dat zoveel teams staafdiagrammen gebruiken. 

Je kunt een staafdiagram maken door de variabelen van je keuze, zoals taakuren of projectkosten, op de X- en Y-assen uit te zetten. Met dit ontwerp kun je projectgegevens snel verwerken en delen met de belangrijkste belanghebbenden. 

Hoewel je staafdiagrammen met de hand kunt maken, is de beste manier om dit soort diagrammen te genereren, deze te maken met een universele rapportagetool. Wanneer je staafdiagram rechtstreeks is verbonden met het werk van je team, kun je handmatig werk en dubbele taken verminderen en meer tijd besteden aan initiatieven met een grote impact.

Geschikt voor: Teams die op zoek zijn naar een eenvoudige manier om projectcomponenten. Een staafdiagram helpt om verschillende projectvariabelen te analyseren ten opzichte van doelen 

17. Burndown-grafieken

Een burndown-grafiek is een visuele weergave van het nog uitstaande werk ten opzichte van de tijd die nodig is om het te voltooien. Je kunt een burndown-grafiek gebruiken om de duur van een taak in te schatten, problemen te analyseren en de voltooiingsdatum van je project te bepalen.

Het doel van deze projectbeheergrafiek is om nauwkeurig toekomstige middelen te plannen op basis van gegevens. Om een burndown-grafiek te maken, zet je de geschatte taakduur uit tegen de werkelijke tijd op de grafiek. Dit geeft je een visualisatie van de ideale versus de werkelijke werkduur. 

Geschikt voor: Teams die de geschatte werktijd willen analyseren ten opzichte van de werkelijke werktijd. Een burndown-grafiek helpt bij het bepalen van de vervaldatums van projecten. 

18. Burn-up-grafieken

Een burn up-grafiek verschilt van een burndown-grafiek doordat deze de hoeveelheid werk weergeeft die nog voltooid moet worden, in plaats van de duur. Kortom, het volgt de voortgang van het project in tegenstelling tot de tijd. 

Om een burn up-grafiek te maken, zet je de ideale resterende taken af tegen het werkelijke aantal resterende taken. Dit geeft je een duidelijk inzicht in waar je extra middelen nodig hebt. Je kunt zowel een burndown-grafiek als een burn up-grafiek samen gebruiken om het volledige beeld van de efficiëntie van het team te begrijpen.

Geschikt voor: Teams die de geschatte versus werkelijke hoeveelheid werk willen analyseren. Een burn up-grafiek helpt bij het bepalen van de toewijzing van middelen. 

19. Cirkeldiagrammen

Een cirkeldiagram is een traditioneel ontwerp dat lijkt op een staafdiagram, hoewel het verschilt in visuele indeling. Een cirkeldiagram splitst verschillende componenten binnen een project op. Als je bijvoorbeeld verwacht dat de onderzoeksfase 10% van het project uitmaakt en deze meer dan 20% bedraagt, weet je waar je moet beginnen met het analyseren van verbeterpunten.

Je kunt een cirkeldiagram gebruiken om belangrijke componenten binnen een groot project bij te houden om de toewijzing van middelen en belangrijke statistieken en inzichten beter te begrijpen. 

Geschikt voor: Teams die de uitsplitsing van een bepaald project willen begrijpen. Deze projectbeheergrafiek helpt je team meerdere componenten tegen elkaar te visualiseren om te bepalen waar je de meeste tijd of middelen aan besteedt. 

20. Statusrapportgrafiek

De statusrapportgrafiek, ook wel een dashboard genoemd, biedt gedetailleerde updates en overzichten van de voortgang van een project. Door tijdlijnweergaven en datavisualisatie te integreren, biedt een statusrapportgrafiek een duidelijke en beknopte weergave van de huidige status, mijlpalen en mogelijke uitdagingen van het project.

Deze uitgebreide projectbeheergrafiek dient als een visuele samenvatting en toont belangrijke aspecten zoals voortgang, toewijzing van middelen, budgetstatus en aankomende deadlines. Het is een waardevol hulpmiddel om belanghebbenden op de hoogte en betrokken te houden en tegelijkertijd datagestuurde besluitvormingsprocessen te vergemakkelijken.

Geschikt voor: projecten die belanghebbenden regelmatig op de hoogte moeten houden van de voortgang en status.

Voordelen van projectbeheergrafieken

Effectief projectbeheer is de sleutel tot het succes van elke onderneming, groot of klein. Je kunt de effectiviteit en Helderheid van je projectplanning en -uitvoering verbeteren door verschillende soorten projectbeheergrafieken te implementeren. Deze grafieken zijn niet alleen hulpmiddelen voor organisaties; ze zijn van vitaal belang om een project naar succes te sturen. Hier volgen enkele van de belangrijkste voordelen:

• Visualisatie van complexe gegevens. Projectbeheergrafieken zetten complexe projectgegevens om in duidelijke, begrijpelijke visuele formaten. Voor alle teamleden om de informatie te begrijpen en ermee om te gaan, is deze vereenvoudiging essentieel. Het zal een betere besluitvorming en een succesvolle projectafsluiting mogelijk maken.

• Verbeterde projectplanning: projectbeheergrafieken zijn onmisbaar bij het maken van gedetailleerde plannen en schema's. Ze bieden een routekaart voor het project, met aandacht voor belangrijke mijlpalen en deadlines, die essentieel zijn om het project op schema te houden en te zorgen voor tijdige voltooiing.

• Gestroomlijnde teamcommunicatie: Een van de grootste uitdagingen in elk project is het handhaven van duidelijke en consistente communicatie. Grafieken bieden een visuele weergave van de projectstatus en -updates, waardoor het voor teamleden gemakkelijker wordt om op de hoogte en op één lijn te blijven.

• Voortgang bijhouden en rapporteren: het is belangrijk om de voortgang van een project te volgen. Projectbeheergrafieken bieden een visuele tool om de ontwikkeling ten opzichte van geplande doelstellingen bij te houden en maken het gemakkelijker om over de status van het project te rapporteren aan belanghebbenden en indien nodig aanpassingen te maken.

Visualiseer je werk en vergroot de helderheid

Een projectbeheergrafiek kan je team helpen projectinformatie beter te verwerken door middel van eenvoudige visuals. Dit kan je helpen om de projectplanning te stroomlijnen door vooraf duidelijke verwachtingen te stellen. 

Hoewel er veel verschillende soorten projectgrafieken zijn om uit te kiezen, maakt projectbeheersoftware het bouwen van diagrammen eenvoudig. Van het schakelen tussen projecten en taken tot het bewaren van feedback en teamcommunicatie op één plek, een projectbeheertool kan je helpen je doelen te bereiken.