더 적고 더 좋은 미팅을 원하시나요? 미팅 관리를 사용해 보세요.

예를 들어, 명확한 목적이나 실행 과제가 없는 미팅에 참석하고 있다고 상상해 보세요. 사람들은 이야기하고 있지만 아무도 아무것도 쓰지 않고 있습니다. 미팅이 드디어 끝나면 당신은 지치고, 감정적으로 소진되고, 그냥 짜증이 난다. 

이런 경험을 해보셨나요? 많은 사람이 이러한 문제를 겪고 있습니다. 

근로자는 불필요한 미팅으로 인해 주당 3시간 가까이 시간을 낭비합니다. 초대를 너무 많이 받으면 회의에 집중하기 어려워집니다. 직원 절반 이상이 회의 중 멀티태스킹을 하고 있으며, 소규모의 가상 회의에 참여하는 비율은 43%에 불과합니다. 많은 사람들이 비생산적이거나 불필요하거나 지루한 회의에 참석하고 있다는 것만으로도 충분합니다. 

모든 미팅이 나쁜 것은 아닙니다. 시간을 활용하지 못한다는 뜻입니다. 회의의 횟수를 줄이는 것만이 아니라 관련된 모든 사람에게 실제로 유용한 더 나은 회의가 필요합니다. 궁극적으로, 더 효율적인 회의는 업무를 처리하는 데 더 적은 시간을 할애해야 함을 의미하기 때문입니다. 

이럴 때 미팅 관리가 효과를 발휘합니다. 

미팅 관리란?

미팅 관리는 시간을 최대한 활용하기 위해 미팅을 조율하고 실행하는 프로세스입니다. 여기에는 안건 작성 및 실행 과제 할당과 같이 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 미팅 전후 및 도중에 수행하는 작업이 포함됩니다. 

회의를 잘 관리하면 효율적이고 생산적인 회의가 가능합니다. 참석자는 미팅의 목표를 이해하고 준비할 수 있도록 필요한 정보를 갖추고 있으므로 집중력을 유지하고 함께 보내는 시간을 최대한 생산적으로 활용할 수 있습니다. 더 효율적인 회의는 업무를 완료하는 데 필요한 회의가 줄어든다는 것을 의미하므로 일정을 간소화하고 모든 사람에게 소중한 집중 시간을 돌려줄 수 있습니다. 

회의가 꼭 필요한가요? 

모든 미팅이 필요한 것은 아닙니다. 불필요한 미팅에 끊임없이 참석하는 경우, 보다 총체적인 접근 방식을 취하고 미팅을 중단하는 것을 고려하세요. 무섭게 들릴 수 있지만, 미팅 둠스데이는 간단한 미팅 감사를 한 단계 끌어올려 팀원들이 캘린더에서 모든 반복되는 미팅을 삭제하고 업데이트된 초대장으로 다시 시작하도록 권장합니다. 사실, 우리는 방금 Asana에서 미팅 둠스데이를 진행했습니다. 조직 의사이자 기업가인 Rebecca Hinds가 주도한 감사 결과 참가자는 한 달에 평균 11시간을 절약할 수 있었습니다. 

미팅을 관리하는 방법: 9가지 간단한 단계

약간의 추가 작업으로 미팅의 효율을 높일 수 있습니다. 다음 9단계를 따라 효과적인 미팅을 계획하고 모든 사람에게 유용한 동기화를 제공하세요. 

1. 미팅 전: 미팅의 목적 정의

무엇보다도 먼저 미팅의 목적을 이해해야 합니다. 목적은 회의를 성공적으로 진행하기 위해 회원님과 이해관계자가 함께하는 동안 달성해야 하는 것입니다. 가장 중요한 것은 논의해야 할 주제와 내려야 할 결정이 포함되어 있다는 것입니다. 미팅의 목적을 정의하는 것은 처음부터 미팅이 필요한지 여부를 평가할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 논의할 주제를 찾기 어렵거나 오프라인에서 질문에 쉽게 답할 수 있다면 비동기식 커뮤니케이션을 사용하는 것이 좋습니다. 

다음 세 단계를 따라 미팅의 목적을 정의하세요. 

1. 팀이 집중하여 업무를 계획대로 진행할 수 있도록 달성 가능한 목표를 설정하세요.

2. 미팅 목표를 달성하기 위해 논의해야 할 모든 주제를 나열하세요. 

3. 미팅 목표를 달성하기 위해 결정이 필요한 주제를 강조하세요. 

예를 들어, 팀이 블로그 재디자인 프로젝트의 예산을 결정하기 위해 회의를 진행한다고 가정해 보겠습니다. 미팅의 목적을 정의하는 방법은 다음과 같습니다. 

미팅 목표: 블로그 재디자인 프로젝트를 위한 프로젝트 예산 수치 확정. 

필요한 주제 및 결정: 

• 다른 팀 프로젝트에 대한 예상 지출액과 총 잔여 자금. 

• 다른 프로젝트와 관련하여 블로그 재디자인의 우선순위. 필요한 결정 - 블로그 재디자인을 우선시하고 다른 프로젝트에서 자금을 끌어올까요, 아니면 남은 예산으로 해결해야 할까요? 

• 블로그 재디자인을 위한 두 가지 예산 시나리오를 검토합니다. 필요한 결정 - 더 저렴한 MVP 버전을 만들거나 전체 재디자인을 진행해야 하나요? 

• 예산 승인자. 결정 필요 - 최종 예산을 승인하는 사람은 누구인가요? 

2. 미팅 전: 참석자 결정

이제 미팅의 목적을 결정했으므로 참석해야 하는 사람과 참석하지 않아야 하는 사람을 결정할 수 있습니다. 미팅을 보다 효율적으로 만들기 위해서는 참석해야 하는 인원을 절대적으로 제한하는 것이 가장 좋습니다. 참석자는 의사 결정을 내리고 미팅 목표를 달성하기 위해 의견을 제시해야 하는 이해관계자여야 합니다. 동기화 후에는 통보받아야 하지만 의사 결정 과정에 참여할 필요는 없는 이해관계자에게 언제든지 회의 메모를 보낼 수 있습니다.

3. 미팅 전: 역할 및 책임 정의

모든 참석자는 미팅에서 맡아야 할 역할이 있어야 합니다. 미팅을 시작하기 전에 모든 사람의 역할과 책임을 명확히 하여 각 이해관계자가 담당하는 업무와 준비 방법을 명확히 하세요. 다음 단계에서는 모든 참석자가 미리 볼 수 있도록 이 정보를 미팅 안건에 포함합니다.

어디서부터 시작해야 할지 확신이 서지 않는다면, 일반적인 미팅 역할 몇 가지를 소개합니다. 

• 진행자: 회의를 주최하고, 안건에서 주제를 소개하며, 이해관계자가 집중하고 계획대로 진행할 수 있도록 합니다. 진행자는 종종 미팅 주최자입니다. 

• 메모 작성자: 미팅을 기록하기 위해 서면 메모나 회의록을 작성합니다. 반복되는 팀 미팅의 경우, 같은 사람이 매번 같은 작업을 수행하지 않도록 메모 작성 책임을 번갈아 가며 수행하세요. 

• 의사 결정자: 미팅 목표를 달성하기 위해 주요 결정을 내리는 역할을 합니다. 

• 참여자: 미팅 목표를 달성하는 데 필요한 업데이트와 의견을 제공합니다. 참여자는 프레젠테이션을 하거나, 프로젝트 업데이트를 제공하거나, 의견을 제시할 수 있습니다. 

4. 미팅 전: 미팅 안건 작성 및 공유

좋은 미팅 안건은 두 가지 목적을 제공합니다. 이를 통해 적시에 미팅을 계획하고 실행할 수 있으며, 이해관계자에게 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 준비하고 도착할 수 있는 정보를 제공합니다. 핵심은 회의 안건을 미리 공유하는 것입니다. 회의가 시작되기 최소 24시간 전에 공유하는 것이 이상적입니다. 

안건은 이해관계자에게 회의의 목표, 논의할 주제, 내려야 할 결정을 알려야 합니다. 미팅의 목적을 이미 정의한 경우 이 정보를 사용할 수 있습니다. 

미팅 안건에 다음을 포함해야 합니다.

• 미팅의 목표.

• 회의 참가자와 역할.

• 내려야 할 주요 의사 결정 사항을 포함하여 미팅에서 논의할 내용을 나열한 개요. 

• 각 안건 항목의 소요 시간 및 할당 시간.

• 참석자가 미리 읽어야 하는 자료. 

정기적인 동기화의 경우, 많은 팀이 L10 미팅 템플릿을 사용하여 한 단계 더 나아갑니다. 이 템플릿은 문제, 스코어카드, 실행 과제에 대한 반복 가능한 구조를 추가하여 안건을 작성하므로 미팅이 매주 생산성을 유지할 수 있습니다.

5. 미팅 전: 동기화 시간을 결정합니다

미팅의 길이는 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 특히 가상 동기화의 경우 더욱 그렇습니다. 인지 신경 과학자 Sahar Yousef 박사에 따르면 "30분 이상의 시간을 예약하려면 정말 좋은 이유가 있어야 합니다." 실제로 2020년 Microsoft의 연구에 따르면 온라인 미팅의 경우 30분 경과 시점에 화상 회의 피로가 발생하여 그 이후에는 집중하기가 훨씬 더 어려워집니다. 반면에, 우리는 대면으로 이야기할 때 보통 45분에서 60분 동안 집중력을 유지할 수 있습니다. 

더 긴 회의를 예약해야 하는 경우, Yousef 박사는 30분 경과 시점에 1분간 휴식을 취할 시간을 확보할 것을 조언합니다. 이렇게 하면 뇌가 재설정되고 다음 시간 동안 에너지를 유지할 수 있습니다. 

6. 미팅 전: 캘린더 초대장 보내기

미팅 일정을 잡는 것은 까다로운 프로세스입니다. 특히 서로 다른 시간대에 걸쳐 있는 가상 팀에서 일하는 경우 더욱 그렇습니다. 모든 사람의 캘린더에서 미팅 시간을 검색할 때 다음 질문을 염두에 두세요. 

• 이동이나 장비 설정에 추가적인 여유 시간이 필요한가요? 

• 미팅은 어디에서 진행되나요? 회의실을 예약하거나 가상 초대장을 보내거나 둘 다 해야 하나요? 

• 참석자의 시간대는 무엇인가요? 모든 사람의 비즈니스 시간(또는 적어도 근접한 시간)에 회의를 예약하고 있나요? 

7. 미팅 중: 미팅 메모 작성

미팅 메모는 주요 의사 결정, 프로젝트 업데이트, 다음 단계와 같은 중요한 세부 사항을 기억하고 후속 조치를 취하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로젝트에 대한 정보를 얻고자 하는 이해관계자에게도 유용합니다. 회의에 참석하지 않고도 회의록을 읽을 수 있습니다. 

회의록 작성 책임이 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 꼭 그렇지는 않습니다. 회의를 기록할 때(또는 지정된 기록자가 기록할 때) 염두에 두어야 할 몇 가지 팁은 다음과 같습니다. 

• 미팅 안건을 메모의 개요로 사용하세요. 이렇게 하면 모든 것이 이미 정리되어 있으며, 정보를 정리하기 위해 추가적인 조치를 취할 필요가 없습니다.

• 모든 내용을 말 그대로 적어야 한다고 생각하지 마세요. 대신 실행 과제, 프로젝트 업데이트, 주요 결정 사항과 같은 중요한 정보를 강조하는 데 집중하세요. 

• 프레젠테이션이 없는 가상 미팅의 경우 모두가 메모를 볼 수 있도록 화면을 공유해 보세요. 이렇게 하면 팀원들이 중요한 정보를 놓치고 있다고 생각하면 개입할 수 있습니다. 

8. 미팅 종료 시 실행 과제 식별 및 배정

다음에 무엇을 해야 할지 모른 채 미팅을 마친 적이 있나요? 동기화하는 동안 구체적인 실행 과제를 할당하여 이러한 혼란을 방지할 수 있습니다. 실행 과제는 미팅�� 끝난 후 누가 무엇을 하는지 기록하며, 다음 두 가지 중요한 목적을 수행합니다. 

1. 모든 사람이 다음 단계에 맞춰 업무를 진행할 수 있도록 합니다.

2. 모호한 아이디어가 아닌 구체적인 실행 계획에 모두가 집중할 수 있도록 미팅 논의를 기반으로 합니다. 

모든 사람이 동일한 정보를 공유할 수 있도록 회의 중에 실시간으로 실행 과제를 배정하는 것이 가장 좋습니다. 누가 무엇을 담당하는지에 대한 구체적인 기록을 남길 수 있도록 미팅 메모에 기록해야 합니다. 팀이 Asana 와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하는 경우, 미팅 안건에서 바로 작업을 배정할 수 있습니다. 

9. 미팅 후: 미팅 메모를 공유하고 보관합니다

미팅 메모를 참석자와 공유하는 것은 논의한 모든 내용을 요약하는 좋은 방법입니다. 이를 통해 이해관계자는 주요 결정과 실행 과제를 기억할 수 있으므로 다음 미팅 전에 모두가 보조를 맞출 수 있습니다. 또한, 미팅 메모를 공유하는 것은 프로젝트의 진행 상태에 대한 정보를 얻고자 하지만 반드시 미팅에 참석할 필요는 없는 이해관계자에게 비동기식으로 정보를 제공할 수 있는 좋은 방법입니다. 

마지막으로, 나중에 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 장소에 미팅 메모를 저장하고 보관해야 합니다. 예를 들어, Asana를 사용하면 한 곳에서 메모를 작성, 공유, 보관할 수 있습니다. 또한 이해관계자는 회의록에 직접 댓글을 달고 협업할 수 있으므로 업무가 저장된 동일한 곳에서 주요 대화가 이루어집니다. 

효과적인 미팅 관리를 위한 8가지 팁

미팅 관리는 비교적 간단하지만, 제대로 하려면 약간의 연습이 필요할 수 있습니다. 문제 해결을 위해 다음 8가지 팁을 활용하여 미팅 관리 기술을 향상하세요. 

1. 미팅 안건을 미리 제공하세요: 안건을 미리 공유하면 이해관계자가 준비하고 아이디어를 공유할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 상황을 파악하는 데 시간을 낭비하지 않고 중요한 논의 주제로 바로 들어갈 수 있습니다. 

2. 안건을 준수하세요: 안건은 궁극적인 미팅 가이드입니다. 논의해야 할 모든 사항, 어떤 결정을 내려야 하는지, 각 주제에 대해 얼마나 시간이 주어지는지 나열합니다. 미팅 중에는 안건을 최우선으로 하여 시간 관리를 개선하고 논의가 순조롭게 진행되도록 하세요. 추가 주제가 나오는 경우 나중에 비동기적으로 또는 별도의 미팅에서 후속 조치를 취하도록 메모하세요. 

3. 미팅을 짧게 유지하세요: 미팅이 길어질수록 모두가 집중하고 참여하기가 더 어려워집니다. 안건에 따라 필요한 미팅 시간을 결정하고, 모든 미팅이 30분 또는 60분일 필요는 없다는 점을 명심하세요. 15분, 40분 또는 실제로 필요한 시간만큼 진행할 수 있습니다. 비디오 피로 는 약 30분 정도 소요되기 때문에 원격 팀의 경우 짧은 비즈니스 미팅이 특히 중요합니다. 반면, 대면 회의에서는 보통 45분에서 60분 정도 집중할 수 있습니다. 

4. 초대 인원수를 줄이세요: 미팅의 규모가 작을수록 효율성이 높아집니다. 초대하는 사람이 적으면 회의의 생산성이 높아지고 회의 참석자에게 기여에 필요한 공간과 시간을 제공할 수 있습니다. 또한 다른 이해관계자가 관련 없는 미팅에 시간을 낭비하지 않도록 해줍니다. 초대할 사람을 결정할 때, 성공적인 미팅은 단순히 정보를 공유하는 것이 아니라 의사 결정을 내리는 데 초점을 맞춘다는 점을 기억하세요. 이해관계자가 정보를 계속 얻고 싶어 한다면, 나중에 미팅 메모를 보낼 수 있습니다. 

5. 정시에 시작하기: 사람들이 도착할 수 있도록 몇 분의 여유 시간을 할당하는 것은 괜찮지만, 그 이상은 미팅의 생산성에 영향을 미칠 수 있습니다. 누군가가 도착하지 않았더라도 일관되게 제때 시작하세요. 늦게 도착하는 사람이 많은 경향이 있다면, 미팅을 시작할 때 5분 동안 아이스브레이커 질문을 포함하여 늦게 도착한 사람들이 상황을 파악할 수 있는 시간을 주세요. 

6. 대화형으로 만들기: 최고의 미팅은 창의성과 에너지로 가득합니다. 사람들은 단순히 참석하여 수동적으로 듣는 것이 아니라 토론에 적극적으로 참여합니다. 미팅을 보다 상호작용적으로 만들려면 직접 의견을 요청하고 브레인스토밍 시간을 할당해 보세요.

7. 질의응답을 위한 여유 시간 확보: 안건을 준수하는 것도 중요하지만, 유연성을 유지하고 관련 질문에 시간을 할애해야 합니다. 미팅이 끝날 때까지 질의응답을 미루는 대신 참가자들이 질의응답을 진행하도록 격려하세요. 이렇게 하면 질문을 잊어버릴 가능성이 낮아지고, 맥락에 맞게 각 질문에 답할 수 있습니다. 

8. 바로 후속 조치: 기다리지 말고 모든 사람이 미팅을 기억하고 있을 때 바로 후속 조치를 취하세요. 여기에는 미팅 메모 공유, 후속 미팅 예약, 실행 과제 배정 등이 포함됩니다. 

미팅을 다시 효율적으로 활용하세요

미팅이 시간 낭비가 될 필요는 없습니다. 이 글에서 한 가지를 배운다면, 생산적인 미팅 한 번이 비생산적인 미팅 몇 번보다 항상 낫다는 것입니다. 미리 계획을 세우면 단기간에 더 많은 일을 할 수 있으며, 집중할 수 있는 시간도 더 많아집니다. 

더 많은 미팅 리소스가 필요하신가요? .