미팅 횟수를 줄이고 더 효과적인 미팅을 하고 싶으신가요? 미팅 관리를 사용해 보세요.

다음과 같은 상황을 상상해 보세요. 명확한 목적이나 실행 과제가 없는 미팅에 참석하고 있습니다. 사람들이 이야기하고 있지만, 아무도 메모하지 않습니다. 미팅이 마침내 끝나면 지치고, 감정적으로 소진되고, 그냥 짜증이 납니다. 

익숙한 상황인가요? 그렇다면 여러분뿐만이 아닙니다. 

직장인들은 불필요한 미팅으로 인해 한 주에 거의 3시간을 낭비합니다. 쏟아지는 초대장에 직면한 우리는 주의를 기울이지 않고 있습니다. 직원의 절반 이상이 미팅 중에 멀티태스킹을 하고 있으며, 소규모 온라인 미팅에 참여하는 비율은 43%에 불과합니다. 많은 사람들이 비생산적이고, 불필요하거나, 그저 지루한 미팅에 참석하고 있다는 것만으로도 충분합니다. 

모든 미팅이 나쁜 것은 아닙니다. 우리가 시간 대비 가치를 제대로 얻지 못하고 있다는 것입니다. 단순히 회의 횟수를 줄이는 것만이 아니라, 관련된 모든 사람에게 실제로 유용한 더 나은 회의가 필요합니다. 궁극적으로 더 효율적인 미팅을 주최한다는 것은 업무를 처리하는 데 필요한 대면 시간이 줄어든다는 것을 의미하기 때문입니다. 

이럴 때 미팅 관리 프로세스가 효과를 발휘합니다. 

회의 관리란?

미팅 관리는 시간을 최대한 활용하기 위해 미팅을 조율하고 실행하는 프로세스입니다. 여기에는 정보 공유 미팅 전, 도중, 후에 원활한 진행을 위해 수행하는 작업(예: 안건 작성, 실행 과제 배정 등)이 포함됩니다. 

미팅을 잘 관리하면 진행 상황 공유 미팅이 효율적이고 생산적으로 진행됩니다. 참석자는 미팅 목표를 이해하고 준비된 상태로 참석하는 데 필요한 정보를 확보하므로 집중력을 유지하고 함께하는 시간을 최대한 생산적으로 보낼 수 있습니다. 더 효율적인 미팅은 또한 업무를 처리하는 데 필요한 미팅 횟수를 줄일 수 있다는 것을 의미하므로 일정을 간소화하고 모든 사람에게 소중한 집중 시간을 돌려줄 수 있습니다. 

미팅이 정말로 필요한가요? 

모든 미팅을 진행할 필요는 없습니다. 불필요한 미팅에 계속 참여하고 있다면, 보다 총체적인 접근 방식을 취하고 미팅 심판의 날을 실시하는 것을 고려해 보세요. 무서울 수 있지만, 미팅 심판의 날은 간단한 미팅 감사를 한 단계 더 발전시킨 것입니다. 팀원들이 캘린더에서 모든 반복 미팅을 삭제한 다음 업데이트된 초대장으로 새로 시작하도록 장려합니다. 사실, Asana에서는 최근에 미팅 심판의 날을 실시했습니다. 조직 전문가이자 기업가인 Rebecca Hinds가 주도한 이 감사를 통해 참가자들은 한 달에 평균 11시간을 절약할 수 있었습니다. 

미팅을 관리하는 방법: 9가지 간단한 단계

약간의 추가 작업이 미팅의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 다음 9단계를 따라 효과적인 미팅을 계획하고 모든 사람에게 유용한 미팅을 진행하세요. 

1. 미팅 전: 미팅의 목적을 정의합니다

무엇보다 먼저 미팅의 목적을 이해해야 합니다. 목적은 회의를 성공적으로 이끌기 위해 회원님과 이해관계자가 함께하는 시간 동안 달성해야 하는 것입니다. 가장 중요한 것은 논의해야 할 주제와 내려야 할 결정이 포함된다는 것입니다. 미팅의 목적을 정의하는 것은 처음부터 미팅이 필요한지 평가할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 논의 주제를 정하는 데 어려움이 있거나 오프라인에서 질문에 쉽게 답변할 수 있다면 대신 비동기식 커뮤니케이션을 사용하는 것이 좋습니다. 

다음 세 단계를 따라 미팅의 목적을 정의하세요. 

1. 팀이 집중하고 계획대로 업무를 진행할 수 있도록 달성 가능한 목표를 설정하세요.

2. 미팅 목표를 달성하기 위해 논의해야 할 모든 주제를 나열합니다. 

3. 미팅 목표를 달성하기 위해 결정이 필요한 안건을 강조하세요. 

예를 들어, 여러분의 팀이 블로그 리디자인 프로젝트의 예산을 결정하기 위해 회의를 한다고 상상해 보세요. 미팅의 목적을 정의하는 방법은 다음과 같습니다. 

미팅 목표: 블로그 리디자인 프로젝트의 프로젝트 예산 금액을 확정합니다. 

필수 주제 및 의사 결정: 

• 다른 팀 프로젝트의 예상 지출액 및 총 잔여 자금. 

• 다른 프로젝트와 관련하여 블로그 리디자인의 우선순위. 결정 필요 — 블로그 리디자인에 우선순위를 두고 다른 프로젝트에서 자금을 가져와야 할까요, 아니면 남은 예산으로 충당해야 할까요? 

• 블로그 리디자인을 위한 두 가지 예산 시나리오를 검토합니다. 결정 필요 — 더 저렴한 MVP 버전을 만들 것인가, 아니면 전체 재디자인을 진행할 것인가? 

• 예산 승인자. 결정 필요 — 최종 예산을 승인하는 사람은 누구인가요? 

2. 미팅 전: 참석자 결정

이제 미팅의 목적을 정했으니 누가 참석해야(또는 참석할 필요가 없는지) 결정할 수 있습니다. 회의를 보다 효율적으로 진행하려면 참석 인원을 반드시 참석해야 하는 사람들로 제한하는 것이 가장 좋습니다. 참석자는 의사 결정을 내리고 미팅 목표를 달성하는 데 의견이 필요한 이해관계자여야 합니다. 진행 상황을 공유한 후에는 언제든지 의사 결정 과정에 참여할 필요는 없지만 정보를 받아야 하는 이해관계자에게 미팅 메모를 보낼 수 있습니다.

3. 미팅 전: 역할 및 책임 정의

모든 참석자는 미팅에서 맡은 역할이 있어야 합니다. 미팅이 시작되기 전에 모든 사람의 역할과 책임을 명확히 하여 각 이해관계자가 무엇을 담당하고 어떻게 준비해야 하는지 명확히 하세요. 다음 단계에서는 이 정보를 미팅 안건에 포함하여 모든 참석자가 미리 확인할 수 있도록 합니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 다음은 일반적인 회의 역할을 소개합니다. 

• 진행자: 미팅을 주최하고, 안건의 주제를 소개하며, 이해관계자가 집중하고 계획대로 진행할 수 있도록 합니다. 진행자는 주로 미팅 주최자입니다. 

• 기록자: 미팅을 기록하기 위해 서면 메모 또는 회의록을 작성합니다. 반복되는 팀 미팅의 경우, 매번 같은 사람이 이 작업을 맡지 않도록 기록 담당자를 교대해 보세요. 

• 의사 결정자: 회의 목표를 달성하기 위해 핵심적인 결정을 내릴 책임이 있습니다. 

• 참여자: 미팅 목표를 달성하는 데 필요한 업데이트와 의견을 제공합니다. 참여자는 프레젠테이션을 하거나, 프로젝트 업데이트를 제공하거나, 단순히 자신의 의견을 제시할 수 있습니다. 

4. 미팅 전: 미팅 안건을 작성하고 공유하기

좋은 미팅 안건은 두 가지 목적을 가집니다. 이를 통해 적시에 미팅을 계획하고 실행할 수 있으며, 이해관계자가 준비하고 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있도록 필요한 정보를 제공할 수 있습니다. 핵심은 미팅 안건을 미리 공유하는 것으로, 이상적으로는 동기화가 시작되기 최소 24시간 전에 공유하는 것입니다. 

안건은 이해관계자에게 회의의 목표, 논의할 주제, 내려야 할 의사 결정에 대해 알려주어야 합니다. 미팅의 목적을 이미 정했다면 이 정보를 바로 사용할 수 있습니다. 

미팅 안건에 포함해야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 미팅의 목표.

• 미팅 참가자와 역할.

• 미팅에서 논의할 내용(내려야 할 주요 결정 사항 포함)을 나열한 개요. 

• 각 안건 항목의 소요 시간 및 배정된 시간.

• 참석자가 미리 읽어야 하는 자료. 

반복되는 동기화의 경우, 많은 팀이 L10 미팅 템플릿을 사용하여 한 단계 더 나아갑니다. 이 템플릿은 문제, 스코어카드, 실행 과제에 대한 반복 가능한 구조를 추가하여 안건을 기반으로 하므로 매주 미팅을 생산적으로 진행할 수 있습니다.

5. 미팅 전: 진행 상황 공유 미팅의 소요 시간을 결정합니다.

미팅의 길이는 미팅의 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 특히 온라인 동기화 미팅의 경우 더욱 그렇습니다. 인지 신경과학자인 Sahar Yousef 박사에 따르면, "30분 이상 지속되는 타임 블록을 예약하려면 정말 좋은 이유가 있어야 합니다." 실제로 2020년 Microsoft의 연구에 따르면 온라인 회의의 경우 30분이 지나면 화상 회의 피로가 시작되며, 이는 그 시점을 지나면 집중하기가 훨씬 더 어려워진다는 것을 의미합니다. 반면에 대면으로 대화할 때는 보통 45~60분 동안 집중력을 유지할 수 있습니다. 

더 긴 미팅을 계획해야 하는 경우, Yousef 박사는 30분이 지난 시점에 1분 휴식 시간을 갖는 것이 좋다고 조언합니다. 이렇게 하면 뇌가 재정비될 수 있으며, 다음 시간 동안 에너지를 유지할 수 있습니다. 

6. 미팅 전: 캘린더 초대장 보내기

미팅 일정을 잡는 것은 종종 까다로운 과정입니다. 특히 서로 다른 시간대에 걸쳐 있는 가상 팀에서 일하는 경우 더욱 그렇습니다. 모든 사람의 캘린더에서 미팅 시간을 찾을 때 다음 사항을 염두에 두세요. 

• 이동하거나 장비를 설치하는 데 추가적인 여유 시간이 필요한가요? 

• 미팅은 어디에서 진행되나요? 회의실을 예약해야 하나요? 온라인 초대장을 보내야 하나요? 아니면 둘 다 해야 하나요? 

• 참석자들은 어떤 시간대에 있나요? 모든 사람의 비즈니스 시간(또는 적어도 그에 가까운 시간)에 미팅 일정을 잡고 있나요? 

7. 미팅 중: 미팅 메모 작성

미팅 메모는 주요 결정 사항, 프로젝트 업데이트, 다음 단계와 같은 중요한 세부 사항을 기억하고 후속 조치를 취하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로젝트에 대한 정보를 파악하고 싶은 이해관계자에게도 유용합니다. 미팅에 참석하여 아무 말 없이 듣는 대신 나중에 미팅 메모를 읽기만 하면 됩니다. 

회의록 작성을 담당하는 것이 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 꼭 그렇지는 않습니다. 귀하(또는 지정된 기록자)가 기록을 시작할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 팁은 다음과 같습니다. 

• 회의 안건을 메모의 개요로 사용하세요. 이렇게 하면 모든 것이 이미 정리되어 있으므로 정보를 정리하기 위해 추가적인 단계를 거칠 필요가 없습니다.

• 모든 내용을 말 그대로 적어야 할 필요는 없습니다. 대신 실행 과제, 프로젝트 업데이트, 주요 결정과 같은 중요한 정보에 집중하세요. 

• 프레젠테이션이 없는 온라인 회의의 경우, 모두가 메모를 볼 수 있도록 화면을 공유해 보세요. 이렇게 하면 팀원들이 중요한 정보를 놓쳤다고 생각할 때 의견을 낼 수 있습니다. 

8. 미팅 종료 시: 실행 과제를 파악하고 배정하기

다음에 해야 할 일이 무엇인지 모른 채 미팅을 마친 적이 있나요? 싱크업 중에 구체적인 실행 과제를 배정하면 이러한 혼란을 방지할 수 있습니다. 실행 과제는 미팅이 끝난 후 누가 무엇을 하는지 기록하며, 두 가지 중요한 목적을 가집니다. 

1. 모두가 다음 단계에 대해 동일한 정보를 공유하고 업무가 원활하게 진행되도록 합니다.

2. 실행 과제는 미팅 논의의 기반이 되어 모든 사람이 모호한 아이디어가 아닌 구체적인 실행 계획에 집중할 수 있도록 합니다. 

모두가 동일한 정보를 파악할 수 있도록 미팅 중에 실시간으로 실행 과제를 배정하는 것이 가장 좋습니다. 누가 무엇을 담당하는지에 대한 구체적인 기록을 남길 수 있도록 미팅 메모에 기록되어 있는지 확인하세요. 팀이 Asana와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용하는 경우 미팅 안건에서 바로 작업을 배정할 수 있습니다. 

9. 미팅 후: 미팅 메모를 공유하고 보관합니다

미팅 메모를 참석자와 공유하는 것은 논의한 모든 내용을 요약하는 훌륭한 방법입니다. 이를 통해 이해관계자가 주요 결정 사항과 실행 과제를 기억할 수 있으므로 다음 미팅 전에 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 미팅에 참석할 수 있습니다. 또한, 미팅 메모를 공유하는 것은 프로젝트 진행 상태를 파악하고 싶지만 미팅에 참석할 필요는 없는 이해관계자에게 비동기적으로 정보를 제공하는 좋은 방법입니다. 

마지막으로, 미팅 메모를 나중에 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 곳에 저장하고 보관해야 합니다. 예를 들어, Asana를 사용하면 한 곳에서 메모를 작성하고, 공유하고, 보관할 수 있습니다. 이해관계자는 또한 미팅 메모에 직접 댓글을 달고 협업할 수 있으므로 주요 대화가 업무가 저장된 곳과 동일한 곳에서 이루어집니다. 

효과적인 미팅 관리를 위한 8가지 팁

회의 관리는 비교적 간단하지만, 제대로 수행하기 위해서는 약간의 연습이 필요할 수 있습니다. 문제 해결에 드는 시간을 절약할 수 있도록, 미팅 관리 스킬을 향상할 수 있는 8가지 팁을 소개합니다. 

1. 미리 미팅 안건을 제공하세요. 안건을 미리 공유하면 이해관계자가 준비를 마치고 아이디어를 공유할 준비를 할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람에게 상황을 파악시키느라 시간을 낭비하지 않고 바로 중요한 논의 주제로 들어갈 수 있습니다. 

2. 안건을 준수하세요. 안건은 최고의 회의 가이드입니다. 논의해야 할 모든 사항, 내려야 할 결정 사항, 각 주제에 할당된 시간을 모두 나열합니다. 미팅 중에 안건을 항상 눈에 잘 띄는 곳에 두어 시간 관리를 개선하고 논의가 계획대로 진행되도록 하세요. 추가적인 안건이 제기되는 경우, 나중에 비동기적으로 또는 별도의 미팅에서 후속 조치를 취하도록 메모해 두세요. 

3. 미팅을 짧게 진행하세요. 미팅이 길어질수록 모두가 집중하고 참여하기가 더 어려워집니다. 안건에 따라 필요한 미팅 시간을 결정하고, 모든 미팅이 30분 또는 60분이어야 하는 것은 아니라는 점을 명심하세요. 15분, 40분 또는 실제로 필요한 시간만큼 진행할 수 있습니다. 화상 회의 피로가 30분 정도 지나면 시작되기 때문에 짧은 비즈니스 미팅은 특히 원격 팀에게 중요합니다. 반면에 대면 회의에서는 일반적으로 45~60분 동안 집중력을 유지할 수 있습니다. 

4. 참석자를 적게 초대하세요. 미팅 참석자가 적을수록 미팅이 더 효율적일 수 있습니다. 참석자를 적게 초대하면 동기화가 더 생산적일 수 있으며, 회의 참석자에게 기여하는 데 필요한 공간과 시간을 제공할 수 있습니다. 또한 다른 이해관계자가 자신과 관련 없는 미팅에 시간을 낭비하지 않도록 할 수 있습니다. 누구를 초대할지 결정할 때 성공적인 미팅은 단순히 정보를 공유하는 것이 아니라 결정을 내리는 데 중점을 둔다는 점을 기억하세요. 이해관계자가 최신 정보를 받고 싶어 하는 경우, 나중에 미팅 메모를 보낼 수 있습니다. 

5. 정시에 시작하기: 사람들이 도착할 수 있도록 몇 분의 여유 시간을 할애하는 것은 괜찮지만, 그 이상은 회의의 생산성에 영향을 미칠 수 있습니다. 누군가가 도착하지 않았더라도 항상 제시간에 시작하도록 노력하세요. 늦게 도착하는 사람이 많은 경향이 있다면 미팅 시작 시 5분 동안 아이스브레이킹 질문을 통해 늦게 도착한 사람들이 상황을 파악할 시간을 주도록 하세요. 

6. 참여형으로 진행하세요. 최고의 미팅은 창의성과 활기로 가득합니다. 참석자들이 단순히 참석하여 수동적으로 듣는 것이 아니라, 토론에 적극적으로 참여합니다. 미팅을 더욱 상호작용적으로 만들려면 직접 의견을 구하고 브레인스토밍에 시간을 할애해 보세요.

7. 질의응답을 위한 여유 시간을 확보하세요. 안건을 준수하는 것이 중요하지만, 유연하게 대처하고 관련 질문을 위한 시간을 할애해야 합니다. 질의응답 시간을 미팅의 마지막으로 미루는 대신, 미팅 내내 참가자들이 질문을 하도록 독려하세요. 이렇게 하면 참가자들이 질문을 잊어버릴 가능성이 낮아지고, 각 질문에 대해 맥락에 맞게 답변할 수 있습니다. 

8. 바로 후속 조치 취하기: 기다리지 말고 모든 사람이 미팅 내용을 생생히 기억하고 있을 때 후속 조치를 취하세요. 여기에는 미팅 메모 공유하기, 후속 미팅 일정 잡기, 실행 과제 배정하기 등이 포함됩니다. 

미팅을 다시 효과적으로 만드세요

미팅이 시간 낭비가 될 필요는 없습니다. 이 글에서 한 가지를 꼽자면, 생산적인 미팅 한 번이 비생산적인 미팅 여러 번보다 항상 낫다는 것입니다. 사전 계획을 조금만 세우면 훨씬 짧은 시간 내에 (더 많지는 않더라도) 동일한 양의 업무를 처리할 수 있으며, 집중할 수 있는 시간도 더 많이 확보할 수 있습니다. 

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