リソース管理テンプレート

燃え尽き症候群を未然に防ぎましょう。このページでは、Asana でリソース管理テンプレートを作成し、チームメンバーが働き過ぎたり見落とされていると感じたりすることがない環境を整える方法をご紹介します。

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[製品 UI] エディトリアルリソース管理 (タイムライン)

従業員の 40% が、燃え尽き症候群は成功を目指す上で避けられないと考えています。しかし、実際には、働き過ぎるとチームは本来の力を発揮できません。短期的には頑張れても、そのうちストレスやプレッシャーに負けてしまうのです。

代わりに、働き過ぎや仕事量不足を防ぐために、チームのキャパシティを管理する方が効果的です。チームのスケジュールを管理し、重要な仕事に時間を割けるように調整することこそが、リソース管理の役割なのです。

リソース管理テンプレートとは

リソース管理テンプレートは、繰り返し使えるテンプレートで、プロジェクト進行中にチームのキャパシティを管理するのに役立ちます。このテンプレートには、チームが取り組んでいるすべての作業が記載されます。そのため、チーム全員がどのくらい仕事を抱えているか、追加で仕事を引き受けられるか、プロジェクトの期日までにタスクを完了するにはサポートが必要かなどを確認できます。このテンプレートがあれば、新しいプロジェクトごとにリソース管理計画を立てる必要はありません。ただ、テンプレートをコピーして、必要事項を記入し、作業を開始すればいいのです。

[製品 UI] エディトリアルリソース管理 (リスト)

デジタルリソース管理テンプレートのメリット

リソース管理のプロセスは、どんどん進化するものです。新しいリクエストが出てきたり、プロジェクトが始まったり、誰かが休んだりなど、チームのキャパシティは常に変わるため、そうした変化に対応できるテンプレートが必要となります。そこで活躍するのが、デジタルリソース管理テンプレートです。

Microsoft Excel のテンプレートや Google スプレッドシートは、静的なドキュメントなのであっという間に使えなくなってしまいますが、デジタルテンプレートは、チームの仕事量や優先順位の変化に合わせてリアルタイムに更新されます。そのため、チームのスケジュールを常に管理し、働き過ぎを未然に防げます。

デジタルリソース管理テンプレートを使うと、次のことができます。

  • チーム全体の仕事量をまとめて確認する。

  • チームのキャパシティや使えるリソースが時間とともにどのように変化していくかを見える化する。

  • タスク、期日、優先順位を更新し、チームのキャパシティを効果的に管理する。

  • プロジェクトのタイムラインに対して、タスクがどのくらいかかるかをガントチャートで表示する。

  • プロジェクトの依存関係を見える化し、ブロッカーを未然に防ぐ。

  • タスクの工数に応じて色分けし、必要なキャパシティを把握する。

  • テンプレートを関係者と共有し、追加のリクエストがチームにどのような影響を与えるかを示す。

  • 重複作業をすることなく、簡単にプロジェクトのタスクをテンプレートに追加する。

[製品 UI] エディトリアルリソース管理 (ボード)

デジタルリソース管理テンプレートの作成方法

リソース管理テンプレートには、各チームメンバーが取り組んでいることを全体的に把握できる内容を盛り込む必要があります。最も簡単なやり方は、各メンバーに個別のセクションを作成する方法です。各セクションにプロジェクトのタスクを追加することで、各メンバーのタスクを把握しやすくなります。また、それぞれのタスクに日付の範囲を設定することで、各成果物が完成するまでにかかる期間を視覚的に把握できます。

カスタムフィールドを作成し、各タスクにかかる作業量 (小、中、大など) と各タスクのステータスを設定すると、いっそう具体的な情報を確認できます。各タスクのステータスは、チームが行う仕事の種類によって異なる場合があります。「開始前」「進行中」といったシンプルなものから、「アウトライン作成」「下書き」「編集」「レビュー」といった具体的なものまで、さまざまなステータスが考えられます。チームのニーズに応じて、カスタムフィールドを追加して、アセットの種類や、タスクに使われるアジャイルスプリント計画などを記録できます。

最後に、依存関係を追加して、チームが他のタスクを開始する前に完了させなければならないタスクがあるかどうかを明確にします。依存関係を設定することで、あるタスクが別のタスクの完了を待機している状態を示せるので、今後ブロッカーになり得るタスクを優先的に片付けられます。

ワークロードでチームのリソースを管理

リソース管理テンプレートは、小規模なチームにぴったりのカスタムメイドのソリューションです。一方、大規模なチームを抱え、その業務がさまざまなプロジェクトにまたがっている場合などは、さらに細かくカスタマイズできるワークロード管理ツールが必要な場合もあります。そんなときは、Asana のワークロード機能が役立ちます。チームのキャパシティの視覚的なスナップショットが自動的に表示されるので、さまざまなイニシアチブで誰が何に取り組んでいるのかがわかりやすくなります。

組み込まれている機能

  • タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

  • カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

  • 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

  • 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

  • Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

  • ServiceNow: Asana でのタスク作成を自動化し、ステータスやコンテキストに関する情報をプラットフォーム間で共有して、ServiceNow を使う IT チームの手作業を減らしましょう。従業員のサポートチケットの追跡・管理に ServiceNow を使用している社内向けのサービスチームは、ハードウェアに関する要望や、給与計算に関する質問など、ServiceNow 外での対応が必要になるリクエストを受けることも多いでしょう。この連携機能を使えば、Asana 上で行われたアクションや更新が ServiceNow にも反映されます。

  • Hubspot: HubSpot Workflows を使用すると、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成し、Asana タスクを自動的に作成できます。この連携を行えば、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

  • Jira: 技術部門とビジネス部門をインタラクティブにつなぐワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。しかも Asana を離れる必要はありません。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

FAQ

すでに Excel のテンプレートを使っています。なぜ、プロジェクト管理ソフトウェアでリソース管理テンプレートを作成する必要があるのでしょうか?

Excel のリソース管理テンプレートは静的なデータなので、プロジェクトの成果物、タイムライン、チームの稼働率が変わるたびに手動で更新しなければなりません。また、仕事とは切り離されているため、チームのキャパシティをモニタリングするために、ツールを何度も切り替えて使う手間がかかります。一方、プロジェクト管理ツールでリソース管理テンプレートを作成すると、リソースを管理しながら、同じ場所でさまざまなプロジェクトに取り組むことができます。複数のアプリケーション間を行き来したり、手動で更新したり、重複作業をしたりする必要はありません。チームは、プロジェクトの作業量の変化をリアルタイムで確認できる信頼できる唯一の情報源を手に入れることができるのです。

別のリソース管理ソフトウェアや専用のリソーススケジューリングツールを使用する場合にも、同じような問題が生じます。なぜなら、そのようなツールを導入すると、チームは新しいツールの使い方を覚えなければならず、コンテキストスイッチの手間が増え、時間の浪費にもつながるからです。

リソース管理テンプレートは必要ですか?

プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、リソース計画テンプレートを使うことで、チームのリソース計画や割り当てをシンプルに行えるようになります。リソースが確保できる時期や条件などと、リソースのニーズのバランスをとることで、プロジェクトチームが時間通りにタスクを完了するために必要なキャパシティを確保し、働き過ぎにならないようにサポートできます。

プロジェクトリソース管理のテンプレートは、どのような場合に使用すればよいのでしょうか?

プロジェクトリソース管理テンプレートは、プロジェクトのライフサイクルの最初の段階で、プロジェクトのスケジュール予算を計画する前に使います。そうすることで、タスクの所要時間や、請負業者や他のチームから追加でサポートを受ける必要があるかなどを計画する際に、使えるチームのリソースを確認できます。

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