リソース管理テンプレート

ナレッジワーカーの 40% は、仕事でよい結果を出すには、燃え尽き症候群を患っても仕方ないと考えています。しかし、実際には、働き過ぎるとチームは本来の力を発揮できません。短期的には頑張れても、そのうちストレスやプレッシャーに負けてしまうのです。

代わりに、働き過ぎや仕事量不足を防ぐために、チームのキャパシティを管理する方が効果的です。チームのスケジュールを管理し、重要な仕事に時間を割けるように調整することこそが、リソース管理の役割なのです。

リソース管理テンプレートとは

リソース管理テンプレートは、繰り返し使えるテンプレートで、プロジェクト進行中にチームのキャパシティを管理するのに役立ちます。このテンプレートには、チームが取り組んでいるすべての作業が記載されます。そのため、チーム全員がどのくらい仕事を抱えているか、追加で仕事を引き受けられるか、プロジェクトの期日までにタスクを完了するにはサポートが必要かなどを確認できます。このテンプレートがあれば、新しいプロジェクトごとにリソース管理計画を立てる必要はありません。ただ、テンプレートをコピーして、必要事項を記入し、作業を開始すればいいのです。

デジタルリソース管理テンプレートのメリット

リソース管理のプロセスは、どんどん進化するものです。新しいリクエストが出てきたり、プロジェクトが始まったり、誰かが休んだりなど、チームのキャパシティは常に変わるため、そうした変化に対応できるテンプレートが必要となります。そこで活躍するのが、デジタルリソース管理テンプレートです。

Microsoft Excel のテンプレートや Google スプレッドシートは、静的なドキュメントなのであっという間に使えなくなってしまいますが、デジタルテンプレートは、チームの仕事量や優先順位の変化に合わせてリアルタイムに更新されます。その機能を使用すればその場で調整を加えることができるため、チームのスケジュールを思うように管理し、未然に過労を防ぐことができます。

デジタルリソース管理テンプレートを使うと、次のことができます。

• チーム全体の仕事量をまとめて確認する。

• チームのキャパシティや使えるリソースが時間とともにどのように変化していくかを見える化する。

• タスク、期日、優先順位を更新し、チームのキャパシティを効果的に管理する。

• プロジェクトのタイムラインに対して、タスクがどのくらいかかるかをガントチャートで表示する。

• プロジェクトの依存関係を見える化し、ブロッカーを未然に防ぐ。

• タスクの工数に応じて色分けし、必要なキャパシティを把握する。

• テンプレートを関係者と共有し、追加のリクエストがチームにどのような影響を与えるかを示す。

• 重複作業をすることなく、簡単にプロジェクトのタスクをテンプレートに追加する。

デジタルリソース管理テンプレートの作成方法

リソース管理テンプレートには、各チームメンバーが取り組んでいることを全体的に把握できる内容を盛り込む必要があります。最も簡単なやり方は、各メンバーに個別のセクションを作成する方法です。各セクションにプロジェクトのタスクを追加することで、各メンバーのタスクを把握しやすくなります。また、それぞれのタスクに日付の範囲を設定することで、各成果物が完成するまでにかかる期間を視覚的に把握できます。

カスタムフィールドを作成し、各タスクにかかる作業量 (小、中、大など) と各タスクのステータスを設定すると、いっそう具体的な情報を確認できます。各タスクのステータスは、チームが行う仕事の種類によって異なる場合があります。「開始前」「進行中」といったシンプルなものから、「アウトライン作成」「下書き」「編集」「レビュー」といった具体的なものまで、さまざまなステータスが考えられます。チームのニーズに応じて、カスタムフィールドを追加して、アセットの種類や、タスクに使われるアジャイルスプリント計画などを記録できます。

最後に、依存関係を追加して、チームが他のタスクを開始する前に完了させなければならないタスクがあるかどうかを明確にします。依存関係を設定することで、あるタスクが別のタスクの完了を待機している状態を示せるので、今後ブロッカーになり得るタスクを優先的に片付けられます。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。共同ワークフローを持つチームのメンバーが、他のタスクの終了を待っているタスクを簡単に把握し、自分の作業を始めるタイミングを知ることができます。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise + Asana の連携により、タスクの期間、発生するタイミング、Clockwise が自動的にリスケジュールを行うかどうかを指定できます。カレンダーにタスクを追加し、作業に取り組む時間を確保します。

• ServiceNow: Asana でのタスク作成を自動化することにより、ServiceNow で作業している IT チームの手作業を減らし、プラットフォームの壁を越えてリアルタイムのステータスと背景情報を可視化します。従業員のサポートチケットの追跡・管理に ServiceNow を使用している社内向けのサービスチームは、ハードウェアに関する要望や、給与計算に関する質問など、ServiceNow 外での対応が必要になるリクエストを受けることも多いでしょう。この連携機能を使えば、Asana 上で行われたアクションや更新が ServiceNow にも反映されます。

• HubSpot: HubSpot のワークフローを使って、Asana のタスクを自動で作成しましょう。HubSpot ワークフロー (Workflows) では、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成できます。この連携を利用すると、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間でインタラクティブで連結したワークフローを作成し、Asana を離れることなく、製品開発プロセスの可視性をリアルタイムで向上させることができます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題を作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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