クライアントオンボーディングプロセス用テンプレート

新規クライアントを迎える際、第一印象を良くするチャンスは一度きりです。しかし、オンボーディングプロセスがわかりにくかったり、一貫性がなかったりすると、その第一印象はすぐに台無しになってしまいます。キックオフ文書の送信に手間取ったり、適任であるチームメンバーの紹介を忘れてしまったり、あるいは、クライアントに次のステップを説明しないままミーティングを終えてしまったりなど、いずれもありがちな失敗です。

フリーランサーでも、代理店のリーダーでも、成長中の企業のオペレーションマネージャーでも、オンボーディングは自信を持って繰り返し実行できるプロセスであるべきで、突発的な対応に追われるようなものではありません。そこで、Asana ではクライアントオンボーディングプロセステンプレートを開発しました。

この無料テンプレートは、社内での準備からウェルカムメール、法的な書類、トレーニング、フォローアップのタッチポイントまで、クライアントオンボーディングのあらゆる段階を整理するのに役立ちます。毎回プロセスを一から作る必要がなくなるため、信頼関係を築き、時間を節約し、チームの成長に合わせて一貫したクライアント体験を提供できます。

クライアントオンボーディングプロセステンプレートはどんな人に役立ちますか？

Asana は、クライアントオンボーディングの際のまとまりのない引き継ぎ、手順の見落とし、コミュニケーションのサイロ化に悩むチームを数多く見てきました。たとえ些細な問題であっても、たとえばアクセス認証情報の漏れや役割分担の不明確さなどは、信頼を損ない、顧客体験に悪影響を与える可能性があります。

このクライアントオンボーディングテンプレートは、以下のようなユーザーに最適です。

• クライアントのオンボーディングプロセスを合理化し、より洗練されたプロフェッショナルなイメージを投影したいと考えているフリーランサーやコンサルタント。

• 新規クライアントに関するすべてのチェック項目を確実にクリアするために、一貫したクライアントオンボーディングチェックリストを必要とする、カスタマーサクセスマネージャーやアカウントマネージャー。

• 複数のオンボーディングフロー、SNS アカウント、さまざまなクライアントのプロジェクト成果物を管理する代理店やサービスプロバイダー。

• 解約率の低下および顧客維持率の向上を目的とした、スケーラブルで再現性のあるオンボーディング体験づくりを担当するオペレーションリーダー。

• 共通の CRM とプロジェクト管理ツールを使用して、取引成立後の引き継ぎと導入のプロセスを改善したいマーケティングチームとセールスチーム。

このクライアントオンボーディング用のワークフローダイアグラムプロセステンプレートは、キックオフミーティングで手探りで作業を行ったり、適切なオンボーディングメールのテンプレートがなかなか見つからず慌てたりしたことがある方にとって最適です。新規顧客や新規ユーザーを迎え入れ、長期的な顧客関係を構築する上で非常に役立ちます。

Asana のクライアントオンボーディングプロセス用テンプレートを使うべき理由

Asana は、新規顧客との契約成立後に一貫性のない引き継ぎを行っていた中規模の B2B セールスチームを迎え、このテンプレートを導入してもらいました。導入後、同チームはキックオフミーティングから CRM の更新までの主要なステップを標準化し、オンボーディング時間を 40% 削減させることに成功しました。顧客維持率も向上しました。

この新規クライアントオンボーディングテンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• オンボーディングチェックリストを標準化し、見落としを防ぐ。

• 担当業務、締め切り、次のステップをチームメンバー全員に明確に伝える。

• クライアントやアカウントに合わせてスケールできる、再現性のあるワークフローを作成する。

• ブランドを反映し、長期的なカスタマーサクセスを促進する、一貫性のある質の高いオンボーディング体験を提供する。

• 積極的なコミュニケーション、明確なウォークスルー、透明性の高い価格設定により、初期段階から強固なクライアント関係を構築する。

• シームレスなクライアントオンボーディングに不可欠な体制を整えて、カスタマーサービスチームをサポートする。

クライアントオンボーディングプロセス用テンプレートの使い方

優れたカスタマージャーニーを構築したいとお考えの方に向けて、このクライアントオンボーディングテンプレートを効果的に使用するためのステップバイステップガイドをご紹介します。Asana のテンプレートハブでは、さらに多くの便利なプロジェクト管理ツールをご覧いただけます。

1. 社内の始動日を設定し、役割を割り当てる

クライアントに導入時の案内を送る前に、社内チームの足並みを揃えましょう。チームリーダー向けに、クライアントの目標を確認し、役割 (プロジェクトオーナーや主な連絡窓口など) を割り当て、リソースの可用性を確認するためのタスクを追加します。

マーケティング代理店の場合は、たとえば、クリエイティブリーダー、ストラテジスト、アカウントマネージャーをクライアントのワークスペースに割り当てます。

2. クライアントウェルカムキットをカスタマイズして送信する

クライアント向けの資料用にセクションを作成します。挨拶メール、ブランドに関するアンケート、プロジェクトの概要文書など、編集可能なテンプレートを用意します。これらのリソースをパーソナライズして送信するためのタスクを割り当てます。

たとえば、キックオフメールには、チームの紹介、クライアント受け付けフォームへのリンク、タイムラインのプレビューなどを含めることができます。

3. 契約、請求、権限を管理する

法的文書、請求書、支払いステータス、アカウントへのアクセス情報をすべて一か所で管理できます。カスタムフィールドを使ってステータスを明示し、フォローアップが必要な場合は財務チームや法務チームに通知します。「DocuSign 契約書を送信」「最初の請求書の支払いを確認」「ツールへのアクセス権の付与を確認」などのタスクを追加します。

4. 目標と成功の評価基準を収集する

Asana フォームを使用して、クライアントの目標、目標指標、要望を収集します。これをプロジェクトのマイルストーンにマッピングすることで、チームは各顧客の成功の定義を理解できます。SaaS 導入チームは、クライアントの目標とする本番稼働日、重要業績評価指標 (KPI)、目標を達成するために必要な追加機能 (オートメーションや AI ツールなど) を把握できます。

5. 導入またはサービス提供のフェーズを計画する

オンボーディングプロセスをフェーズ (段階) に分割します。計画、セットアップ、トレーニング、本番稼働を表す列を作成するか、タイムラインビューを作成します。各フェーズにタスクと担当者を追加します。デジタルマーケティング代理店の場合は、たとえば、「SEO 監査」「Google 広告をセットアップ」「ソーシャル戦略のプレゼンテーション」といったタスクを追加します。

6. トレーニング、進捗確認、サポートをスケジュールする

オンボーディング中およびオンボーディング後に連絡を取り合うための繰り返しタスクを追加します。トレーニングセッション、進捗確認、フィードバックアンケートを含めます。担当者と日付を割り当てることで、見落としを防ぎます。

たとえば、2 週間後にオンボーディングの進捗状況を確認し、クライアントからの質問を受け付けるための繰り返しタスクを作成します。

Asana のクライアントオンボーディング機能

Asana の組み込み機能を使用すると、このクライアントオンボーディングプロセス用フローテンプレートを簡単にカスタマイズ、追跡、拡張できます。Asana のワークマネジメントプラットフォームは多くの機能を搭載していますが、ここでは顧客のオンボーディング体験を改善するためにおすすめの機能をいくつかご紹介します。

フォーム: データを Asana に直接送信する埋め込みフォームを使用して、クライアントの受け入れプロセスを標準化できます。

カスタムフィールド: オンボーディングのフェーズ、契約ステータス、主な連絡先などの重要な情報を追跡できるため、重要な情報を常に一目で確認できます。

タイムラインビュー: ガントチャートで各フェーズと依存関係を示すことで、オンボーディングプロセス全体を視覚化できます。

タスクの依存関係: タスク同士の依存関係を明確にすることで、予定よりも早くタスクが開始されるのを防げます。

オートメーションルール: タスクの割り当てやステータスの更新など、繰り返しのステップを自動化することで、管理作業を削減できます。

オンボーディングにおすすめの連携

Asana をお気に入りのツールと連携させることで、コミュニケーションを簡素化し、更新を自動化し、クライアントのオンボーディングプロセスを改善できます。Asana のアプリ連携について詳しくは、連携機能の一覧をご覧ください。

Slack: タスクの最新情報を即座に受け取ったり、オンボーディングの進捗状況をリアルタイムでチームと共有したりできます。

Gmail: ワンクリックでクライアントからのメールを実行可能なオンボーディングタスクに変換できます。

Google ドライブ: ウェルカム資料やオンボーディングチェックリストなどの共有ドキュメントを Asana タスクに添付できます。

HubSpot: CRM を直接 Asana と連携させることで、連絡先情報を同期し、オンボーディングタスクの作成を自動化できます。

Pipedrive: Pipedrive で取引が成立した直後に、Asana でオンボーディングワークフローをトリガーします。セールスからサービスへのシームレスな移行を実現できます。

Salesforce: 取引が成立したときにオンボーディングタスクを自動的に生成します。セールスチームとサクセスチームの足並みを揃えましょう。

新規クライアントオンボーディングプロセステンプレートに関するよくある質問