Stride の顧客アカウント管理テンプレート

クライアントの仕事をするときは、優れたカスタマーエクスペリエンスを提供することが重要です。あなたのチームなら問題点を正しく把握し、率先して解決してくれるという信頼が生まれれば、クライアントは何度でもあなたに仕事を依頼するでしょう。

そこで活躍するのが、Stride のクライアントアカウント管理テンプレートです。簿記、会計、戦略顧問サービスを専門とする同社は、Asana を顧客関係の管理と維持に使用し、各クライアントの案件の状況を常に把握しています。同社のテンプレートを活用して優れたカスタマーエクスペリエンスを提供しながら、すべてのアクションアイテムを確実に遂行しましょう。

Stride の顧客アカウント管理テンプレートを使うメリット

顧客アカウント管理テンプレートは、顧客関係の管理、維持、改善に役立つ、繰り返し使用可能なツールです。顧客とのミーティングを計画したり、アクションアイテムを記録したり、議題を作成したりなど、クライアントの仕事をする際に考慮するべき重要な項目がすべて整理されています。Stride 社が作成したテンプレートでは、クライアントごとに話し合いや実行した内容をすべて文書化できるため、それぞれのニーズに積極的に応えられるようになります。

アクションアイテムの遂行

クライアントの信頼を築くには、最後まで確実に仕事を仕上げなくてはなりません。Stride のテンプレートは、重要なアクションアイテムを文書化してフォローアップする仕組みになっているため、すべての仕事を予定通りに完了できます。期日を設定し、背景情報を加え、チームにタスクを割り当てて、アカウント管理プロセスを効率よく進めましょう。

記録をシステマティックに管理する

多くのクライアントの仕事を手がけていると、それぞれに合わせたパーソナルなエクスペリエンスを提供することが難しくなりがちです。この問題も、Stride の顧客アカウント管理テンプレートが解決します。過去に話し合ったことや請け負った仕事、現在進行中のタスク、今後のための計画もすべて、クライアントごとに現状を正確に把握できます。

チームのプロセスを統一する

大所帯のチームでは、仕事の進め方に多少のばらつきが出るものです。しかし、Stride の顧客アカウント管理テンプレートを使えば、クライアント案件の進め方を統一し、規模が大きくなっても品質を維持できます。新規顧客の仕事の始め方、計画会議で必ず聞くべき重要な質問、完了したプロジェクトの結果の共有方法などを文書化しましょう。

Asana のおかげで、各クライアント案件の状況がいつでも把握できるので、積極的に問題に取り組めます。結果として、継続して契約を更新するクライアントからの収益が増加しています。”

Stride の顧客アカウント管理テンプレートの使い方

顧客アカウント管理プロセスは会社ごとに異なるため、Stride のテンプレートはチームのニーズに合わせてカスタマイズしてご活用ください。ここではいくつか注意するべき点をご説明します。

• チームが把握するべき、全体的な情報を判断する。アクションアイテムの状況をチームが理解する助けになるような、全体的な背景情報はないでしょうか？たとえば議題について、それぞれが属する予算、レポート、新しいイニシアチブなどのカテゴリの確認が必要な場合などです。Asana では、色別のカスタムタグを作成してこうした情報を整理し、顧客関係を俯瞰できるようになっています。

• クライアントとの関係を構成する重要な要素を突き止める。顧客との関わりにおいて、追跡が必要なすべての情報カテゴリを考慮しましょう。たとえば、会議の議題や、クライアントからの質問、フォローアップタスク、今後話し合うトピックス、クライアントの目標などです。Asana では、これらのカテゴリに合わせてテンプレートにセクションを作成し、すべてを整理しておけます。

• 新規クライアント共通の基本アクションアイテムをリストアップする。新規クライアントをオンボーディングする際、チームメンバーが必ず従うべき手順を基本アクションアイテムとしてあらかじめテンプレートに記載すれば、チームの明確なロードマップになります。たとえば、クライアントキックオフミーティング、アンケートの受け付け、準備レポートなどについて、基本タスクを作成するとよいでしょう。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な仕事に取り組む時間を取り戻せます。

• ダッシュボード: ダッシュボードはプロジェクトレベルのタブで、日々の作業から視野を広げることによって、プロジェクトの進捗をすばやく把握するのに便利なグラフや視覚的要素が含まれています。ダッシュボードのチャートをカスタマイズすると、チームの作業に潜む潜在的な障害を即座に特定でき、滞りなくプロジェクトを先に進めることができます。ダッシュボードタブは、プロジェクトの進捗状況をさっと把握するための参考データとして使用するとよいでしょう。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加することをサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Gmail: Asana for Gmail との連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキストが自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、Asana for Gmail アドオンを使うことで、Asana を開くことなく、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして、新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加して、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• HubSpot: HubSpot のワークフローを使って、Asana のタスクを自動で作成しましょう。HubSpot ワークフロー (Workflows) では、HubSpot CRM のすべての顧客データを使って自動化プロセスを作成できます。この連携を利用すると、たとえば取引やチケットのクローズ時にチーム間の仕事の引き継ぎを HubSpot でシームレスに行うことができます。

FAQ (よくある質問)