プロジェクトマネジメントの成熟度モデルを深く掘り下げる

小学生の頃の自分を振り返ってみてください。 当時、大人らしい視点で世界を見ていましたか？ 高校生の頃はどうでしたか？ 大人になり、人生経験を積んだ今、あなたの意見や視点はどのように変化しましたか？ 

この成熟度の概念は、Businessやプロジェクトマネジメントなど、多くのものに適用できます。 組織が最初に仕事を始めた頃は、プロジェクトマネジメントの標準的なプロセスがほとんど、またはまったくなかったかもしれません。 Businessの成長に伴い、プロジェクトマネジメントのスタイルも成熟していきます。 これが、プロジェクト管理の成熟度モデルの基本的なコンセプトです。

プロジェクト管理成熟度モデルの構成要素を理解することで、組織の現状やプロセスの成熟度を分析できます。 そして、この知識を活用して、プロジェクト管理プロセスをさらに発展させ、改善していきます。

プロジェクト管理成熟度モデル (PMMM) とは？

プロジェクト管理成熟度モデル (一般的に PMMM と略される) は、企業のプロジェクト管理プロセスが時間の経過とともにどのように進化するかを示すマトリックスです。 会社が拡大するにつれて変化するように、プロジェクトマネジメントのスタイルも調整する必要があります。 組織はランダムに成長するのではなく、目的を持って成長するという考えに基づいています。

組織のプロジェクトマネジメント成熟度モデルの目的は、リーダーシップに改善のためのステップのガイドラインを提供することです。 PMMM は、成熟度レベルを示す 5 列と、知識領域を示す 10 行からなるマトリックスとして視覚的に表現されます。

PMMM は、Capability Maturity Model (CMM) など、既存の Business モデルに基づいて作成されました。 これは、カーネギーメロン大学ソフトウェアエンジニアリング研究所によって開発され、欧州品質管理財団 (EFQM) のエクセレンスモデルに基づいています。 また、持続可能で再現性のあるリスク管理プログラムを構築するための側面やアクティビティを概説するリスク成熟度モデルの側面も取り入れています。

PMMM の 5 つの成熟度レベル

プロジェクトマネジメントの成熟度の 5 つのレベルは、いずれも企業が達成できる成熟度の段階を表しています。 組織は、知識領域によって成熟度が異なる可能性があります。 これは、採点基準や従業員の業績評価と似ています。 

レベル 1: 初期プロセス

このレベルでは、組織にはほとんどプロジェクトマネジメントプロセスが導入されていません。 タスクはランダムに実行されることが多く、すべてがその場しのぎの対応であるため、将来の成功を予測することは困難です。 

チームごとに異なるプロジェクト管理プロセスを使用している場合もあり、その結果、チーム間の説明責任と団結力が欠如しています。 文書化はほとんど行われておらず、指標は必要に応じてのみ収集されます。 プロジェクトチームが指標を測定していないため、プロジェクトの成功を評価する方法がありません。 

初期段階は必ずしも悪い段階ではありません。すべてのチームはどこかから始めなければなりません。 この段階で重要なのは、プロセスと文書化が不足していることを認識し、チームと協力してそれらを整備できるようにすることです。

レベル 2: 構造化されたプロセスと標準

このレベルでは、組織は基本的なプロジェクト管理を実践していますが、それは個々のプロジェクトに限られています。 つまり、組織全体でさまざまなプロジェクトマネジメント手法が使用されている可能性があります。 たとえば、マーケティングチームがプロジェクトを整理する方法は、セールスチームとは異なる場合があります。 セールスチームとマーケティングチームがコラボレーションする必要がある場合、この不一致が摩擦を引き起こします。 

組織全体でプロジェクト管理の慣行が確立されていないため、すべてのプロジェクトの成功は、個々のプロジェクトマネージャーとそのプロジェクトに取り組むチームにかかっています。 指標は、現在のプロジェクトの成功を確実にするために、最も基本的な方法でのみ追跡されます。 

チームがこのレベルにある場合、順調に進んでいます！ チームレベルでプロジェクト管理プロセスを標準化しています。 次は、会社全体で標準的なプラクティスを作成して、より多くの部門横断コラボレーションを促進することに注力しましょう。

レベル 3: 組織的な標準と制度化されたプロセス

このレベルの成熟度にある組織は、組織全体で標準化された、明確に定義されたプロジェクトマネジメントシステムを持っている必要があります。これは、プロジェクトマネジメントオフィス (PMO)と呼ばれることもあります。 経営陣は、組織全体のプロジェクトマネジメントプロセスを更新または変更するために必要な場合にチェンジマネジメントを導入するなど、新しいプロセスの導入に定期的に関与します。 指標を測定しますが、それはベースラインを確立するためであり、戦略的な計画のためではありません。

この段階では文書化が重要であり、標準的なBusinessプロセスがどのようなものであるかを明確に示すプロセスと情報が設定されています。 Businessに不可欠な緊急事態が発生した場合、Businessが完全に失敗するのを防ぐための明確なコンティンジェンシープランが用意されています。

レベル 4: 管理されたプロセス

この段階では、レベル 3 のすべての特徴を備え、さらに一歩進んでいます。 プロセス管理レベルの組織には、明確なプロジェクト管理プロセスと文書化が整備されています。 プロジェクトリーダーは、企業システム全体に標準的なプロジェクト管理プロセスを定期的に組み込みます。 このステージでは、経営陣は定期的に指標を監視し、過去のパフォーマンスを確認して、将来のプロジェクトに関する意思決定を行います。

レベル 4 では、経営陣はプロジェクトを成功させる方法を明確に理解しています。 過去の経験、文書化された情報、現在の指標に基づいて情報に基づいた決定を下すことで、将来のプロジェクトを成功に導く準備を整えます。

レベル 5: プロセスの最適化

組織がこのレベルのプロジェクトマネジメントの成熟度に達すると、ニーズに合わせて最適化できるように、プロセスの完全な最適化を開始できます。 このステージの主な特徴の 1 つは、継続的改善です。 継続的改善とは、効率と生産性を維持するためにプロセスを調整するプロセスのことです。 成熟した組織は、プロジェクトマネジメントプロセスに継続的改善の手法を取り入れます。

チームは指標について定期的に報告を行うだけでなく、それらの指標を使用して今後の戦略計画を作成します。 PMMM のレベル 4 にある組織は、指標を確認して重要なビジネス上の意思決定を行いますが、レベル 5 の企業は、さらに積極的にビジネスプロセスを改善します。

プロジェクトマネジメントの 10 の知識エリア

PMMM の 5 つの成熟度レベルがマトリクスの縦軸であるとすれば、10 の知識エリアが横軸となります。 これらの知識エリアは、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) のプロジェクトマネジメント知識体系 (PMBOK ガイド®) によって定義されています。 これは、プロジェクトマネジメントに不可欠な知識領域を特定するための業界標準です。 

• プロジェクト連携マネジメント:プロジェクトのさまざまな要素の調整。 これには、個々のタスク、リソース、関係者、成果物、ポートフォリオ管理が含まれます。 この知識エリアは、これらの同時進行する要素がどのように他のチームメンバーに伝達されるかを示します。

• スコープ管理:時間、予算、リソースなど、チームがプロジェクトのスコープに合致するようにする方法。

• 時間管理:プロジェクトのスコープ管理と同様に、プロジェクト管理チームがプロジェクト期間中に時間をどのように使うかを指します。

• コスト管理:スコープ管理の一部で、チームがプロジェクトのコストを管理し、予算を効率的に使用しているかどうかを確認する方法です。

• 品質管理:チームがプロセスを使用して高品質な製品を作り出す方法。

• リソース管理:プロジェクト期間中、チームがチームメンバーをどのように編成、処理、管理、統率するか。

• コミュニケーション管理:チームが社内の他の従業員や、社外の見込み客、現在の顧客に対してプロジェクトに関する情報を伝える方法。 これにはリアルタイムのコミュニケーションと非同期のコミュニケーションが含まれ、すべてをコミュニケーション計画に文書化する必要があります。

• リスク管理:チームがプロジェクトのリスクを積極的に軽減する方法。 これには、潜在的なリスクに対応するためのチームのコンティンジェンシープランが含まれます。 

• 調達管理: 外部ベンダーから商品やサービスを調達する方法。 これは、プロジェクトレベルでも会社レベルでも構いません。 

• ステークホルダー管理:チームがさまざまなステークホルダーの期待に応える方法、およびステータス更新を伝える方法。

レベルを上げるには

チームのプロジェクト管理プロセスを現在のレベルから次のレベルに引き上げるには、プロジェクト管理成熟度モデルが厳格なルールではないことを理解することが重要です。 優れたプロジェクト管理プロセスのガイドラインや特徴を示すものです。 

残念ながら、会社が確実にあるレベルから次のレベルに移行できるようにする標準的な方法はありません。 所属する業界、企業文化、成長目標など、組織がレベルを移行する能力に影響を与える要因はさまざまです。

チームが次のレベルに進むのに苦労していると感じたら、10 の知識エリアを見て、チームの進捗状況を確認してください。 各知識領域について、次の質問を自分に問いかけてみましょう。

• プロジェクト管理のベストプラクティスを確立していますか？ 確立していない場合、この知識エリアはレベル 1 にとどまっている可能性があります。

• 組織が各知識領域をどのように調整しているかについての文書はありますか？ そうでない場合、この知識エリアはレベル 2 で停滞している可能性があります。

• 組織内のすべてのチームで、プラクティスを標準化していますか？ そうでない場合、この知識領域はレベル 3 にとどまっている可能性があります。

• 標準化されたプラクティスに基づいて指標を監視し、プロジェクトの成功を評価しているか？ そうでない場合、この知識領域はレベル 4 である可能性があります。

• チームが各知識領域をどの程度うまく管理しているかを継続的に再評価していますか？ 継続的な改善に焦点を当てることで、この知識領域でレベル 5 に到達できます。

これらの質問をすることで、組織のプロジェクトマネジメントの成熟度を高めるために、どのプロセスに焦点を当てるべきかを特定できます。 たとえば、現在レベル 1 にいる場合、プロジェクト管理プロセスを作成するだけで次のレベルに到達できます。

プロジェクト管理成熟度モデルを活用するメリット

Businessのパフォーマンスを向上させたい場合は、プロジェクトマネジメントプロセスを最適化することをおすすめします。 ここでは、プロジェクト管理プロセスの最適化が組織にとって有益である理由をいくつかご紹介します。

スケーラビリティを促進する

プロジェクト管理成熟度モデルを使用して現在のプロジェクト管理プロセスを分析する大きなメリットの 1 つは、成長のための強固な基盤を構築できることです。 明確なプロジェクト管理プロセスを確立することで、チームはプロジェクトのパフォーマンスと成功を明確に測定するために必要なフレームワークを得られます。 

チームの成長に合わせて、PMMM を使用して、組織のプロジェクト管理スタイルがチームの規模に適しているかどうかを再評価しましょう。 継続的な改善がレベル 5 の重要な要素であるのはそのためです。チームの変化や成長に合わせて、最適な方法を見つけられるようになります。 

コミュニケーションの行き違いを最小限に抑える

組織がプロジェクト管理の標準的なフォームを確立すると、チームの全員が効果的なコミュニケーションに必要なすべてのツールと言葉を共有できます。 たとえば、Slack、Dropbox、Google ドライブ、メールなど、数多くのアプリケーションを使用している場合、信頼できる情報源がどこにあるのかを把握するのは難しいでしょう。 しかし、プロジェクト管理プロセスの一環としてAsanaのようなワークマネジメントツールを使用すれば、信頼できる情報源を確立し、コミュニケーションの誤解を最小限に抑えることができます。 Asana を使えば、計画、プロジェクト、プロセスを 1 つの場所で調整できます。 さらに、テンプレートを作成して、組織全体のプロセスを標準化できます。

すべてが標準化され、全員が同じプロセスを使用している場合、チームはファイルやドキュメントの紛失をそれほど心配する必要はありません。 各チームメンバーは、必要な情報がどこにあるのかを正確に把握できます。

Business Performance を向上させる

チームが仕事を管理するための標準的な構造を持っている場合、コミュニケーションの方法について心配する必要はありません。 重要なことに集中して仕事をこなせます。 これにより、時間と精神的な余裕が生まれます。 チームは、メールスレッドの内容を把握したり、承認リクエストを追跡したりするなど、仕事のための仕事に追われることなく、会社の成長につながる有意義な仕事に集中できます。 

Asana でプロジェクトマネジメントをレベルアップ

チームのプロジェクト管理プロセスを改善する最も簡単な方法の 1 つは、信頼できる唯一の情報源を確立することです。 Asana のようなワークマネジメントツールを使用すれば、プロジェクトマネジメントを次のレベルに引き上げられます。