Modello di documento di avvio del progetto

La fase di avvio è un momento fondamentale per gettare le fondamenta di un progetto di successo. Definire subito tutte le informazioni chiave assicura che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d'onda ancor prima che il lavoro inizi. Il metodo migliore per farlo? Creare un modello di documento di avvio del progetto.

Cos'è un documento di avvio del progetto?

Un documento di avvio del progetto è un tipo di documento creato dai project manager prima dell'avvio di un progetto. Contiene le informazioni chiave, ad esempio l'ambito del progetto, gli obiettivi, i criteri per la valutazione del raggiungimento dell'obiettivo, il valore commerciale e i potenziali rischi del progetto. Questo tipo di documento viene anche chiamato project charter o brief del progetto. 

L'obiettivo principale del documento di avvio del progetto è fornire una panoramica di un progetto a livello generale, in modo che gli stakeholder possano comprenderne rapidamente gli obiettivi e l'approccio. Informazioni fondamentali, come chi, cosa, quando, dove e perché, vengono definite chiaramente, in modo che i membri del team possano trovarle senza difficoltà. In questo modo tutti gli stakeholder sono informati sugli obiettivi, il piano e i deliverable fondamentali del progetto. 

Cos'è un modello di documento di avvio del progetto?

Un modello di documento di avvio del progetto è una bozza riutilizzabile che serve soprattutto quando vengono creati nuovi progetti. Può essere duplicato rapidamente e compilato con le informazioni relative al progetto, facendo risparmiare tempo ai project manager, che così non devono creare un nuovo documento di avvio del progetto tutte le volte.

Perché utilizzare un modello di documento di avvio del progetto?

Utilizzare un modello di documento di avvio del progetto offre al tuo team una serie di vantaggi, che elenchiamo di seguito.

• Dà coerenza ai progetti: utilizzare un modello di documento di avvio del progetto aiuta a semplificarne il processo di creazione, in modo che il project manager possa seguire facilmente gli stessi passaggi ogni volta che crea un nuovo progetto.

• Consente la personalizzazione per team specifici: i documenti di avvio del progetto aiutano a standardizzare il processo di creazione, ma uno dei vantaggi più importanti è la possibilità di personalizzarli per adattarli alle necessità di altri progetti. Il modello offre una struttura principale su cui basare il documento di avvio del progetto, dove però è possibile aggiungere o rimuovere sezioni in base alle esigenze.

• Fornire rapidamente un contesto agli stakeholder: quando gli stakeholder gestiscono diversi progetti allo stesso tempo, è importante che ricevano le informazioni rapidamente e che queste abbiano un contesto. Utilizzare un modello di documento di avvio del progetto semplifica l'ottenimento delle informazioni necessarie, senza doverle cercarle o organizzare inutili riunioni sullo stato di avanzamento.

Da cosa è composto un modello di documento di avvio del progetto?

Un modello di documento di avvio del progetto di qualità dovrà contenere tutte le informazioni importanti che uno stakeholder deve poter consultare al volo, che elenchiamo di seguito.

• Obiettivi o finalità del progetto: definisce chiaramente lo scopo del progetto e gli obiettivi aziendali più ampi a cui è collegato. 

• Metriche di successo: sono le metriche specifiche che il tuo team tiene sotto controllo per monitorare l'andamento del progetto. 

• Ambito del progetto: in questo caso include l'ambito di lavoro, il budget a disposizione e le tempistiche stimate. 

• Piano di comunicazione: spiega come il team comunicherà durante il progetto.

• Strategia di gestione delle risorse: informazioni fondamentali relative alle risorse, ad esempio il piano di allocazione o il piano strategico di gestione.

• Stakeholder principali: le persone importanti coinvolte nel progetto, dai collaboratori individuali ai dirigenti di alto livello. Un grafico RACI andrebbe incluso in questa sezione.

• Rischi del progetto: informazioni sui rischi, ad esempio un registro RAID o un'analisi dei rischi.

Funzionalità integrate

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

• Brief del progetto. Il brief del progetto consente di comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati che il tuo team possa accedere facilmente al brief del progetto mettendolo a disposizione in un'unica fonte di riferimento come Asana.

• Gestione delle risorse. Questa funzionalità ti offre una panoramica immediata e centralizzata della capacità del team, in modo che sia facile vedere a cosa stanno lavorando i membri nei vari progetti. Visualizzando queste informazioni a colpo d'occhio, puoi individuare le discrepanze, gestire i rischi e far procedere i progetti nei tempi previsti riassegnando o riprogrammando le attività. Controlla regolarmente il carico di lavoro, per assicurarti che i membri del team non abbiano troppo lavoro o troppo poco. In entrambi i casi, puoi facilmente riassegnare o riprogrammare le attività meno urgenti, per dare la precedenza alle iniziative che hanno la priorità.

• Obiettivi. Su Asana, gli obiettivi sono collegati direttamente alle attività svolte per raggiungerli. In questo modo, per i membri del team è più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte, gli obiettivi sono separati dal lavoro necessario per il loro raggiungimento. Collegando gli obiettivi del team e dell'azienda alle attività correlate, i membri avranno a disposizione approfondimenti in tempo reale e sapranno chiaramente in che modo il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili. 

App consigliate

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti