Everything you need to know about creating a RAID log

Il project management è semplice quando tutto va liscio. Ma non è sempre così. Quando le cose si fanno difficili, è importante documentare i cambiamenti che si verificano nel progetto. Ciò può aiutare il tuo team a monitorare le modifiche, imparare da queste sfide e applicare tali informazioni al progetto successivo.

In questo articolo, ti spiegheremo cos’è un registro RAID e perché questi registri sono strumenti validi per il project management.

Cos'è un registro RAID?

Un registro RAID è uno strumento di project management utilizzato per documentare eventuali problemi che si verificano durante un progetto in corso. Questo strumento viene creato durante la fase di pianificazione del progetto e utilizzato in modo coerente per tutto il progetto per documentare rischi, azioni, ipotesi, problemi, decisioni e dipendenze man mano che il progetto avanza. Oltre a monitorare le modifiche e aumentare la visibilità, puoi utilizzare questo registro durante una riunione post mortem per capire come prevenire problemi e sfide simili nei progetti futuri.

L'acronimo RAID sta per:

Rischi

I rischi sono tutti i potenziali problemi che possono avere un effetto negativo sui progetti. È fondamentale identificare in modo proattivo i rischi del progetto prima che questo abbia inizio. In questo modo, puoi identificare le soluzioni a tali rischi prima che si verifichino e fornire al tuo team gli strumenti necessari per capire cosa fare se si verificano rischi durante il progetto. L’implementazione proattiva della gestione dei rischi del progetto può impedire che si sviluppino problemi importanti più avanti nel progetto. 

Questa sezione di un registro RAID è simile a un registro dei rischi, che mira a identificare, analizzare e risolvere i rischi in modo preventivo. Se il tuo team utilizza un registro dei rischi, puoi aggiungerlo alla sezione R del registro RAID. Oltre alla gestione proattiva dei rischi, puoi utilizzare la sezione R del registro RAID anche per documentare eventuali rischi imprevisti man mano che si verificano. Quando il team identifica un rischio, dovrebbe assegnare un proprietario chiaro per gestire quel problema se si presenta più avanti nel progetto.

Azioni o ipotesi

In base a come il tuo team organizza il registro RAID, la A di RAID può significare azioni o presupposti. Puoi utilizzare entrambe le opzioni nel registro RAID, oppure sceglierne una singolarmente. Se ti stai chiedendo quale tipo funzioni meglio per il tuo team, scegli:

• Azioni se il tuo progetto ha molte variabili.

• Ipotesi se si tratta di un progetto a lungo termine che richiede molta lungimiranza.

Le azioni, o azioni da attuare, sono tutte le cose che devono essere fatte per tutta la durata del progetto. Le azioni da attuare dovrebbero sempre avere un proprietario chiaro, in modo che tutti sappiano chi è responsabile di ciascuna di esse. Se un’azione prevede più proprietari, identifica chiaramente quale persona è responsabile di quale risultato finale. I project manager dovrebbero controllare regolarmente le attività o le azioni da attuare relative al progetto per assicurarsi che questo continui ad andare avanti. 

Le ipotesi sono le cose che il tuo team prevede che andranno in un certo modo durante il processo di pianificazione. Nel project management, le ipotesi sono fattori di cui il team è già certo. Questo potrebbe essere dovuto all’esperienza o alla competenza. Un buon esempio di presupposto nel project management è presumere che una parte cruciale di una macchina arrivi in sicurezza e in tempo.

Poiché non è possibile pianificare tutto, i membri del team devono fare delle ipotesi lungo il percorso. È fondamentale documentare le supposizioni che stai facendo in una posizione centrale. In questo modo, se si verifica un ostacolo o un rischio imprevisto, puoi fare rapidamente riferimento all’elenco delle ipotesi. Se hai fatto un presupposto che ha portato al rischio o all’ostacolo, il tuo team può identificare rapidamente la causa principale del problema scoprendo in modo proattivo se tale presupposto è vero o meno.

Problemi

I problemi sono ostacoli che si sono verificati durante il progetto e che non ti aspettavi. I problemi sono diversi dai rischi perché non ti aspetti che si verifichino. I rischi sono un potenziale problema che prevedi, mentre i problemi si presentano in modo inaspettato. È importante monitorare i problemi man mano che si verificano, in modo che il tuo team possa fare riferimento a come sono stati risolti. Se in futuro dovessero verificarsi problemi a causa di questo problema iniziale, la documentazione può aiutare il tuo team a identificare la causa principale. 

Decisioni o dipendenze

Analogamente alla “A” di RAID, la “D” può indicare decisioni o dipendenze. Se il tuo progetto è più libero, il tuo team potrebbe voler evidenziare le decisioni prese per arrivare alla soluzione. Se il tuo progetto ha molte attività complesse che dipendono l’una dall’altra, le dipendenze sono una scelta più pertinente.

Le decisioni sono tutte le scelte concrete che vengono fatte lungo il percorso. Sono tutte le riflessioni e le idee finali che spingono un progetto a realizzarsi. È importante documentare quale decisione è stata presa, chi l’ha presa e perché è stata scelta. Se il tuo team utilizza un processo iterativo come il kaizen, questa documentazione può essere utile per apportare miglioramenti ai progetti futuri. 

Nel project management, una dipendenza è un’attività che dipende dal completamento di un’altra attività. Se in un progetto sono presenti dipendenze importanti che possono impedirne l’avanzamento, documentale nel grafico RAID. La visualizzazione delle dipendenze può aiutare i membri del team a capire quali attività devono essere completate per prime, prima di passare alla fase successiva. Spesso puoi trovare le dipendenze organizzate in un diagramma di Gantt.

Quando usare un registro RAID

I registri RAID sono ottimi strumenti da utilizzare quando iniziativa è in fase di pianificazione. Inoltre, è meglio utilizzarli in modo coerente man mano che il progetto avanza, in modo da poter documentare le azioni importanti che devono essere controllate, le decisioni prese o i problemi importanti che si presentano. 

Il registro RAID è utile per le voci rapide, ma questo strumento non dovrebbe essere l’unica forma di project management. Considera un registro RAID come un registro degli incidenti per la gestione dei progetti: se si verifica un evento importante, documentalo sul registro RAID. Assicurati di combinare un registro RAID con un sistema di project management più solido che mantenga tutto il lavoro, le attività e i progetti del tuo team nei tempi previsti. 

Vantaggi dell'utilizzo di un registro RAID

I registri RAID sono uno strumento utile da avere nella tua cassetta degli attrezzi per il project management. Ecco alcuni motivi.

Catalogazione rapida

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un registro RAID è la capacità di catalogare rapidamente le informazioni importanti in un unico posto. Non appena si perde tempo: non appena si verifica un problema o viene presa una decisione, il project manager può annotare rapidamente l’azione nella sezione corrispondente del registro RAID. 

Documentazione per modifiche future

Il tuo team dovrebbe documentare i processi e le decisioni prese man mano che il progetto procede. In questo modo, le modifiche apportate durante il progetto attuale possono aiutare a prendere decisioni sui progetti futuri. In questo modo, i registri RAID possono aiutarti a imparare e utilizzare la tua esperienza per le sfide future.

Crea un modello di registro RAID

È facile creare un modello di registro RAID che soddisfi le esigenze del tuo team. Nel caso in cui arrivi un nuovo project manager o tu stia formando qualcuno sui processi importanti del tuo team, il concetto generale di un registro RAID è semplice. I registri RAID sono progettati per essere utilizzati ripetutamente. Il modo più semplice per farlo è creare un modello che si adatti meglio alle esigenze del tuo team e utilizzare lo stesso modello per ogni progetto.

Documenta tutte le decisioni in un unico posto

I registri RAID offrono al tuo team un luogo centralizzato in cui trovare le informazioni relative a un progetto. Se un membro del team ha bisogno di discutere un problema con lo stakeholder giusto, il registro RAID può indirizzarlo alla persona giusta. 

Non solo documenta chi è responsabile di cosa, ma funge anche da panoramica generale del processo del progetto. I membri del team possono facilmente dare un’occhiata a tutte le azioni attualmente in corso o alle decisioni prese di recente. Poiché ogni sezione è chiaramente etichettata, i membri del team possono trovare le informazioni più rilevanti per loro.

Svantaggi dell'utilizzo di un registro RAID

Sebbene i registri RAID siano strumenti utili, il loro utilizzo presenta alcuni svantaggi.

I registri RAID sono supplementari

Il registro RAID non dovrebbe essere l’unica fonte di riferimento quando si parla di project management. È uno strumento utile per annotare le decisioni più importanti, le dipendenze chiave e qualsiasi problema che si presenta lungo il percorso. Tuttavia, se stai cercando informazioni più dettagliate sulle specifiche del progetto, l’utilizzo di qualcosa come un piano di progetto potrebbe soddisfare meglio le tue esigenze. 

Oltre a un registro RAID, assicurati che il tuo team disponga anche di uno strumento centralizzato in cui sono presenti tutte le informazioni sul lavoro. In questo modo, ogni membro del team, indipendentemente dal reparto o dalla funzione, può accedere alle informazioni di progetto di cui ha bisogno. Il modo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro. 

I registri RAID devono essere aggiornati regolarmente

Un registro RAID è aggiornato solo quando un project manager lo aggiorna. Se un project manager non aggiunge costantemente nuove informazioni in tempo reale, il registro RAID diventa obsoleto. Ciò può essere difficile se un project manager non è in grado di aggiornare il registro in modo coerente. Le informazioni obsolete possono creare confusione per gli altri stakeholder, quindi è importante avere messaggi coerenti in tutti i moduli di comunicazione.

I registri RAID possono diventare disordinati 

Se si documenta ogni decisione presa in un registro RAID fino alla più piccola scelta individuale, il registro può diventare rapidamente disordinato e trovare le informazioni può essere difficile. Concordare il livello di dettagli è importante per il tuo team per mantenere il registro RAID. Prima di iniziare a creare un registro RAID, assicurati che il tuo team abbia una chiara comprensione di quali decisioni e problemi debbano o meno essere inclusi.

Per evitare confusione, il team dovrebbe decidere in modo specifico quali informazioni sono più importanti da documentare in un registro RAID. In questo modo, nel registro rimarranno solo le informazioni più importanti, rendendo più facile per gli stakeholder del progetto trovare le informazioni di cui hanno bisogno. 

Come usare un registro RAID

I registri RAID possono essere semplicemente un foglio di carta con quattro quadranti dedicati a ciascuna parte dell’acronimo, ma sono più efficaci quando tutti i membri del team possono accedere alle informazioni in un unico posto. 

Per creare un registro RAID, segui questi quattro passaggi:

1. Identifica il modo migliore per presentare il tuo registro RAID. Come accennato in precedenza, un registro RAID può essere semplicemente un foglio di carta diviso in quattro sezioni. Tuttavia, questo potrebbe non essere il modo più efficiente per il tuo team di accedere a queste informazioni. Decidi con il tuo team se desideri implementare questo registro in un documento, un foglio di calcolo o un altro tipo di software.

2. Presenta i rischi, i presupposti e le dipendenze iniziali. Essendo proattivi, puoi assicurarti che tutti i membri del tuo team siano a conoscenza dei potenziali problemi e di come prevenirli.

3. Aggiorna il registro regolarmente. Il registro RAID è accurato solo se aggiornato regolarmente. Usa il registro durante l’avanzamento del progetto e aggiorna le sezioni corrispondenti in modo appropriato.

4. Rifletti al termine del progetto. Quando il tuo team organizza una riunione post mortem del progetto, usa il registro RAID per facilitare la conversazione su come migliorare per il prossimo progetto.

Utilizzo di un software per un registro RAID

La creazione di un registro RAID con un software di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a organizzare tutti gli elementi del registro in modo coerente. Definendo chiaramente le scadenze, gli stakeholder e le azioni, il tuo team potrà tornare a svolgere il lavoro che sa fare meglio.