Tutto quello che c’è da sapere sulla creazione di un registro RAID

La gestione dei progetti è semplice quando tutto va liscio. Ma non è sempre così. Quando le cose si fanno difficili, è importante documentare le modifiche che si verificano nel progetto. Questo può aiutare il tuo team a monitorare le modifiche, imparare da queste sfide e applicare tali informazioni al progetto successivo.

In questo articolo, ti spiegheremo cos’è un registro RAID e perché è un ottimo strumento per la gestione dei progetti.

Cos'è un registro RAID?

Un registro RAID è uno strumento di project management utilizzato per documentare eventuali problemi che si verificano durante un progetto in corso. Questo strumento viene creato durante la fase di pianificazione del progetto e utilizzato in modo coerente durante tutto il progetto per documentare rischi, azioni, presupposti, problemi, decisioni e dipendenze man mano che il progetto avanza. Oltre a monitorare le modifiche e aumentare la visibilità, puoi utilizzare questo registro durante una riunione post-mortem per capire come prevenire problemi e sfide simili nei progetti futuri.

L'acronimo RAID sta per:

Rischi

I rischi sono tutti i potenziali problemi che possono avere un effetto negativo sul progetto. È fondamentale identificare in modo proattivo i rischi del progetto prima che questo abbia inizio. In questo modo, puoi identificare le soluzioni a tali rischi prima che si verifichino e fornire al tuo team gli strumenti necessari per capire cosa fare se si imbattono in rischi del progetto lungo il percorso. L'implementazione proattiva della gestione dei rischi può evitare che si sviluppino problemi importanti più avanti nel progetto. 

Questa sezione di un registro RAID è simile a un registro dei rischi, che mira a identificare, analizzare e risolvere i rischi in modo preventivo. Se il tuo team utilizza attivamente un registro dei rischi, puoi implementarlo nella sezione R del registro RAID. Oltre alla gestione proattiva dei rischi, puoi utilizzare la sezione dei rischi nel registro RAID per documentare eventuali rischi imprevisti man mano che si verificano. Quando il team identifica un rischio, dovrebbe assegnare un responsabile chiaro per gestire il problema, nel caso in cui si presenti più avanti nel progetto.

Azioni o ipotesi

A seconda di come il tuo team organizza il registro RAID, la A in RAID può significare azioni o presupposti. Puoi utilizzare entrambe le opzioni nel registro RAID, oppure puoi sceglierne una singola. Se ti stai chiedendo quale tipo funziona meglio per il tuo team, scegli:

• Azioni, se il tuo progetto include numerose variabili.

• Ipotesi, se si tratta di un progetto a lungo termine che richiede molta lungimiranza.

Le azioni, o attività, sono tutte le cose che devono essere fatte per tutta la durata del progetto. Le azioni da attuare dovrebbero sempre avere un titolare chiaro, in modo che tutti sappiano chi è responsabile di ogni specifica azione. Se un'azione da attuare ha più titolari, identifica chiaramente quale persona è responsabile di quale risultato finale. I project manager dovrebbero controllare regolarmente le attività o le azioni da attuare aperte per assicurarsi che il progetto continui ad avanzare. 

Le supposizioni sono le cose che il tuo team prevede andranno in un certo modo durante il processo di pianificazione. Per quanto riguarda la gestione del progetto, le ipotesi sono fattori di cui il team è già certo. Ciò potrebbe essere dovuto all'esperienza o alle competenze. Un buon esempio di supposizione nella gestione dei progetti è presumere che una parte cruciale di una macchina arrivi in modo sicuro e puntuale.

Poiché non è possibile pianificare tutto, i membri del team devono fare delle supposizioni lungo il percorso. È fondamentale documentare le supposizioni che stai facendo in una posizione centrale. In questo modo, se si verifica un ostacolo o un rischio imprevisto, puoi fare rapidamente riferimento all'elenco delle ipotesi. Se hai fatto un’ipotesi che ha portato al rischio o all’ostacolo, il tuo team può identificare rapidamente la causa principale del problema scoprendo in modo proattivo se tale ipotesi è vera o meno.

Problemi

I problemi sono situazioni che si sono verificate durante il progetto e che non ti aspettavi. I problemi sono diversi dai rischi perché non ti aspetti che si verifichino. I rischi sono un potenziale problema che si anticipa, mentre i problemi si presentano inaspettatamente. È importante monitorare i problemi quando si verificano, in modo che il tuo team possa fare riferimento a come sono stati risolti. Se in futuro dovessero sorgere problemi a causa di questo problema iniziale, la documentazione può aiutare il tuo team a identificare la causa principale. 

Decisioni o dipendenze

Analogamente alla "A" in RAID, "D" può indicare decisioni o dipendenze. Se il tuo progetto è più libero, il tuo team potrebbe voler evidenziare le decisioni prese per arrivare alla soluzione. Se il tuo progetto ha molte attività complesse che dipendono l'una dall'altra, le dipendenze sarebbero una scelta più pertinente.

Le decisioni tutte le scelte concrete che vengono fatte lungo il percorso. Sono tutte le riflessioni e le idee finali che portano un progetto a compimento. È importante documentare quale decisione è stata presa, chi l’ha presa e perché è stata scelta. Se il tuo team utilizza un processo iterativo come il kaizen, questa documentazione può essere utile per apportare miglioramenti ai progetti futuri. 

Una dipendenza nella gestione dei progetti è un’attività che dipende dal completamento di un’altra attività. Se in un progetto sono presenti dipendenze importanti che possono impedirne l'avanzamento, documentale nel grafico RAID. La visualizzazione delle dipendenze può aiutare i membri del team a capire quali attività devono essere completate per prime, prima di passare alla fase successiva. Spesso puoi trovare le dipendenze organizzate in un diagramma di Gantt.

Quando usare un registro RAID

I registri RAID sono ottimi strumenti da utilizzare quando inizi a pianificare il tuo progetto. Inoltre, è meglio utilizzarli in modo coerente man mano che il progetto avanza, in modo da poter documentare le azioni da attuare importanti che devono essere controllate, le decisioni prese o i problemi di rilievo che si presentano. 

Il registro RAID è utile per le voci rapide, ma questo strumento non dovrebbe essere l’unico modulo di gestione dei progetti. Pensa a un registro RAID come a un registro degli incidenti per la gestione del progetto: se si verifica un evento importante nel progetto, documentalo nel registro RAID. Assicurati di combinare un registro RAID con un sistema di gestione dei progetti più solido, che mantenga il lavoro, le attività e i piani del tuo team nei tempi previsti. 

Vantaggi dell'utilizzo di un registro RAID

I registri RAID sono uno strumento prezioso per la gestione dei progetti. Di seguito elenchiamo alcuni motivi.

Catalogazione rapida

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un registro RAID è la possibilità di catalogare rapidamente informazioni importanti in un unico posto. Non appena si verifica un problema o viene presa una decisione, un project manager può annotare rapidamente quell'azione nella Sezione corrispondente del registro RAID. 

Documentazione per modifiche future

Il tuo team dovrebbe documentare i processi e le decisioni prese man mano che il progetto procede. In questo modo, le modifiche apportate durante il progetto in corso possono aiutare a prendere decisioni sui progetti futuri. In questo modo, i registri RAID possono aiutarti a imparare e applicare la tua esperienza alle sfide future.

Crea modelli di registro RAID

È facile creare un modello di registro RAID che soddisfi le esigenze del tuo team. Nel caso in cui arrivi un nuovo project manager o tu stia formando qualcuno sui processi importanti del tuo team, il concetto generale di un registro RAID è semplice. I registri RAID sono progettati per essere utilizzati ripetutamente. Il modo più semplice per farlo è creare un modello che si adatti meglio alle esigenze del tuo team e utilizzarlo per ogni progetto.

Documenta tutte le decisioni in un unico posto

I registri RAID forniscono al tuo team un luogo centralizzato in cui trovare informazioni su un progetto. Se un membro del team ha bisogno di discutere un problema con lo stakeholder giusto, il registro RAID può indirizzarlo alla persona giusta. 

Non solo documenta chi è responsabile di cosa, ma serve anche come panoramica di alto livello del processo del progetto. I membri del team possono facilmente esaminare le azioni in corso o le decisioni prese di recente. Poiché ogni sezione è chiaramente etichettata, i membri del team possono trovare le informazioni più rilevanti per loro.

Svantaggi dell'utilizzo di un registro RAID

Sebbene i registri RAID siano uno strumento utile, il loro utilizzo presenta degli svantaggi.

I registri RAID sono complementari

Il registro RAID non dovrebbe essere l'unica fonte di riferimento per la gestione dei progetti. È uno strumento utile per annotare le decisioni principali, le dipendenze chiave e qualsiasi problema che si presenta lungo il percorso. Tuttavia, se stai cercando informazioni più dettagliate sugli aspetti specifici del progetto, un piano di progetto o un modello di registro delle modifiche potrebbe soddisfare meglio le tue esigenze. 

Oltre a un registro RAID, assicurati che il tuo team disponga anche di uno strumento centralizzato in cui sono raccolte tutte le informazioni sul lavoro. In questo modo, ogni membro del team, indipendentemente dal reparto o dalla funzione, può accedere alle informazioni di cui ha bisogno. Il modo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro. 

I registri RAID devono essere aggiornati regolarmente

Un registro RAID è aggiornato solo quando viene aggiornato da un project manager. Se un project manager non aggiunge costantemente nuove informazioni in tempo reale, il registro RAID diventa obsoleto. Questo può essere difficile se un project manager non è in grado di aggiornare costantemente il registro. Le informazioni obsolete possono creare confusione tra gli altri stakeholder, quindi è importante mantenere messaggi coerenti in tutti i moduli di comunicazione.

I registri RAID possono diventare disordinati 

Se si documenta ogni decisione presa in un registro RAID fino alla più piccola scelta individuale, il registro può diventare rapidamente disordinato e trovare informazioni può essere difficile. Concordare il livello di dettagli è un aspetto essenziale per il tuo team per gestire il registro RAID. Prima di iniziare a creare un registro RAID, assicurati che il tuo team comprenda quali decisioni e problemi dovrebbero essere inclusi e quali no.

Per evitare di sovraccaricare il registro, il team dovrebbe decidere quali informazioni è più importante documentare in un registro RAID. In questo modo, nel registro rimarranno solo le informazioni più importanti, rendendo più facile per gli stakeholder del progetto trovare le informazioni di cui hanno bisogno. 

Come usare un registro RAID

I registri RAID possono essere semplici come un foglio di carta con quattro quadranti dedicati a ciascuna parte dell'acronimo, ma sono più efficaci quando tutti i membri del team possono accedere alle informazioni in un unico posto. 

Per creare un registro RAID, segui questi quattro passaggi:

1. Identifica il modo migliore per presentare il tuo registro RAID. Come accennato in precedenza, un registro RAID può essere semplicemente un foglio di carta diviso in quattro Sezioni. Tuttavia, questo potrebbe non essere il modo più efficiente per il tuo team di accedere a queste informazioni. Decidi con il tuo team se vuoi implementare questo registro in un documento, un foglio di calcolo o un altro tipo di software.

2. Presenta i rischi, i presupposti e le dipendenze iniziali. Essendo proattivo, puoi assicurarti che tutti i membri del team siano consapevoli dei potenziali problemi e di come prevenirli.

3. Aggiorna regolarmente il registro. Il registro RAID è accurato solo se viene aggiornato regolarmente. Usalo durante l'avanzamento del progetto e aggiorna le Sezioni corrispondenti di conseguenza.

4. Rifletti al termine del progetto. Quando il tuo team organizza una riunione post-mortem, usa il registro RAID per facilitare la conversazione su come migliorare per il prossimo progetto.

Utilizzare un software per un registro RAID

La creazione di un registro RAID con un software di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a organizzare tutti gli elementi del registro in modo coerente. Definendo chiaramente scadenze, stakeholder e azioni, il tuo team sarà in grado di tornare a svolgere il lavoro che sa fare meglio.