Modello di piano operativo

La pianificazione operativa è altamente interfunzionale. Interessa tutti i team e può dare impulso a cambiamenti reali, ma richiede anche un intenso coordinamento. Affinché funzioni, è necessario riunire quasi tutti i team dell'azienda, inclusi quelli dirigenziali, finanziari, del prodotto, legali, delle risorse umane e altri ancora. 

Con così tante relazioni da gestire, i flussi di lavoro basati su modelli diventano di fondamentale importanza. I modelli forniscono agli stakeholder la base per pianificare la collaborazione; in questo modo, invece di frequenti e continui botta e risposta, puoi passare subito all'azione e alla fase di pianificazione. In Asana, utilizziamo flussi di lavoro predefiniti per semplificare i nostri processi di pianificazione operativa, dalla pianificazione annuale alle riunioni di pianificazione aziendale. 

Che cos'è la pianificazione operativa?

La pianificazione operativa è il processo di organizzazione delle modalità di collaborazione in un'azienda, al fine di prendere decisioni strategiche. È simile alla gestione dei progetti, ma invece di fare riferimento a un singolo progetto, stai tracciando la rotta per l'intera azienda. L'obiettivo della pianificazione operativa è quello di favorire l'allineamento e la chiarezza in tutte le divisioni aziendali, in modo che i leader aziendali riescano a collaborare per prendere decisioni, e il resto dell'azienda riesca a comprenderle e agire di conseguenza. 

A titolo esemplificativo, la pianificazione operativa include quando segue: 

• gestione della frequenza dei resoconti per i KPI (indicatori chiave di prestazione) aziendali;

• organizzazione di revisioni aziendali mensili e trimestrali;

• pianificazione annuale;

• gestione dei progetti per le iniziative strategiche.

Cos'è un modello di piano operativo? 

Un modello di piano operativo è un flusso di lavoro predefinito per qualsiasi processo di pianificazione operativa essenziale, ad esempio la pianificazione annuale o le revisioni aziendali trimestrali. Il modello definisce tutte le fasi del processo, in modo che gli stakeholder sappiano esattamente come collaborare tra di loro. Ad esempio, se crei un modello di pianificazione annuale, non è più necessario ricominciare da zero per ogni nuovo ciclo di pianificazione. Al contrario, puoi semplicemente copiare il modello e seguire un flusso di lavoro già predefinito.

Perché utilizzare un modello di piano operativo in formato digitale?

La pianificazione operativa coinvolge così tanti stakeholder che è possibile incorrere in insidie come scambi infiniti e confusi di email, troppe riunioni e conseguente perdita di informazioni. Ci sono molti fattori da monitorare, e gli strumenti statici come le email e Documenti Google spesso non fanno altro che creare ancora più confusione. 

L'utilizzo di una piattaforma di gestione del lavoro risolve questi problemi, centralizzando il processo di pianificazione strategica in un unico posto. In questo modo, tutti dispongono di un'unica fonte di riferimento per comunicare, condividere aggiornamenti e pianificare in tempo reale. 

Di seguito elenchiamo cosa puoi realizzare grazie a un modello di piano operativo in formato digitale:

• creare un sistema di registrazione unico per le attività di pianificazione operativa; 

• centralizzare in un unico posto le conversazioni con gli stakeholder, in modo che nessuna informazione vada persa;

• condividere i resoconti sullo stato con gli stakeholder senza dover pianificare riunioni aggiuntive;

• visualizzare i resoconti e i grafici sul progetto per cogliere rapidamente le prestazioni delle iniziative; 

• automatizzare i flussi di lavoro operativi in modo che i team possano dedicare meno tempo a coordinare il lavoro e più tempo alle iniziative ad alto impatto;

• aggiornare facilmente i programmi, le attività e i titolari del progetto se le circostanze lo richiedono;

• utilizzare i moduli per standardizzare la modalità di condivisione delle informazioni da parte dei team; 

• passare da una vista all'altra del progetto per visualizzare i flussi di lavoro operativi in diversi modi, per esempio come elenchi di attività, diagrammi di Gantt, calendari o bacheche Kanban. 

Tipi di modelli di piano operativo

Quando si creano dei modelli di piani operativi, è meglio concentrarsi su un singolo caso d'uso alla volta. Di seguito, abbiamo delineato due casi d'uso specifici che utilizziamo in Asana, oltre agli elementi chiave di ciascuno di essi.

Modello di piano annuale

Quando i processi sono semplificati e il lavoro ripetitivo automatizzato, possiamo concentrarci sulle attività di pianificazione, collaborazione e problem solving creativo. Non dobbiamo più pensare al lavoro improduttivo di coordinamento della pianificazione e desiderare di avere più tempo per collaborare e pensare in maniera creativa.”

La pianificazione annuale è un processo altamente interfunzionale. Ci sono obiettivi aziendali top-down e piani a livello di team e reparto che sono invece bottom-up, e tutti avvengono contemporaneamente. In Asana, il nostro team di pianificazione strategica utilizza flussi di lavoro predefiniti per semplificare il processo di pianificazione, condividere le informazioni tra i team e aiutare a definire il tutto in un piano coerente e integrato. Di seguito ti spieghiamo come fare. 

1. Crea un sistema di registrazione unico per tutte le attività di pianificazione annuale. Durante la pianificazione annuale, è necessario coordinare le attività tra diversi team. Assicurati di non lasciarti sfuggire nulla, centralizzando tutto in un unico progetto, in modo da poter vedere di cosa è responsabile ogni team e per quando. 

2. Definisci ogni singola fase della pianificazione annuale. In Asana, suddividiamo il processo di pianificazione annuale in fasi, ognuna con un obiettivo e un periodo di tempo specifici. Quando crei il tuo modello, crea una sezione in alto per definire ogni singola fase della pianificazione annuale, incluso l'obiettivo di tale fase e quando è in programma. Definendo chiaramente cosa vuoi ottenere entro quando, gli stakeholder possono comprendere il ruolo delle loro singole attività di pianificazione nel processo generale. 

3. Crea sezioni specifiche per ogni reparto o team. Organizza le attività di ogni team in un'unica sezione, in modo che possano vedere chiaramente di cosa devono occuparsi durante il ciclo di pianificazione annuale. 

4. Utilizza etichette personalizzate per aggiungere altre informazioni. In Asana, utilizziamo etichette personalizzate per visualizzare dettagli importanti su ogni attività. Ad esempio, utilizziamo le etichette per identificare il team responsabile, in quale flusso di lavoro di pianificazione rientra l'attività, se si tratta di un risultato concreto o di una decisione da prendere e se è necessaria una riunione. 

5. Identifica i traguardi chiave del tuo piano. Crea dei traguardi chiave per identificare i punti di controllo durante tutto il processo di pianificazione annuale. Questo aiuta i team a comprendere a cosa stanno lavorando e come ciò si collega alla roadmap di pianificazione generale. 

Una volta creato il tuo piano annuale, condividilo e monitoralo con la funzionalità Obiettivi di Asana, uno strumento a livello di organizzazione che consente alla tua azienda di definire, monitorare e comunicare in riferimento agli obiettivi.

Modello di riunione di pianificazione aziendale

La collaborazione tra i leader della nostra organizzazione aziendale – vendite, marketing, tecnologia aziendale, gestione del personale, successo dei clienti e strategia aziendale – è fondamentale per garantire chiarezza e allineamento interfunzionali continui. Ma può anche essere incredibilmente costosa se non viene realizzata in maniera efficace ed efficiente.”

I leader aziendali devono rimanere allineati. Uno dei modi per mantenere i dirigenti sulla stessa lunghezza d'onda è quello di organizzare regolari riunioni di pianificazione aziendale, in cui i leader possono condividere aggiornamenti, allinearsi sulle azioni da attuare e creare piani. 

In Asana, abbiamo creato un flusso di lavoro standardizzato per semplificare le riunioni di pianificazione aziendale, e garantire quindi di utilizzare nel modo più efficiente possibile il tempo previsto per la riunione. Grazie a questo flusso di lavoro, non dobbiamo più farci prendere dal panico ogni volta che dobbiamo vederci e riusciamo a dare la priorità agli argomenti giusti. Al contrario, i relatori hanno a disposizione tutto il tempo necessario e i partecipanti alla riunione possono concentrarsi su ciò che è davvero importante per l'azienda e non solo sui loro obiettivi. Di seguito ti spieghiamo come fare.

1. Crea un'unica fonte di riferimento per la pianificazione e il follow-up delle riunioni. Centralizza le attività di pianificazione in un unico posto, in modo che gli stakeholder possano vedere facilmente cosa c'è in programma e chi è responsabile di ogni presentazione. Crea una singola attività per ogni punto dell'ordine del giorno e poi, al termine della riunione, aggiungi la stessa attività ad altri progetti (per esempio gli appunti della riunione o le azioni da attuare) senza fare due volte la stessa cosa. 

2. Usa le sezioni per organizzare le informazioni. Rendi le attività più facili da trovare categorizzandole in sezioni, come ad esempio argomenti in programma, nuovi argomenti da trattare e ordini del giorno delle riunioni. 

3. Invia i nuovi argomenti da trattare con i moduli. Crea un modulo di richiesta per gli argomenti da trattare, per standardizzare la modalità in cui vengono aggiunti nuovi punti dell'ordine del giorno. I moduli garantiscono che tu abbia tutte le informazioni necessarie per pianificare gli argomenti dell'ordine del giorno, per esempio una breve descrizione del punto all'ordine del giorno, gli obiettivi della discussione, il moderatore e il tempo richiesto.

4. Crea etichette personalizzate per vedere le informazioni principali a colpo d'occhio. Aggiungi etichette personalizzate per visualizzare rapidamente la categoria e lo stato di ogni attività. Ad esempio, utilizzale per indicare se le voci dell'ordine del giorno sono state definite o sono ancora aperte. 

Funzionalità e integrazioni consigliate

Durante la creazione dei tuoi modelli di pianificazione operativa, personalizza i flussi di lavoro del team con queste funzionalità e integrazioni di app. 

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Possibilità di aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi. Aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto su Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

• Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

Domande frequenti