Sei passaggi per aiutare i responsabili operativi a creare un piano annuale migliore
Un piano annuale efficace è fondamentale per mantenere uniti i team, i reparti e l’azienda, lavorando per gli stessi obiettivi.
In qualità di responsabile delle operazioni, supervisioni il modo in cui la tua organizzazione gestisce la propria azienda. Esaminando le prestazioni della tua azienda nell’ultimo anno, tu e i tuoi team operativi potete identificare quali strategie hanno funzionato e quali no, in modo da creare un piano annuale efficace progettato per massimizzare l’impatto di ogni reparto.
Ecco cosa c’è da sapere per creare un piano annuale di successo.
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I piani annuali favoriscono la chiarezza e la responsabilizzazione
La pianificazione annuale fornisce all’azienda una roadmap o un modello necessario per l’anno a venire. Il 75% delle aziende di successo dispone di un sistema formale e prestabilito per informare e gestire la propria strategia. Crea una connessione tra gli obiettivi e il lavoro dei dipendenti, rendendo più facile per loro generare risultati basati sui risultati e massimizzare l’impatto dei loro team.
Con un piano annuale, i reparti possono iniziare l’anno con una solida comprensione della visione generale e di come il loro lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali più ampi. Senza un piano generale, può essere difficile capire in che modo un progetto o un’iniziativa specifici facciano progredire l’azienda.
Obiettivi chiari consentono di confrontare l’avanzamento dei progetti
Il tuo piano annuale non dovrebbe essere un obiettivo da definire e poi dimenticare. Piuttosto, controlla periodicamente l’avanzamento dei progetti rispetto al piano annuale, in modo da poter vedere come stanno andando i tuoi team operativi. Farlo durante tutto l’anno non solo ti darà un’idea di come i tuoi team stanno monitorando i loro obiettivi generali, ma può anche aiutarti a capire se sono in anticipo o in ritardo e ad adattarti di conseguenza.
Se noti che un’iniziativa specifica non è nei tempi previsti per raggiungere gli obiettivi strategici delineati nel piano annuale della tua azienda, puoi utilizzare questi dati per raddoppiare l’impegno o disinvestire da iniziative specifiche.
Definisci obiettivi concreti per un periodo di tempo specifico
Più specifico è il tuo obiettivo, più concreto sarà il tuo piano d’azione. Fornire obiettivi dettagliati e specifici offre ai dipendenti una chiara comprensione di quale lavoro deve essere prioritario e di quali risultati sono responsabili.
Assicurati che anche i tuoi obiettivi siano misurabili. KPI e OKR chiari dimostrano come il lavoro tangibile si collega agli obiettivi aziendali più ampi.
Sei passaggi per la pianificazione annuale dell’azienda
Il processo di pianificazione annuale si svolge spesso verso la fine dell'anno civile o alla fine dell'anno fiscale della tua azienda. Man mano che ti avvicini al momento della pianificazione annuale, prendi in considerazione questi sei passaggi del processo di pianificazione annuale.
1. Rifletti sulle strategie precedenti e sviluppane di nuove
Prima che la tua azienda possa iniziare a pianificare per il prossimo anno, chiedi a te stesso, ai tuoi stakeholder e ai tuoi team: come ci siamo comportati rispetto alle strategie delineate nel piano annuale dell’anno scorso?
Indipendentemente dalla risposta, utilizza questi dati recenti per orientare il tuo processo decisionale quando crei il tuo prossimo piano annuale. Ciò potrebbe significare raddoppiare i grandi programmi o le iniziative nate nell’ultimo anno, oppure andare in una direzione completamente diversa.
Un piano annuale ben costruito tiene conto di ciò che ha funzionato e di ciò che non ha funzionato, e ne trae vantaggio.
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2. Trasforma le principali esigenze della tua azienda in obiettivi
Dopo aver riflettuto sulle prestazioni dell’anno scorso, concentrati sulle opportunità di crescita e miglioramento più significative. Usa questo come guida mentre crei obiettivi a livello aziendale e di reparto.
È utile avere un framework coerente per gli obiettivi in tutta l’azienda, per accelerare il processo di definizione degli obiettivi e garantire una maggiore comprensione degli obiettivi in tutti i livelli dell’organizzazione.
Il framework degli obiettivi che utilizzerai dipenderà dalla tua azienda, ma alcuni da considerare sono:
Il metodo degli obiettivi e risultati chiave (OKR), che aiuta la tua azienda a definire gli obiettivi utilizzando il framework “Raggiungerò [un obiettivo] misurato da [un risultato chiave]”.
I KPI (Key Performance Indicators), che utilizzano indicatori principali e secondari per monitorare le prestazioni rispetto agli obiettivi.
Il framework degli obiettivi intelligenti, che aiuta a garantire che gli obiettivi definiti dalla tua organizzazione siano specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con una scadenza.
3. Crea un piano d’azione per massimizzare l’impatto
Il passo successivo è creare un piano d’azione per la tua azienda per raggiungere gli obiettivi delineati nel passaggio precedente. Il piano d’azione dovrebbe delineare l’elenco dei passaggi che i team devono compiere per raggiungere i propri obiettivi. Pensa a un piano d’azione come alla mappa che utilizzerai per arrivare alla tua destinazione finale.
Da lì, delega il lavoro previsto nel piano d’azione a team e reparti specifici. Collegare il lavoro svolto dai team operativi agli obiettivi aziendali più ampi consente a ciascun team di comprendere più facilmente l’impatto che il proprio lavoro ha sull’azienda.
4. Assicurati che il piano annuale sia il piano di tutti
Non tutti possono essere coinvolti nella creazione del piano annuale della tua azienda, ma ogni membro del team dovrebbe avere la sensazione che il proprio lavoro sia considerato e preso in considerazione nel piano.
Man mano che il piano annuale prende forma, incontra i leader e i dipendenti di tutta l’azienda per assicurarti che le diverse prospettive e priorità siano prese in considerazione nel prodotto finale. Questo passaggio è fondamentale per ottenere il consenso e generare entusiasmo in tutta l’azienda.
Non vuoi trovarti nella posizione di dover dire a tutti qual è il piano annuale: vuoi coinvolgere ogni reparto nel percorso e renderlo entusiasta di ciò a cui sta lavorando per l’anno a venire. Valuta la possibilità di organizzare una presentazione non solo per condividere il piano aziendale e la sua importanza, ma anche per delineare la cronologia e il modo in cui i reparti lo utilizzeranno per raggiungere gli obiettivi aziendali.
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5. Esegui la tua strategia, monitora le metriche e apporta le modifiche necessarie
A questo punto, il piano annuale della tua organizzazione è completato, ma nulla è mai completamente scolpito nella pietra. Con il passare dell’anno, assicurati di monitorare continuamente le metriche di successo e i KPI. Se i risultati delle tue strategie non si stanno comportando come previsto, è importante apportare modifiche in modo che la tua azienda raggiunga comunque gli obiettivi definiti nel piano annuale.
6. Ripeti tutto per l'anno successivo
Alla fine dell’anno, è il momento di ricominciare il processo. Allineati con il tuo piano strategico, esamina i risultati dell’anno precedente e crea un altro piano per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Cosa include un buon piano annuale?
I piani annuali efficaci dovrebbero contenere i componenti essenziali per completare il lavoro delineato nel piano stesso e il contesto per cui questo piano sarà efficace. Ecco alcuni esempi di componenti che potresti trovare in un piano annuale:
Resoconti delle prestazioni dell’anno precedente: il piano annuale della tua azienda per l’anno a venire dovrebbe basarsi sui dati delle prestazioni dell’anno precedente. Ciò fornisce ai tuoi team un contesto su ciò che sono in grado di fare nell’arco di un anno civile.
Stime di budget: un KPI comune che gli investitori monitorano è il ritorno sull’investimento (ROI). Sapere quanto spendono i diversi team rende più facile per la tua organizzazione calcolare il ROI e adattare le strategie. Fornire stime di budget fornisce inoltre ai reparti il contesto necessario per la quantità di risorse che hanno a disposizione per l’anno.
Obiettivi chiari e specifici: i piani annuali dovrebbero utilizzare il framework degli obiettivi intelligenti, in modo che la tua azienda possa facilmente misurare i progressi e riferire in seguito.
Traguardi importanti: la tua azienda può svolgere molto lavoro in un anno, ma per farlo, ogni reparto deve sapere come sta andando. I traguardi funzionano come check point, dando ai team e ai reparti un senso di direzione e un’idea di come stanno procedendo rispetto agli obiettivi annuali.
Buffer di progetto e piani di emergenza: gli imprevisti accadono continuamente, ed è meglio essere preparati che essere colti alla sprovvista. Sviluppa un piano d’emergenza per far sì che la tua organizzazione torni nei tempi previsti in caso di ostacoli imprevisti. Inoltre, metti da parte alcune risorse, come una piccola parte del budget della tua azienda, per far fronte a spese impreviste.
Preparati per l'anno prossimo
Dopo un anno di duro lavoro, è il momento di riflettere e pianificare altre grandi cose per il futuro. Sebbene la pianificazione annuale richieda tempo, collaborazione e una strategia ponderata, l’impegno si riflette nei moduli del successo della tua azienda.
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Hai altre domande? Ecco le risposte.
Cos'è un piano annuale?
La pianificazione annuale è l’atto di sviluppare una strategia per l’anno a venire sulla base degli insegnamenti tratti dalle prestazioni dell’anno in corso. Ciò offre l’opportunità ai team operativi di ripetere la strategia dell’anno precedente e di incorporare tali apprendimenti nei piani futuri.
In sostanza, il tuo piano annuale dovrebbe includere:
gli obiettivi che la tua azienda deve raggiungere
una strategia che definisce come la tua organizzazione raggiungerà tali obiettivi;
Tattiche chiare su cui lavorerà ogni reparto
eventuali traguardi importanti per confrontare i progressi.
Qual è la differenza tra pianificazione annuale e pianificazione strategica?
La pianificazione strategica e la pianificazione annuale sono entrambi importanti metodi di pianificazione aziendale che aiutano a definire la strategia del tuo team per il futuro. Tuttavia, la portata di queste strategie di pianificazione è diversa.
La pianificazione strategica è la strategia a lungo termine per la tua azienda. Comprende una roadmap di base di come l’azienda dovrebbe svilupparsi entro tre-cinque anni. Utilizzerai il tuo processo di pianificazione strategica per definire il tuo piano annuale.
La pianificazione annuale rappresenta tutti gli obiettivi e le strategie che vuoi che la tua azienda raggiunga, in modo simile a un obiettivo strategico. La differenza principale è che un piano annuale copre solo un anno di calendario, invece di alcuni anni. Se pensi a una torta, la pianificazione annuale è solo una fetta della torta più grande del piano strategico.
Quando dovrebbero iniziare i tuoi team operativi a lavorare al piano annuale?
Inizia il processo di pianificazione annuale durante il quarto trimestre, in modo da poter iniziare il primo giorno del primo trimestre con il piano a portata di mano. Se non è possibile, fai la pianificazione annuale il più vicino possibile all’inizio del nuovo anno.
Pianificare in anticipo offre due vantaggi. Innanzitutto, eviterai la crisi di fine anno e lo stress che di solito ne consegue. Inoltre, se esegui un processo di pianificazione annuale efficiente con il tuo team di leadership, i tuoi team operativi saranno ancora liberi di eseguire progetti ad alto impatto per tutto il quarto trimestre.
