Modello di piano annuale

Un piano annuale è della massima importanza per sviluppare una strategia chiara e garantire che la tua azienda, i reparti e i team individuali siano in perfetta sintonia. E anche se è qualcosa che si ripete ogni anno, può comunque essere fonte di confusione, con tutti i diversi stakeholder, le scadenze e le decisioni da prendere. 

Un modello di piano annuale semplifica il processo di pianificazione, per riuscire quindi a concentrarsi sullo sviluppo strategico e non solo a destreggiarsi tra le diverse attività da pianificare. 

Cos'è un piano annuale?

Un piano annuale è il momento in cui i leader decidono la strategia dei loro team per l'anno successivo, inclusi gli obiettivi importanti su cui concentrarsi. Durante la fase di pianificazione, i leader definiscono il punto di riferimento per tutto ciò che intendono raggiungere entro la fine dell'anno, e sviluppano una roadmap per chiarire come raggiungere tali risultati. È anche il momento in cui le iniziative a livello di team e reparto vengono allineate alla strategia aziendale generale, in modo che tutti nell'organizzazione procedano nella stessa direzione.

Cos'è un modello di piano annuale? 

Un modello di piano annuale è una guida riutilizzabile che definisce tutte le fasi del processo di pianificazione annuale. Consente di rendere più chiaro il processo di pianificazione, delineando esattamente cosa dovresti fare, e quando, per creare un business plan di successo. Per esempio, il tuo modello potrebbe includere una cronologia per le sessioni strategiche, la presentazione delle richieste relative a budget e organico, la finalizzazione degli obiettivi dei reparti, e altro ancora.

Un modello di piano attuale realizzato come si deve dovrebbe inoltre includere una sezione per documentare gli obiettivi a livello di azienda, reparto e team, in modo che il punto di riferimento di tutta l'organizzazione sia sempre in risalto durante tutta la fase di pianificazione annuale. Con un piano d'azione standardizzato e visibilità sugli obiettivi generali, potrai far sì che la tua organizzazione sia allineata dal basso verso l'alto. 

Vantaggi di un modello di piano annuale in formato digitale

La pianificazione annuale spesso è di competenza dei vertici di un'organizzazione, e non viene comunicata con efficacia a tutti. Secondo la nostra ricerca, solo il 16% degli operatori della conoscenza ritiene che la loro azienda definisca e comunichi gli obiettivi aziendali in modo efficace, e solo il 26% dei lavoratori comprende chiaramente in che modo il loro lavoro individuale contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali. 

Un modello di piano annuale in formato digitale colma questa lacuna, poiché consente di definire e monitorare gli obiettivi annuali nello stesso strumento utilizzato per lavorare. Invece di finire a prendere polvere in un foglio di calcolo, gli obiettivi a livello di team e di azienda sono indicati a fianco alle attività da svolgere per raggiungerli. In questo modo, il piano annuale non sarà solo un esercizio a favore dei dirigenti; al contrario, consentirà a tutti, dall'amministratore delegato allo stagista estivo, di definire obiettivi misurabili per il loro lavoro, allineati con gli obiettivi degli altri team e dell'azienda. 

Consolidando il processo di pianificazione annuale in una piattaforma di gestione del lavoro, è possibile realizzare quanto indicato di seguito. 

• Standardizzare il processo di pianificazione strategica tra team e reparti.

• Creare un sistema di archiviazione unico del processo di pianificazione annuale, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

• Garantire che le priorità a livello aziendale non finiscano in secondo piano quando i team e i reparti stabiliscono i loro obiettivi per il nuovo anno.

• Definire in dettaglio la cronologia per il processo di pianificazione annuale.

• Assegnare le attività con date di scadenza specifiche, in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa e per quando.

• Passare da una vista di progetto all'altra per visualizzare il piano aziendale annuale in diversi modi, ad esempio un comune elenco, un diagramma di Gantt, un calendario o una bacheca Kanban.

Come creare un modello di piano annuale

Il piano annuale di ogni azienda è diverso. Per creare il tuo modello personalizzato, chiediti innanzitutto quanto segue: 

• Chi sarà coinvolto nel processo di pianificazione annuale? 

• Quali sono le principali decisioni da prendere, e i passi da compere? 

• Chi deve prendere le decisioni? 

• In quale ordine devono essere prese tali decisioni? 

Quindi, sfrutta le domande per abbozzare una cronologia approssimativa. Man mano che procedi con il processo di pianificazione annuale, segui queste migliori pratiche per realizzare il tuo modello. 

• Organizza le attività in sezioni. Mantieni organizzate le fasi della pianificazione annuale categorizzandole in diverse sezioni, come ad esempio pianificazione aziendale, di reparto e richieste di organico. 

• Crea etichette personalizzate per visualizzare le fasi principali. La pianificazione annuale spesso si svolge in fasi, pre-pianificazione, definizione della strategia e degli obiettivi e successiva assegnazione delle risorse per raggiungere tali obiettivi. Assegnare un colore alle etichette personalizzate aiuta a visualizzare la posizione di ciascuna attività in ogni fase della pianificazione annuale.

• Indica il team responsabile per ciascuna attività. Durante la pianificazione annuale, è importante sapere chi è responsabile di ogni singola fase del processo. Assegna un'etichetta a ogni attività in base al team responsabile, per esempio: pianificazione aziendale, finanziario e risorse umane. 

• Includi gli obiettivi del team e dell'azienda. Affinché un piano annuale funzioni, è necessaria una visibilità costante sugli obiettivi generali dell'azienda. Nel modello, includi dello spazio per definire e monitorare gli obiettivi a livello di azienda, reparto e team, e garantire che tutti i livelli dell'organizzazione siano allineati. 

Funzionalità integrate

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

Domande frequenti