Modèle de gestion des ressources

Prévenez le surmenage. Découvrez comment créer un modèle de gestion des ressources sur Asana pour éviter que les membres de votre équipe ne se sentent dépassés ou pas assez considérés à leur juste valeur.

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timeline iconChronologiefield-add iconChamps personnalisésdependency iconDépendancescalendar-star iconDates de début

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[Product ui] Editorial resource management (timeline)

40 % des employés sont convaincus que le burnout est inhérent à la réussite et donc inéluctable. Or, une équipe surmenée ne peut bien évi

demment pas donner le meilleur d’elle-même. Vous pouvez prendre sur vous à court terme, mais le stress et la pression vous rattraperont tôt ou tard.

Optimisez plutôt la charge de travail de votre équipe pour éviter que votre équipe ne soit débordée (ou inoccupée). C’est là tout l’objectif de la gestion des ressources : prenez le contrôle du planning de votre équipe pour vous assurer qu’elle consacre son temps au travail essentiel.

Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des ressources ?

Un modèle de gestion des ressources est un guide réutilisable qui vous permet de gérer la charge de travail de votre équipe au cours d’un projet. Il vous donne un aperçu complet des tâches sur lesquelles les membres de votre équipe travaillent. Ainsi, vous pouvez suivre leur avancement et, selon la situation, leur donner du travail supplémentaire ou plutôt un coup de pouce pour terminer leurs tâches à temps. Grâce à votre modèle, vous ne perdrez plus de temps à recréer un plan de gestion des ressources flambant neuf à chaque nouveau projet initié. Il vous suffira de le dupliquer et de le remplir pour vous lancer.

[Product UI] Editorial resource management (list)

Les avantages d’un modèle numérique de gestion des ressources

La gestion des ressources est un processus en évolution constante, tout comme la charge de travail de votre équipe qui fluctue au gré des nouvelles requêtes, des projets et des absences. Et c’est justement pour cette raison qu’il vous faut un modèle capable de suivre ces changements, tel qu’un modèle numérique de gestion des ressources.

Dites adieu aux modèles statiques sur Microsoft Excel ou Google Sheets et privilégiez plutôt un modèle numérique qui se met à jour en temps réel et s’adapte selon l’évolution de la charge de travail de votre équipe et des priorités du projet. Ses fonctionnalités vous permettent d’effectuer rapidement les ajustements nécessaires pour garder le contrôle du planning de votre équipe et empêcher tout surmenage.

Avec un modèle numérique de gestion des ressources, vous pouvez :

  • Consulter la charge de travail de toute votre équipe au même endroit.

  • Visualiser les disponibilités de votre équipe et les évolutions des ressources disponibles au fil du temps.

  • Mettre à jour les tâches, échéances et priorités pour gérer efficacement les disponibilités de l’équipe.

  • Avoir un aperçu sous forme de diagramme de Gantt de la durée des tâches par rapport au calendrier du projet.

  • Visualiser les dépendances de projet pour éviter d’éventuels obstacles.

  • Appliquer un code couleur selon l’effort requis pour mieux connaître le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches.

  • Partager le modèle avec les parties prenantes pour montrer les répercussions des demandes de travail supplémentaires sur votre équipe.

  • Ajouter facilement des tâches issues des projets à votre modèle sans les dupliquer.

[Product ui] Editorial resource management (board)

Comment créer un modèle numérique de gestion des ressources ?

Votre modèle de gestion des ressources doit impérativement vous donner une vue d’ensemble des tâches sur lesquelles chaque membre de votre équipe travaille. Pour cela, le plus facile reste de créer une section individuelle par membre : vous pourrez alors ajouter des tâches de projet à chaque section pour mieux cerner les disponibilités de chacun. N’oubliez pas non plus d’ajouter des plages de dates pour chaque tâche dans le but de visualiser le temps nécessaire à la réalisation des livrables.

Pour un modèle plus détaillé, créez des champs personnalisés qui indiquent le degré d’effort (facile, moyen, difficile) et le statut de chaque tâche. Ce statut peut varier selon le type d’activités de votre équipe. Par exemple, en attente ou en cours pour faire simple, et si vous souhaitez aller plus loin : ébauche, rédaction, modification ou relecture. Selon les besoins de l’équipe, il est aussi possible d’ajouter des champs personnalisés pour suivre le type de ressource à créer ou indiquer lors de quel sprint Agile la tâche sera traitée.

Enfin, ajoutez des dépendances pour savoir si votre équipe a besoin de terminer certaines tâches avant d’en commencer d’autres. Les dépendances vous permettent d’indiquer concrètement qu’une tâche est en attente d’une autre. De cette façon, votre équipe peut hiérarchiser ses tâches de façon à éviter tout point de blocage.

Contrôlez les ressources de votre équipe avec la Gestion des ressources

L’utilisation d’un modèle de gestion des ressources est une excellente solution adaptée aux petites équipes. Vous cherchez à coordonner une grande équipe dont le travail s’étend sur plusieurs projets ? Dans ce cas, un outil de gestion plus poussé vous sera utile. La fonctionnalité Gestion des ressources vous permet d’obtenir automatiquement une vue d’ensemble de la capacité de travail de votre équipe et de connaître rapidement les tâches auxquelles se consacre chaque membre, toutes initiatives confondues.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

  • Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

  • Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

  • ServiceNow : réduisez le travail manuel de vos équipes informatiques utilisant ServiceNow grâce à la création automatique de tâches sur Asana et à la visibilité interplateformes (accès en temps réel au statut, au contexte, etc.). Par exemple, les équipes chargées du service client en interne, qui utilisent ServiceNow pour suivre et gérer les tickets des employés, reçoivent souvent des requêtes associées à des actions en dehors de ServiceNow (demandes de matériel ou réponse à une question à propos de la paie, par exemple). Cette intégration permet de créer des processus interconnectés entre ServiceNow et Asana (actions, mises à jour, etc.).

  • Hubspot : avec HubSpot Workflows, créez des tâches Asana automatiquement et utilisez toutes les données clients de HubSpot CRM pour élaborer des processus automatisés. Cette intégration vous permet de gérer le transfert d’activités entre équipes en quelques clics, par exemple lors de la clôture de transactions ou tickets sur HubSpot.

  • Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

FAQ

Je me sers déjà d’un modèle Excel. Pourquoi devrais-je créer un modèle de gestion des ressources à l’aide d’un logiciel de gestion de projet ?

Votre modèle de gestion des ressources sur Excel est statique et aura besoin d’être mis à jour manuellement à chaque changement lié aux livrables, au calendrier ou aux disponibilités de l’équipe. Il n’est pas non plus relié à votre travail : vous devez constamment basculer entre différents outils pour suivre la charge de travail de votre équipe. En revanche, vous aurez la possibilité de gérer les ressources et le travail de différents projets en un seul endroit si vous créez votre modèle dans un outil de gestion de projet. Fini les va-et-vient entre différentes applications, les mises à jour manuelles et les tâches redondantes ! Votre équipe bénéficiera d’une source unique de référence qui leur indiquera toute évolution des activités du projet en temps réel.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources ou d’un outil de planification des ressources séparé pose un problème similaire : il s’agit d’un énième outil que votre équipe devra apprendre à utiliser. Résultat ? Des changements d’environnement superflus et du temps perdu.

Ai-je besoin d’un modèle de gestion des ressources ?

Si vous êtes chef de projet ou chef d’équipe, un modèle de gestion des ressources pourrait vous être d’une grande utilité pour planifier et allouer les ressources de l’équipe. En trouvant l’équilibre entre les besoins en ressources et la disponibilité de celles-ci, vous êtes certain que votre équipe affiche la capacité nécessaire pour terminer ses tâches dans les délais, sans surmenage.

Dans quels cas utiliser un modèle de gestion des ressources de projet ?

Utilisez votre modèle de gestion des ressources au tout début du cycle de vie de votre projet, avant même d’élaborer votre planning de projet et de définir le budget. Ainsi, vous aurez déjà bien en tête la disponibilité de votre équipe lorsque vous estimerez le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches, et pourrez faire appel à des prestataires ou à d’autres équipes pour vous aider le cas échéant.

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