리소스 관리 템플릿

번아웃을 미연에 방지하세요. Asana에서 리소스 관리 템플릿을 생성하여 팀원이 과로하거나 자신의 상황이 간과되고 있다는 느낌이 들지 않도록 할 방법을 알아보세요.

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[제품 UI] 편집 리소스 관리(타임라인)

근로자의 40%가 성공을 위해 번아웃이 불가피하다고 생각합니다. 하지만 사실은 팀원이 과로할 경우 본인의 역량을 제대로 발휘할 수 없습니다. 얼마간 밀고 나갈 수는 있겠지만 결국 스트레스와 압박에 시달리게 될 것입니다. 

이러한 일이 벌어지지 않도록 팀원이 과로하거나 업무량이 밑도는 것을 방지하기 위해서 팀의 실행 가능한 업무량을 관리하는 것이 좋습니다. 중요한 일에 시간을 사용하도록 팀의 일정을 관리하는 것이 바로 리소스 관리입니다. 

리소스 관리 템플릿이란? 

리소스 관리 템플릿은 프로젝트가 진행되는 동안 팀 업무량을 관리하는 데 도움이 되는 재사용 가능한 가이드입니다. 팀에서 진행 중인 모든 작업이 표시되므로 모든 사람의 업무량이 얼마나 많은지, 추가 작업을 맡을 수 있는지, 프로젝트 마감일까지 작업을 완료하는 데 도움이 필요한지 확인할 수 있습니다. 새로운 프로젝트마다 리소스 관리 계획을 세우는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 템플릿을 복사하고 내용을 입력한 다음 작업을 시작하기만 하면 됩니다. 

[제품 UI] 편집 리소스 관리(목록)

디지털 리소스 관리 템플릿의 이점

리소스 관리는 끊임없이 변하는 프로세스입니다. 신규 요청, 프로젝트, 팀원 부재는 팀원들의 업무량이 항상 유동적이라는 것을 의미합니다. 그렇기 때문에 이러한 변화를 따라갈 수 있는 템플릿이 필요합니다. 바로 이때 디지털 리소스 관리 템플릿이 도움이 될 수 있습니다. 

정적인 Microsoft Excel 템플릿이나 Google 스프레드시트는 시의성이 빠르게 떨어지지만 디지털 템플릿은 팀의 워크로드와 우선순위가 바뀌면 실시간으로 이를 업데이트합니다. 디지털 템플릿은 원할 때마다 바로 조정할 수 있는 기능을 갖추고 있기 때문에 팀의 일정을 적절하게 관리할 수 있으며 업무 진행 중 과로를 방지할 수 있습니다. 

디지털 리소스 관리 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

  • 한 곳에서 팀의 전체 워크로드를 확인할 수 있습니다. 

  • 팀이 실행 가능한 업무량과 사용할 수 있는 리소스가 시간이 지남에 따라 어떻게 변화하는지 시각화할 수 있습니다. 

  • 작업, 마감일, 우선순위를 업데이트하여 팀이 실행 가능한 업무량을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 

  • 작업에 걸리는 시간을 볼 수 있는 간트 차트 보기로 프로젝트 타임라인을 확인할 수 있습니다.

  • 향후 방해 요소를 예방하기 위하여 프로젝트 종속 관계를 시각화할 수 있습니다. 

  • 업무 여력이 얼마나 필요한지 파악하기 위해 작업량에 따라 작업에 색을 지정할 수 있습니다. 

  • 추가 요청이 팀에 어떤 영향을 주는지 설명하기 위하여 이해관계자와 템플릿을 공유할 수 있습니다. 

  • 업무 중복을 발생시키지 않고 템플릿에 프로젝트 작업을 손쉽게 추가할 수 있습니다. 

[제품 UI] 편집 리소스 관리(보드)

디지털 리소스 관리 템플릿을 만드는 방법

리소스 관리 템플릿은 각 팀원이 어떤 작업을 하고 있는지에 대하여 개략적으로 보여주어야 합니다. 이를 위한 가장 쉬운 방법은 각 사용자에 대해 별도의 섹션을 생성하는 것입니다. 이렇게 하면 프로젝트 작업을 각 섹션에 추가하여 모든 팀원의 작업량을 확인할 수 있습니다. 각 작업에 대한 날짜 범위를 포함하면 결과물이 완료되는 데 얼마나 걸리는지 시각화할 수 있습니다. 

사용자 지정 필드를 생성하여 각 작업에 필요한 작업량(예: 적음, 중간, 많음)과 각 작업의 상태를 더 자세하게 파악할 수 있습니다. 각 작업의 상태는 팀이 수행하는 업무의 유형에 따라 다르게 보일 수 있습니다. ‘시작 전’ 및 ‘진행 중’과 같이 단순할 수도 있고 혹은 ‘개요 작성 중’, ‘초안 작성 중’, ‘편집 중’ 및 ‘검토 중’처럼 상세할 수도 있습니다. 팀에 필요한 사항에 따라 사용자 지정 필드를 더 추가하여 에셋 유형이나 해당 업무가 계획된 애자일 스프린트 같은 항목을 추적할 수 있습니다. 

마지막으로 작업을 시작하기 전에 팀이 다른 작업을 먼저 완료해야 하는지 파악하기 위하여 종속 관계를 추가합니다. 종속 관계를 사용하면 작업에 다른 작업을 기다리는 작업으로 표시할 수 있어 진행 과정에서 방해 요소가 될 수도 있는 업무의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 

워크로드로 팀 리소스를 관리하세요

리소스 관리 템플릿은 소규모 팀을 위한 맞춤형 솔루션입니다. 하지만 여러 프로젝트에 걸쳐 업무를 수행하는 대규모 팀이라면 더 맞춤화된 워크로드 관리 툴이 필요할 수 있습니다. 그런 경우, Asana의 워크로드 기능은 팀의 작업 수용량에 대한 시각적인 스냅샷을 자동으로 제공하므로 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 모든 팀원이 다양한 이니셔티브에 걸쳐 어떤 업무를 하고 있는지 파악할 수 있습니다. 

연동된 기능

  • 타임라인 보기. 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기를 사용하여 계획의 각 구성 요소가 어떻게 맞물려 진행되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다. 

  • 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

  • 종속 관계. 종속 관계를 사용하여 작업을 다른 작업의 완료를 기다리는 상태로 표시할 수 있습니다. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 협업 워크플로를 사용하는 팀은 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 확인하고, 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

  • 시작일. 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료되기까지 소요되는 시간을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속 관계에 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요. 

추천 앱

  • Clockwise. Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 시간 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동으로 작업 기간과 시작 시점을 지정할 수 있어 Clockwise가 작업 일정을 자동으로 조정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하여 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

  • ServiceNow. Asana에서 작업 생성을 자동화하고 여러 플랫폼의 실시간 상태와 배경 정보를 시각화하여 ServiceNow로 업무를 수행하는 IT팀의 수동 작업을 줄여 주세요. 직원이 요청하는 티켓을 추적하고 관리하기 위해 ServiceNow를 사용하는 내부 서비스팀은 하드웨어 요청을 처리하거나 급여 지급 관련 질문에 대답하는 것과 같이 ServiceNow 외부에서 작업을 수행해야 하는 요청을 받을 때가 많습니다. 이 연동을 사용하면 Asana에서 수행된 동작과 업데이트를 ServiceNow에 수월하게 연결할 수 있습니다.

  • Hubspot. HubSpot Workflows를 사용하여 Asana 작업을 자동으로 생성하세요. HubSpot Workflows를 사용하면 HubSpot CRM의 모든 고객 데이터를 사용하여 자동화된 프로세스를 생성할 수 있습니다. 이 연동을 통해 HubSpot에서 거래나 티켓이 종료되었을 때와 같은 경우에 팀 간에 수월하게 업무를 인계할 수 있습니다.

  • Jira. 기술 팀과 비즈니스 팀 간 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

FAQ

이미 Excel 템플릿이 있는데 프로젝트 관리 소프트웨어로 리소스 관리 템플릿을 만들어야 하나요?

Excel 리소스 관리 템플릿은 정적이므로 프로젝트 결과물, 일정 또는 팀 가용성이 변경될 때마다 수동으로 업데이트해야 합니다. 또한 팀의 실행 가능한 업무량을 모니터링하기 위해 서로 다른 툴을 지속적으로 전환해야 하기 때문에 업무와도 분리되어 있습니다. 프로젝트 관리 툴에서 리소스 관리 템플릿을 생성하면 리소스를 관리하고 여러 프로젝트를 한 곳에서 모두 작업할 수 있습니다. 여러 앱을 왔다갔다하거나, 수동으로 업데이트하거나, 중복 작업을 수행할 필요가 없습니다. 대신, 팀은 프로젝트 작업량이 실시간으로 어떻게 변화하는지 볼 수 있는 하나의 정보 소스를 가지게 됩니다. 

별개의 리소스 관리 소프트웨어나 전문적인 리소스 일정 관리 툴을 사용하는 것도 비슷한 문제가 있습니다. 이는 팀이 배우고 사용해야 하는 또 하나의 툴이 되어 더 많은 컨텍스트 전환과 시간 낭비가 발생한다는 의미입니다.

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