Mall för resurshantering

Stoppa utbrändhet innan den uppstår. Ta reda på hur man skapar en resurshanteringsmall i Asana för att se till att teammedlemmarna inte känner sig utarbetade eller förbisedda.

Skapa din mall

Registrera dig för att skapa en egen mall.

INTEGRERADE FUNKTIONER

project-view iconProjektvyerfield-add iconAnpassade fältcheck-circle iconUppgiftertime-tracking iconTidsspårning

Recommended apps

Clockwise ikon
Clockwise
ServiceNow
ServiceNow
hubspot-logotyp
Hubspot
Jira Cloud ikon
JIRA Cloud

Dela
facebookx-twitterlinkedin

[Produkt-användargränssnitt] Hantering av redaktionella resurser (tidslinje)

Fyrtio procent av arbetstagarna anser att utbrändhet är en oundviklig del av framgång. Men sanningen är att ditt team inte kan göra sitt bästa om teammedlemmarna är utarbetade. Det går att köra på under en tid, men så småningom kommer stressen och trycket att komma ikapp. 

I stället är det bättre att hantera teamets arbetskapacitet för att säkerställa att ingen är överbelastad (eller har för lite att göra). Det är vad resurshantering handlar om – att ta kontroll över teamets schema för att se till att alla lägger sin tid på det som är viktigt. 

Vad är en mall för resurshantering? 

En mall för resurshantering är en återanvändbar guide som hjälper dig att hantera teamets arbetskapacitet under projektets gång. Den visar dig allt som ditt team arbetar med så att du kan se hur mycket alla har att göra, om de kan ta sig an mer arbete eller om de behöver hjälp med att slutföra sina uppgifter i tid. Tack vare den här mallen behöver du inte slösa tid på att skapa en resurshanteringsplan för varje nytt projekt. Det enda du behöver göra är att kopiera mallen, fylla i den och börja jobba. 

[Produkt-användargränssnitt] Hantering av redaktionella resurser (lista)

Fördelarna med en digital mall för resurshantering

Resurshantering är en ständigt skiftande process. Nya förfrågningar, projekt och frånvaro innebär att teamets arbetskapacitet konstant förändras, och du behöver en mall som kan hänga med i svängarna. Det är här en digital mall för resurshantering kommer in i bilden. 

Medan statiska Microsoft Excel-mallar eller Google Kalkylark snabbt blir inaktuella, uppdateras en digital mall i realtid när teamets arbetsbelastning och prioriteringar ändras. Du kan smidigt göra justeringar i farten, så att du har kontroll över dina teammedlemmars schema och förhindra att de blir utarbetade

Med en mall för hantering av digitala resurser kan du göra följande: 

  • Se hela teamets arbetsbelastning på ett och samma ställe. 

  • Visualisera hur teamets arbetskapacitet och tillgängliga resurser förändras med tiden. 

  • Uppdatera uppgifter, deadliner och prioriteringar för att effektivt hantera teamets arbetskapacitet. 

  • Få en Gantt-diagramvy över hur lång tid uppgifterna kommer att ta i förhållande till projektets tidslinje.

  • Visualisera projektberoenden för att undvika framtida hinder. 

  • Färgkoda uppgifter efter insats för att förstå hur mycket arbetskapacitet de behöver. 

  • Dela mallen med intressenter för att visa hur ytterligare förfrågningar påverkar ditt team. 

  • Lägg enkelt till projektuppgifter i mallen utan att behöva kopiera arbetet. 

[Produkt-användargränssnitt] Hantering av redaktionella resurser (tavla)

Skapa en mall för hantering av digitala resurser

Mallen för resurshantering ska ge en översikt över vad varje teammedlem arbetar med. Det enklaste sättet att göra det på är att skapa ett separat avsnitt för varje person. På så sätt kan du lägga till projektuppgifter i varje avsnitt för att se vad alla arbetar med. Se bara till att inkludera datumintervall för varje uppgift så att du kan visualisera hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje leverans. 

Om du vill ha mer information kan du skapa anpassade fält för att identifiera den insats som varje uppgift kräver (till exempel liten, medelstor eller stor) och statusen för varje uppgift. Varje uppgifts status kan se olika ut beroende på vilken typ av arbete ditt team utför. Det kan vara så enkelt som ”ej påbörjad” och ”pågående” – eller så detaljerat som ”utkast”, ”förslag”, ”redigerar” och ”granskar”. Beroende på teamets behov kan du lägga till ytterligare anpassade fält för att spåra saker såsom typ av tillgång eller den agila sprinten som arbetet är planerat för. 

Slutligen lägger du till beroenden för att identifiera om teamet behöver slutföra några uppgifter innan någon annan kan börja. Beroenden gör att du kan markera en uppgift som väntande på en annan uppgift, så att teamet kan prioritera arbete som på sikt skulle kunna bli ett hinder. 

Hantera teamresurser med arbetsbelastning

En mall för resurshantering är en fantastisk skräddarsydd lösning för mindre team. Men om du har ett stort team vars arbete sträcker sig över många olika projekt kan du behöva ett mer specifikt verktyg för hantering av arbetsbelastning. I så fall kan Asanas arbetsbelastningsfunktion hjälpa till genom att automatiskt tillhandahålla en visuell ögonblicksbild av teamets kapacitet, så att du kan se vad alla arbetar med i olika initiativ. 

Integrerade funktioner

  • Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur delarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

  • Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

  • Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift.

  • Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara att hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

  • Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort.

  • ServiceNow. Minska det manuella arbetet som it-team utför i ServiceNow genom att automatisera skapandet av uppgifter i Asana och möjliggöra insyn i olika plattformar med status och sammanhang i realtid. Interna serviceteam som använder ServiceNow för att spåra och hantera anställningsärenden får ofta förfrågningar som kräver åtgärder utanför ServiceNow (t.ex. hantering av hårdvaruförfrågningar eller svar på lönefrågor). Med den här integreringen kan du enkelt koppla ServiceNow till åtgärder och uppdateringar i Asana.

  • Hubspot. Skapa Asana-uppgifter automatiskt med hjälp av HubSpot Workflows. Med HubSpot Workflows kan du använda alla kunddata i HubSpot CRM för att skapa automatiserade processer. Med den här integreringen kan du smidigt föra över arbete mellan team, till exempel när affärer eller ärenden avslutas i HubSpot.

  • Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

Vanliga frågor

Jag har redan en Excel-mall. Varför ska jag skapa min resurshanteringsmall med en programvara för projekthantering?

En Excel-mall för resurshantering är statisk, vilket innebär att du måste uppdatera den manuellt varje gång projektleveranser, tidslinjer eller teamtillgänglighet ändras. Den är dessutom separerad från ditt arbete, vilket innebär att du ständigt måste växla mellan olika verktyg för att övervaka teamets arbetskapacitet. Om du i stället skapar resurshanteringsmallen i ett projekthanteringsverktyg kan du hantera resurser och arbeta med olika projekt på samma ställe. Du behöver inte växla fram och tillbaka mellan olika appar, göra manuella uppdateringar eller kopiera arbete. I stället har teamet en enda informationskälla där de kan se hur projektarbetsbelastningen förändras i realtid. 

Att använda separat programvara för resurshantering eller ett specialiserat verktyg för resursplanering utgör ett liknande problem. Det är ytterligare ett verktyg för ditt team att lära sig och använda, vilket innebär mer växlande mellan program och plattformar och förlorad tid.

Behöver jag en mall för resurshantering?

Om du är projektledare eller teamledare kan en resursplaneringsmall hjälpa dig att förenkla teamets planering och fördelning av resurser. Det hjälper dig att balansera resurstillgänglighet med resursbehov, så att du kan se till att ditt projektteam har tillräckligt med arbetskapacitet för att slutföra uppgifterna i tid – utan att bli utarbetat längs vägen.

När ska jag använda en mall för projektresurshantering?

Använd mallen för projektresurshantering i början av projektets livscykel innan du planerar projektets tidsplan och projektbudgeten. På så sätt kan du ta hänsyn till dina tillgängliga teamresurser när du planerar hur lång tid uppgifterna kommer att ta och om du behöver anlita ytterligare hjälp från entreprenörer eller andra team.

Skapa mallar med Asana

Lär dig hur man skapar en anpassningsbar mall i Asana. Kom igång i dag.

Kom igång