Modello di gestione delle risorse

Il 40% dei lavoratori pensa che il burnout sia inevitabile per avere successo. Ma la verità è che un team non può rendere al meglio quando è oberato di lavoro. Puoi fare uno sforzo nel breve termine, ma alla fine gli effetti dello stress e della pressione si faranno sentire. 

Invece, è meglio gestire la disponibilità del team per evitare che abbia troppo lavoro (o troppo poco). È questo lo scopo della gestione delle risorse: assumere il controllo del programma di lavoro del team per fare in modo che il tempo venga dedicato alle attività più importanti. 

Cos'è un modello di gestione delle risorse? 

Un modello di gestione delle risorse è una guida riutilizzabile che ti aiuta a gestire la disponibilità del team nel corso di un progetto. Ti mostra tutto ciò a cui sta lavorando, così puoi vedere quanto i membri hanno da fare, se possono accettare altro lavoro o se hanno bisogno di aiuto per portare a termine le attività entro la scadenza del progetto. Grazie a questo modello, non perderai tempo a impostare un piano di gestione delle risorse per ogni nuovo progetto, poiché dovrai solo copiarlo, compilarlo e iniziare a lavorare. 

I vantaggi di un modello di gestione delle risorse digitale

La gestione delle risorse è un processo in continua evoluzione. La disponibilità del tuo team cambia costantemente in base a nuove richieste, progetti e assenze. È qui che un modello di gestione delle risorse digitale torna utile, aiutandoti a stare al passo con questi cambiamenti. 

Mentre i modelli statici di Microsoft Excel o Fogli Google diventano subito obsoleti, un modello digitale si aggiorna in tempo reale man mano che il carico di lavoro e le priorità del tuo team cambiano. Infatti, ti consente di apportare modifiche all'istante, così puoi mantenere il controllo del programma del team ed evitare il superlavoro. 

Con un modello di gestione delle risorse digitali, puoi: 

• vedere l'intero carico di lavoro del tuo team in un unico posto 

• vedere come la disponibilità del team e le risorse disponibili cambiano nel tempo 

• aggiornare attività, scadenze e priorità per gestire efficacemente la disponibilità del team 

• ottenere una visualizzazione in stile diagramma di Gantt del tempo richiesto dalle attività in relazione alla cronologia del progetto

• visualizzare le dipendenze del progetto per evitare blocchi in futuro 

• codificare le attività con dei colori per capire la disponibilità richiesta 

• condividere il modello con gli stakeholder per dimostrare in che modo le richieste aggiuntive influiscono sul tuo team 

• aggiungere facilmente le attività del progetto al modello senza dover fare due volte la stessa cosa 

Come creare un modello di gestione delle risorse digitale

Il tuo modello di gestione delle risorse dovrebbe fornire una visione completa di ciò a cui sta lavorando ogni membro del team. Il modo più semplice per farlo è creare una sezione separata per ciascuno, nella quale puoi aggiungere le attività del progetto e vedere il carico di lavoro di ognuno. Assicurati di includere intervalli di date per ogni attività, in modo da poter visualizzare il tempo necessario per la realizzazione di ciascun risultato finale. 

Per fornire maggiori dettagli, crea campi personalizzati per identificare l'impegno richiesto da ciascuna attività (ad esempio: poco, medio o grande) e lo stato di ognuna di esse. Quest'ultimo può variare a seconda del tipo di lavoro svolto dal tuo team. Potrebbe essere semplice come "non iniziata" e "in corso" o dettagliato come "in fase di definizione", "in fase di bozza", "in fase di modifica" e "in fase di revisione". A seconda delle esigenze del tuo team, puoi aggiungere ulteriori campi personalizzati per monitorare aspetti quali il tipo di risorsa o lo sprint Agile relativo all'attività. 

Infine, aggiungi le dipendenze per capire se il tuo team ha bisogno di completare qualche attività prima che un'altra possa essere iniziata. Le dipendenze ti consentono di contrassegnare un'attività come in attesa di un'altra, in modo che il tuo team possa dare la priorità alle attività che potrebbero bloccare il lavoro in futuro. 

Funzionalità integrate

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario per organizzare il tuo tempo e portare a termine il lavoro.

• ServiceNow. Riduci il lavoro manuale dei team del reparto IT che utilizzano ServiceNow automatizzando la creazione di attività su Asana e fornendo visibilità tra le piattaforme sullo stato e sul contesto in tempo reale. I team di assistenza interni che utilizzano ServiceNow per monitorare e gestire i ticket dei dipendenti spesso ricevono richieste che richiedono azioni esterne a ServiceNow, come soddisfare richieste legate all'hardware o rispondere a una domanda sullo stipendio. Questa integrazione permette di creare processi interconnessi tra ServiceNow e le azioni e gli aggiornamenti eseguiti su Asana.

• HubSpot. Crea attività di Asana automaticamente utilizzando HubSpot Workflows. Con HubSpot Workflows, puoi utilizzare tutti i dati dei clienti in HubSpot CRM per creare processi automatizzati. Questa integrazione ti consente di trasferire senza problemi il lavoro tra team, ad esempio, quando si chiudono accordi o ticket in HubSpot.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e i passaggi di consegne per i progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.  

Domande frequenti