Modèle de carte Kanban

Kanban est une méthodologie courante de gestion de projet qui permet aux équipes de répartir le volume de travail selon la disponibilité de chacun. Pour faire simple, les activités sont « extraites » d’un backlog pour former un processus se composant de différentes étapes clairement définies. Bien souvent, les équipes recourent à des tableaux Kanban.

Votre tableau Kanban sert de support à vos cartes Kanban, ces dernières regroupant toutes les informations dont les développeurs ont besoin pour accomplir leurs tâches. Votre équipe cherche à consolider son processus Kanban ? Si la réponse est oui, la création d’un modèle de carte Kanban vous aidera à accélérer l’exécution de vos processus. Voyons comment cela fonctionne :

Qu’est-ce qu’un modèle de carte Kanban ?

Dans la méthode Kanban, chaque tâche de projet est représentée par une carte qui regroupe toutes les informations pertinentes liées à cette tâche. Il peut s’agir d’un aperçu, des échéances et parties prenantes clés ou encore du statut de la tâche. Un modèle de carte Kanban est une structure reproductible que vous pouvez dupliquer et réutiliser pour créer facilement de nouvelles tâches.

Les modèles de cartes Kanban ne servent pas uniquement à garantir la cohérence de vos processus ; ils permettent également à votre équipe d’obtenir les informations dont elle a besoin pour lancer l’exécution de ces derniers. Lorsque toutes les données clés sont regroupées au même endroit, les membres d’équipe restent focalisés sur l’accomplissement des tâches, sans passer leur temps à rechercher les informations manquantes.

Avec un modèle de carte Kanban, trouver les informations dont chacun a besoin pour accomplir une tâche est un jeu d’enfants. Veillez à choisir la même structure pour chaque carte : ce faisant, toute nouvelle demande comportera les mêmes informations, organisées de la même manière.

Création d’un modèle de carte Kanban

Créez votre modèle de carte Kanban avec les membres de votre équipe Scrum ou Agile afin d’identifier toutes les données dont ils pourraient avoir besoin pour accomplir avec précision leurs tâches dans un tableau Kanban. Vous n’aurez pas besoin de passer des heures à chercher les bonnes informations et contournerez ainsi bien des points de blocage.

Il est important que votre modèle de carte Kanban contienne les bonnes informations. Voici certains éléments que l’on y retrouve souvent :

• Un nom de tâche clair et concret : nous vous conseillons d’employer un verbe en début de description (ex. : ajouter une fonctionnalité à l’application Web) pour clarifier l’action générale à accomplir.

• Des dates clés : selon les processus établis par votre équipe, certaines dates sont particulièrement importantes, non seulement pour les chefs de projet, mais aussi pour les développeurs. Par exemple, les premiers peuvent avoir besoin de connaître la date de début d’une tâche, quand les seconds souhaiteront simplement être informés de son échéance.

• Le responsable de la tâche : la personne chargée d’exécuter une tâche donnée. Si tout autre collaborateur a des questions sur cette dernière, il peut contacter le responsable de la tâche pour obtenir des précisions.

• Le statut de la tâche : dans le système Kanban, le statut correspond souvent à l’emplacement de la carte sur le tableau. À chaque équipe son processus : il est donc essentiel que chacun connaisse les différentes étapes du tableau Kanban de son équipe pour suivre ses activités au quotidien.

Certaines données figurant sur une carte Kanban sont également bien utiles aux chefs de projet. Voici quelques exemples d’informations facultatives qui fourniront davantage de contexte aux concernés :

• Priorité de la tâche : le degré d’importance d’une tâche individuelle par rapport à toutes les autres. La hiérarchisation des tâches permet d’optimiser le lead time si nécessaire. Votre équipe de développement pourra ainsi plus facilement décider des tâches à accomplir en priorité.

• Le projet général : certaines équipes gèrent des tâches issues de projets différents sur un même tableau Kanban. Ajoutez des étiquettes à chaque carte Kanban, pour indiquer à quelle initiative la tâche appartient. Ainsi, vous fournirez davantage de contexte au développeur et les parties prenantes trouveront les informations nécessaires sans difficulté.

• Les sous-tâches : certaines tâches demandent beaucoup de travail, du moins assez pour être divisées en sous-tâches plus petites. Pour organiser votre travail au mieux, reliez ces sous-tâches à une tâche parente.

• Le suivi du temps : si vous travaillez pour une agence, le suivi du temps est important pour la facturation des clients et la définition du budget.

Comment utiliser un modèle de carte Kanban ?

Une fois que votre équipe sait de quelles informations elle aura besoin pour accomplir avec précision les tâches figurant sur son tableau Kanban, vous pouvez commencer à créer votre modèle de carte. Pour vous simplifier la tâche, utilisez un outil numérique de gestion de projet, lequel vous permet de créer des tâches à partir de modèles et d’accéder aux informations en temps réel.

Avec l’aide d’un système numérique de gestion de projet, la création d’une nouvelle carte Kanban ne vous prend que quelques clics. Il vous suffit de dupliquer le modèle établi et de le remplir avec les informations pertinentes concernant votre tâche.

Fonctionnalités intégrées

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

Applications recommandées

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non-techniques, sans quitter Asana.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

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