Le b.a.-ba de la création de journal RAID

La gestion de projet est un jeu d’enfant… lorsque tout se passe sans accroc. Hélas, ce n’est pas toujours le cas. Quand vous rencontrez un obstacle, il est essentiel de documenter les changements qui se produisent au cours du projet. Ainsi, leur suivi est facilité pour votre équipe qui pourra tirer des leçons de ces défis et les appliquer à d’autres projets à venir.

Dans cet article, nous expliquerons en quoi consiste un journal RAID ainsi que son intérêt dans le cadre de la gestion de projet.

Qu’est-ce qu’un journal RAID ?

Le journal RAID est un outil de gestion de projet qui sert à documenter tous les problèmes lors d’un projet en cours. Créé à l’étape de planification, il est utilisé tout au long du projet pour garder une trace des risques, actions, hypothèses, imprévus, décisions et dépendances au fur et à mesure de l’avancée du travail. Outre un suivi des changements simplifié et une visibilité accrue, le journal RAID donne des pistes de réflexion lors de la réunion post-mortem pour empêcher des problèmes similaires de se reproduire au cours de futurs projets.

L’acronyme RAID signifie :

Risques

Les risques de projet représentent l’ensemble des problèmes potentiels qui auraient des répercussions négatives sur le projet. Il est indispensable de les identifier en amont du projet pour trouver des solutions avant qu’ils ne surviennent. Ainsi, votre équipe aura toutes les cartes en main pour y faire face. Mettre en place une gestion des risques de manière proactive est un moyen d’empêcher la survenue de problèmes graves dans les phases ultérieures du projet.

Cette partie du journal RAID ressemble à un registre de risques dont le but est d’identifier, d’analyser et de résoudre les risques en amont. Si votre équipe utilise déjà un registre de risque, vous pouvez également l’intégrer à la partie R du journal RAID. En complément de votre registre, cette section vous permet de documenter tous les risques inattendus lorsqu’ils se produisent. Quand l’équipe identifie un risque, elle peut l’attribuer clairement à un responsable qui saura quoi faire le moment venu.

Actions ou hypothèses (assumptions en anglais)

Selon la configuration du journal RAID choisie par votre équipe, le A de RAID peut représenter les actions ou les hypothèses (assumptions). Vous pouvez choisir d’inclure les deux options dans votre journal RAID ou de n’en garder qu’une seule. Si vous ne savez pas quoi faire, choisissez :

• les actions, si votre projet présente de nombreuses variables ;

• les hypothèses, s’il s’agit d’un projet à long terme qui demande beaucoup de prévoyance.

Les actions, ou actions à traiter, désignent toutes les tâches qu’il est nécessaire d’accomplir tout au long du projet. Elles doivent impérativement être attribuées sans ambiguïtés à un responsable pour que tout le monde sache vers qui se tourner pour chaque action. Si une action est attribuée à plusieurs responsables, définissez clairement les responsabilités de chacun en ce qui concerne les livrables. Les chefs de projet doivent régulièrement vérifier les tâches ou actions à traiter en cours pour s’assurer que le projet est sur de bons rails.

Les hypothèses sont des éléments dont votre équipe anticipent le déroulement pendant le processus de planification. Dans le cadre de la gestion de projet, celles-ci représentent les facteurs que votre équipe considère comme certains, par expérience ou expertise. Un bon exemple d’hypothèse en gestion de projet serait de partir du principe qu’un composant important d’une machine arrive à temps et sans encombre.

Planifier le moindre aspect d’un projet étant irréaliste, les membres de votre équipe devront donc formuler des hypothèses pendant son déroulé. Il est indispensable de toutes les consigner en un seul et même endroit, afin de s’y retrouver rapidement si un risque de projet non anticipé se produit. Si l’une des hypothèses formulées a entraîné ce risque ou cet obstacle, votre équipe pourra facilement identifier l’origine même du problème en vérifiant la véracité de l’hypothèse en question.

Imprévus

Les imprévus représentent tous les problèmes qui sont survenus lors du projet, mais que vous n’avez pas su anticiper. C’est d’ailleurs ce qui les distingue des risques : un risque est un problème que vous prévoyez, tandis qu’un imprévu, comme son nom l’indique, se produit de manière imprévisible. Le suivi de ces imprévus est essentiel pour que votre équipe puisse y revenir et retrouver les solutions mises en œuvre alors. Dans le cas d’une réaction en chaîne impliquant de nouveaux imprévus, ce document vous permettra de mettre facilement le doigt sur la cause première de ce problème.

Décisions ou dépendances

À l’instar du A de RAID, le D peut désigner les décisions ou les dépendances. Si la forme de votre projet est plutôt libre, votre équipe préférerait peut-être mettre en exergue les décisions prises pour mener à la solution. Dans le cas d’un projet avec de nombreuses tâches complexes qui dépendent les unes des autres, il serait plus judicieux d’opter pour les dépendances.

Les décisions sont tous les choix concrets effectués pendant le déroulé du projet. Elles incarnent les réflexions et idées finales qui donnent naissance à un projet. Il est donc important de les consigner dans un document, et d’indiquer les personnes les ayant prises, ainsi que la raison qui les a motivées. Si votre équipe s’appuie sur un processus itératif comme l’amélioration continue, ce document se révèlera utile pour ajuster les projets à venir.

Une dépendance en gestion de projet désigne une tâche dont l’accomplissement dépend d’une autre. Nous vous conseillons d’en conserver une trace écrite dans le journal RAID si votre projet est composé de dépendances cruciales qui pourraient entraver son avancée. Visualiser les dépendances peut aider les membres de votre équipe à comprendre quelles tâches effectuer en priorité avant de passer à l’étape suivante. Les dépendances sont fréquemment présentées dans un diagramme de Gantt.

Quand utiliser un journal RAID ?

Les journaux RAID sont d’excellents outils pour démarrer la planification de votre projet. Ceux-ci sont d’autant plus utiles si vous les utilisez au fur et à mesure que votre projet avance, car ils vous permettent d’y consigner des actions importantes à suivre, les décisions prises et les imprévus qui surviennent.

Parfaits pour les actions rapides, les journaux RAID ne doivent cependant pas être vos seuls outils de gestion de projet. Considérez-les comme des journaux d’incidents et renseignez-les à chaque fois qu’un événement d’envergure se produit dans le cadre du projet. Assurez-vous également d’y associer un système de gestion de projet performant pour maintenir vos tâches et plans sur la bonne voie.

Avantages du journal RAID

Les journaux RAID sont des outils intéressants à garder à portée de main dans le cadre de la gestion de projet. Voici pourquoi :

Saisie rapide

Un des plus grands avantages du journal RAID est qu’il donne la possibilité de saisir rapidement toutes les informations au même endroit. Dès qu’un imprévu arrive ou qu’une décision est prise, le chef de projet peut noter cette action dans la partie correspondante du journal.

Documentation en vue de futurs changements

Il sera utile à votre équipe de garder une trace des processus et des décisions au fil du projet dans des journaux RAID. De cette façon, les changements effectués pourront éclairer la prise de décisions à l’occasion d’autres projets et vous permettront de mettre à profit votre expérience pour relever vos prochains défis.

Réutilisation sous forme de modèles

Créer un modèle de journal RAID qui répond aux besoins de votre équipe n’est pas si compliqué qu’il n’y paraît. Que ce soit pour l’arrivée d’un nouveau chef de projet ou la formation d’un membre de l’équipe aux processus essentiels, le concept général d’un journal RAID est assez rudimentaire : étant conçu pour être utilisé fréquemment, il suffit de créer un modèle adapté aux besoins de l’équipe qui servira à tous les projets.

Centralisation des décisions

Les journaux RAID permettent à votre équipe d’accéder aux informations du projet en un seul endroit. Par exemple, si un membre de l’équipe doit aborder un problème avec une partie prenante, le journal RAID pourra l’orienter vers la bonne personne.

Il est non seulement possible d’y consulter les responsabilités de chacun, mais également d’avoir une vision globale de l’avancée du projet. Les membres de l’équipe peuvent facilement jeter un coup d’œil aux actions en cours ou aux décisions prises récemment. La recherche d’information est simplifiée grâce aux désignations précises de chaque section.

Inconvénients du journal RAID

Les journaux RAID sont des outils dont l’utilité est indéniable. Toutefois, leur utilisation s’accompagne de quelques inconvénients.

Les journaux RAID sont des documents complémentaires

Votre journal RAID ne doit pas être l’unique source de référence de votre gestion de projet. Certes, il est utile pour noter les décisions importantes, les dépendances cruciales et tous les imprévus qui surviennent en cours de route, mais si vous souhaitez des informations précises sur certains aspects du projet, un plan de projet sera certainement mieux adapté à vos besoins.

En plus du journal RAID, faites en sorte que votre équipe utilise un outil centralisé qui regroupe toutes les informations liées à son travail. Ainsi, chacun pourra accéder à toutes les données nécessaires, peu importe son service ou son poste. La solution idéale pour y parvenir ? Un outil de gestion du travail.

Les journaux RAID doivent être tenus à jour

Un journal RAID n’est à jour que lorsqu’un chef de projet le tient régulièrement. Il devient donc obsolète dès que les nouvelles informations ne sont pas renseignées en temps réel, ce qui pourrait s’avérer délicat si personne n’est en mesure de s’en occuper. Des informations obsolètes pouvant être source de confusion pour les autres parties prenantes, il est crucial de communiquer de manière cohérente (quel que soit le mode de communication).

Les journaux RAID courent le risque d’être encombrés

Si vous renseignez la moindre décision dans votre journal RAID, y compris les choix personnels, celui-ci pourrait se retrouver très vite encombré et compliquer la recherche d’informations. Se mettre d’accord avec votre équipe sur le niveau de détail du journal RAID est donc essentiel pour une utilisation optimale. Veillez ainsi à ce qu’elle soit au clair sur les types de décisions et d’imprévus à renseigner avant de commencer.

Afin de maintenir votre journal RAID organisé, votre équipe doit déterminer précisément les informations clés à renseigner. Une fois les informations superflues éliminées, les parties prenantes du projet seront plus à même de trouver les informations qui leur sont nécessaires.

Comment utiliser un journal RAID ?

Un journal RAID pourrait être une simple feuille de papier divisée en quatre parties, chacune représentant une lettre de l’acronyme. Toutefois, son efficacité est décuplée lorsque toute l’équipe peut accéder à l’ensemble des informations en un seul endroit.

La création de votre journal RAID se résume en quatre étapes :

1. Identifiez la meilleure façon de présenter votre journal RAID : comme indiqué précédemment, un journal RAID pourrait très bien être une feuille de papier divisé en quatre parties. Cependant, cette forme ne lui permet pas d’être accessible facilement par toute votre équipe. Il vous faudra donc décider tous ensemble de l’aspect que prendra votre journal RAID : document texte, feuille de calcul, logiciel, etc.

2. Discutez des risques, hypothèses et dépendances dès le départ : en prenant cette initiative, les membres de votre équipe seront dorénavant conscients des problèmes éventuels et des solutions pour les éviter.

3. Mettez à jour régulièrement le journal RAID : le journal RAID n’est pertinent que s’il est à jour. Servez-vous-en à mesure que le projet avance et actualisez les parties concernées.

4. Faites le point à la fin du projet : à l’occasion de la réunion post-mortem de votre équipe, appuyez-vous sur le journal RAID pour étayer les discussions au sujet des améliorations de projet à mettre en œuvre.

Optimisez votre journal RAID dans un logiciel

Créer un journal RAID dans un logiciel de gestion du travail comme Asana vous aidera à organiser son contenu de manière cohérente. En définissant les échéances, parties prenantes et actions à traiter de façon claire, votre équipe pourra se concentrer sur les tâches à accomplir et se dépasser.