ABUS passe à la vitesse supérieure avec Asana

Avec 27 000 clients et 500 000 utilisateurs chaque jour, ABUS Kransysteme est l'un des plus importants fabricants européens de systèmes de grues d'intérieur, tels que ceux utilisés dans les usines. Fondée en 1965 à Gummersbach, en Rhénanie-du-Nord-Westphalie, l'entreprise familiale emploie aujourd'hui plus de 1 100 personnes sur ses sites de production et au sein de son réseau international de vente et de service. Les systèmes de grues et les palans ABUS sont conçus avec précision pour les halls industriels et d'usine et peuvent soulever des charges allant jusqu'à 120 tonnes. Les clients du monde entier proviennent, entre autres, des secteurs de la transformation de l'acier, de l'automobile et de la construction navale. Outre la fabrication et l'installation des systèmes de levage et de transport, l'entreprise fournit des services complets de conseil et d'assemblage.

En tant qu'entreprise familiale, ABUS est synonyme de stratégie continue et d'orientation client cohérente. Cela signifie également que l'entreprise évolue en permanence et s'adapte aux nouvelles exigences du marché. Par exemple, en numérisant et en optimisant les processus. Asana a joué un rôle important à cet égard.

L'objectif : plus de transparence dans les activités quotidiennes

Le projet de numérisation a été lancé en réponse à la demande du service RH de rendre les processus complexes plus transparents et de travailler plus efficacement. Chez ABUS, de nombreuses tâches sont regroupées dans la gestion des RH, telles que la création de certificats, le recrutement et l'intégration de nouveaux collaborateurs, le développement des collaborateurs et la gestion du temps. Bien que l'équipe ait pu utiliser des solutions logicielles spéciales à cet effet, il n'existait aucun outil regroupant tous les processus RH au même endroit.

« Nous avons travaillé avec plusieurs solutions isolées », se souvient Rainer Bühne, actionnaire d'ABUS et fondateur et directeur général de la société de conseil Keravonos, spécialisée dans l'accompagnement des entreprises dans leur transformation numérique. « Ces solutions pouvaient gérer des tâches individuelles, mais elles n'étaient pas adaptées aux processus. Par conséquent, le service RH avait peu de visibilité sur l'état d'avancement de chaque projet. De nombreux processus étaient encore sur papier ; il était difficile de savoir quel document se trouvait actuellement sur quel bureau. » Cela a créé de la confusion et des retards inutiles.

Une plateforme unique regroupe une grande variété de processus

Il fallait un meilleur outil qui permettrait à l'équipe RH de regrouper et d'organiser ses nombreux processus sur une seule plateforme. Comme Rainer Bühne avait déjà travaillé avec Asana à un poste précédent chez Viessmann, spécialiste des solutions climatiques et énergétiques, la décision d'utiliser la plateforme de gestion du travail a été facile à prendre.

ABUS a commencé à adopter Asana en 2022, initialement en le proposant aux dix collaborateurs du service RH. Dans un premier temps, son utilisation s'est concentrée sur trois processus typiques : l'onboarding de nouveaux collaborateurs, l'embauche de travailleurs temporaires, ainsi que la formation et le perfectionnement des spécialistes existants. Keravonos et ABUS avaient déjà analysé, optimisé et rationalisé de nombreux processus dans le cadre d'un projet de transformation global. Il était donc facile de cartographier numériquement ces processus sur Asana.

Nous devions abandonner la gestion papier sur les bureaux. Grâce à Asana, nous avons pu instaurer la transparence dans notre travail quotidien.”

Ce qu'ABUS a particulièrement apprécié, c'est la flexibilité avec laquelle Asana pouvait être adaptée à différentes exigences. « Nos anciens outils RH étaient très rigides et leurs fonctionnalités ne correspondaient souvent pas à nos processus. Avec Asana, nous avons la liberté de créer des processus sur la plateforme exactement comme nous le souhaitons. Nous n'avons même pas besoin de déranger le service informatique pour cela », a expliqué un Rainer Bühne ravi.

Expansion rapide dans l'ensemble de l'organisation

Le personnel RH utilise désormais Asana pour organiser l'ensemble de ses activités quotidiennes, attribuer des tâches et gérer les responsabilités, mais aussi comme outil de collaboration numérique pour faciliter la coopération avec les autres services. Après dix collaborateurs initiaux, l'utilisation s'est rapidement étendue à d'autres domaines tels que la gestion des installations, le marketing et la production. ABUS compte désormais 360 utilisateurs Asana, et d'autres devraient les rejoindre.

Keravonos a créé un ensemble de supports de formation pour initier les nouveaux utilisateurs au système. Comme Asana est en grande partie intuitif, la formation de base pour les débutants ne dure qu'environ trois heures. En attendant, cependant, ABUS forme également des utilisateurs Advanced afin de soulager l'équipe d'assistance. L'objectif est que chaque division de l'entreprise dispose d'un utilisateur avancé qui connaît en détail les fonctionnalités Advanced d'Asana et peut, par exemple, créer lui-même des règles d'automatisation, des Formulaires ou des portefeuilles de projets.

Les RH sont au centre, car ce service s'occupe de tous les domaines. Asana s'est ensuite déployée naturellement et très rapidement.”

Jusqu'à présent, la mise en œuvre a été fortement motivée par les processus quotidiens et les besoins de chaque équipe. Avec Asana, ABUS a soutenu la numérisation à l'échelle de l'entreprise et optimisé d'innombrables processus auparavant analogiques. Pour de nombreux collaborateurs, Asana est la principale interface pour la gestion quotidienne de leurs propres tâches et listes de tâches, la collaboration sur les projets, la collaboration entre services et pour relier cette activité aux objectifs de l'entreprise.

Pour l'ensemble des utilisateurs, environ 115 000 tâches individuelles ont déjà été enregistrées sur Asana. ABUS souhaite désormais passer à la vitesse supérieure et cartographier également des projets complexes, par exemple dans le domaine du développement de grues. Les collaborateurs de la production peuvent déjà soumettre et modifier des propositions pour les processus d'amélioration continue directement sur Asana ; c'est ainsi qu'ABUS souhaite créer plus de transparence dans le processus de développement produit. Des cas d'utilisation dans la planification des ressources et la mise en œuvre sont également envisageables.

Résultat : des gains de temps significatifs

Rainer Bühne s'attend à de nouveaux avantages grâce à l'utilisation élargie d'Asana. Rien qu'au service RH, Asana a déjà permis de réaliser des gains de temps mesurables grâce à une gestion du travail simplifiée. Par exemple, le délai de traitement des demandes courantes telles que les offres d'emploi ou les prolongations de contrat a été réduit de quatre semaines à quelques jours. Grâce à l'intégration avec le générateur de références existant, les superviseurs peuvent coordonner les évaluations des collaborateurs directement sur Asana, ce qui permet également de gagner du temps. Grâce au processus de recrutement nouvellement optimisé sur Asana, ABUS a également pu recruter beaucoup plus de nouveaux talents en douze mois qu'auparavant.

La transparence accrue permet également au service RH d'agir de manière plus stratégique et proactive. ABUS fêtera bientôt son 60e anniversaire et certains collaborateurs prendront leur retraite dans les années à venir. Pour pourvoir les postes vacants de manière proactive, la planification de la relève est déjà en cours d'élaboration avec Asana.

Et comme l'équipe RH peut répondre aux demandes beaucoup plus rapidement grâce à Asana, sa popularité a également augmenté : d'autres services recherchent activement une collaboration.

Dans l'ensemble, selon Rainer Bühne, l'ensemble de l'entreprise en a bénéficié :

Nous avons atteint un niveau élevé d'automatisation avec Asana. Nous avons raccourci les boucles de rétroaction, éliminé les erreurs manuelles et supprimé les freins. L'outil a déjà apporté une valeur ajoutée fantastique ; nous sommes impatients de voir ce que nous pouvons réaliser de plus.”