Plantilla de lista de cotejo

El proceso de lista de cotejo es una herramienta de gestión de proyectos común que se originó en la industria de la construcción. La idea era que un contratista general recorriera el edificio final para ver dónde había que hacer los últimos retoques antes de poder cerrar el proyecto. Cada uno de estos retoques finales se convertiría en un “elemento de la lista de cotejo” y, durante la revisión final, el contratista general haría un pequeño agujero en una hoja de papel para marcar cada elemento como completado.

Ahora ya no necesitamos una hoja de papel ni hacer un agujero. Crear una plantilla digital de lista de cotejo es la mejor manera de mantener a tu equipo organizado y encaminado durante las etapas finales del proyecto. Con este tipo de plantilla tu equipo podrá acceder a la misma información en tiempo real, de modo que les resultará sumamente sencillo cerrar un proyecto.

¿Qué es una plantilla de lista de cotejo?

Una plantilla para listas de cotejo es un marco duplicable que te permite agregar las tareas que se deben completar en la fase final del proyecto. Si bien suele utilizarse en la gestión de proyectos de construcción, esta plantilla se puede usar para el flujo de trabajo de cualquier tipo de proyecto. 

Una plantilla de lista de cotejo ayuda a tu equipo a mantenerse organizado y garantiza que los toques finales del proyecto se realicen con la calidad que se espera de tu equipo. Crea una lista de cotejo moderna con una herramienta digital de gestión de proyectos, no en una hoja de papel, para que los miembros del equipo puedan actualizar las tareas simultáneamente. Las listas de cotejo son más útiles cuando todos saben quién es responsable de hacer qué, y esa información se actualiza en tiempo real. De este modo, los responsables de tareas específicas conocen cuál es su responsabilidad, y además se evita que los stakeholders y otros colaboradores consulten accidentalmente información desactualizada u obsoleta.

Cuándo usar una plantilla para listas de cotejo

Estas plantillas son una herramienta excelente para cualquier tipo de equipo, no solo para la industria de la construcción. Aquí te presentamos algunas situaciones en las que sería recomendable usar una plantilla para listas de cotejo:

• Como una lista de verificación final: las listas de cotejo son una buena manera de verificar el control de calidad al final de un proyecto. Usa una plantilla para garantizar que tu equipo verifique todos los detalles relevantes, independientemente de en qué proyecto estén trabajando. 

• Para garantizar la coherencia para un producto final: si tu equipo produce varias versiones del mismo producto, una plantilla de lista de cotejo puede ayudar a garantizar la uniformidad. Cada producto pasará por el mismo flujo de trabajo, lo que garantizará que todos los productos finales sean iguales con muy poca variación. 

• Para probar nuevos procesos o flujos de trabajo: los equipos de construcción suelen usar listas de cotejo porque su revisión final de un proyecto siempre es la misma. Si tu equipo está atravesando algunos cambios en un proceso de control de calidad, el uso de una lista de cotejo es un buen punto de partida para ajustar el flujo de trabajo. Si descubres que el nuevo proceso no funciona, puedes volver fácilmente a tu flujo de trabajo estándar.

¿Qué información debería incluir una plantilla de lista de cotejo?

Las plantillas de lista de cotejo ayudan a garantizar que la información correcta sea compartida con las personas apropiadas. Esta es la información más común que podrías encontrar en este tipo de plantillas.

• Ubicación de la tarea: en la construcción, esto suele designar una sala o zona específica del edificio donde se va a realizar la tarea. Para otros tipos de proyectos, podría tratarse de la parte del proyecto en la que se está trabajando o de la fase del proyecto en la que se encuentra la tarea.

• Detalle o descripción de la tarea: es una breve descripción del trabajo que debe realizarse para completar la tarea. Una buena recomendación es comenzar los nombres de las tareas con un verbo para que tu equipo sepa exactamente qué acción debe realizar.

• Prioridad de la tarea: se trata de la importancia de una tarea individual en comparación con las demás. Es especialmente útil si hay dependencias de la tarea. De ese modo, la tarea correcta, se realiza primero.

• Miembro del equipo responsable: es el miembro del equipo que se asigna a esta tarea. Si alguien tiene preguntas acerca de esta tarea, esta es la persona con la que debe comunicarse.

• Fecha de entrega de la tarea: se trata de la fecha (o plazo) en la que la tarea debe estar terminada. 

• Estado de la tarea: esta información indica si la tarea está en curso o no. Los estados más comunes son “Sin iniciar”, “En progreso” y “Finalizado”, pero tu equipo puede usar estados más detallados para indicar la posición de las tareas en tu flujo de trabajo.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

• Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

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