6 etapas de la gestión de proyectos de construcción (CPM)

Es posible que no exista una industria con más variables y partes interesadas activas que el sector de la construcción. Desde los materiales hasta los proveedores, mantener un proyecto de construcción en orden y dentro de los plazos y el presupuesto representa un gran esfuerzo en sí mismo.

Afortunadamente, ahí es donde entra en juego la gestión de proyectos de construcción (CPM). Con una CPM eficaz, puedes realizar un seguimiento del trabajo, de los miembros del equipo y de los entregables en un solo lugar. Si bien una CPM no hará que tu proyecto se desarrolle solo, te ayudará a brindar claridad a todos para trabajar de manera más eficiente y efectiva como equipo.

¿Qué es la gestión de proyectos de construcción (CPM)?

La gestión de proyectos de construcción (CPM) es el proceso de gestión, regulación y supervisión de los procesos de construcción. Esta puede usarse en un único proyecto o en toda una empresa, pero, independientemente de su implementación, ayuda al equipo a planificar el trabajo del proyecto en la etapa previa a la construcción, realizar un seguimiento de los entregables durante la fase de construcción, evaluar la entrega del proyecto y cerrar el trabajo al final de las actividades.

Este tipo de gestión se basa en los plazos: los proyectos siempre comienzan con una etapa de planificación y siempre tienen un entregable específico al final del ciclo de vida del proyecto. Si bien existen ciertas necesidades específicas del sector de la construcción, muchos elementos del ciclo de vida del proyecto son similares a los de la gestión de proyectos común.

Desafíos específicos de la gestión de la construcción

En la CPM, es particularmente importante prestar atención a las restricciones del proyecto y los detalles de seguridad. Un proyecto de construcción tiene muchas similitudes y algunas diferencias clave con los proyectos más tradicionales en los que podrías haber trabajado.

Por un lado, los proyectos de construcción a menudo tienen una amplia variedad de partes interesadas que deben trabajar juntas de manera estrecha pero interdisciplinaria. Esto incluye a las siguientes personas:

• Encargado del proyecto

• Supervisor del proyecto

• Cliente

• Gerentes del proyecto de construcción

• Ingenieros

• Arquitectos

• Diseñadores

• Contratistas generales

• Subcontratistas

• Urbanistas

• Ingenieros civiles

• Trabajadores públicos

Necesidades específicas de los proyectos de construcción

Como puedes imaginar, los proyectos de construcción tienen necesidades específicas exclusivas de este tipo de flujo de trabajo. Cuando comiences a pensar en la CPM, asegúrate de saber cómo abordar lo siguiente:

• Gestión de proveedores

• Seguimiento del presupuesto

• Estimación de costos

• Pedidos de cambios

• Cronogramas del proyecto

• Registros de inspecciones diarias, semanales y mensuales

• Procesos de licitación y negociación de contratos

• Control de calidad

• Gestión de la seguridad

• Supervisión del sitio de trabajo

Necesidades generales de la gestión de proyectos

Básicamente, cada proyecto de construcción es solo eso: un proyecto. Si bien no debes descuidar ninguno de los elementos específicos relacionados con la construcción en tu CPM, también debes asegurarte de seguir las mejores prácticas de gestión de proyectos.

¿Cómo puedes lograrlo?

• Realiza un estudio de viabilidad antes de iniciar el proyecto.

• Sigue todos los pasos en la etapa inicial del proyecto para asegurarte de que el equipo esté preparado para tener éxito.

• Define un proceso de gestión de riesgos proactivo, por ejemplo, un registro de riesgos.

• Crea una estructura de desglose del trabajo (WBS) para recopilar todos los entregables y subentregables del proyecto.

• Aprovecha el método de la ruta crítica para identificar el mejor cronograma para el proyecto.

• Sigue las mejores prácticas de gestión de costos tanto antes como durante el proyecto.

• Establece una comunicación efectiva con el equipo del proyecto y las partes interesadas.

• Sigue las mejores prácticas de gestión de recursos.

• Define flujos de trabajo claros en una fuente centralizada de información.

Las 6 etapas de la gestión de proyectos de construcción

En general, cualquier proyecto de construcción incluye seis etapas, con algunas más largas que otras, pero si sigues este proceso de seis pasos, tendrás todo lo que necesitas para tener éxito.

1. Inicio

La primera fase de cualquier proyecto, incluido un proyecto de construcción, es la etapa de inicio, que también se conoce como la etapa de concepción. Durante esta fase, el equipo trabaja con el cliente para identificar cuáles son sus necesidades y qué hará para satisfacerlas.

Según el alcance del proyecto, también puedes realizar un estudio de viabilidad o elaborar un caso de negocios completo para analizar si el proyecto es factible o no. Incluso si no creas un caso de negocios formal, asegúrate de incorporar bocetos de diseño en el plan del proyecto para garantizar que tanto tú como el cliente estén alineados.

2. Preconstrucción

Una vez que hayas ultimado los detalles con el cliente y tengas un contrato firmado, es momento de sumergirte en la preconstrucción. Aquí es cuando comienzas a reunir al equipo, incluidos los contratistas generales, y realizas prueba de campo en función de los planes de construcción si es necesario.

Esta etapa es fundamental para que un proyecto de construcción sea exitoso: si empiezas directamente en la fase de ejecución, podrías pasar por alto detalles importantes que podrían conducir al fracaso del proyecto. Por eso, dedica tiempo a definir lo siguiente:

• Cuándo debes involucrar a los clientes: ¿En qué hitos del proyecto desean participar? 

• Cuál es tu plan de comunicación: ¿Dónde y cómo compartirás las actualizaciones del estado del proyecto con los clientes? 

• Dónde almacenarás la información del proyecto: ¿Cuál es la fuente centralizada de información que usará el equipo para recopilar todo lo relacionado con el proyecto? ¿Cómo te asegurarás de que todos los miembros del equipo utilicen la información correcta, especialmente en las diferentes etapas del proyecto? 

• Cuál es tu plan de gestión de riesgos: ¿Qué riesgos del proyecto has identificado y cuál es tu plan para mitigarlos de manera proactiva? 

• Cómo es la hoja de ruta del proyecto: ¿Qué dependencias debe tener en cuenta el equipo y cómo puede visualizarlas? 

• Cuál es el presupuesto del proyecto: ¿Cómo harás el seguimiento del presupuesto del proyecto? ¿Qué mejores prácticas de control de costos implementarás para asegurarte de no exceder el presupuesto? 

• Para qué estás trabajando: ¿Cuál es tu objetivo final? ¿Dónde puede encontrar el equipo la estructura de desglose del trabajo que enumera todos los entregables y subentregables del proyecto? 

Asegúrate de recopilar toda esta información en una herramienta a la que todos puedan acceder. Las herramientas de gestión de proyectos facilitan el intercambio de información con los miembros del equipo y las partes interesadas . Además, te permiten seguir visualmente el progreso del proyecto. Usa un diagrama de Gantt para dar vida a la hoja de ruta, ver el progreso en tiempo real, recibir notificaciones si cambia algún plan del proyecto y mantenerte actualizado sobre los hitos.

3. Ejecución del proyecto

Ahora que planificaste tu proyecto a la perfección, es hora de ponerlo en práctica. La etapa de ejecución es exactamente lo que parece: tu equipo y los contratistas generales construyen el proyecto.

Uno de los aspectos clave de esta etapa es la comunicación. La comunicación deficiente es una de las razones más comunes del fracaso de los proyectos, especialmente en la industria de la construcción. Piensa en todas las partes interesadas que participan en un proyecto de construcción. Sin un medio claro para mantener a todos informados, especialmente cuando las personas entran y salen del proyecto, nunca podrás terminar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Una buena comunicación comienza con un plan de comunicación claro, pero no termina ahí. Asegúrate de que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información importante del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas durante las etapas anteriores. Al documentar las conversaciones con los clientes, las actualizaciones del equipo y los informes del progreso del proyecto en un solo lugar es más fácil evitar que se vuelvan a cometer los mismos errores. De esa manera, es más probable que puedas completar los entregables a tiempo y dentro del presupuesto.

4. Puesta en marcha

Una vez que el producto final está construido, avanzas a la etapa de puesta en marcha. Esta fase incluye tres pasos:

1. Realizar una inspección final

Antes de entregar el producto terminado al cliente, debes asegurarte de que no falte nada. Dedica tiempo a inspeccionar y probar el producto terminado para asegurarte de que no haya errores. Documenta todo lo que encuentres en una lista de cotejo de la construcción.

2. Entregar el edificio terminado al cliente

Una vez que hayas realizado la inspección interna, es momento de presentar los entregables terminados al cliente y mostrarle lo que has creado. El cliente querrá inspeccionar la obra y probar los sistemas y equipos. Quizá ya hayas identificado todos los errores, pero si el cliente encuentra nuevos problemas durante la inspección, debes solucionarlos lo más rápido posible.

3. Muestra al cliente cómo usar todos los sistemas

Incluso si no hay errores, asegúrate de que el cliente y el administrador del edificio sepan cómo operar cualquier sistema relevante para mantenerlo una vez que ya no estés en las instalaciones. Esto puede incluir los sistemas eléctricos, las conexiones de plomería, el software y más.

5. Ocupación y garantía

Durante el período de ocupación y garantía, el cliente se muda al edificio y tú ya no estás allí, pero aún puedes ser responsable del proyecto de construcción según el contrato y las políticas de garantía locales o federales.

Existen dos tipos de garantías según el caso: garantía contractual y garantía implícita. Trabaja con el departamento legal interno para determinar qué garantía tienes y cuánto dura el período de garantía.

6. Cierre del proyecto

Una vez finalizado el período de garantía, el proyecto se cierra y, si bien has cumplido con tu obligación con el cliente, aún no has terminado. Para asegurarte de que el equipo haya aprovechado al máximo el proyecto, organiza una reunión post mortem para analizar qué salió bien y qué podría mejorarse. Además, recopila las lecciones aprendidas en una herramienta compartida, de esa manera, la próxima vez que tengas un proyecto similar, será más fácil comenzar la planificación.

Herramientas necesarias para un proyecto de construcción exitoso

Ahora que conoces las seis etapas de la gestión de proyectos de construcción, debes ejecutarlas. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de proyectos de construcción.

¿Qué es el software de gestión de proyectos de construcción?

Las herramientas de gestión de proyectos de construcción ayudan a los profesionales de la construcción a realizar su trabajo y cumplir con los plazos. Existen dos tipos de herramientas que puedes utilizar:

• Herramientas tradicionales: ofrecen funciones específicas para los equipos de construcción, pero pueden ser difíciles de aprender a usar y requieren un gerente de proyecto para administrarla.

• Herramientas modernas de gestión de proyectos: son flexibles, se pueden implementar en cualquier equipo y cualquier persona puede administrarlas.

¿Qué son las herramientas modernas de gestión de proyectos?

Estas hacen que sea más fácil coordinar el trabajo, mantenerse al día y cumplir con los plazos. A diferencia de las herramientas de gestión de proyectos tradicionales, el software moderno es fácil de usar para cualquier persona. Estas herramientas ofrecen todo lo que necesitas para tener éxito y organizar un proyecto en función de tus requisitos específicos.

¿Qué no puede faltar en un software de gestión de proyectos de construcción?

Independientemente del tipo de herramienta que decidas utilizar, asegúrate de seleccionar una que te permita hacer lo siguiente:

Definir plazos claros

En la CPM, los plazos son extremadamente importantes, ya que el incumplimiento de una fecha límite tiene un efecto en cascada y puede retrasar todo el cronograma de finalización del proyecto. Si el equipo no sabe quién está haciendo qué y cuándo, ni quién es responsable del trabajo que se está realizando, es mucho más probable que no se cumplan los plazos. De hecho, según nuestra investigación, un 26 % de los plazos no se cumplen cada semana.

La clave para definir los plazos correctamente es la claridad. Asegúrate de que el equipo sepa exactamente quién es el responsable del trabajo que se está realizando, qué dependencias del proyecto se deben tener en cuenta y a qué partes interesadas se deben incluir. Si aún no lo hiciste, define la ruta crítica del trabajo más importante. Cuanto antes puedas aclarar esta información, más tiempo tendrá el equipo para asegurarse de que se está priorizando el trabajo correcto en el momento justo.

Sobre todo cuando se trata de grandes proyectos de construcción, es posible que debas programar tareas con semanas o incluso meses de anticipación, o si trabajas con grandes equipos o materiales especiales. En el momento, una breve demora no parece gran cosa, pero si estas demoras afectan tu ruta crítica, pueden generar problemas más graves en el futuro.

Visualizar el cronograma y las dependencias del proyecto

Hay muchas variables en la gestión de proyectos de construcción, pero con un diagrama de Gantt, puedes visualizar todo el trabajo en un solo lugar. Los diagramas de Gantt son herramientas similares a los gráficos de barras que representan cada tarea como una línea horizontal. Estos te permiten ver cuánto tiempo tomará cada tarea, establecer dependencias entre tareas para mayor claridad e incluso agregar hitos del proyecto en fechas clave.

La importancia de las dependencias

Incluso con los plazos más claros, a veces las tareas se demoran. Tal vez un pedido no llegó a tiempo debido a una tormenta, o un miembro del equipo se enfermó inesperadamente. Cuando ocurren estos retrasos, es fundamental que tanto tú como el equipo puedan comprender claramente su impacto.

Si algo se retrasa, pregúntate lo siguiente:

• ¿Qué otras tareas y dependencias se retrasarán como consecuencia de esta demora?

• ¿Este retraso afectará los entregables generales del proyecto?

• ¿Existe alguna tarea que podamos hacer al mismo tiempo para compensar el retraso?

Tener este nivel de claridad de inmediato cuando se incumple una fecha límite permite al equipo adaptarse más fácilmente y, con suerte, recuperar el tiempo perdido. También, si alguien completa un entregable antes de tiempo, la persona que espera ese entregable para comenzar su trabajo puede recibir una notificación y empezar sin demoras.

Coordinar tareas en múltiples proyectos

Si trabajas en una empresa de construcción más grande, es posible que debas administrar muchos proyectos a la vez. Cuando los miembros del equipo trabajan en varios proyectos, es extremadamente importante hacer un seguimiento de la cantidad de tareas que tiene cada uno y sus plazos.

Es imposible recordar toda esta información, pero no te preocupes, ya que, con las herramientas correctas, no tendrás que hacerlo. Visualiza todas las actividades del equipo y consulta la carga de trabajo de cada persona para los diferentes proyectos en un solo lugar. De esa manera, no abrumarás a los miembros del equipo con más tareas de las que pueden realizar y podrás asegurarte de que todos tengan la disponibilidad necesaria para realizar el trabajo a tiempo.

Centralizar la comunicación

La comunicación clara es fundamental, pero en la CPM, es incluso más difícil de coordinar que en la gestión de proyectos tradicional. No solo tienes que lidiar con muchas partes interesadas y un tipo de trabajo que te aleja del escritorio, sino que también tienes miembros del equipo que entran y salen del proyecto. Sin una comunicación clara, se pueden pasar por alto muchas cosas.

Para evitar que esto suceda, asegúrate de que todo el equipo del proyecto se comunique en el mismo lugar: la herramienta de gestión de proyectos de construcción. Al mantener una única fuente de información, nunca habrá dudas sobre quién está trabajando en qué o sobre el estado más reciente de una tarea.

En especial, necesitas un software que se actualice en tiempo real para que todo el equipo esté al día sobre el estado del proyecto, ya sea que estén en la oficina o en el sitio de trabajo. Con un software moderno de gestión de proyectos de construcción, también puedes agregar partes interesadas al proyecto para que accedan a informes del estado del proyecto en tiempo real sin tener que asistir a una reunión.

Controlar los costos del proyecto

Si puedes terminar el proyecto de construcción respetando el presupuesto o no es un factor clave para el éxito. Esto es especialmente importante en la CPM porque es posible que debas afrontar grandes gastos de materiales por adelantado para construir el entregable final, ya sea una casa, un edificio o algo aún más grande. Sin embargo, hacer un seguimiento del presupuesto es realmente difícil.

Al igual que ocurre en la comunicación, esto se centra en la posibilidad de ver la información en tiempo real. Cuando tienes la posibilidad de visualizar los costos del proyecto en tiempo real, no solo puedes ver el presupuesto que has gastado, sino también hacer cambios rápidamente si observas que algo anda mal.

Estandarizar los procesos

La industria de la construcción es amplia, pero la mayoría de los proyectos en los que trabaja tu equipo probablemente sean bastante similares. Además de seguir los seis pasos de la CPM, tendrás otros pasos secundarios para administrar el trabajo y mantener al equipo encaminado.

La diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto de construcción a menudo se reduce a cómo ejecutas esos pequeños pasos secundarios. Con millones de variables, diferentes contratistas y miembros del equipo, y posibles riesgos del proyecto que podrían afectar el entregable final, es fundamental que el equipo esté al tanto de todos los pequeños detalles, en todo momento.

Si trabajas en un proyecto similar a una iniciativa anterior, no intentes reinventar la rueda y busca una forma de crear plantillas para los procesos. De esta manera, cuando llegue un nuevo proyecto, podrás comenzar a trabajar fácilmente sin preocuparte por omitir ningún paso. Al optimizar el proceso del proyecto, el equipo también tiene más tiempo para ejecutar, en lugar de planificar.

Actualizaciones en tiempo real y sobre la marcha

Muchas veces, debes acceder a la información cuando no estás en tu escritorio. Imagina que cuando estás caminando por la obra, notas que algo anda mal y, para poder resolver el problema lo más rápido posible, necesitas registrar esa información en el software de gestión de proyectos.

Busca una herramienta con una aplicación móvil excepcional que te permita actualizar el trabajo en tiempo real. De esa manera, todos, tanto en la oficina como en la obra, estarán alineados.

Mejora la gestión de proyectos con Asana

La gestión de la construcción es un proceso muy dinámico y necesitas una forma de mantenerte al día con todos los planes cambiantes y las modificaciones inesperadas. Existen herramientas de gestión de proyectos de construcción, pero creemos que hay otras soluciones mejores. Asana es una plataforma de gestión del trabajo, lo que significa que se centra en procesos, no solo en proyectos.

Con Asana, puedes planificar y ejecutar cualquier proyecto. Desde la toma de decisiones centralizada hasta el intercambio de información simplificado, Asana es una herramienta integral que le permitirá a tu equipo dar lo mejor y alcanzar sus objetivos.