Plantilla de gestión de programas de TI

Los equipos de TI deben lidiar con grandes exigencias a medida que las empresas con recursos limitados se esfuerzan por seguir el ritmo de un panorama digital cambiante. Descubre cómo el equipo de TI de Asana usa procesos estandarizados para maximizar la eficiencia y hacer todo con menos.

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Imagen de ejemplo de la plantilla de gestión de programas de TI

Gestionar programas de TI no es una tarea sencilla. Es difícil impulsar la transformación digital cuando los recursos son limitados, especialmente si las empresas solo se centran en lograr resultados.

En la realidad, implementar mejores procesos y herramientas es la clave para mejorar la eficiencia empresarial. Con flujos de trabajo optimizados y una gestión de programas más eficiente, los equipos de TI pueden hacer más con menos. Mejora la seguridad, aborda rápidamente los incidentes y asegúrate de que los empleados tengan las herramientas que necesitan, sin perder el ritmo. 

Para que tus procesos sean más eficientes, empieza a usar una plantilla de gestión de programas de TI. 

¿Qué es una plantilla de gestión de programas de TI? 

Es una guía reutilizable que ayuda a los equipos a planificar, priorizar y llevar adelante proyectos de TI. Las plantillas estandarizan cómo los equipos abordan los flujos de trabajo clave, como la gestión de incidentes, la eliminación de herramientas de software o las solicitudes de TI. Promueven prácticas uniformes en toda la organización, por lo que resulta claro cómo las partes interesadas de diferentes departamentos deben trabajar con TI, y viceversa. 

En lugar de iniciar nuevos proyectos de TI desde cero, los equipos pueden copiar la plantilla y seguir un proceso predefinido, finalizando cada tarea a medida que avanzan. 

¿Por qué debo usar una plantilla digital para la gestión de programas de TI?

La gestión de programas de TI es un proceso dinámico y cambiante. Debes clasificar y asignar solicitudes, comunicarte con las partes interesadas, eliminar los obstáculos y resolver los incidentes en tiempo real. El problema es que cuando los proyectos y las solicitudes cambian todo el tiempo, las hojas de cálculo estáticas de Excel u Hojas de cálculo de Google se vuelven obsoletas rápidamente. Sin embargo, con una plataforma de gestión del trabajo como Asana, puedes ver y gestionar el trabajo en tiempo real.

Descubre qué puedes hacer con una plantilla digital para la gestión de programas de TI: 

  • Crear un único sistema de registros para todo el trabajo de TI. 

  • Ver rápidamente el estado de cada proyecto y eliminar los obstáculos según sea necesario. 

  • Automatizar los flujos de trabajo de TI para que tu equipo pueda dedicar menos tiempo a la gestión de las tareas y más al trabajo clave. 

  • Integrar otras herramientas, como ServiceNow y Jira, en tus flujos de trabajo de Asana, para dar seguimiento a la información en un solo lugar.

  • Compartir informes de estado con las partes interesadas sin trabajar de más. 

  • Cambia entre las vistas del proyecto para visualizar los flujos de trabajo y las hojas de ruta de TI de diferentes maneras, como listas de tareas, diagramas de Gantt, calendarios o tableros Kanban. 

  • Actualiza fácilmente los programas, los estados y los responsables del proyecto a medida que cambian las circunstancias.

  • Adjunta las capturas de pantalla, los documentos o las hojas de cálculo relevantes. 

Tipos de plantillas para la gestión de programas de TI

La gestión de programas de TI abarca todos tus proyectos de TI en curso, por lo que es difícil crear una sola plantilla para todo. Echa un vistazo a algunos casos de uso específicos que utilizamos en Asana y cómo configurarlos.

Plantilla de planificación anual de TI

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Sin un sistema de recepción controlado, las necesidades podrían no ser claras y la información clave podría perderse. Para ofrecer una mejor experiencia al cliente y mejorar la calidad de los datos recopilados, utilizamos los formularios de Asana.”
Lia Bruno, gerenta de Gestión de Programas Técnicos de TI en Asana

La planificación anual de TI involucra a muchas partes interesadas. Los líderes empresariales establecen los presupuestos y los objetivos de la empresa, los equipos individuales solicitan nuevas herramientas y asistencia de TI, y tú debes combinar todo esto durante la planificación. Una plantilla de planificación anual crea un flujo de trabajo predefinido para ayudarte a abordar todas estas relaciones. Allí se describe a quién se debe incluir en cada paso, qué decisiones se deben tomar y cómo debe avanzar el equipo. 

En Asana, usamos un formulario de recepción estandarizado para la planificación anual a fin de gestionar las nuevas solicitudes de proyectos para nuestro equipo de TI. Después de que las partes interesadas envían el formulario, sus solicitudes se agregan automáticamente a un proyecto de planificación anual, y los miembros del equipo correspondientes reciben una notificación y se incorporan al proceso.

Estos son algunos campos clave que debes incluir en tu formulario:  

  • Nombre del solicitante

  • Departamento solicitante

  • Nombre del proyecto

  • Descripción del proyecto

  • Entregables del proyecto

  • Cronograma del proyecto

  • Dificultades o problemas que el proyecto resolverá

  • Soluciones alternativas actuales para abordar estas dificultades

Después de crear el formulario, configura automatizaciones para agregar instantáneamente nuevas solicitudes a tu proyecto de planificación anual y asigna tareas de seguimiento a las partes interesadas correspondientes. Por ejemplo, puedes asignar tareas de seguimiento para una evaluación inicial, análisis de costo-beneficio y aprobaciones. 

Plantilla para gestión de incidentes de TI

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Al usar reglas y crear estos flujos de trabajo personalizados, la gestión de incidentes dejó de ser un trabajo incierto y estresante. Fuimos capaces de controlarla, administrarla fácilmente y abordarla sin demoras.”
Nate Van Dusen, director de Gestión de Programas Técnicos de Tecnologías Empresariales en Asana

Cuando ocurren incidentes de TI, debes actuar de inmediato. Los flujos de trabajo estandarizados permiten al equipo saber claramente cómo seguir para tomar medidas de manera rápida y decisiva. 

En Asana, agilizamos el proceso de gestión de incidentes con automatizaciones. Esto significa que cuando se activa un determinado disparador, se realizan automáticamente una serie de acciones. Por ejemplo, configuramos automatizaciones para lo siguiente: 

  • Registrar automáticamente los incidentes cuando ocurren.

  • Asignar los incidentes al equipo adecuado y a la persona correcta.

  • Alertar a los gerentes y líderes de asistencia en función del área afectada.

  • Dar seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

  • Crear tareas de seguimiento para las reuniones post mortem.

Aprende cómo crear una plantilla para la gestión de incidentes y usa las automatizaciones para ayudar a tu equipo a responder de la manera más rápida y efectiva posible.

Plantilla para la eliminación de herramientas

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Contar con un flujo de trabajo claramente definido dentro de Asana nos permite coordinar a las partes interesadas, notificar a los usuarios, garantizar el fin de la responsabilidad financiera, archivar o preservar los datos críticos para el negocio y garantizar que los datos de Asana en la plataforma se eliminen de forma segura.”
Lia Bruno, gerenta de Gestión de Programas Técnicos de TI en Asana

Depende de los equipos de TI determinar cuándo las aplicaciones ya no sirven para un propósito importante en tu empresa, y luego eliminar esas aplicaciones cuando sea necesario. Contar con un proceso predefinido para eliminar las herramientas puede ayudar a tu equipo a atar cabos sueltos y a hacer que la transición sea lo más fluida posible para toda la empresa.

En Asana, usamos varias estrategias para monitorear el uso de herramientas y eliminar gradualmente las aplicaciones que ya no se utilizan: 

  1. Creación masiva de tareas: cuando evalúas eliminar una herramienta, es importante saber quién la está usando. En Asana, nuestro equipo de TI asigna tareas masivamente a todos los usuarios de la aplicación para confirmar si están usando la herramienta y cómo. Esto nos permite entender claramente cómo los equipos usan la herramienta que se está evaluando.

  2. Automatizaciones: luego usamos automatizaciones para activar acciones en cada tarea en función de cómo responde el responsable. Si identificamos que la herramienta ya no es necesaria, iniciamos el proceso de eliminación de la herramienta. 

  3. Formularios: eliminar una herramienta involucra a muchas partes interesadas, desde los asuntos legales hasta las operaciones de TI. Iniciamos el proceso con un formulario de Asana. En función de las respuestas de los formularios, podemos asignar automáticamente tareas de seguimiento a las personas correctas. 

  4. Dependencias: durante el proceso de eliminación, usamos dependencias para notificar automáticamente a las partes interesadas cuando están activas y pueden comenzar a trabajar. Esto ayuda a acelerar el proceso al reducir la ambigüedad y los contactos de seguimiento que llevan mucho tiempo. 

Funciones e integraciones recomendadas

A medida que crees plantillas para la gestión de programas de TI, personaliza los flujos de trabajo de tu equipo con estas funciones e integraciones de aplicaciones.

Funciones integradas

  • Automatización. Automatiza el trabajo manual para que tu equipo dedique menos tiempo a los pormenores y se centre en las tareas para las que los contrataste. Las reglas en Asana funcionan con disparadores y acciones, básicamente, “cuando ocurre X, sucede Y”. Usa las reglas para asignar trabajo automáticamente, ajustar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones ad hoc hasta flujos completos, con las reglas el equipo tiene más tiempo disponible para el trabajo calificado y estratégico.

  • Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A fin de cuentas, los formularios te ayudarán a reducir 

  • Generador de flujos de trabajo. Visualiza el flujo de trabajo del equipo y simplifica la colaboración entre los diferentes equipos con esta herramienta. El generador de flujos de trabajo te permite crear eficaces flujos de trabajo automatizados y visualizarlos con solo hacer clic y sin escribir una sola línea de código. Crea fácilmente procesos efectivos que conecten a los equipos en todos los niveles y pilares de tu organización. Además, optimiza las tareas y mantén a tus compañeros de equipo sincronizados al integrar tus aplicaciones de negocios preferidas, como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce y Zoom, directamente en los flujos de trabajo. 

  • Portafolios. Los portafolios facilitan la organización y el seguimiento de todos los proyectos de tu equipo en una única vista. Obtén una vista global del progreso de todos tus proyectos y profundiza para obtener más detalles y así abordar problemas. También te permite compartir actualizaciones de estado entre las diferentes herramientas y mantener informadas a las partes interesadas sin tener que programar reuniones de estado.

Aplicaciones recomendadas

  • ServiceNow. Reduce el trabajo manual de los equipos de TI con la automatización de la creación de tareas en Asana, y brinda visibilidad en ambas plataformas sobre el estado de los trabajos y el contexto, en tiempo real. Los equipos de servicio interno que usan ServiceNow para dar seguimiento y gestionar las consultas de los empleados, con frecuencia, reciben solicitudes en las que hay que trabajar fuera de ServiceNow, como responder a algún pedido de hardware o a alguna consulta sobre su paga. Esta integración facilita la conexión de ServiceNow con acciones y actualizaciones que se producen en Asana.

  • Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen. 

  • Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos. Crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

  • Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes

¿Qué otras plantillas de gestión de proyectos puedo usar para agilizar los flujos de trabajo de TI?
¿Cuánto tiempo puede ahorrar mi equipo al usar una plataforma de gestión de proyectos?

Las plataformas de gestión de proyectos como Asana pueden mejorar significativamente la eficiencia del equipo, ya que te permiten lograr más con menos recursos. Según un informe independiente, Asana reduce el tiempo que lleva finalizar un proyecto hasta en un 50 %, lo que significa que tu equipo de TI podría realizar el trabajo en la mitad del tiempo.

¿Cuál es la mejor manera de supervisar todas las iniciativas de TI en un solo lugar?

Con los Portafolios de Asana, puedes acceder a una vista general de todas las iniciativas, que incluye el estado del proyecto, el progreso y los responsables. Si una iniciativa no avanza de la manera esperada, puedes simplemente hacer clic, identificar el problema y encaminar el trabajo. En Asana, se suele explorar el portafolio de programas de TI durante las reuniones de estado para mostrar cómo progresa cada iniciativa y discutir soluciones para los proyectos que no están al día.

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