Ahorra tiempo en Asana

Asana fue diseñado para ayudarte a completar tu trabajo, en lugar de trabajar en el trabajo. Para mantener tu flujo de manera rápida, prueba estas funciones diseñadas para ayudarte a ahorrar tiempo.

Importa planificaciones de proyectos desde hojas de cálculo

Lo ideal es que tu equipo deje de usar las hojas de cálculo para planificar y empiece a hacerlo directamente en Asana, pero si trabajas con otros equipos que usan hojas de cálculo, puedes importarlas como proyectos de Asana con nuestro importador CSV. El importador copia sin problemas tus filas y columnas y las traslada a un proyecto de Asana con tareas, responsables, fechas de entrega y mucho más. Puedes agregar información desde un archivo CSV a un proyecto vacío o existente.

Importa hojas de cálculo a Asana con nuestro importador CSV para crear un proyecto rápidamente

Primero, crea un proyecto nuevo o selecciona uno existente. Para empezar la importación, haz clic en el menú desplegable del encabezado del proyecto, luego selecciona Agregar tareas por* y selecciona **CSV. Una vez aquí, puedes empezar a traspasar las columnas hacia Asana con la ayuda de nuestra herramienta de importación.

¿quieres asegurarte de que la información de otras columnas se traspase a tu proyecto? Crea campos personalizados en tu proyecto antes de importar el archivo.

Una vez aquí, puedes empezar a traspasar tus columnas a archivos de Asana y ¡voilà! No más problemas para dar seguimiento al trabajo según tus necesidades.

Haz una edición múltiple con la selección múltiple

Lo más probable es que ya hayas usado la selección múltiple en otros programas, y es igual de útil en Asana. Para multi-seleccionar varias tareas, simplemente haz clic y mantén presionado Shift y haz clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo.

También puedes hacer clic en la primera tarea y arrastrar el cursor hasta la última tarea. O puedes hacer clic en la primera tarea, mantener presionado Shift, luego hacer clic de nuevo en la última tarea. Si las tareas no están una junto a otra, mantén presionado Shift, luego haz clic en cada tarea individual que quieras seleccionar.

Una vez que hayas seleccionado tareas múltiples, puedes realizar acciones masivas con ellas:

  • Asignalos al por mayor a la misma persona
  • Dales la misma fecha de entrega
  • Arrastra y suelta en otro lugar
  • Etiqueta todas las tareas
  • Asocia otro proyecto a todas las tareas
  • Marcar todas las tareas como incompletas/completas
  • Elimina o combina todas las tareas
  • Agrega a un seguidor para todos, o síguelos/deja de seguirlos tú mismo.

Realiza acciones con los atajos de teclado

Una de las claves para ahorrar tiempo en Asana es aprender los atajos de teclado. Puedes ver todos los atajos de teclado aquí o tecleando Cmd+/ or Ctrl/ en Asana (!es un atajo en el teclado para los atajos de teclado!)

La mayoría de los accesos directos específicos de Asana implican escribir Tab + (una letra). Algunas letras corresponden a la característica que hacen más rápida. Por ejemplo, Tab+F agrega un seguidor.

Revisa nuestros favoritos:

  • Tab+Q: tarea de Agregado rápido

  • Tab+M: asignar a mí

  • Tab+Y: marcar como Hoy

  • Tab+X - Modo enfoque (sólo tú puedes ver la tarea)

  • Tab-S - Agrega una subtarea

  • Dos puntos (:) en el Nombre de la tarea - Convierte una tarea en el encabezado de una sección

  • Tab+
 - Saltar a lista de la tarea/panel principal

  • H en Bandeja de entrada: ocultar los elementos leídos

Más información: atajos

Asigna copias de una tarea

Puedes asignar copias de una tarea a múltiples compañeros de equipo, o incluso a todo un equipo, con solo un par de clics del campo asignado a la tarea. Haz clic en el campo responsable en cualquier tarea y luego selecciona el icono asignar copias. A continuación, escribe los nombres de los compañeros de equipo o equipos a los que deseas asignar copias.

Asigna copias de una tarea sin duplicar el trabajo

Las copias de tareas contienen la misma información que la tarea original. Si olvidaste algo y necesitas editarlo en bloque, usa selección múltiple!

Cuándo asignar copias de una tarea:

  • Cuando necesites retroalimentación sobre tu trabajo, asigna copias de una tarea de revisión a todas las partes interesadas relevantes para comentarios o aprobación.

  • Cuando se necesita hacer trabajo de rutina, como una aplicación para beneficios, asigna copias de tareas para asegurarte de que cada compañero de equipo lo haga antes de la fecha límite y tenga toda la información que necesita.

  • Asigna copias para que cada miembro del equipo agregue los elementos de la agenda a tu reunión de equipo semanal antes de la próxima reunión.

Puedes hacer numerosas copias de cualquier tarea, pero cada tarea seguirá siendo teniendo sólo un responsable.

Usa respuestas rápidas

Para reconocer una tarea recientemente asignada, puedes usar respuestas rápidas pre-pobladas. Simplemente haz clic en la respuesta que deseas y publícala como comentario. De esa forma, el destinatario sabrá de inmediato si estás a bordo, qué preguntas tienes o quién podría ser una mejor persona para resolver dudas.

Usa respuestas rápidas para reconocer tareas, hacer preguntas o sugerir un compañero de equipo diferente fácilmente

Dar seguimiento al trabajo en Asana debe ser rápido y fácil, para que puedas tener tiempo valioso para realizar tu trabajo. El uso de estos accesos directos seguramente te ahorrará tiempo y agilizará tu uso de Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.