Cómo crear una agenda de reunión en Asana

Si bien que puedes crear un proyecto para una agenda de reunión (para cualquier reunión), es probable que quieras comenzar con una reunión de equipo recurrente o con reuniones individuales y después, crear agendas para cualquier reunión a medida que lo necesites. Hay algunas formas de crear tu agenda de reunión. Para empezar rápido:

  1. Comienza con la plantilla para agenda de reunión y personalízala según las necesidades de tu equipo.
  2. O importa la hoja de cálculo con la que actualmente programas las reuniones.

Captura de pantalla de un proyecto de agenda de reunión de equipo semanal en Asana

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propia agenda de reunión desde cero o quieres seguir las mejores prácticas generales para los proyectos de Asana mira el videotutorial Cómo usar Asana para no perderte nada:

Ejemplos de reuniones que puedes planificar con Asana

Puedes planificar cualquier reunión en Asana, pero vamos a aportar algunas ideas para que des tus primeros pasos:

Consejos para planificar y preparar tu reunión

1. Agrega temas de discusión y elementos de la agenda como tareas

Mientras piensas en los temas que debes analizar o tratar, agrega elementos de la agenda o agrega tareas que ya existen desde otros proyectos. Como las tareas pueden convivir en múltiples proyectos, no será necesario duplicarlas. Una vez que hayas tratado ese tema, podrás quitarlo del proyecto de la agenda.

Ponte de acuerdo acerca de las convenciones del equipo sobre quién puede contribuir con la agenda. Por ejemplo, podrías hacerlo solo o tener un líder de la reunión que la confeccionara.

2. Revisar y priorizar los puntos para debatir antes de la reunión

Crea secciones (o columns si se trata de un proyecto en tablero) para organizar los asuntos. Puedes crear diferentes categorías, como, por ejemplo, “Programa”, “Seguimiento”, “Venideros” o “Anotaciones”.

Antes de la reunión, revisa y prioriza los temas de la agenda. Arrastra y suelta las tareas para ponerlas en el orden correcto.

3. Comparte cualquier archivo o contexto importante antes de la reunión.

Los proyectos de agendas de reuniones también sirven para que los asistentes encuentren fácilmente los recursos y el contexto que puedan necesitar antes de la reunión. Por ejemplo, si necesitas que los compañeros de equipo lean algo de antemano, crea una tarea con el contexto y los archivos que necesiten y después asigna copias de la tarea a los asistentes con una fecha de entrega anterior a la de la reunión, para que lleguen preparados.

Consejos para llevar a cabo tu reunión

1. Durante la reunión, deja la agenda visible para todos.

Las reuniones se pueden desviar de su objetivo si los compañeros de equipo no están todos enfocados en lo mismo. Trae tu agenda de Asana para tenerla en la pantalla durante la reunión o recomienda a los compañeros de equipo que la abran desde su aplicación móvil. Será útil para tus compañeros de equipo. Sin importar desde dónde asistan, todos verán lo mismo durante la reunión.

2. No pierdas de vista las acciones pendientes y los seguimientos para lograr una mejor respuesta

Nos ofrecimos como voluntarios para hacer algo en una reunión, después volvimos a nuestros escritorios y no podemos recordar qué es lo que acordamos. En su lugar, los compañeros de equipo pueden crear tareas para las acciones pendientes que surjan durante la reunión y asignarlas directamente. Al incluir detalles en la descripción de la tarea, el contexto y el motivo por el que es necesaria quedan claros incluso después del cierre de la reunión.

3. Distribuye las notas de la reunión con mayor facilidad.

En vez de dar seguimiento por separado con las notas de la reunión, simplemente puedes crear una tarea con las notas dentro de tu agenda y agregar a los asistentes o ausentes como seguidores de la tarea para que puedan ver un resumen de lo que sucede junto con la agenda que usaste.

Asegúrate de distribuir de forma equitativa las tareas de tomar nota entre los asistentes para que todos puedan participar activamente y para asegurarte de que no sean siempre los mismos quienes se ofrecen voluntariamente.

4. Analiza las ideas y la estrategia en vez de hacer simples actualizaciones de estados.

Como usar la ayuda de Asana en general te permite ver mejor qué es lo que sucede y en qué punto se encuentra el trabajo, es probable que notes que la frecuencia de las reuniones se reduce o que ayuda a que los análisis tengan un mayor impacto. Cuando no tienes la necesidad de repasar una simple lista de verificación con “pendientes, en curso, listo”, puedes centrarte en los bloqueadores, los problemas y los resultados.

¿Deseas recibir ayuda para usar Asana con las actualizaciones de estados? Mira nuestro curso en línea o las funciones de ayuda para supervisar los estados de los proyectos.

Recursos para planificar agendas y dirigir reuniones

Recursos Enlace
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Plantilla de agenda de reunión Usa las plantillas
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana

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