Vorlage für das Product Backlog

Den Überblick über alle Aufgaben zu behalten, die von Ihrem Produktteam zu erledigen sind, stellt eine ganz schöne Herausforderung dar. Das trifft vor allem zu, wenn diese Aufgaben ganz unterschiedliche Mengen an Informationen enthalten. Die Erstellung einer Vorlage für das Product Backlog kann Ihrem Team dabei helfen, einheitliche Product Backlogs für mehrere Produkte zu erstellen und so zu gewährleisten, dass jede Aufgabe alle Informationen enthält, die ein Entwickler zur Fertigstellung benötigt. 

Was ist eine Vorlage für ein Product Backlog?

Eine Vorlage für das Product Backlog stellt eine wiederverwendbare Struktur für ein Agile Product Backlog dar, mit der Sie schnell und einfach Backlogs für neue Projekte erstellen können. 

Einmal erstellt, können Teams diese Vorlage als Grundlage für die Erstellung weiterer Product Backlogs nutzen. In der Regel gibt es mehrere Product Backlogs, die sich auf einzelne Aspekte eines übergreifenden Produkts beziehen. So kann es beispielsweise ein Team geben, das sich mit dem Nutzererlebnis beschäftigt, und ein anderes, das sich mit der Qualitätssicherung befasst. Beide gehören jedoch zum selben Produktteam. Mithilfe einer Vorlage für das Product Backlog lässt sich die Einheitlichkeit zwischen den Teams gewährleisten. So hat jeder, unabhängig davon, wer an welcher Aufgabe arbeitet, einen einheitlichen Überblick über alle Informationen. 

Was ist ein Product Backlog?

Ein Product Backlog ist eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste, die oftmals bei agilen Projektmanagementmethoden und insbesondere bei der Produktentwicklung zum Einsatz kommt. Das Product Backlog sollte auf dem Projektstrategieplan basieren, also dem allgemein geplanten Verlauf der Entwicklung Ihres Produkts. 

So erstellen Sie einen Product Backlog

Bei der Erstellung eines Product Backlogs ist es wichtig, sich mit den wichtigsten Stakeholdern abzustimmen. Arbeiten Sie mit denjenigen Produktmanagern oder Scrum-Mastern zusammen, die Sie bereits regelmäßig einsetzen, um die Prozesse abzustimmen. Dies trägt dazu bei, eine einheitliche Arbeitsweise zu schaffen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, sodass Ihr gesamtes Team dieselben Prozesse anwendet, unabhängig davon, an welchem Teil des Produkts es arbeitet. 

Indem Sie Ihre generelle Vorlage für das Product Backlog erstellen, können Sie diese später auch an die Bedürfnisse Ihres spezifischen Projektteams anpassen. So mag ein Team zum Beispiel über eine Phase für den Entwurf verfügen, während ein anderes Team eine Phase für die Qualitätssicherung vorsieht. Nicht alle Teams werden genau dieselben Prozesse haben. Mit einer Vorlage zu beginnen, gibt Ihrem Team aber die Möglichkeit, denselben grundlegenden Rahmen zu nutzen und dennoch individuelle Anpassungsmöglichkeiten zu haben. 

Was gehört in eine Vorlage für das Product Backlog?

Ein einheitlicher Rahmen für Ihr Product Backlog erleichtert sowohl die Sprint-Planung als auch das Backlog Refinement. Im Folgenden finden Sie einige Merkmale bewährter Vorlagen für das Product Backlog, die Sie in Ihrer eigenen Vorlage berücksichtigen können:

• Ein beschreibender Aufgabenname: Eine bewährte Methode für Aufgabennamen ist es, sie mit einem Verb zu versehen, damit ein Entwickler genau weiß, welche Aktion zur Erledigung der Aufgabe erforderlich ist.

• Priorität von Aufgaben: Sie zeigt an, wie wichtig eine Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben im Product Backlog ist.

• Sprint: Hier wird angegeben, für welchen Sprint dieses Element im Product Backlog bestimmt ist. 

• Fälligkeitsdatum: Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

• Story Points: Eine Schätzungsmethode, die angibt, wie viel Aufwand eine bestimmte Aufgabe erfordert. 

• User story: Eine Erläuterung, wie eine Funktion aus der Sicht eines Endnutzers gestaltet sein sollte. User Stories folgen in der Regel dem Format: „Als [Persona] möchte ich [Softwareziel] erreichen, damit [gewünschtes Ergebnis].“

 Die Aufgaben in einer Vorlage für das Product Backlog werden häufig mit Kanban-Karten dargestellt. Die Nutzung einer Vorlage für Kanban-Karten kann Ihnen wiederum dabei helfen, Ihr Product Backlog leichter zu organisieren. 

Wozu dient eine Vorlage für das Product Backlog?

Eine Vorlage für ein Product Backlog wird genutzt, um eine Aufstellung der verschiedenen Aufgaben zu entwickeln, die Ihr Team zur Erreichung eines bestimmten Ziels erledigen soll. Sobald die Entwicklung beginnt, sammeln sich die Aufgaben in dem daraus resultierenden Product Backlog. Von hier aus entscheidet ein Produktmanager oder Product Owner, welche Aufgaben aus dem Product Backlog dann in ein zu entwickelndes Sprint Backlog aufgenommen werden. 

Worin besteht der Unterschied zwischen einem Product Backlog und einem Sprint Backlog?

Ein Product Backlog umfasst eine größere Anzahl von Aufgaben für ein ganzes Projekt, während ein Sprint Backlog die Aufgaben eines ganz bestimmten Sprints enthält. Ein Produktmanager organisiert und verfeinert ein Product Backlog, um sicherzustellen, dass jedes Backlog-Element, das in ein Sprint Backlog aufgenommen wird, alle kontextbezogenen Informationen enthält, die ein Entwickler benötigt, um diese Aufgabe zu erledigen. 

Enthaltene Funktionen

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

• Projektstatus-Updates. Verabschieden Sie sich von der Suche nach Informationen zum Projektstatus in verschiedenen Tools und von Meetings, die eine E-Mail hätten sein können. Projektstatus-Updates in Asana sind nicht nur einfacher zu nutzen, sie sind auch direkt mit der Arbeit Ihres Teams verknüpft. Dies erleichtert den Teammitgliedern den Zugriff auf zusätzliche Projektinformationen, wie z. B. den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Letztendlich reduzieren Projektstatusberichte Ihren manuellen Aufwand, zentralisieren Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

Empfohlene Apps

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben schnell und einfach erstellen – direkt in ihren Zendesk-Tickets. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

FAQs